会后工作课件

4.会后工作【导入新课】会议结束了，是不是秘书的工作就大功告成了？会后秘书人员还有哪些工作要做？

会后服务1.会议文件的清退工作2.会场清理工作3.会后送别工作4.会后的文书工作5.会务工作总结小故事P88任务二、清退会议文件资料一、任务目标1.掌握清退会议文件资料的目的、要求和范围。2.能够安要求清退会议文件资料。案例导入政策还未通过，民众上访不断P89分析与讨论：1、为什么政策还未通过，民众就上访不断呢？2.案例中的秘书处在会议文件资料的清退工作存在哪些不足？相关知识为什么会议结束后，要及时做好文件资料的清退工作？清退会议文件资料的目的收回保密的文件，防止泄漏为会议文件的立卷归档做准备

会务共组人员要在会后指定时间、地点进行会议文件的收集、清退工作。要求：及时、齐全。

需要收集的会议文件的大致范围包括如下种类。

1)关于召开会议的请示与批复。

2)提交会议审议批准的文件。例如工作规划、计划、报告、预决算、行政法规及各项决议的草案等。

3)会议期间使用的文件。例如开幕词、闭幕词、领导人讲话稿、大会发言材料。会议文件资料的收集清退阶段会前、会中、会后学习讨论

1.对个别领取文件后未到会或提前离会的人员，应采取什么办法，确保无遗漏？2.发现清退文件有缺页情况应如何处理？3.结合清退会议文件的注意事项，谈谈先导案例的秘书处应如何更好地开展清退会议文件资料工作?任务二、清理会场一、任务目标1.了解清理会场的基本程序；2.学习清理会场。情景案例

为期两天的会议终于结束，宏利公司的秘书刘琴总算可以舒一口气了，因为这是公司领导第一次让她全面负责的一次会议，居然没有什么差错，而且代表们都已离会，这怎不叫她暗地里高兴呢。想想开会前、会议中的种种事情，那根紧绷的弦也该放松了。刘琴在镜前一照，发现自己脸上瘦了一些。没关系，好在会已开完，自己还正年轻，增长才干才是最重要的。她在镜前对自己做了个鬼脸，嫣然一笑，于是回到办公桌前，准备拟写给上司看的会议总结。

这时，电话突然响了起来，刘琴迅速抓起话筒来接，电话是刚离会不久的一位代理商（会议代表）打来的，他在电话里焦急地询问，刘琴以及她的同事有没有在会场拾到他的小公文包，因为会议结束时，他有要事急于回家，于是急急忙忙提着会议纪念品离开会场，而把公文包遗落在会场了。分析与讨论：宏利公司秘书刘琴在公文包失落问题上有没有责任？如果你是宏利公司的秘书，应当在会议结束后做好哪些方面的工作？任务分析

会议结束后，与会人员可以离开会场了，但秘书人员的会务工作依然没有结束，还有许多后续工作要做。远的来说，有对会议精神贯彻落实的检查督促工作，近的来说，秘书人员应送别与会者，并及时清理会场，清场工作就包括了检查会场有无物品遗漏，携带进会场的资料和会议用品一定要带回等，至于撰写会议总结还在其后。案例导入会场清理P92分析与讨论：1、案例中的刘秘书会场清理工作做得很到位，秘书应该怎样做好会场的清理工作？会场清理的基本程序一、清理会场内物品二、归还所借物品三、取走指示牌等临时性物品四、与会场管理者交接五、结算会议开支费用二、归还所借物品及时归还从公司内部其他部门或其他单位借用的相关物品。三、取走指示牌等临时性物品

在会议结束后，通知牌和方向标志失去了其存在的必要性，应及时拿走它们，恢复场地的原有模样，以便归还租借的场地。一次性说明标志或通知牌纸张应予以销毁。四、与会场管理者交接五、结算会议开支费用

如果是外借的会场，会议结束后，秘书人员应及时与会场出租方结清会议的各项费用，主要包括：会议室租用设备的使用费、开会期间的其他相关费用等。会场清理完毕后，要与会场管理者进行交接，共同清点物品，查看现场，同时提醒会场管理人员切断会场使用的电源，关闭门窗。结算会议费用

收款结算，即向参会者收取费用并为其出具发票。在某些类型的会议中，参会者需要支出一些费用，一般包括会务费、资料费、住宿费、参观费、路费等。

开具会议住宿发票时，需要向宾馆酒店索取盖有印章的正式发票。

发票开具还应注意，必须按照规定的时限和序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章和发票专用章。综合训练

