某酒店管理及公关销售管理知识系统

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第页公关销售 1第一节 销售员管理 21.1销售员设置 2第二节 配额房管理 42.1 配额房设置 42.2 配额控制 5第三节 房价特殊日期 63.1房价特殊日期设定 6第四节 房价管理 74.1房价码类别 74.2房价码 84.2.1新建房价码 84.2.2房价码列表窗口 10第五节 佣金管理 155.1佣金码 155.2佣金明细设置 175.3佣金记录列表 18第六节 客户档案 196.1客户档案主窗口 196.2新建公司档案 206.3公司档案与预订的关联 25第七节 活动管理 277.1活动列表 277.2新建活动 287.3活动日历 337.4活动日记 33第八节 销售分析 348.1销售分析 348.2销售员分析 36公关销售公关销售部分主要针对饭店公关销售部的实际职能，实现协议管理、客房与各餐饮娱乐点预订以及酒店各类信息及相关报表查询等功能。销售员管理1.1销售员设置X5系统可将全体销售员分成几类，每个类别下又可设置具体的销售员。管理销售员时一般先设置销售员组别，再设置或修改销售员。在维护系统里进行组别设置。组别设置完成后，执行销售→销售员设置，打开『销售员管理』窗口，显示当前销售员。在【请输入条件】栏里输员销售员名字或销售员代码，按回车，即可查到指定销售员，双击可以打开销售员详细信息。图『销售员管理』窗口下方根据销售员状态进行划分，可以根据指定状态进行查询。『销售员管理』窗口右边功能键分别为：〖新建〗：建立新的销售员〖打开〗：打开指定销售员的详细信息〖代码〗：可以根据销售员代码进行查询〖姓名〗：根据名字查询销售员〖活动〗：建立销售员的拜访记录〖备注〗：可以查看当前选中的销售员的备注，也可以直接输入备注内容。操作者可以利用这些按钮完成销售员的管理。销售员设置好后，协议档案中【销售员】项可选择对应销售人员，便于对销售员业绩的统计。（对某一销售人员的所有协议酒店的消费额进行统计即为该员工的销售业绩。）下面以实例说明。实例：增加前厅部销售员扬帆。分析：假设未设置前厅部这个大类，因此，必须首先设置前厅部这类，再增加销售员名单。操作步骤：（1）、在维护系统中，打开『销售员类别』，单击〖编辑〗。输入相关信息后，单击〖存盘〗。如下图所示：图（2）、执行销售→销售员设置，『销售员管理』窗口下，单击右边〖新建〗，打开『销售员』窗口。【代码】处输入YF，这个由操作者决定，也可以是C01等；【姓名】处输入杨帆，【部门】中选择前厅部，按F1弹出帮助窗口，可以进行选择。【职位】处选择销售员，按F1可以弹出帮助窗口，如有其他信息在相应的菜单栏里补充完整，单击〖存盘〗即可。附加信息里可输入备注。如下图所示。图（3）、单击〖存盘〗，即完成销售员的新增操作。配额房管理配额房设置配额房在业务上主要是服务于旅行社、订房中心等房量控制不是非常严格的地方。它在制定配额的时候是不占用房间资源的，只是对资源进行一个预分配。以携程为例具体操作步骤如下：（1）、执行公关销售→配额管理，打开〖客房配额设置〗；图（2）、单击左下角〖新建〗，打开『配额编辑』窗口。【客户】处输入携程，按回车后确认客户档案查找；【日期】处输入起始日期；【配额房数】处录入需要配额的房间数量，选择相应的房类、房价码，单击〖存盘〗即可。图配额控制（1）、【系统提醒】是指超过配额房数的设置后系统会提醒，但仍可以订房。如下图所示；图（2）、【系统控制】是指超过配额房数后系统会提醒，但不能订房。图（3）、【强制扣除】是指配额当天即使有房也不给订房。注意：（1）、做完配额房后可以通过预订→房价查询来实现，房价上字体颜色为红色代表当天无房，蓝色代表当天有房图房价特殊日期3.1房价特殊日期设定在酒店入住，不同的时间段可能同一个房型的价格不一样，需要通过房价特殊日期来设置。