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东汇集团职能岗培训

——行政管理篇主题我们是东汇人目标熟悉规范制度与流程行政培训简介企业制度是什么？企业制度好比国家的交通法规，大家必须严格遵守才能保证道路的畅通安全。企业管理制度是实现企业目标的有力措施和手段，企业要发展，必定离不开这些制度来规范我们朝着同一个方向行走，这也是提升自我和提升公司的必然途径行政前台管理02职场管理制度01职场钥匙管理04固定资产管理制度03机票、酒店预订、宿舍管理06会议管理制度05行政规范制度（一）职场管理制度01第一章总则

为规范办公室区域的管理，创造文明、整洁的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的公司形象，提高办公效率，特制定本制度，以利于集团及各子公司各项工作的开展。职场管理制度01第二章、员工行为规范第一条职业道德

忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。第二条形象规范

1.着装：整洁、大方、得体2.举止：文雅、礼貌、精神第三条语言规范

亲切、诚恳、谦虚第四条社交活动：1.待客：热情大方。到访时起立迎接，安排入座，双手递水；告辞时，应道别。职场管理制度012.公出赴约：准时赴约，公出赴约时间不宜太长，告别时应向主人表示谢意。3.参加社交活动，应注意维护企业形象；男员工要修面，头发梳理整齐，衣服整洁大方，保持仪态大方得体；女员工应适当化妆，衣着色彩协调，大方得体，入时美观。职场管理制度01第三章

员工日常工作行为规范第五条办公大厅、各独立办公室应保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏、网络聊天、下载电影、游戏及做与工作无关之事。第六条工作时间内不应无故离岗、串岗，工作交流应简单明了，不得闲聊、吃零食、大声喧哗影响他人工作，确保办公环境的安静有序。第七条上班时间不得带亲朋好友，不允许上班时间内亲朋好友在一旁陪同、使用公司电脑；不允许闲杂人员长时间逗留在部门工作区域闲坐。第八条工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中。第九条不应频繁更换办公手机号码，如因特殊原因需要更换号码的，须将新号码及时通知人力资源部、行政前台更新后公布；工作期间，私人电话尽量避免，确需处理时，力求简短。第十条员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公场所。第十一条个人外套、大衣应尽量悬挂于更衣柜内，请勿摆置于椅子后方。第十二条工作中不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。第十三条工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。第十四条办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放，资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。第十五条桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净。第十六条室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁。第十七条

办公室墙面除了张贴必要的文件或图表外，应保证墙面清洁。第十八条办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。第十九条保证所属办公区域的设备设施完好，做到人走关停所有设备电源。第二十条

要节约用电，下班后及时关闭计算机；开启空调时按国家相关要求调整温度，人员长时间离开办公室时应关闭空调。第二十一条

会议桌、沙发、茶几上不允许存放杂志和报纸；办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。

职场管理制度01第二十三条工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。第二十四条公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先提出申请，经批准后方可使用。职场管理制度01第四章

办公现场管理规范职场管理制度01第二十五条办公用品的采购与管理由集团行政管理中心、子公司行政部门负责。办公用品采购请参考集团采购管理办法，以月度为单位进行申请，申请标准为职能岗位员工10元/人/月，不得超标。第二十六条新员工入职，至集团行政管理中心/各子公司行政人员处领用办公用品。第二十七条

