收文处理程序教材课件

项目四收文处理程序项目四收文处理程序项目目标1、知识目标：掌握收文处理程序各环节的内容及其工作要求2、技能目标：能够准确按照收文处理程序办理收文项目目标1、知识目标：2收文处理程序签收—拆封—登记（收文）—审核（收文）分送—传阅—拟办—批办—承办—催办注办—归档收文处理程序签收—拆封—登记（收文）—审核（收文）3一、签收（一）签收的含义是单位秘书人员收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿上签字，表示文书收到。（二）签收的程序1、清点2、检查3、签字一、签收（一）签收的含义4送文登记簿（表格样式）送文登记簿（表格样式）5二、拆封（一）拆封的含义把接收到的文件封套打开，并取出封内文件及其他材料的过程。（二）拆封的程序1、确定拆封范围2、启封3、检查核对二、拆封（一）拆封的含义6二、拆封（三）注意事项1、急件、密件应当先启封，以保证其得到优先处理。2、拆封的文书要分门别类用文件夹分别存放，并按重要程度或紧急程度自上而下叠放。3、拆封后的信封和包装封袋一般不留存。二、拆封（三）注意事项7三、登记（收文）（一）收文登记的含义对收到的文件的基本要素项目和内容作一定形式的记录。（二）收文登记的形式1、簿册式（适合按时间顺序进行登记）2、卡片式（便于多人同时登记利于分类查找，但容易混乱丢失）3、联单式（减少重复登记的手续，不便于保管和整理）三、登记（收文）（一）收文登记的含义8三、登记（收文）（三）收文登记的方法1、总登记把所有收到的文件按照年度、收文时间先后顺序登记，适合收文数量较少的单位。2、分类登记把所有文件先分类别（文件来源、内容分类），再在各类别内编流水号登记。适合文件数量较多的单位。三、登记（收文）（三）收文登记的方法9三、登记（收文）（四）收文登记的项目（及收文登记簿）顺序号、收文日期、来文单位、来文字号、文件标题、密级、签收人、处理情况等。收文登记簿三、登记（收文）（四）收文登记的项目（及收文登记簿）10三、登记（收文）（五）收文登记具体要求1、凡收到重要文件都要登记2、仔细确认不必登记的文件3、根据具体情况采取总登记或分类登记三、登记（收文）（五）收文登记具体要求11四、审核（收文）（一）收文审核的含义文秘部门对收到的下级机关上报的需要办理的公文，从内容、形式、行文制度等各方面进行审查核对。四、审核（收文）（一）收文审核的含义12四、审核（收文）（二）收文审核的重点1、是否应该由本机关办理2、是否符合行文规则3、内容是否符合国家法律法规及其他有关规定4、涉及其他部门或地区权职的事项是否已协商、会签5、文种使用、公文格式是否规范四、审核（收文）（二）收文审核的重点13五、分送分送的含义又称为分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件内容和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门或承办人员阅办。五、分送分送的含义14

六、传阅

（一）传阅的含义对需要送有关领导人和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件的及时处理，提高办文效率。（二）传阅的方法1、传阅顺序按照职务由高到低2、传阅途径以组织传阅的文书人员为中心进行放射状传阅3、根据具体情况可调整传阅顺序