1.请结合会场清理的基本程序谈谈先导案例中的刘秘书是如何清理会场？10/2课前复习一、清理会议文件资料的目的和要求二、清理会议文件资料的注意事项三、会场清理的程序综合训练1.根据书本P94基本训练案例，回答下列问题：

（1）以小组为单位讨论，会议结束后该如何清理会场？各小组代表发言（2）如果有一名与会人员公文包遗失在会场了，应如何处理？课前预习1.做好与会人员返程工作的程序是怎样？2.请结合做好与会人员的返程工作的基本程序谈谈先导案例中的秘书是如何做好与会人员的返程工作？11/1任务三、做好与会人员的返程工作一、任务目标1.掌握与会人员返程服务工作的内容、流程以及注意事项；2.掌握送别参会人员的方法与要求。案例导入

某公司召开了为期两天的全国经销商会议。在开会之前，会务组逐一和计划到会的客商进行了联系，登记了他们对返程票的需求，详细记录的需要乘坐的车次、时间以及数量。由于参加会议的经销商人数比较多，所以会务组专门安排了3个人来负责返程票预定服务。

会议报到时，有客商就要求会务组发放返程票。但是由于报到的人数比较多，而且时间很集中，会务组工作人员忙不过来，于是就告诉大家等到会议结束后统一发放返程票，并且一再向客商保证票都订好了，不用担心。

会议结束后，外省客商找到会务组要取回返程票。大多数客商都顺利拿到票启程了，但是距离很遥远的某省3名客商却被告知没有订到他们所需要乘坐的那趟火车。会议工作人员解释说：“去订的时候，那趟车已经没有票了，只能买第二天的。当时想和你们商量一下看能否晚一天回去，但是后来忙起来就忘了。”客人心里很不高兴：“没什么可商量的，那就晚一天吧。”于是工作人员连忙去订票，谁知第二天的票也已经售完了，只好给客人打电话告知这一情况。客人非常生气：“那就订第三天的票吧，但是这两天的住宿你们得负责，房费由你们承担。”工作人员请示领导之后，同意了客人的要求，重新为客人安排了两个房间。这样一来，不仅会务支出比原计划增加了1000多元的经费，而且还让客人非常不满意。想一想1.在这个案例中，什么原因导致客人返程时间一拖再拖？2.为参会人员预订的返程票，在什么时间转交给对方比较合适？3.当参会人员不能按时离开时，会务组应当提供哪些服务？

做好与会人员的返程工作

一、做好送别准备工作二、安排人员送站三、安顿暂留人员一、做好送别准备工作

1.返程票务准备

会议组织者应提前做好参会者票务的登记预售工作：应事先了解参会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿；返程票购买回来以后，组织者应当选择适当的时间将票发给参会人员，并收回票款。（最好能在会前发放返程票）2.送站安排准备

会议领导人或接待人员应尽可能安排时间欢送与会者。与会者离去时，要安排好车辆，并将与会者送至机场或车站，身份较高者应由领导人亲自到机场或车站送别。一、做好送别准备工作

一、做好送别准备工作

3.协助参会者做好返程准备

会议组织者应提醒参会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。提醒参会者及时和会务组结算各种账目，开好发票或收据。

秘书在汇总会议通知时就应该仔细登记与会者对回程票的具体要求，并及时与交通部门联系订票事宜。与会者在报到时，接待人员就可与其交换返程票及票款。报到时如果预先收取了费用，在与会者离会之前，要结清由与会者承担的费用，多退少补，并开具正式的发票。会议过程中的一切花费，应严格按照预算计划开支。各种花费应在决算表中注明情况，然后提交领导审核，再到财务部门结帐。办会应注意节约，切不可大手大脚，铺张浪费。结算费用二、安排人员送站

和报到时不同，会议结束后人员离会往往比较集中，在短时间内需要大量车辆送站，因此会议组织者应提前安排足够的车辆和人员为与会人员服务。如果会场距离机场、车站较远，为了满足需要可以安排大型客车集中运送。送站之前，会议工作人员可根据所预定车票的情况合理分配车辆和运力，保证参会人员能及时到达车站或机场以免延误行程。三、安顿暂留人员

由于各种原因，有部分人员在会议结束后暂时不能离开，需要主办方继续做好服务工作，妥善安排他们的住宿、饮食和出行。暂留人员中有一部分是外地人员，可能会存在旅游或购物需求，会议主办方应适当给予必要的协助。暂留人员中还有一部分是会议工作人员，由于进行善后工作而需要继续驻留，应合理安排费用，尽快完成全部工作。四、注意事项

