《现代应用文写作（第四版）》第二章应用文书的格式

《现代应用文书写作（第四版）》第一部分

应用文书写作理论知识

第二章应用文书的格式第二章应用文书的格式教学目的：通过精讲理论知识和实训，明确公文格式的构成情况，掌握文头、主文和文尾部分的内容，强化对规定内容的记忆，建立对公文程式化特征的认识。了解法规文书和杂体文书的格式的特殊性。教学重点：《公文格式简图》

公文文头部分内容公文文尾部分内容复习与训练第二章应用文书的格式教学难点：对公文格式特征及其作用的理解和认识对文头、主文和文尾部分主要内容的记忆，法规文书和杂体文书的格式的特殊性复习与训练教学时数：理论教学1.5课时实训教学1.5课时第二章应用文书的格式应用文书大都有固定的书面格式和内在结构。书面格式，是应用文书的外在表现形式。内在结构，是应用文书内容的组织构造。在本章中，我们分别对三大类型应用文书的书面格式作概要介绍。第二章应用文书的格式第一节公文的格式第二节法规与规章和杂体文书的格式【复习与训练】【参考答案】第一节公文的格式程式化是公文的特征之一。公文的程式化，在很大程度上通过书面文字材料形成的相对固定的格式来表现。一份完整的公文由文头、主文和文尾三部分组成，公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。《国家行政机关公文处理办法》规定，公文的组成部分一般有：发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等。第一节公文的格式

图2—1公文格式简图000001机密★×年□□□□文件××××〔2006〕××号关于××××工作的通知××××(主送机关)：(正文)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××份

2.×××××份

×××××二00六年一月一日（印章)(附注：××××××)主题词：×××××××××

抄送：××××××

××××××(印发单位)××××年×月×日印发

(共印××份)

第一节公文的格式一、文头部分公文的文头，又称版头，包括：文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。文头位于公文首页上端，约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。（一）发文机关标识（文件名称）文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。第一节公文的格式（二）发文字号

发文字号又称发文号、文号、文件字号。发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。第一节公文的格式发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“粤科院字〔2006〕14号”，表示是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。不能把“2006”简化为“06”，括号须用六角括号“〔〕”，不能用半圆括号“（）”。第一节公文的格式

联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。发文字号的作用主要有三个：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。（三）签发人上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。第一节公文的格式（四）秘密等级（密级）

秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密标志为★。如“机密★5年”（五）紧急程度（急度）

紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。（六）份号

份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。第一节公文的格式二、主文部分题注发至级限发文机关印章正文成文日期签署附件主送机关标题

主文第一节公文的格式（一）标题公文标题是公文内容和作用的高度概括。完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：单位内部使用的公文，标题可省略发文单位；省略事由，如“新大地公司通知”。第一节公文的格式（二）题注题注即注释、说明标题的文字。一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括住，有的用破折号标识。第一节公文的格式（三）主送机关主送机关，是指公文的主要受理机关，又叫“抬头”、“受文机关”或“上款”。主送机关不止一个时的标点用法：同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：第一节公文的格式普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校各直属单位”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。第一节公文的格式（四）正文正文内容一般分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。正文表述公文的具体内容，是公文的核心部分。（五）发至级限发至级限指文件发至层次。发至级限要用圆括号括上。第一节公文的格式（六）附件附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件是正文的补充说明或参考材料。附件主要有随文发送的文件、报表、材料等。不是所有公文都需附件，根据需要而定。第一节公文的格式

附件必须写所附内容的标题或名称。附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：⒈××××”）。附件名称后不加标点符号。

“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。对于被批转、转发的文件来说，不必再标之为“附件”，因为作为按语的正文已写清附上这些文件、材料的名称。第一节公文的格式（七）发文机关发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前。（八）签署签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。第一节公文的格式（九）成文时间一般文件，以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准；成文时间要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。第一节公文的格式（十）印章

公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章要盖得端正、合乎规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。第一节公文的格式三、文尾部分文尾部分主题词抄送机关印发机关印发日期附注页码第一节公文的格式（一）主题词

主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词要注意三点：要掌握选词原则。要使用主题词表。坚持“谁办文，谁标引”的原则。第一节公文的格式1.要掌握选词原则。要选用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的主题词，一般不超过5个。其标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空1格，不写标点符号。如:《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。第一节公文的格式一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如：会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”，最后标“会议纪要”。第一节公文的格式2.要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》(1997年12月修订),由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词，词表分为三个层次:第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。第一节公文的格式（二）抄送单位（抄送机关）指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。（三）印发机关、印发日期和印数印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。印数，是指公文的实际印制份数。第一节公文的格式（四）附注附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。发至级限，有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。（五）页码页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。第一节公文的格式四、公文格式以外的其他规定(一)公文用纸规格规定公文用纸一般采用国际标准A4型纸。规定从2000年开始，图书期刊一律采用国际标准A4型纸，取消常用的16开纸型。国际标准A4型纸，宽210mm，长297mm。国际标准化组织在1975年制定书写纸的规格标准为A4型。A4型纸公文用纸版心尺寸为156mm×225mm。第一节公文的格式(二)排印公文排印，一律从左而右横排、横写。少数民族按其习惯书写和排印。字距、行距自定，眉边空留要恰当，一般是上空白宽于下空白，左空白宽于右空白。横排的公文在左侧装订。(三)字号公文中印刷字号也有相应的规定，一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及附件项目顺序，依次从大到小选用。第二节