打开『房价特殊日期设定』窗口：图房价特殊日期设置，共有三种时间的设置方式：●特定年限的时间段在有效起始时间处输入时间段，一般是年月日。在特定的时间过后，对应的房价码就无效。●无年限的时间段在特殊日期设置的“天”中选择对应的日期，每年的该时间段对应的房价码的价格都是有效的。●固定的星期时间段在特殊日期设置的“星期”中选择对应的星期。比如星期六＆星期天，全年的时间中星期六＆星期天对应的房价码价格有效。在设置房价明细的时候有一个特殊时间的价格，输入对应的价格，即可生效。房价管理房价管理中房价明细、房价码、消费码间的关系可用下图表示。协议单位协议单位销售员协议码（优惠策略）消费码（POS模式）房价码房价明细模式明细4.1房价码类别房价码的定义可分四步完成：（1）、房价码类别设置；（2）、房价码代码及名称的定义；（3）、房价明细项目定义；房价码类别用于对房价码分类，如设置GVT类，所有与政府相关的单位用的房价码，归入这类，便于以后的统计。若酒店没有对这方面的要求，可以只设置一个房价码类别，所有的房价码都属于该类。系统主窗口下，执行公关销售→房价码类别，打开『房价码类别』窗口，如下图所示。图增加GVT（GovernmentRate）类，方法如下：上图窗口下，单击〖增加〗，光标定位于【代码】处，输入GVT，回车，【描述】处输入政府房价，【描述1】处输入GovernmentRate，【系统代码】、【停用】两个参数选择系统默认值即可，输入【序号】，如下图所示。存盘，房价码类别设置成功。〖删除〗：用于删除当前选中的类别（表示当前选中）。〖日志〗：单击日志选项，显示的是对房价码类别进行操作的内容体现。4.2房价码4.2.1新建房价码房价码也可以称为房价优惠包，它是由各种房价明细组成的。实例：建立一名称为L99的房价码，其中包含的房价明细如下表所示。房间类型门市价实价Package备注标准间1200720含双早单人房1100680含单早豪华商务房18001100含双早套房23801760含双早豪华套房52004080含双早包括两卧、两卫表本例只说明如何建立房价码，房价明细的说明将在2.4节说明。操作步骤：（1）、系统主窗口下，执行公关销售→房价码，打开『房价码设置』窗口，如下图所示。该窗口显示当前已有的房价码列表，操作员可按照类别查询房价码，也可使用描述、代码查询。图（2）、单击窗口下方〖新建〗按钮，打开『房价码定义』窗口。图（3）、【代码】处输入L99，【私有】处如打勾表示该房价码为私有房价码，如是门市价等公共房价码，需将勾去掉，【类别】处，打开下拉单，选择对应类别，【描述】处输入中英文描述。选择【开始】、【结束】、【市场码】、【来源】等其他信息，输入【排序】，如暂停使用在【停用】栏里打勾，〖存盘〗，如下图所示。图（4）、点击右边【新建】按钮，打开『房价码明细定义』窗口，输入【描述】、【有效期】、【包价】、【房类】等其它信息，〖存盘〗，如下图所示。【有效期】：明细定义里的有效期是针对某个特定的房型来定的，可以不同于房价码定义的有效期；【包价】：指该房类在此房价码里享受的包价，可以是早餐、服务费等。【基本价格定义】：若一人价与两人价不同，可在【2人价】处输入两人价；【特殊价格定义】：用于录入酒店特殊时期的房价，一般事先会在公司协议中说明该情况。特殊季节在“房价特殊日期设定”功能中完成。【可用性】对于一周内的几天是可以享用这个价格的选项，如双休日不享用此价格的话，可以在周一至周五下打勾；图注意：（1）、【描述】应尽量体现该房价码的特点；（2）、房价码设置完成后，还需要与客户档案中的【优惠策略】进行关联。关联后，预订时只需要调用该公司、旅行社或订房中心的档案就可以享用该档案对应的协议房价码。4.2.2房价码列表窗口『房价码列表』如下图所示，4.2.1节我们着重说明如何新建房价码，下面将对该窗口做一个比较全面的介绍。