办公用品管理与使用须落实固定责任人或责任部门如有遗失或人为损坏须按原价进行赔偿；责任人为部门或中心（子公司）共用的，如打印机、传真机、电话机等属于自然损坏须维修或更换时，计入其部门或中心（子公司）行政费用预算，属于人为损坏将追究当事人的责任并予以赔偿。第二十八条行政管理中心、子公司行政人员应积极联合各使用部门和人员，本着“节能降耗、成本节约”的原则，积极降低消耗品的消耗量，消耗品使用完毕后领取，如可重复使用用品则以旧换新（如签字笔使用完毕后原则上以旧笔芯领取新笔芯）；打印文件资料如无政府或行业特殊要求时须双面打印，违者按次给予警告处罚，再次违规者给予20元/次乐捐。第二十九条工作时间内，非工作需要无关人员不得无故在前台逗留。第三十条公共卫生由公司请专人打扫，每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。第三十一条员工应自觉维护办公场所清洁卫生，禁止在办公区域内、公司平台及卫生间内吸烟，严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。第三十二条员工个人工位区域卫生由员工自己负责，办公桌禁止堆放与工作无关的私人物品，个性化挂件请置于个人办公屏风内，数量不超过2件；下班前，清理办公桌面，除电脑、电话机、办公文具、文件架、小型绿植（不超过1盆）外，重要文件及其余物品一律收放至抽屉中；文件摆放要求工整，不得歪歪斜斜，文件架（框）排列整齐，严禁出现纸张随意摆放、凌乱堆积的现象；桌椅摆放整齐。职场管理制度01第三十三条

在使用传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，须及时处理，重要文件应予以粉碎，非重要文件应回收再利用。传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。职场管理制度01第五章爱护财产第三十四条每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。公司发放的办公用品，员工须妥善保管，如有遗失，自行负责。第三十五条复印机、打印机和传真机的管理与清洁及一般的维护由行政部负责。第三十六条电脑的日常维护由使用人负责，如遇故障影响正常使用的情况，将由信息部派专业人员对电脑进行维修，不得擅自处理。第三十七条公司所购的书籍资料等，由行政管理中心指定的专人进行登记、编号，并加盖章。若要借阅须事先在行政管理中心办理借阅手续，借阅最长期限为两周，超出期限须办理续借手续。第三十八条

发现设备、设施有问题时，及时通知行政管理中心，由行政管理中心协调好维修时间，安排维修，然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。第三十九条

为了维护公司正常的工作秩序，保证公司公共设备和设施正常运转，提高维修的时效性，每位员工都赋有在第一时间内将发现的公共设备、设施受损情况及时向行政管理中心报告的责任。

职场管理制度01第六章罚则第四十条本制度的检查、监督部门由公司行政管理中执行；

第四十一条若有员工违反此规定，初次将给予口头警告或通报批评；再次发现，给予50-200元的行政罚款，交人力资源中心备案，当月薪资中扣除；屡教不改者给予降职降薪、辞退等处罚；

第四十二条根据人力资源中心规定，各种处罚项目除按上述规定处罚外，均计入当月绩效考核评分项目。会议管理制度05

第一部分：会议的组织

第一条

会议程序一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：

第二条

提前发出会议通知：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；

第三条

会议事项及费用申请至少会议召开前三天提交，召开前审批结束；

第四条

会议召开的确认；出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席。

第五条

会务准备

第六条

各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。

会议管理制度05

第七条

会议纪要起草要求：

1.必须全面记录会议的内容；

2.必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；

3.会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；

4.重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。根据需要会议纪要由相应职级领导签发。由会议组织人邮件发送扫描件至相应收件人。

第八条

提高会议效率：言简意赅、主题明确

会议管理制度05会议管理制度05第九条

会议纪律

：

（一）准时出勤，请假报备审批；无辜缺席会议按照缺勤处理。

（二）严格会场礼仪与纪律，提前10分钟进入会场；不得随意进出会场；在会场中抽烟、进食；其他人发言时认真倾听记录，不得大声喧哗，不得小声议论；不得接听手机，手机调至静音。（三）所有会议必须形成高度概括的会议纪要，定期交集团行政管理中心存档备查。各子公司会议记录由会议主持人指定人员记录，于会议召开当天下午18：00前上报至集团行政管理中心留存，当天未能形成会纪要的顺延至次一个工作日18：00前交集团行政管理中心存档。（四）会议纪要为公司的机要档案，与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会以内容、讨论的有关情况向外泄露。会议决议事项，应严格保密，除按规定履行职责外，与会人员不得外穿会议讨论和决议情况，故意泄露、传播会议有关情况的，视负面影响的大小做出相应处罚。会议管理制度05第二部分：常见会议的组织

