《现代会议组织与服务》第三章现代会议组织工作

现代会议组织工作

【定向目标】了解会前准备、会中工作、会议结束的具体工作内容掌握会议材料准备及各项要求掌握辅助会议主持及会中各项服务的技巧第三章第一节会议策划

一、会议策划概述（一）会议策划的含义与意义（二）会议策划的前期工作1.收集信息2.确定会议策划者二、会议策划的内容（一）“Why”--“为什么”开会，会议目标是什么（二）“Who”--“谁”来参加会议，主办者希望哪些人来参加（三）“What”--“什么”类型的会议（四）“When”--“什么时候”举行会议（五）“Where”—在“什么地方”开会1．大小是否合适。2．交通是否便利。3．环境是否适宜。4．设备设施是否齐全适用。第一节会议策划

二、会议策划的内容（六）“How”--会议将“怎么”进行在策划会议议程时要注意以下三点：

（1）会议议程的每一个环节都应环环相扣，紧密相连，所以昼在安排议程时要认真检查、核对有无与会议主题或议题无关的内容。（2）在议题多的时候，要注意先主后次，将重要的议题安排在议程的前面，以保证与会者有的时间和清醒的头脑来研究主要议题。（3）最好将会议议程提前通知与会者。分发给与会者的议程应条理清楚，一目了然，以便与会者会议的议程，做好相应的准备。

（七）“Budget”--会议预算的策划

1．显性成本。2．隐性成本。（八）“Others”--会务工作的策划第一节会议策划

三、制定会议筹备进程时间表

（一）预订客房与会议室（二）确定会务组（三）召开会务组动员会（四）会议参加人员情况的了解：在会前4-15天左右进行（五）确定就餐的酒店：酒店初选（会前4-8天）；酒店确定（会前2-5天）（六）预约摄影师：会前2-7天（七）会前礼品、资料、记录本、矿泉水与物品准备：会前1-10天（八）会前会议日程表和会议须知的准备：会前1-2天（九）会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议接待处、会议通知等准备：会前2-5天

第一节会议策划

三、制定会议筹备进程时间表

（十）会场设计与摆设。设计：会前5-7天；摆设：会前1天。（十一）会务组现场设办公室（十二）接站（十三）早到客人的安排：提前1天或更多（十四）摄影录像：会议开始时起（十五）票务：会议结束前1天（十七）送站：随时（十八）总结报告：会议结束后3日内第二节会前准备

一、拟定会议计划（一）确定会议基本要素（二）成立会务工作机构（三）制定会议预算1.会议经费的构成（1）交通费用（6）视听设备费用（2）会议室费用（7）演出费用（3）住宿费用（8）培训费或讲演费（4）餐饮费用（9）预计外支出（5）旅游费用2.会议经费预算的原则（1）科学合理（4）精打细算（2）总量控制（5）留有余地（3）确保重点3.会议经费的筹集（1）行政事业经费划拨（4）社会赞助（2）主办者分担（5）转让无形资产使用权（3）与会者分担个人费用第二节会前准备二、拟订会议议程、日程、程序（一）含义1.会议议程2.会议日程3.会议程序（二）会议议程的制作1.会议议程制作要点3.会议议程中的会议生活安排2.会议议程表设计的注意事项三、制作并发送会议通知（一）会议通知的使用（二）会议通知的内容（三）会议通知的发送四、准备会议材料1.会议指导文件4.会议参考文件2.会议主题文件5.会议管理文件3.会议程序文件（一）会议文件准备1.准备领导发言稿2.起草会议报告3.准备会议文件的要求（二）会议物品与设施的准备1.会议用品和设施的种类2.准备会议用品与设施的要求（1）制定计划（2）落实专人负责（3）实用节约为本第二节会前准备五、制发会议证件（一）会议证件概述1.会议证件的概念2.会议证件的作用3.会议证件的种类（二）会议证件上的内容（三）证件的样式与制作1.佩戴在与会者身上的证件2.台签式的姓名卡片（“桌签”）3.坐签式的姓名卡片（“坐签”）（四）会议证件设计注意事项（五）布置会场第三节会中工作

一、会议开始（一）会议开始前再次确认会议准备工作（二）会议签到与会议资料发放

1.会议签到2.会议资料发放（三）对缺席、迟到人员做出说明（四）安排会议记录，指定会议记录人员会议开始前就必须指定专门的会议记录人员。担任会议记录的人员应该具备以下素质：

1.善于倾听。仔细倾听发言者的发言，而且能准确重述所听到的内容。2.能同时记录几项发言而不发生失误。3.有良好的组织、辨析能力。为了记录准确，记录人员可能要随时请主持人让发言者总结他的观点，或者让发言者确认自己为他总结的观点。并需要及时指出表达含混的发言，请主持人让发言者给予解释。这样做同时很好地理清了会议的层次。因此，显示了会议记录的极端重要性。甚至有研究者认为，从对会议的控制而言，它的重要性仅次于主席。进而认为，可由具备担任主席潜力的与会者负责工作，以培养其领导会议的能力。4.有一定的速记经验。会议记录员的记录一定要能跟得上会议进行的速度。尤其当讨论非常热烈，大家插话都很多的时候，这样的速记经验就显得相当必要。有时候会议主席指定了另外的参会者担任会议记录员，也有研究者推崇与会者轮流担任这个工作。这种情况极富挑战性，因为既要自己发言还要同时关注、记录他人发言，要办到准确无误非常困难。这时，秘书更应该做好相应的辅助工作。第三节会中工作一、会议开始（五）辅助营造良好的会议气氛1．准时开始2．明确议程3．介绍与会者，明确各自责任4．说明会议的时间安排5．约定会议规则二、会议进行（一）会议记录

（二）辅助会议主持1．确保会议始终围绕议题进行2．确保会议与会者都受到重视3．维护主持人的权威第四节会议结束一、核对会议议程实况（一）总结会议议程的进行情况（五）通知下一次会议的时间、地点（二）确认成果，评价会议（六）向与会者表示感谢（三）对没有完成的议程作出说明（七）提前结束会议（四）延长会议要征得与会者同意二、组织与会者离会1.及时和与会者结清会议费用2.提醒与会者归还借用的物品，不要遗忘自己的物品3.为与会者提前发放预订的机票、车票4.安排足够的车辆送站5.安排好暂留与会者的食宿三、整理会议文件（一）审核会议记录（二）形成会议决议（简报、纪要）（三）写总结向上级汇报会议情况（四）收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档第四节会议结束四、会场善后工作（一）清理会场（二）归还所借物品（三）结算会议开支费用五、会议评估（一）会议评估概述1.评估的概念2.会议评估的意义3.会议评估的实施者（二）会议评估的内容（三）会议评估的常用方法1.定量评估和定性评估2.问卷调查评估

3.资料的收集与处理

4.资料的分析（四）会议评估报告第三章小结本章按照时间顺序分三个部分介绍了