1.如与会人员在会议结束前要赶往下一个目的地，会务人员提前准备好机票或车票，并安排专人专车将与会人员送往机场或车站；2.提前做好车辆安全检查，不超载，并对司机进行必要的安全教育；3.考虑当地气候、旅途长短等因素选择交通工具；4.注意送客礼仪。五、送客礼仪1.握手告别、送客出门2.送客真诚、送离视线假设你到外地参加一个会议，会议结束后你准备返程了，主办方怎样送客，你才会满意呢？综合训练

1.请结合做好与会人员的返程工作的基本程序谈谈先导案例中的秘书是如何做好与会人员的返程工作？2.在为参会人员预定返程票时，应注意哪些事项？3.案例分析小李有一次去某市参加电子产品交流会。按照会议通知要求，他交了1000元的会务费，组织方开具了发票。可是当他回到单位报销费用时，财务处工作人员告知他发票无效，原因是发票上没有加盖公章。小李几经周折联系到了会议组织者，对方十分肯定地说他们出具的是正规发票，不可能没有公章。小李只好将这份没有公章的发票快递给了对方，在证据面前组织者只好重新开具了一份规范的发票。思考回答下面两个问题：在这个案例中，会议发票没有加盖公章的原因可能有哪些？

会后服务1.会议文件的清退工作2.会场清理工作3.会后送别工作4.会后的文书工作5.会务工作总结任务四、做好会后的文书工作一、任务目标1了解会后文书工作的任务内容；2.掌握撰写常见会后文书的技能3.能够做好会议文件资料的收集和归档整理工作。

会后服务1.会议文件的清退工作宴请、接待新闻媒2.会场清理工作3.会后送别工作4.会后的文书工作5.会务工作总结会后文书工作一、会议纪要二、决办通知三、会议简报四、完成会议文件资料的收集和归档整理共组会议纪要一、会议纪要的概念、特点和种类1．会议纪要的概念会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的公文。会议纪要和会议记录有什么区别？1.性质不同：会议记录是原始材料。会议纪要则是正式公文，是经过整理加工的会议上达成的一致共识，是会议内容的要点。2.功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档，会议纪要通常要在一定的范围內传达或传阅，要求贯彻执行。会议纪要和会议记录有什么区别？11/2课前复习一、做好与会人员返程工作的程序（一）做好送别准备工作1.返程票务准备2.送站安排准备3.协助参会者做好返程准备（二）安排人员送站（三）安顿暂留人员二、送客礼仪1.握手告别、送客出门2.送客真诚、送离视线三、会议纪要的概念

会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的公文。1.性质不同：会议记录是原始材料。会议纪要则是正式公文，是经过整理加工的会议上达成的一致共识，是会议内容的要点。2.功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档，会议纪要通常要在一定的范围內传达或传阅，要求贯彻执行。四、会议纪要和会议记录有什么区别？2．会议纪要的特点（1）纪要性。是对会议中重大的、值得重视的事项、议题、意见的记载。（2）指导性。是正式公文，主要是向与会单位或下属机关传达贯彻会议精神，具有一定的指导作用。（3）知照性。除具有指导性以外，还可以发送有关单位，用以沟通情况，知照事项，或向上级机关汇报会议精神。3．会议纪要的种类（1）工作性会议纪要。这类会议多半解决一些具体问题，或讨论研究开展某项工作，纪要的目的是把会议精神、决定传达下去，以指导今后工作的开展。（2）研讨性会议纪要。这是研讨会、座谈会等会议的纪要，这类纪要有时在报刊上发表。二、会议纪要的结构和内容会议纪要主要由标题、成文日期、正文等部分组成。1．标题会议纪要的标题，有的是由会议名称和文种构成，有的是由会议内容和文种构成，还有的用正副标题。2．成文日期成文日期一般写在标题正下方，并加圆括号。3．正文开头叙述会议基本情况，包括召开会议的目的、主要议题和议程、会议的主要成果、会议的主持人、会议召开的时间、地点、名称、与会人员等。主体应写明会议的主要精神，主要讨论结果。结尾多数会议纪要在写完主体部分就结束了。个别的会议纪要还在结尾处列出尚须解决的问题，指明今后工作方向等。

三、会议纪要的写作要求一是全面掌握材料。撰写人要尽量获取全面系统的第一手资料。对会议中精彩的语言、典型的事例、发言者的观点、引用的数据等要记原话。二是正确归纳，突出重点。要在忠实会议主要精神的基础上，对会议内容分析归纳，择其要点，凡与会议中心议题有关的意见、办法要尽量写得具体充分。四、会议纪要的写作注意事项