第一条制式会议的组织

（一）、集团部门工作协调会

时间：每周五下午17：00

地点：集团三楼会议室

人员：董事长、总裁、集团各职能中心总监、集团各部门、各子公司总经理（负责人）、副总经理

议题：汇报各部门上周工作成果及本周重点工作；提交需其他部门协助的需求；领导对各部门工作部署进行指导、协调。

违反会议纪律的处罚规定：

①集团制式会议，参会人员月度出勤率不得低于50%，月度出席率低于50%的，乐捐500元/人/月，作为总裁办基金，乐捐款于一个工作日内上缴至集团总裁办；

②所有会议未经最高参会人批准的，出现迟到、早退的，乐捐500元/次/人，作为总裁办基金，乐捐款需在一个工作日上缴至集团总裁办；

③其他违反会议纪律的行为，视情节轻重处每次处以500-1000元/乐捐，乐捐款需在下一个工作日上缴至集团总裁办，作为总裁办基金。（二）各子公司工作协调会

时间：每周一上午10点前完成，时长40分钟-1小时为宜

地点：各子公司根据会议形式选择地点

人员：各子公司总经理、各子公司业务条线人员

议题：汇报子公司上周工作成果及本周重点工作；提交需其他部门协助的需求；领导对各条线工作部署进行指导、协调。

（三）各子公司下月业务工作启动会

时间：每月25日

地点：各子公司根据会议形式选择地点

人员：董事长（根据工作需要）、总裁（根据工作需要）、集团营销总监（根据工作需要）、各子公司业务条线人员

议题：上月业务工作总结、评比；下月业务工作节奏安排。

（四）各子公司月中业务总结冲刺工作会

时间：每月15日20日

地点：各子公司根据会议形式选择地点

会议管理制度05人员：董事长（根据工作需要）、总裁（根据工作需要）、集团营销总监（根据工作需要）、各子公司业务条线人员

议题：本月业务工作进度总结、评比；下阶段业务工作节奏调整安排。

（五）营销业绩追踪例会

时间：每周一下午五点

地点：视频系统

参会人员：各子公司总经理、营销总监、各城市分公司城市经理

议题：上周工作成果汇报、不足原因分析；本周工作节奏安排、改进计划。

（六）各部门内部工作沟通会

时间：每周五上午十点

地点：各部门职场

人员：各部门全体员工

议题：本周工作成果汇报；下周工作安排；提出工作支持需求。

第二条大型非制式会议的组织

第三条小型非制式会议的组织

会议管理制度05第三部分

会议的追踪与执行

第一条会议结束时，应指定相关部门为会议决议的执行人和追踪人。确保会议决议的执行效果。

第二条执行人与追踪人应定期将执行效果反馈给相关领导与部门。

第三条集团各职能中心、子公司需在集团会议管理制度指导下，制定各职能中心、子公司会议管理制度，提交集团行政管理中心备查。

第四部分

附则

第一条需存档会议纪要由集团行政管理中心归档。

第二条未尽事宜，由各部门协商解决。

会议管理制度05车辆管理制度信息安全管理计算机设备管理印章管理合同管理文档标准化管理制度集团下属子公司管理行政规范制度（二）集团下属子公司管理总则

为加强对江苏恒德东汇集团有限公司(以下简称集团公司)子公司的管理和控制,确保子公司业务符合集团公司的总体战略发展方向,有效控制经营风险,保护投资者合法权益,根据《中华人民共和国公司法》(以下简称《公司法》)、《企业内部控制基本规范》等法律、法规、规范性文件以及《江苏恒德东汇集团有限公司章程》(以下简称公司章程)规定,结合公司实际,制定本制度。集团下属子公司管理

