体系文件管理细则

体系文件管理细则第一章总则第一条为了规范公司体系文件管理，明确文件制修订职责和流程，制定本细则。第二条本细则适用于对公司及所属各单位体系文件的编制、评审、审批、发布、修改和废止等方面的管理，并对文件的编写提出具体要求。第二章术语和定义第三条体系文件本细则所称体系文件是按照体系标准要求建立的、在公司生产经营过程中对健康、安全、环境管理起指导作用的各类文件，是体系运行的依据，包括HSE管理手册HSE管、理制度、HSE管理规定、细则、作业指导书（包括安全操作规程）、作业计划书、应急预案、业务流程和相关记录。第四条HSE管理手册本细则所称HSE管理手册内容上是按体系标准要求建立的，主要阐明公司管理方针、战略目标和承诺，说明职责分工、体系标准的要素与公司各项管理业务之间的关系、各项业务管理应当具体执行的文件，同时作为第三方外审的依据。第五条HSE管理制度本细则所称HSE管理制度是指为描述开展某项业务工作所规定的过程方法和相关要求的文件，包括管理体系标准要求必须形成的制度、规范各项业务管理需要制定的制度。第六条HSE管理规定本细则所称HSE管理规定是HSE管理制度的支持性文件，是对HSE管理制度的细化，为作业提供具体的、可操作性的操作方法、步骤、要求和行为标准，是对管理过程中的具体作业进行规范的文件。我们将通常意义下管理类作业文件如管理准则、实施细则、考核评价方法、管理规定等统一称为管理规定。第七条HSE作业指导书本细则所称HSE作业指导书是按照公司管理体系文件要求，结合各场站实际情况，按各岗位职责分工并针对具体工作和所面临的风险进行编制并在日常工作和常规作业中直接依据的作业文件。第八条HSE作业计划书本细则HSE作业计划书是针对工程施工、临时性作业等非常规作业编制的，旨在对这类工作进行风险管理的作业文件，是对施工方案、操作方案风险管理方面内容的补充。第九条受控文件本细则所称受控文件是指用于健康、安全、环境管理体系覆盖范围内人员使用的，需要对其及时进行修改、作废收回的体系文件。第十条非受控文件本细则所称非受控文件是指作为借鉴、参考资料或提供给体系覆盖范围之外，不需对其进行修改的体系文件，包括因需要打印的带有“非受控文件”字样水印的纸质版体系文件。第三章职责分工第十一条总经理负责公司HSE管理手册、应急预案等的批准。第十二条主管安全副总经理负责公司体系文件编制、评审、修订的领导工作，组织编写并审核管理手册。第十三条公司各业务主管副总经理负责所主管业务部门编写、修订的体系文件的审核工作。第十四条安全监察科安全监察科是公司HSE体系文件和应急预案的归口管理部门。负责HSE体系文件总目录构架和具体文件结构的设计。负责编写应急预案编制导则，对应急预案的编写提供指导并进行审核。协助主管安全副总经理组织编制和审核HSE管理体系。对HSE作业指导书、HSE作业计划书的编写提供指导，并对其进行审核。负责组织制定公司HSE体系的制修订和评审计划，并组织实施。负责对所属单位HSE体系的备案管理。负责组织HSE体系的审核工作。第十五条法律事务科负责体系文件合规性审核。第十六条财务科负责体系文件中工作程序与内控流程的符合性审核。第十七条生产调度中心生产调度中心是操作规程的归口管理部门，指导所属各单位编写操作规程，并进行抽审。第十八条各单位各单位负责本场站范围作业指导书、作业计划书的编制。第四章管理内容第十九条文件管理总要求公司及所属各单位体系文件，由企业发展科，按照审核、批准、备案程序正式发布、实施。公司各科室编制的体系文件（管理手册、管理制度、管理规定、细则等）审核过程一般通过公司文件会签程序实施，需要时可组织会议评审。公司各科室编制的体系文件必须经办公室、安全监察科、财务科进行合规性审核。审核内容：安全监察科主要审核文件与管理体系标准要求的符合性、逻辑性、结构要素内容的规范性以及体系文件与公司体系架构的符合性等内容；法律事务科负责对文件内容与相关法律法规的合规性进行评价；财务科主要审核文件所涉及流程的关联性和准确性。相关科室对本部门职责、业务界面和接口进行确认，对管理内容提出意见。公司全体员工均可以阅读、学习公司的所有体系文件。需要配置纸质文件的，由体系主管科室负责配发，发放时要填写《文件分发、回收记录》，并跟踪文件状态，保证在用文件为有效版本。