监理合同、信息管理的措施和方法

监理合同、信息管理的措施和方法1.1合同管理的监理工作内容和方法1.1.1合同管理的监理工作内容1、合同管理主要是落实合同目标的实现，达到预期目的。合同管理是一个动态管理的过程，是监理人员为了达到合同目标的实现，对合同的订立及履行行为实施管理的过程。其内容包括签订前、签订时、履行中、纠纷时的各项管理。2、签订前：做好市场调查及充分掌握国家规定等准备工作，最后结合项目情况作出决策。3、签订中：合同签订表示双方已经充分理解、协商一致，从而建立起合同法律关系，是一种法律行为，做到合法、公平、有效。4、履行中：监理工程师按工程变更基本程序对工程变更、洽商的管理。工程变更、洽商的工程完成并验收合格后，按正常的程序办理变更工程手续。监理工程师对工程暂停及复工的管理。监理工程师按有关程序对工程延期进行管理监理工程师对由于各种原因造成的费用索赔的管理监理工程师对合同执行过程中双方争议的调解在合同执行过程中，监理工程师根据事实对违约事件进行处理。发生纠纷时：监理工程师要充分利用自身优势，从整体利益出发，把握全局目标，以利问题解决。所以在合同管理中各方对合同的执行、目标分析、动态管理、实施计划及监督检查是非常必要的。1.1.2合同管理的监理工作方法1、工程暂停及复工在建设单位要求由于工程质量问题必须进行停工处理时；发生必须暂停施工的紧急事件时，总监理工程师可以签发《工程暂停令》；签发《工程暂停令》前，征求建设单位的意见；在工程暂停处理达到可以继续施工时，由总监理工程师签发工程复工令，承包单位可继续施工；签发工程暂停指令后，监理工程师协同有关单位按合同约定，处理好因工程暂停所诱发的各种问题。2、工程延期项目监理部对合同规定的原因造成的工程延期事件给予受理；项目监理部在工程延期事件发生后，承包前段时间按合同约定和在合同约定期限内提交工程延期申请和延期事件的详细资料及《工程延期申请表》的情况下，受理承包单位提出的延期申请；监理工程师根据评估延期的原则，审查承包单位的《工程延期申请表》；最终评估出的延期天数，在与建设单位协调一致后，总监理工程师签发《工程延期审批表》；监理工程师按施工合同中对处理工程延期的各种时限要求处理。3、合同争议的调解合同争议发生后，争议一方书面通知项目监理部，请求予以调解；项目监理部收到争议通知后，在合同规定的期限内进行调查和取证，与双方协商后做出决定；总监理工程师签发《监理通知单》后，如果建设单位或承包单位在合同规定的期限内示对项目监理部做出的决定提出异议，则此决定为最后决定，双方必须认真执行；不同意项目监理部的决定时，按合同约定办理；在仲裁（或诉讼）过程中，项目监理部公正地向仲裁机关（或法院）提供与争议有关的证据；在争议解决过程中，甚至在仲裁（诉讼）期间，项目监理部仍督促承包单位继续施工。4、违约处理在处理已发生的违约事件时，以事实为根据，以合同约定为准绳，认真听取各方意见，在与双方充分协商的基础上确定解决方案；按合同规定，项目监理部认真划分建设单位和承包单位的违约责任；监理工程师对违约事件进行调查、分析，与双方协商，评估工期与费用损失，总监理工程师签发必要的凭证《监理通知单》等。1.2合同管理的监理措施1.2.1技术措施1、协助业主签订一个好的合同，合同中的各项条款，字斟句酌，不出现不利于业主的条款。并参与合同修改，补充工作。2、严格控制施工单位的转包和分包，严禁不合法的转包和分包。3、熟悉掌握本工程所有合同的各项条款要求，严格按合同进行监理工作。4、做好合同管理的预控工作，针对有可能发生合同争议及纠纷的部分做好预测，采取对策，减少施工单位提出各类索赔的可能，总监组织对各种偏差进行评估，严格管理，并与各方进行协商。5、对合同进行动态管理，不断充实合同履行数据库，及时准确记录各种数据，及时协调处理。12.2组织措施1、建立并完善监理组织，健全职责分工及有关制度，落实合同管理的责任。2、编制本工程合同管理工作计划。建立合同管理档案，详细记录执行情况，并对合同进行责任分析和风险分析、评价，建立合同管理体系。