法规与规章和杂体文书的格式

法规与规章文书和公文的格式明显不同。法规与规章文书没有文头、文尾两部分，内容大致包括：标题、题注、正文。正文表现形式则为章断条连式或条文并列式结构。第二节

法规与规章和杂体文书的格式

杂体文书也没有公文那种文头、文尾部分。杂体文书文种类型多，内容和形式表现不一。除经济文书、诉讼文书讲求一定的格式性外，其余杂体文书的内容结构，皆呈现较强的灵活性、多样性。书面的表现形式，有表格式、文章式、书信式，也有条文式。这两大类应用文书的格式将在以后的具体章节中作专门介绍，这里不赘述。【复习与训练】一、名词解释发文字号主送机关发文机关抄送机关附件签署主题词参考答案【复习与训练】二、填空题一份格式完整的公文，由

、

、

三部分组成。文头部分由文件名称、发文字号

、

、

和紧急程度等项目组成。发文字号由

、

、

三部分组成。秘密等级分为绝密、机密、秘密三级，密级的位置在

。公文的紧急程度分

、

两种，位置在

。签发人指

。完整的公文标题由

、

、

三要素组成。标题中除

、

名称加书名号外，一般不加标点符号。公文附件的标注位置，在正文之下

。公文用纸一般采用国际标准A4纸。A4型纸尺寸为

。标注主题词应以

和

为依据。参考答案【复习与训练】三、简答题根据《国家行政机关公文处理办法》规定，公文一般由哪些部分组成?关于附件有哪些规定?参考答案参考答案【复习与训练】3.受双重领导的机关上报公文，可能出现下列三种情况：（1）写明两个主送机关；（2）只写一个主送机关；（3）既写主送机关，又写抄送机关。问：哪种选择对?为什么?哪种选择错?又为什么?参考答案【复习与训练】4.公文的成文时间应如何确定?5.主题词的标引步骤是怎样的?6.主文与正文有何区别?参考答案参考答案参考答案【复习与训练】四、病例析改1.试析下列标题(发文机关略)的毛病，并予以改正：（1）关于禁止赌博的处罚通知（2）自然科学奖励条例（3）关于撤销鲜花县设立鲜花市的请示（4）关于进一步管好、用好留成外汇的决定（5）关于水灾恢复工作的报告（6）机构调整问题的请示参考答案【复习与训练】2.试指出下列各发文字号的毛病，并予以改正。（1）×府办字［2006］十四号（2）×府办字(2006)14号（3）×府办字［06］14号（4）×府办字［二00六］14号（5）［2006］×府办字14号（6）×府办字［2006］143.试指出下列成文时间写法的毛病，并予以改正。(1)2006年10月13日(2)2006年十月十三日(3)二零零六年拾月13日4.试指出以下公文格式和文字的毛病。参考答案【复习与训练】参考答案机密(紧急)××市府公文(06)××市府发24号××市人民政府严厉打击非法出版活动的通知当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。这类出版物内容腐朽，大量宣传凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的身心健康危害极大，严重地影响了社会主义精神文明的建设，破坏了社会安定，已成为社会一大公害。对此，各级政府应采取有力措施，严厉打击非法出版活动。现将有关事项通知如下。(以下略)附件：如文××市人民政府主题词：出版，通知2005年×月×日报：(单位略)送：(单位略)二○○五年×月×日×市人民政府办公厅印(共印500份)【复习与训练】五、阅读题阅读本章课文。阅读报刊上的一些公文，注意其格式特征，并将所学的公文格式知识与其作对照。【参考答案】一、名词解释答案：（略）返回习题【参考答案】二、填空题答案：文头；主文；文尾答案：秘密等级；文件份号；签发人答案：机关代字；年份；序号答案：首页右上角第一行答案：特级；急件；首页右上角（秘密等级之下）答案：批准发出公文的机关单位领导人答案：发文机关；公文事由（或主题）；文种答案：法规；规章答案：一行，左空两字答案：长297mm宽210mm答案：选词原则；主题词表返回习题【参考答案】三、简答题答案：一份完整的公文，由文头、主文、文尾三部分组成。答案：附件是公文的组成部分，指随文发送的文件、报表、材料等，作为正文的补充说明或参考材料。附件必须写所附内容的标题或名称，附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码(如“附件：1××××”)。附件名称后不加标点符号。“附件”写在正文下一行，左空两字，“附件”后加冒号。当被批转、转发的文件是公文的主体，正文只起按语或说明、批准、发布的作用，且正文文本已写清这些文件、材料的名称时，不必再写“附件”。附件应与公文正文在一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)等。返回习题【参考答案】3.答案：第三种是正确的，因为按照新《办法》第二十一条的规定，一般只能主送给一个上级机关，可将另一上级机关列为“抄送”。这样便于上级及时做出审批，避免上级意见不统一等问题的发生。

4.答案：成文时间又称署时，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出时间为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。返回习题返回习题【参考答案】5.答案：一份文件的主题词，一般不超过5个。其标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空1格，不写标点符号。6.答案：正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除个别极简短的公文外，正文内容一般分开头(又称原由或引据)、事项、结尾三部分。公文的主文，是公文最主要的部分，其格式包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等内容的规定。正文属于是主文的一部份。返回习题【参考答案】四、病例析改1.试析下列标题(发文机关略)的毛病，并予以改正：（1）答案：关于禁止赌博的通知（2）答案：自然科学成果奖励条例（3）答案：关于设立鲜花市