文件编写科室应根据体系管理评审、体系审核（包括内部和外部审核）及各类检查的结果及执行中存在问题确定文件评审需求，评审结果作为文件制修订的依据。体系文件评审的内容主要包括：文件的有效性、完整性、适用性、冲突性和规范性等。体系文件评审一般以会议方式进行，体系文件编写部门应当做好评审记录。体系文件制修订应由文件编写部门填写《体系文件制订/变更（修订）申报表》附件1，对变更的主要内容要阐明原因，并重点评估是否因此会造成对质量、健康、安全与环境的有害影响，分析可能带来的风险程度；对有业务流程变更的，需在《体系文件制订/变更（修订）申报表》中说明。体系文件变更（修订）依据：公司组织结构、技术改造、设备更新等变化时，在用体系文件不能满足需要;对内外部事故、事件及各类检查审核发现的问题进行分析或经管理评审，认为在用体系文件存在漏洞或不足;上级文件或标准进行修订，在用体系文件与之相抵触；体系评审和审核结果;其他原因。体系文件制、修订意见的反馈公司各部门、所属各单位在公司体系文件执行过程中，发现认为需要修订体系文件或有新增编制体系文件需求时，应填写《体系文件实施意见双向反馈表》。受控文件不允许划改，确保文件保持清晰、易于识别。发生丢失应办补领手续，声明作废。公司各单位、科室不得擅自出借或复印体系文件，或将内容给公司以外的单位或个人。体系文件作废或失效后，需履行规定的体系文件废止程序。文件废止的审批职责与文件制修订审批职责一致。纸质作废及失效文件由体系文件发放部门负责将其由现场收回并及时销毁，填写《文件分发、回收记录》。文件的有效版本以体系文件管理平台发布为准。第二十条体系文件编写要求体系文件编写应组织文件编写组，采用RACI方法确定文件编写的责任人和相关人员，明确文件编写中各相关角色的关系，体现共同参与并力求达到共识。文件编写组应有以下人员组成：R（Responsibility－责任,责任人）:文件编写责任人；A（Accountable－问责，决策人）:文件所管理业务负责人；C（Check－校对，参与人）:文件校对人员；I（Inform－告知，知情人):文件管理业务相关部门人员。文件编写前，首先要对文件所辖业务及相关风险进行辨识，明确业务范围和相关职责界面，策划管理方案。一般采用IDEAL提问式方法对这一过程进行检查，并使得对业务的整个管理过程形成闭环控制：I-是否识别了文件所辖业务面临的风险和需解决的问题；D-是否对业务范围、职责界面、与其它业务的接口等相关问题进行了定义；E-是否提出了相关的解决方案；A-方案是否可行；L-是否建立了管理过程的评估机制。一般采用5W1H的方法编写文件，以达到是文件清晰、明了、有可操作性的目的：Why—为什么编写：就目的/范围而言，应阐述编写此程序文件及实施的必要性和意义；What—做什么：说明要做的事和先后的次序；Who—谁去做：明确责任部门和相关部门的职责；When—什么时间做：应明确具体管理活动和操作的实施时间和频次；Where—在什么地方做：应明确管理活动和操作的具体单位、地点和位置；How—如何做：要讲清具体管理活动和操作的方式、方法。文件应对相关联的体系文件、标准规范、上级规章、法律法规标注索引，要附本文件要求的记录格式，并有填写说明。所有体系文件统一编号，编号办法参见公司《规章制度制定与管理规定》。第五章HSE管理手册第二十一条编制原则要阐明公司的管理体系是建立在以过程管理为基础模式，以风险管理为核心的质量、健康、安全与环境综合的管理体系；要涵盖质量管理、职业健康与安全管理和环境管理的基本管理要素，并与公司的业务流程管理总架构协调一致；要体现全员参与的意识、顾客至上的意识、现代安全管理的意识和持续发展的意识；要证实公司在实现产品/服务过程中对质量、健康、安全与环境有充分的保证能力；要遵循“计划－实施－检查－改进”循环发展的管理模式。第二十二条编写内容健康、安全与环境（HSE）管理体系的策划、总体框架和覆盖范围；HSE管理体系的方针、目标和管理承诺；公司机构与管理职能；HSE管理体系各管理要素及其要求和期望的描述；管理程序的描述或形成文件的程序和其它形式文件的索引，管理要素、子要素和程序文件清单；主要领导和职能部门在管理体系中对管理要素的责任等。