人事管理

第一条

子公司人事由集团公司人力资源中心归口管理。第二条

子公司应严格执行国家《劳动法》及有关法律和行政法规,并根据企业实际情况制订劳动合同管理制度,本着合理合法原则，规范用工行为。第三条

非经集团公司委派的子公司部门主管以上管理人员,子公司应在其任命后的2个工作日内报集团公司备案。总监级（含）以上人员须经集团人力资源中心面试审核。第四条

子公司应结合企业经济效益,参照本地区、本行业的市场薪酬水平,制订有一定竞争性的薪酬激励制度,并报集团公司人力资源中心审核并备案。第五条

子公司应按照集团公司要求,及时将以下信息上报集团公司备案

(一)年度劳动力使用计划及上年执行情况；

(二)年度人工成本、工资总额计划及上年执行情况；

(三)部门主管人员年度薪资实际发放情况；

(四)在公司定员范围内,子公司的机构设置和人员编制情况；

(五)子公司应制定员工招聘录用、辞退及日常管理办法；

(六)其他需要报备的人力资源管理相关信息。

第六条

集团公司委派到子公司的高级管理人员应维护集团公司利益,忠诚地贯彻执行集团公司对子公司作出的各项决议和决策。

第七条集团公司向子公司派出的高级管理人员,在经营管理中出现重大问题,给集团公司造成损失的,应承担赔偿责任和法律责任。

第八条集团公司对子公司高层管理人员执行绩效考核机制，子公司高层管理人员每年须向集团公司人力资源部填报绩效考核表，以企业当年设定的战略经营目标为绩效考核标准。

集团下属子公司管理集团下属子公司管理财务管理第一条

子公司财务由集团公司财务管理中心归口管理，财务管理制度与集团公司并轨。第二条

子公司应健全会计机构设置,并配备相应的会计人员。第三条

集团公司对子公司的财务管理,实行集团公司财务中心归口管理制度。上述归口管理的内容包括但不限于以下条款:

(一)财务会计人员招聘与使用；

(二)资金统一调度。除预留日常生产经营周转资金之外,剩余资金全部上划到集团银行账户；

(三)财务会计岗位设置；

(四)对财务会计人员的监督与考评；

(五)融资行为；

(六)集团公司规定的其他要求。集团下属子公司管理第四条

集团公司对子公司的财务主管(会计机构负责人)实行委派制,被派往子公司的财务主管(会计机构负责人)由集团公司财务管理中心负责管理。子公司不得违反程序更换财务主管；如确需更换的,应向集团公司报告,经集团公司同意后按程序另行委派。第五条

子公司在银行开设账户由集团财务管理中心统一管制。第六条

子公司应按照集团财务管理中心统一要求,按时上报货币资金结存状况表。

第七条

集团公司实行年度预算制度,全面预算目标每年编制一次,预算年度与会计年度相同。子公司财务管理中心门应按照全面预算管理规定,做好全面预算管理工作,对经营业务进行核算、监督和控制,加强成本、费用、资金管理。子公司超年度预算的费用支出,要严格履行追加预算手续,报集团公司经理会议审批。

第八条

子公司日常会计核算和财务管理中所采用的会计政策及会计估计、变更等,应遵循集团公司财务会计制度及其有关规定。集团下属子公司管理

第九条

子公司应根据自身经营特征,按照集团公司编制合并会计报表和对外披露会计信息要求,定期报送会计报表、会计报告以及提供会计资料。其会计报表同时接受集团公司委托的会计师事务所审计。财务报告分为月报、季度报告、半年度报告和年度报告。第十条

子公司应严格控制与关联方之间资金、资产及其它资源往来,避免发生任何非经营占用情况。因上述原因给公司造成损失的,集团公司有权依法追究相关人员的责任。

第十一条

子公司应根据公司章程和财务管理制度规定,科学安排使用资金。子公司负责人不得违反规定对外投资、对外借款或挪作私用,不得越权进行费用签批。否则,子公司财务人员有权制止并拒绝付款,制止无效的,可以直接向集团公司财务管理中心报告。

第十二条

未经集团公司批准,子公司不得提供对外担保,也不得进行