3、建立合同变更、工程暂停等合同纠纷的处理制度，明确审核处理责任。1.2.3经济措施1、按合同编制资金使用计划，确定、分解造价控制目标。2、合同中投资控制是按照合同规定的进行监理的总目标控制，合理、公正处理价款调整、预付款、进度款拨付；按合同要求支付工程款，严格控制合同外工程款的发生。3、合同中进度控制是在保证工程质量的基础上进行，监理在保证质量时予以适当的进度调整，合同中应有相应的奖罚条款并监督实施。4、合同中的质量控制应按照合同规定的质量标准对其全过程的监督和贯彻，监理按照合同或补充协议进行考核、检验和奖罚。1.2.4合同措施1、做好合同执行情况记录，保存所有合同文件，注意收集积累素材，为正确处理可能发生的索赔提供依据。2、收集有关合同信息，进行分析比较，提供给建设单位，为他们的决策提供依据。3、如果条件允许，协助业主确定本工程承包商的合同结构，参与合同谈判，因为这是项目合同管理的一个重要环节，对已签订的合同进行复查，对出现的问题及时向建设单位提出，避免更不利的情况发生。1.3信息管理的监理工作内容和方法1.3.1信息管理的监理工作内容1、建立工程档案、资料管理规定，管理与项目有关的信息，高速、准确地处理所需要的信息，方便地形成各种报告，以辅助监理在三大目标控制过程中发现问题，规划、决策、检查、反馈、实施动态管理。2、对施工中产生的各类信息进行分类管理；3、收集和反馈信息。收集真实、可靠、准确、有用的信息，并保持其完整性。及时分类，加工处理后，迅速反馈。通过信息，找出当前各项目标偏离事项，加以总结，提出纠偏错误，保证目标得以实现。4、所有监理人员收集的信息及时报信息管理员，集中管理、立卷归档。5、在项目竣工之日起后，一个月内整理出监理档案，一式两份（一份交建设单位、一份交监理公司）。6、监理工程师在施工过程中，依据当时收集到的信息所作的决策或决定有如下几个方面：依据进度控制信息，对施工进度状况的意见和指示。监理工程师每月、每季度都要对工程进度进行分析对比并作出综合评价，包括当月整个工程各方面实际量，实际完成数量与合同规定的计划数量之间的比较。如果某一部分拖后，应分析其原因、存在的主要困难和问题，提出如何解决的意见。依据质量控制信息，对工程质量情况的意见和指示。监理工程师应当系统地将当月施工中的各种质量情况，包括现场检查监理中发现的各种问题、施工中出现的重大事故，对各种情况、问题、事故的处理等情况，除在月报中进行阶段性的归纳和评价外，如有必要可进行专门的质量定期情况报告。依据造价控制信息，对工程结算情况的意见和指示。工程价款结算一般按月进行，要对投资完成情况进行统计、分析，在统计分析的基础上作一些短期预测，以便对业主在组织资金方面提出咨询意见。依据合同管理信息，对索赔的处理意见。在工程施工中，由于甲方的原因或客观条件使乙方遭受损失，乙方提出索赔要求；或乙方由于违约使工程遭受损失，甲方提出索赔要求。监理工程师可对索赔提出处理意见。信息的储存是将信息保留进来以备将来应用。对有价值的原始资料、资料及经过加工整理的信息，要长期积累以备查阅。信息储存的设备主要有三种，纸、胶卷和计算机内存。7、信息资料的检索和传递无论是存入档案库还是存入计算机内存的信息、资料，为了查找的方便，在入库前都要拟定一套科学的查找方法和手段，作好编目分类工作。健全的检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案既保存完好，又查找方便。否则会使资料杂乱无章，无法利用。信息的传递是指借助于一定的载体（如纸张、软盘、磁带等）在监理工作的各部门、各单位之间的传递。通过传递，形成各种信息流。畅通的信息流，将利用报表、图表、文字记录、电讯、各种收发、会议、审批及计算机等传递手段，不断地将监理信息输送到监理工程师手中，成为他们工作的依据。8、信息资料管理软件辅助应用为了提高本项目信息处理效率，及时掌握项目动态，改善监理形象及有效积累监理成果，我们将在本项目监理过程中全面使用计算机辅助系统，对监理工作系统化、科学化、程序化有很大辅助作用。