第二十三条编写要求简要介绍公司概况及其构成，形成总体概念；概括地阐述管理体系的策划、总体结构、管理要素设置，形成管理体系的一个基本认识；按管理体系标准的基本要求，结合公司业务管理系统/过程，逐个描述管理要素的具体要求和期望；对管理要素的支持性程序文件要起到一个承上启下的作用；构架清晰，内容简洁，起到指导程序文件和作业文件编写的作用。第二十四条HSE管理手册由主管安全副总经理组织编写。第二十五条HSE管理手册编制完成，应由主管安全副总经理组织评审。第二十六条HSE管理手册由主管安全副总经理审核、总经理批准发布。第二十七条每年的体系管理评审会议应提出对管理手册的评审需求，根据确定的评审需求，安全监察科协助主管安全副总经理组织对HSE管理手册进行评审。体系管理评审会议也可直接对管理手册进行评审。第二十八条根据评审结果，由安全监察科填写《体系文件制订/变更（修订）申报表》，经主管安全副总经理批准，安全监察科组织修订后；再由主管安全副总经理审核，总经理批准发布。第二十九条HSE管理手册发布后，由安全监察科组织培训，并对各单位、科室的培训情况进行检查监督。第六章HSE管理制度、HSE管理规定第三十条HSE管理制度、HSE管理规定的编写要求按公司《规章制度制定与管理规定》执行。第三十一条原则上HSE管理制度、HSE管理规定由各科室业务主管人员组织编写。第三十二条HSE管理制度、HSE管理规定编制完成应征求其他单位、科室，特别是相关单位、科室的意见，并由科室相关业务分管领导组织或委托组织在本部门内进行文件初审，评审会议应邀请相关单位、科室的人员参加。第三十三条初审通过的文件交文件编制部门领导（文件审核人）审核后，组织公司各单位、科室进行会签。第三十四条文件经公司业务主管领导批准后正式发布、实施。第三十五条文件变更（制修订）时，由文件编写科室填写《体系文件制订/变更（修订）申报表》，经科室主管领导审批后，由文件编写责任部门组织进行修订。修订审批发布流程按第三十二条、第三十三条、第三十四条的条款执行。第三十六条文件发布后，根据需要由文件主责科室组织相关的培训，并对各单位的培训情况进行检查指导。第七章HSE作业指导书第三十七条HSE作业指导书应在投产前一个月编制完成并发布。第三十八条HSE作业指导书由场站站长组织编写。操作岗作业指导书中有关分公司内相同作业的操作规程、通用设备设施操作规程部分，应由相关科室集中组织编写，下发各单位引入作业指导书。第三十九条HSE作业指导书由所属单位相关业务职能科室组织评审和会签，经科室领导审核后，报分管副总经理审批，由公司总经理批准发布。第四十条安全监察科应每年结合“危害因素辨识和风险评价工作”以及体系文件变更依据，组织对HSE作业指导书的评审，并适时组织修订。第四十一条各单位可根据作业指导书在执行中的实际需求和各种条件的变化，提出本单位HSE作业指导书的修订计划，征求相关职能科室同意后组织修订。第四十二条变更修订前由负责编写的单位填写《体系文件制订/变更（修订）申报表》，并报相关职能科室审批。第四十三条HSE作业指导书修订原则上按第三十八条的编制要求组织。第四十四条HSE作业指导书修订后按第三十九条的要求履行审核和批准程序。第四十五条《体系文件制订/变更（修订）申报表》要交公司安全监察科备案。第四十六条HSE作业指导书发布后需报公司安全监察科和相关科室备案，并由各单位安全管理员组织培训，安全监察科和相关科室对培训境况进行监督和抽查。第四十七条HSE作业指导书由安全监察科负责按岗位配发，发放时要填写《文件分发、回收记录》、《体系文件变更记录表》并存档。第八章HSE作业计划书第四十八条HSE作业计划书是对施工作业中风险管理内容的规范，是施工方案、作业方案中不可缺少的组成部分。作业计划书应在入场施工作业前随施工方案一同进行编制、审批、培训沟通和实施。第四十九条HSE作业计划书由各单位组织施工作业单位进行编制，相关职能科室、各单位的生产技术人员、班组长、关键岗位员工及安全员共同参与。第五十条与各单位有关的作业、施工，其HSE作业计划书必须经各单位相关业务职能科室审核，安全监察科批准。第五十一条HSE作业计划书批准后，施工单位负责对本单位员工组织培训、交底，并对相关方进行告知。第五十二条HSE作业计划书要配发至施工单位现场负责人、技