六、传阅

（一）传阅的含义15六、传阅（三）传阅的要求1、每份传阅的文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单2、传阅文件要有时间限制3、文件传阅完毕要及时交给办公室保管4、有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作六、传阅（三）传阅的要求16七、拟办（一）拟办的含义对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时参考。（二）拟办的要求仔细阅读全文，根据收文的性质、内容、密级、时限和阅读范围，以及机关领导的分工、部门的职能职权等情况，简明扼要提出切实可行的意见。七、拟办（一）拟办的含义17七、拟办（三）拟办的方法1、直接写出对收文的初步办理意见：“拟~~~~~”，“建议~~~~~~”2、请有关领导作出指示：“请XX总经理阅示”3、需转有关业务部门研究答复的，可写明：“拟转请XX部门研究提出意见”七、拟办（三）拟办的方法18七、拟办（三）拟办的方法4、应由主管业务部门处理的：“拟转请XX部门阅处”5、需要批复的，可写明：“拟批复同意”，“拟以办公室名义批复同意”6、请求批转的，可写：“拟同意批转，待原则同意后再进行文字审修”七、拟办（三）拟办的方法19七、拟办（三）拟办的方法7、需要传阅的，写明：“请XX、XX阅”（四）拟办注意事项1、需多个领导批示或阅读的文件，要特别注意领导人之间批示和传阅的顺序。2、拟请多个领导传阅的，按职务由高到低3、拟请多个领导批示的，按职务由低到高七、拟办（三）拟办的方法20七、拟办（五）拟办意见的性质1、参考性2、差异性3、概括性七、拟办（五）拟办意见的性质21八、批办（一）批办的含义机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后，对文件如何办理、办理原则和办理过程中应注意的问题作出最后决定，在文件办理单上加以指示或批示的环节。八、批办（一）批办的含义22八、批办（二）批办意见的写法1、同意拟办意见（1）同意（2）原则同意（3）拟同意2、变更拟办意见中的部分内容并作适当补充八、批办（二）批办意见的写法23八、批办（三）批办的注意事项1、领导在批办前要认真阅读全文，仔细考虑拟办意见后再作批示2、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应签署意见、姓名和审批日期3、批办意见写在收文处理单的“批办意见”一栏八、批办（三）批办的注意事项24九、承办（一）承办的含义承办就是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文的内容和要求，由有关部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序。（二）承办要求承办部门收到交办的公文应及时办理，不得延误、推诿。九、承办（一）承办的含义25九、承办（三）承办的内容包括两个方面：办文、办事1、办文是承办工作的重点，主要针对收文的拟稿回复，即办理复文。（承办工作既是收文处理的一个环节，又是发文处理的起始环节）九、承办（三）承办的内容26九、承办办理复文注意事项：（1）认真领会拟办、批办意见，根据意见复文。（2）认真研究文件内容，属于自己承办的药及时办理，不属于自己承办的要说明原因。（3）批办意见要求本部门牵头与其他部门联合复文的，由本部门拟稿与其他部门会商，由本部门和其他有关负责人会签后，再报请单位领导审批。九、承办办理复文注意事项：27九、承办办理复文注意事项：（4）内容涉及以前的收文或其他材料时，要查找有关文件作为复文的参考。2、办事落实文件中要求办理执行的相关事项。九、承办办理复文注意事项：28九、承办承办工作中注意：（1）明确承办人，由专人负责承办事项（2）领会领导批办精神，按领导意图落实文件（3）主办部门与协办部门要协调一致。九、承办承办工作中注意：29十、催办（一）催办的含义按照文件办理时限，秘书部门对承办工作进行检查与催促，防止文件处理的漏办和延误。（二）催办的注意事项紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。十、催办（一）催办的含义30十一、注办（一）注办的含义对公文承办的情况和结果，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。（二）注办的内容1、传阅文件在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕日期。2、需办复文的文件办完后注明“已复文”，并注明复文的日期和文号3、用口头或电话答复的药注明时间、地点、接电话人、主要内容等，并由承办人签字4、不需复文的文件注明“已办”“已阅”等字样十一、注办（一）注办的含义31十一、注办（三）注办的标注注办的文字可写在文件首页的右上方，附有传阅单的，在文件处理单上的“处理情况”栏注明。在收文登记簿中登记了的文件，在“处理情况”栏注明。十一、注办（三）注办的标注32十二、归档1、公文归档的范围2、公文不归档的范围十二、归档1、公文归档的范围33演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！34项目四收文处理程序项目四收文处理程序项目目标1、知识目标：掌握收文处理程序各环节的内容及其工作要求2、技能目标：能够准确按照收文处理程序办理收文项目目标1、知识目标：36收文处理程序签收—拆封—登记（收文）—审核（收文）分送—传阅—拟办—批办—承办—催办注办—归档收文处理程序签收—拆封—登记（收文）—审核（收文）37一、签收（一）签收的含义是单位秘书人员收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿上签字，表示文书收到。（二）签收的程序1、清点2、检查3、签字一、签收（一）签收的含义38送文登记簿（表格样式）送文登记簿（表格样式）39二、拆封（一）拆封的含义把接收到的文件封套打开，并取出封内文件及其他材料的过程。（二）拆封的程序1、确定拆封范围2、启封3、检查核对二、拆封（一）拆封的含义40二、拆封（三）注意事项1、急件、密件应当先启封，以保证其得到优先处理。2、拆封的文书要分门别类用文件夹分别存放，并按重要程度或紧急程度自上而下叠放。3、拆封后的信封和包装封袋一般不留存。二、拆封（三）注意事项41三、登记（收文）（一）收文登记的含义对收到的文件的基本要素项目和内容作一定形式的记录。（二）收文登记的形式1、簿册式（适合按时间顺序进行登记）2、卡片式（便于多人同时登记利于分类查找，但容易混乱丢失）3、联单式（减少重复登记的手续，不便于保管和整理）三、登记（收文）（一）收文登记的含义42三、登记（收文）（三）收文登记的方法1、总登记把所有收到的文件按照年度、收文时间先后顺序登记，适合收文数量较少的单位。2、分类登记把所有文件先分类别（文件来源、内容分类），再在各类别内编流水号登记。适合文件数量较多的单位。三、登记（收文）（三）收文登记的方法43三、登记（收文）（四）收文登记的项目（及收文登记簿）顺序号、收文日期、来文单位、来文字号、文件标题、密级、签收人、处理情况等。收文登记簿三、登记（收文）（四）收文登记的项目（及收文登记簿）44三、登记（收文）（五）收文登记具体要求1、凡收到重要文件都要登记2、仔细确认不必登记的文件3、根据具体情况采取总登记或分类登记三、登记（收文）（五）收文登记具体要求45四、审核（收文）（一）收文审核的含义文秘部门对收到的下级机关上报的需要办理的公文，从内容、形式、行文制度等各方面进行审查核对。四、审核（收文）（一）收文审核的含义46四、审核（收文）（二）收文审核的重点1、是否应该由本机关办理2、是否符合行文规则3、内容是否符合国家法律法规及其他有关规定4、涉及其他部门或地区权职的事项是否已协商、会签5、文种使用、公文格式是否规范四、审核（收文）（二）收文审核的重点47五、分送分送的含义又称为分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件内容和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门或承办人员阅办。五、分送分送的含义48