图查询查询房价码的条件有：类别、代码、描述，可以选择一个或多个条件查询。单击【类别】处，打开下拉单，单击选择类别，单击〖查询〗，显示某类房价码。若，已经房价码描述，则可输入【描述】，再〖查询〗。功能按钮〖已停用〗――当选择了已停用显示的是当前停用的房价码列表。〖新建〗――单击，打开『房价码定义』窗口，新建房价码。〖编辑〗――单击，打开当前蓝色选中房价码定义窗口，可修改相关信息。注意，【代码】是无法修改的。〖删除〗――单击，弹出确认窗口，确定后即可删除当前蓝色选中的房价码。〖复制〗――用于复制房价码。假设A单位的房价码与B单位的房价码基本相同，只有明细不同，操作员可复制A单位房价码，修改之后即可成为B单位房价码。操作步骤如下：（1）、单击〖复制〗，弹出输入窗口，输入复制后的代码名称，假设为RAC-A；图（2）、单击〖确认〗，弹出代码为RAC-A的『房价码定义』窗口，修改相关信息，增删房价明细，新的房价码改建成功。〖引用〗――对房价码进行整体的变价，假设A单位的房价码与B单位的房价码基本相同，只有明细有少许的不同，操作员可引用A单位房价码，通过【倍数】【外加】等按钮即可成为B单位房价码具体操作步骤如下：（1）、选择需要引用的房价码，单击〖引用〗，弹出输入窗口，输入复制后的代码名称，假设为RAC-B；图(2)、单击〖确认〗，弹出代码为RAC-B的『房价码定义』窗口，修改相关信息，新的房价码改建成功。图注意：（1）、引用后的房价码只能通过倍数、外加和四舍五入的方式来实现房价的变动，它的原则就是先乘除后加减再四舍五入；（2）、被引用的母房价变动后新房价价格也随之改变；（3）、引用房价码的价格只能在RateQuery中查看；〖包价〗――单击，打开『包价帮助』窗口，蓝色选中的为当前房价码含有的包价。包价里的选项可以多选也可以单选图〖信息〗――单击，打开『房价码信息』窗口，可查阅当前选中房价码的基本信息。图〖可用性〗――选中房价码后单击，打开『房价码可用性设置』窗口，可以查看当前的房价码在某断时间的使用情况图以2009年5月为例，这一个月的每周六都要求关闭AST房型，具体操作如下：（1）、打开『房价码可用性设置』窗口后选择相应的日期，出现后点击右下角的【条件】按钮，出现一个‘限制’窗口图（2）、在〖动作设置〗上选择关闭，〖开始〗选择2009/05/01，〖结束〗选择2009/05/31，在下面星期处选择周六，〖房类〗选择AST，单击〖确认〗图图注意：（1）、在Restrictions窗口，星期如果不选择就意味着每周的这天需要手工再去设置；（2）取消当前设置，只要在动作设置选择相反的选项即可。佣金管理5.1佣金码在系统中设置佣金码后，可实现电脑系统自动计算佣金的功能，方便核对。操作步骤：（1）、系统主窗口下，执行公关销售→佣金码，打开如下『佣金码列表』窗口。在【佣金码】栏里可以输入代码或在【描述】栏里输入佣金码相关信息，单击【查询】，即可查询指定的佣金码；图（2）、点击〖新建〗，输入【代码】、【描述】（中文）、【描述】（英文）。如果该佣金码是阶梯型的，则需要在【阶梯时段】中选择时段“年”、“月”或“季”。【阶梯分房类】：阶梯返佣是否按照房间类型进行返佣。【停用】：是否禁止使用，禁止就打勾。输入相关信息后点击〖存盘〗即可。图〖编辑〗：修改指定的佣金码，修改后点击【存盘】即可。〖删除〗：删除指定的佣金码。〖复制〗：可以复制指定的佣金码，只要输入新的佣金代码名称即可。〖退出〗：退出佣金码窗口。5.2佣金明细设置根据酒店实际采用的佣金策略，系统将佣金分为按照比例、按照定额以及按照阶梯设置佣金。比例及定额佣金的设置操作步骤：（1）、在『佣金码定义』窗口单击右侧的〖新建明细（M）〗；图（2）、打开『佣金明细码设置』窗口。根据实际情况选择相关项目信息，例如“方式”、“类型”、“金额/比例”、“房类”、“加收是否返佣”等，然后单击〖存盘〗，退出即可。