人事档案管理制度4

人事档案管理制度各分子公司、本部各部门：为了规范公司劳动人事档案管理工作，对人事档案进行妥善保管，维护人事档案材料的完整性,防止材料损坏和遗失，以及便于人事档案材料的使用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制定本管理办法。一、适用范围员工人事档案日常管理。二、管理原则安全、保密、清晰、完整。三、管理职责由人力资源部（行政人事部）负责按本管理办法对公司所有员工的人事档案进行管理。四、管理程序人事档案建立新员工入职之日，由人力资源部（行政人事部）为其建立一个独立的人事档案。人力资源部（行政人事部）首先对档案材料进行收集和整理,若收集的是复印件必须与原件对照审验，且由员工本人在复印件空白处标注"此为本人真实—证之复印件"，签字确认大母指用印，准确无误后进行归档。人事档案包括但不限于以下资料：身份证复印件（正反面复印在同-张A4纸上）、户口本复印件（户口本主项及本人页）。证书复印件。证书包括职业资格证书、职称证书、学历及学位证等。管理及技术关键岗位的员工，应有其原工作单位出具的解除或终止劳动关系证明。近期免冠1寸彩照1张。应聘人员登记表（包括附带的个人简历）以及员工信息采集表。级以上医院体验合格证明。体检项目包括但不限于:血常规、胸部透视、心电图、肝功能（禁查乙肝）。从事保卫等重要岗位的，应有户籍所在地公安部门］开具的"无犯罪记录证明"。法规规定的特殊岗位，应有职业资格或从业资格证书复印件（原件应审验）。《劳动合同》或《劳务协议》，以及《保密协议》和《承诺函》正本各-份。背景调查表（主管及以上岗位，出纳及关键核心岗位）及录用审批表。员工手册签收单。人事档案资料的添加以下类别信息，由人力资源部档案保管专员在收到资料后添加到其本人人事档案中:人员转正申请审批表及相关转正材料及考核资料。员工与公司补充签订的各种重要的个人申请、承诺、协议、保险等材料。员工岗位（职务）变动调整通知书。工升、各种处分、处罚材料和通报批评等奖惩类相关资料。员工变更的个人资料。员工劳动合同续签意见征询单。员工离职申请、离职审批表离职交接手续等记录。终止劳动关系通知书员工签收回执。其他需添加的资料。人事档案的其他专项保管考虑部分专项工作特殊情况，以下类别由各业务负责人对相关人事档案材料作专项保管。员工考勤类材料。员工薪资变动资料。员工考核考察资料，包月度考核、年度考核、升考察等资料。员工培训申请、培训记录培训心得、培训效果评估等与培训相关的资料及考核相关资料。按相关食品安全管理法规须持有的健康证相关资料。他需单项保管材料。人事档案编号公司人事档案统一按SAPHR系统员工工号编号。员工离职后,其档案从在职档案中取出归入离职人员档案，但档案编号保持不变,仍采用原工号编号。人事资料的定期更新与维护员工有调动、考评奖惩等人事动态时，及个人资料有变化时，人事档案管理人员应及时进行记录或修改,确保人事档案的正确性。为确保员工人事资料的有效性，可由员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，员工一旦有个人信息资料（身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位等）更新，则按最新个人信息更新人事和人事数据系统，并统-在规定时间前以电子文档和纸质材料同时报送所在公司人力资源部（行政人事部）。人事档案的查阅人事档案为公司密件，也是员工个人的私隐资料，力资源部（行政人事部）必须合理存放，严格执行程序。员工档案资料是保密的，原则上只有公司领导及人事保管人员方可查阅，员工不能查阅其他人员的档案，各级管理人员只可查阅其部门下属员工的人事档案，特殊情况经审批后方可调阅。员工人事档案属保密级文件，原则上不允许借阅（借出），一般采取在人力资源部（行政人事部）人事档案保管人员的陪同下查阅的方式。各级管理人员查阅本部门下属员工的个人档案时，必须为员I个人资料情况保密。如有特殊原因需借阅员工档案时，遵循以下规定执行:必须填写《人事借阅登记表》按审批权限批准后，办理借阅登记手续才可借出。借阅时间以规定时间为限，不得转借,拆卸、调换、复印。归还时，由人力资源部（行政人事部）核对档案资料归还是否完整。人事档案资料的复印如因公司业务需要复印员工的身份证、学历证明、职业资格证明等个人证照复印件，办理人员填写《人事档案复印登记表》