常用工具软件 第章 用Oulook收发电子邮件

第13章

收发电子邮件和管理事务Outlook是Microsoftoffice套装软件的组件之一，它的功能很多，可以用来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务等。Outlook2007提供了全面的时间和信息管理功能，并且利用“即时搜索”和“待办事项栏”新功能，可组织和随时查找所需信息。除此之外，用户还可以通过新增的日历共享功能，实现与同事、朋友和家人安全地共享存储在Outlook2007中的数据（无论他们身在何处）。Outlook2007也可以帮助用户轻松地排定优先次序和控制时间，以便将主要精力放在最重要的事情上。12本章知识要点：认识Outlook2007电子邮件的基本操作使用联系人使用日历使用便笺使用日记313.1Outlook2007概述Outlook在新增了许多强大功能的同时，还为用户提供了一个全新的用户界面。本节主要介绍如何创建邮件账户，以及Outlook的多种视图类型，以及如何从其他软件中导入邮件数据等内容。13.1.1Outlook2007新增功能为帮助用户更好地管理时间和信息，Outlook2007提供了许多新增和改进功能，如“即时搜索”和日历上的任务合并功能等。这些功能使用户能够更轻松地查找、管理每天接触的大量信息，并排定优先次序，以便即时采取行动。413.1.2Outlook2007窗口简介Outlook2007提供了一种面向结果的用户界面，使用户能够更加简便、直观地撰写电子邮件，并且可以更快地设置格式和处理电子邮件。513.1.3Outlook2007的视图类型在Outlook2007中，系统为用户提供了多种视图方式，利用不同的视图可以控制显示的项目和文件细节，以帮助用户进行强调和分析。613.2电子邮件基本操作 在Outlook中，用户可以借助其电子邮件管理功能，进行一些日常工作，如接收电子邮件、发送电子邮件、阅读电子邮件和回复电子邮件等。除此之外，还可以导入与导出邮件数据。713.2.1收发电子邮件在Internet中发送和接收的信件称为电子邮件（E-mail）。利用Outlook2007创建、发送及接收电子邮件与在Internet中使用E-mail的操作方法基本相同。813.2.2阅读和回复电子邮件当收到他人的电子邮件时，用户可以查看其内容。阅读完毕后，有些邮件需要回复或者转发给其他人，可以通过Outlook的答复功能来实现。913.2.3转发或移动电子邮件接收到需要与他人共享的电子邮件时，可以将该邮件发送给他人，即转发电子邮件。有时电子邮件出现的位置并不是用户所期待的，可以利用Outlook的移动功能，将邮件移动至所需要存放的位置。101113.2.4邮件存存档Outlook会随随着创创建和和接收收邮件件的增增多而而不断断增大大。为为了让让Outlook保保持便便于管管理的的状态态，需需要用用另外外一个个位置置来存存储（（即存存档））那些些重要要却不不常用用的旧旧邮件件或项项目。。1213.2.5导入和和导出出邮件件数据据在Outlook中中，用用户既既可以以将外外部的的数据据导入入到邮邮件中中，也也可以以将邮邮件中中的数数据导导出到到计算算机上上。13.3使用联联系人人利用Outlook提供供的联联系人人列表表，可可以将将众多多的联联系人人信息息添加加到联联系人人文件件夹中中，避避免记记忆这这些繁繁琐的的信息息。1313.3.1联系人人视图图利用Outlook中的的联系系人功功能，，可以以将经经常进进行电电子邮邮件往往来的的人添添加到到联系系人视视图中中，以以便需需要发发送电电子邮邮件时时，直直接进进行调调用。。1413.3.2创建和和删除除联系系人信信息在Outlook中中可以以直接接在联联系人人视图图中新新建联联系人人信息息，也也可以以打开开邮件件将发发件人人添加加到联联系人人中，，还可可以将将其他他文件件导入入到Outlook的联联系人人文件件夹中中。当当不再再需要要某个个联系系人信信息时时，则则可以以将其其删除除。1513.3.3管理联联系人人为了更更方便便地管管理具具有共共同特特点的的联系系人信信息，，可通通过创创建通通讯组组列表表实现现。而而使用用Outlook的排排序和和筛选选功能能，可可以快快捷地地查找找到所所需的的联系系人信信息。。另外外，还还可以以将联联系人人信息息打印印出来来。161713.4使用日日历在生活活中，，一般般喜欢欢在挂挂历或或者台台历某某天的的格式式中输输入重重要的的事件件。在在Outlook中中，通通过日日历可可以完完成安安排约约会、、会议议和事事件，，还可可以设设定闲闲、忙忙、暂暂停或或者外外出等等项目目，主主要起起到日日程安安排的的作用用。1813.4.1安排约约会Outlook中的的约会会功能能具有有提醒醒功能能，因因此，，当用用户拥拥有繁繁忙的的事物物时，，通常常可以以利用用该功功能，，随时时提醒醒自己己每天天的安安排和和计划划。13.4.2召开会会议会议是是用户户邀请请人员员参加加或为为其预预定资资源的的约会会。用用户可可以创创建并并发送送会议议要求求，并并为面面对面面会议议或联联机会会议预预定资资源。。创建建会议议时，，需要要标识识要邀邀请的的人员员和要要预定定的资资源，，并选选择会会议时时间。。对会会议要要求的的响应应显示示在““收件件箱””中。。此外外，还还可以以向现现有会会议中中添加加人员员或重重新安安排会会议。。1913.5便笺和日日记在Outlook2007中，除除了上述述介绍的的功能之之外，还还包括其其他一些些比较实实用的工工具。2013.5.1使用便笺笺“便笺””是贴纸纸便笺的的电子替替代品。。使用““便笺””可记下下问题、、想法、、提醒及及任何以以前要写写在贴纸纸上的事事情。而而Outlook中的““便笺””，则是是以电子子形式记记录事件件的一些些想法、、问题等等。2113.5.2使用日记记