1.忠于会议精神2.突出会议要点与重点3.使用第三人称4.写作要及时会议纪要××××办公会议纪要

（第×期）

××××（制发单位）2008年1月15日

2008年1月15日上午，×××同志主持召开××××会议，×××、×××等同志（领导）参加了会议。

×××同志传达了×××精神，通报了×××有关工作情况，并作了重要讲话；会议听取了×××关于……工作情况汇报，讨论了……，审议了《……》等×项……。

会议认为，……。会议强调，……。会议指出，……。会议经过审议，议定以下事项：一、……

二、……

……。

出席：×××（×××单位）×××（姓名）……

主题词：

分送：×××（×××单位）、×××（×××单位）……。例文云南大学校长办公会议纪要

2001年10月16日上午，吴松校长主持召开第十八次校长办公会。出席会议的有：吴松校长，汪戎副校长、洪品杰副校长、倪惠芳副校长，校办刘晓江，监审处王秉常，财务处冯景雯。列席会议的有：人事处周学斌，“211”办任翔，教务处杨家禾，实验室管理处潘尔达，理工学院琚建华。会议议题和主要内容如下：一、…………。二、…………。三、…………。

二OO一年十月十七日实训练习一请结合书本P105综合训练2的内容编写一份会议纪要实训练习二备忘录发给：李光发自：许多日期：2012年6月16日内容：根据集团公司第×次经理办公会议记录文本拟制纪要。时间：2012年6月14日14：30－17：00地点：办公楼会议室

出席人：刘××（经理）、杨××（人力资源部部长）、张××（经理）、许多（行政总监）及各分公司主要负责人。

缺席人：王××、张××（外出开会）。

主持人：刘××经理

记录：李光

一、报告

（一）杨××报告集团公司员工技能培训进展情况。（略）

（二）主持人传达市妇联《关于开展女职工专业技能比武的通知》（以下简称《通知》）。（略）

二、讨论

我公司如何按照市妇联《通知》的精神抓好员工是女员工的职业技能培训，切实做到既参加职业技能培训，又不影响正常的经营、管理等活动的开展。

三、决议

（一）每月利用四个半天时间（具体时间由各人力资源部统筹安排，但必须安排在本月内制发通知）组织有关人员集中传达学习，统一培训。培训后期组织比武，从中选择优胜选手参加全省比武。（二）各分公司负责人在认真学习《通知》的基础上，利用早会时间向员工传达、宣讲。

（三）各公司责成有关人员根据《通知》的精神，每一比武项目选择本公司优秀女员工1-2名参加培训，并于两周内报经理办公室。（四）各公司必须妥善安排派出参加学习、培训人员的工作、生活。

（五）利用学习和贯彻《通知》精神的机会，对公司全体员工普遍开展一次强化职业技能培训、强化服务提质的教育。

散会。

主持人（签名）

记录人（签名）以上述会议记录为素材，编制纪要文本。（温馨提示：上述材料存在语言文字、标点符号、排版格式、语体风格等错误，答题时请注意纠正。）参考答案恒达商业集团公司第×次经理办公会议纪要（2012年6月15日）2012年6月14日下午，第×次经理办公会议在办公楼会议室举行。刘××经理主持会议。参加会议的有刘××（经理）、杨××（人力资源部部长）、张××（经理）、许多（行政总监）及各分公司主要负责人。会议听取了人力资源部杨××关于集团公司员工技能培训进展情况的报告，传达了市妇联《关于开展女职工专业技能比武的通知》（以下简称《通知》）。会议讨论了我公司如何将按照市妇联《通知》的精神抓好员工特别是女员工的职业技能培训，切实做到既参加职业技能培训，又不影响正常的经营、管理等活动的开展。

会议形成了以下决议：一、每月利用四个半天时间（具体时间由各人力资源部统筹安排，但必须安排在本月内制发通知）组织有关人员集中传达学习，统一培训。培训后期组织比武，从中选择优胜选手参加全省比武。二、各分公司负责人在认真学习《通知》的基础上，利用早会时间向员工传达、宣讲。三、……四、……五、……六、会议文件资料的收集和归档会议组织中需收集整理的文件资料包括以下几个方面：1.会前准备并分发的文件；2.会议期间产生的文件；3.会后产生的文件（会议纪要、会务总结）会议文件资料立卷工作的基本原则是“一会一案”任务五、做好会议评估和会务总结一、会议评估案例导入案例导入某汽车销售服务公司经常为旗下的各个销售门店举行促销宣传推介会。推介会的内容往往是介绍汽车的性能、价格、特点，并且还有抽奖、歌舞、竞猜、魔术等多种活动。以前在举行这类推介会的时候，现场的观众和准车主数量比较多，而且大家对活动都能自始至终持续观看。但是