建立完善的文文件编码系统，由计算机自动完成编码。设立监理项目文件柜，供监理人员迅速查阅、检索各类文档。建立严格的收、发文制度，并利用计算机辅助管理；同时现场备有收、发文本，收、发文本有签字手续，收文由经办人和责任人签字，发文由发往单位有关人员签字。收发文经登记详细资料，写明文件处理要求。对各种外来文件实施收文处理登记制度，收文后明确处理要求（需传阅、回函、审批或签证）、处理时限和责任人，并由计算机跟踪管理，处理完毕后登记处理结束日期及处理结果。确保各类施工信息及时完善地得以处理。建立文件存盘、借阅、注销管理制度，确保监理资料完整性、真实性。监理函件（包括监理工程师审批表，监理工程师通知书，监理工程师联系单等）采用标准格式，由计算机辅助生成和管理。监理文件（包括监理规划、监理实施细则、监理月报等）采用规范格式填写，并由计算机辅助生成；便于业主方、监理等及时准确掌握监理动态。1.3.2信息管理的监理工作方法1、项目监理部充分利用计算机及相关软件，进行信息处理，达到高速、准确地处理所需要的信息，方便地形成各种报告，以辅助监理在三大目标控制过程中发现问题，规划，决策、检查、反馈、实施动态管理；2、信息分类：施工单位向监理单位申报的技术文件及资料有22种，监理单位向施工单位发现的指示、通知及文件有10种，监理单位内部工作记录有7种，建设、施工、设计、监理等单位之间互相通知、函件、会议纪要等；3、项目监理部负责收集和反馈信息。收集真实、可靠、准确、有用的信息，并保持其完整性。及时分类，加工处理后，迅速反馈。通过信息，找出当前各项目标偏离事项，加以总结，提出纠偏措施，保证目标得以实现；4、项目监理部设信息资料管理员，所有监理人员收集的信息及时报信息管理员，集中管理、立卷归档；5、信息资料管理员负责收、发、保管日常工作中往来的函件、通知、报表、图纸文件，按月整理监理日志、气象资料、会议纪要及有关技术资料，在项目竣工之日起后，一个月内整理出监理档案，一式两份；6、监理档案的主要内容有：监理合同、监理指令、监理日志、监理月报、会议纪要、审核签认文件、工程质量认证、工程款支付证明、工程验收记录、质量事故调查及处理报告、各种监理内业台帐、监理工作总结；7、管理员每月底对在监工程拍摄鸟瞰图，用以编制监理月报；8、项目总监和总监代表经常检查信息管理工作的情况，每月各种信息资料一定要齐全，以便顺利开展监理活动，使监理水平不断提高，并及时准确的为编制监理月报提供可靠的依据；9、以我公司长期从事的项目监理经验总结出：借助电子计算机工程综合管理系统，能很好的提高信息管理工作的水平。我公司将采用有专利技术的计算机工程项目综合管理系统软件及各种办公软件对监理过程中的各种信息、数据进行分析处理、归纳总结。采用计算机对监理全过程进行管理并生成各类监理文件。1.4信息管理的监理措施1.4.1技术措施1、工程信息管理员在项目总监代表及专业监理工程师的直接领导下，负责合同、信息、资料的收集、发、管工作；2、积极主动收集在监项目的所有合同、信息、资料，并建立监理台账，将收集的合同、信息、资料分类编号、复制、分发、立卷、归档；3、每月底负责拍摄工程现场四张彩色鸟瞰照，一式两份，次月8日前送总监代表；4、由专人负责驻地监理组的保密工作，经常提醒监理人员注意保守在监项目的商务机密。妥善管理所有图纸、文件、资料等；5、工程竣工后，按有关规定，整理所监理项目监理档案，一式两份，经总监代表审核后，报项目总监，报送建设单位，公司总部各一份。1.4.2组织措施1、完善监理组织，健全职责分工及有关制度，落实信息管理的责任。2、编制本工程信息管理工作制度；3、设专人负责本工程的信息管理工作；4、要求各承包商设立专门的资料管理员，负责对各项信息的搜集整理。1.4.3经济措施1、配备计算机和管理软件管理工程、配备资料柜等将资料分门别类管理；2、加强对承包商违约信息的搜集整理，做好反索赔的准备工作；3、加强项目合同、信息的管理，特别是四控两管一协调的内容，建立完善的奖