六、传阅

（一）传阅的含义对需要送有关领导人和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件的及时处理，提高办文效率。（二）传阅的方法1、传阅顺序按照职务由高到低2、传阅途径以组织传阅的文书人员为中心进行放射状传阅3、根据具体情况可调整传阅顺序

六、传阅

（一）传阅的含义49六、传阅（三）传阅的要求1、每份传阅的文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单2、传阅文件要有时间限制3、文件传阅完毕要及时交给办公室保管4、有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作六、传阅（三）传阅的要求50七、拟办（一）拟办的含义对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时参考。（二）拟办的要求仔细阅读全文，根据收文的性质、内容、密级、时限和阅读范围，以及机关领导的分工、部门的职能职权等情况，简明扼要提出切实可行的意见。七、拟办（一）拟办的含义51七、拟办（三）拟办的方法1、直接写出对收文的初步办理意见：“拟~~~~~”，“建议~~~~~~”2、请有关领导作出指示：“请XX总经理阅示”3、需转有关业务部门研究答复的，可写明：“拟转请XX部门研究提出意见”七、拟办（三）拟办的方法52七、拟办（三）拟办的方法4、应由主管业务部门处理的：“拟转请XX部门阅处”5、需要批复的，可写明：“拟批复同意”，“拟以办公室名义批复同意”6、请求批转的，可写：“拟同意批转，待原则同意后再进行文字审修”七、拟办（三）拟办的方法53七、拟办（三）拟办的方法7、需要传阅的，写明：“请XX、XX阅”（四）拟办注意事项1、需多个领导批示或阅读的文件，要特别注意领导人之间批示和传阅的顺序。2、拟请多个领导传阅的，按职务由高到低3、拟请多个领导批示的，按职务由低到高七、拟办（三）拟办的方法54七、拟办（五）拟办意见的性质1、参考性2、差异性3、概括性七、拟办（五）拟办意见的性质55八、批办（一）批办的含义机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后，对文件如何办理、办理原则和办理过程中应注意的问题作出最后决定，在文件办理单上加以指示或批示的环节。八、批办（一）批办的含义56八、批办（二）批办意见的写法1、同意拟办意见（1）同意（2）原则同意（3）拟同意2、变更拟办意见中的部分内容并作适当补充八、批办（二）批办意见的写法57八、批办（三）批办的注意事项1、领导在批办前要认真阅读全文，仔细考虑拟办意见后再作批示2、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应签署意见、姓名和审批日期3、批办意见写在收文处理单的“批办意见”一栏八、批办（三）批办的注意事项58九、承办（一）承办的含义承办就是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文的内容和要求，由有关部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序。（二）承办要求承办部门收到交办的公文应及时办理，不得延误、推诿。九、承办（一）承办的含义59九、承办（三）承办的内容包括两个方面：办文、办事1、办文是承办工作的重点，主要针对收文的拟稿回复，即办理复文。（承办工作既是收文处理的一个环节，又是发文处理的起始环节）九、承办（三）承办的内容60九、承办办理复文注意事项：（1）认真领会拟办、批办意见，根据意见复文。（2）认真研究文件内容，属于自己承办的药及时办理，不属于自己承办的要说明原因。（3）批办意见要求本部门牵头与其他部门联合复文的，由本部门拟稿与其他部门