图相关信息解释如下：【方式】：包含“间天”和“次”，可以按一个间天返佣多少来定，也可以按次数来返佣。【类型】：返佣金额的计算方式：“比例”（按照房价的百分比来计算返佣金额），“定额”（按照每间房固定的金额进行返佣），“底价”（酒店给协议单位的一个底价，如果协议单位的实际卖出的房价高于底价，那么差额由酒店返给协议单位）。【金额/比例】：该项内容与【类型】相关联。如果【类型】是“比例”，那么返佣比例必须输入百分比数（如0.1表示返10%）；如果是【类型】是“定额”，则输入返佣金额（如50表示每间房返佣50元/间天），如是“底价”，也输入金额（如300表示底价300，多出的金额均算作返佣）。【房类】：选择返佣的房间类型，可多选。【加收是否返佣】：如果加收房费也算返佣，则在“加收房费是否返佣”处选择相关选项。例如：“全天T”表示如果加收全天，要返佣。“全天F”表示加收全天房费，不返佣。【扣包价】：只针对类型为比例的返佣方式可用，当扣包价打上勾后表示该返佣是扣除包价来计算的。【扣服务费】：与扣包价类似，选择扣服务费表示返佣是以扣除服务费来计算的。【阶梯返佣定义】：有的酒店与旅行社或者订房中心签有协议，当他们的订房量达到一定程度后，可以提高佣金金额。系统里可以按年、按季度或按月来统计订房量，当某种房型或订房总数超过一定量后，返佣比例上调。用户可以在“阶梯返佣定义”中进行设置。如下图表示达到1-4间时，返佣10%/天；5-10间房时，返佣15%/天，10间以上返佣20%。但是具体如何实现返阶梯佣金，需要由工程师现场设置。图5.3佣金记录列表佣金记录列表列出了需要返佣的一些记录。可以按返佣客户来进行查询，也可按时间审核的状态以及支付状态来查询。同时使用右边的功能按钮可以来查看主单＆档案信息；审核佣金的返佣情况；也可以查看一些支付的情况等。系统主窗口下，执行销售→佣金记录列表，打开『佣金明细』窗口。系统可以按返佣客户来进行查询，也可按时间、审核的状态以及支付状态来查询。右边的相关功能按钮解释如下：〖审核〗：对系统自动产生的佣金进行审核。审核后，列表中的“审核”列会打上勾。〖取消审核〗：对之前已经审核的进行取消操作〖支付〗：如果佣金已经结算，则在系统中进行佣金支付，列表上的“支付”列会打上勾。〖支付列表〗：罗列已经进行结算的佣金纪录。〖E.打印〗：打印当前需要返佣的纪录。客户档案档案是酒店关于客人、公司、旅行社、订房中心、团队的信息汇总，包括基本信息、住店历史、当前预订、房价折扣等。6.1客户档案主窗口系统主窗口下，执行公关销售→客户档案，或按CTRL+L，打开『客户档案列表』窗口，如下图所示。档案分成五大类：宾客、团体&会议、公司、旅行社、订房中心。图『组合条件查询』窗口输入查询条件，单击〖确认〗，显示查询结果，双击某记录，可打开。查询常用条件有：名称、单位名、编号、销售员等。6.2新建公司档案●操作步骤：（1）、『客户档案列表』窗口，退出『组合条件查询』窗口；（2）、单击〖新建〗，打开档案类型选择窗口，单击“公司”，打开档案主单。图（3）、输入公司【本名】、【名称2】。注意：【本名】必须正确输入（外国公司的名称请注意大小写），才能保证客户档案的正确匹配，相关单据（如帐单、登记单）的正确显示。（4）、使用Tab键、回车或者鼠标移动光标至下一项目，输入信息或者从帮助菜单（下拉单或帮助窗口）中选择相关信息。（5）、基本信息录入完整后，单击〖存盘〗，自动生成档案号。图●档案信息（1）、主要信息――公司主要信息；（2）、附加信息――公司附加信息；图（3）、喜好与特要--一般是针对散客档案使用的。图（4）、图像资料与相关人――联系人、签单人、负责人签名、照片等资料.在下图的方框内空白处双击，即可打开『客户档案相关人编辑』窗口，进行增加。图（5）、GuestInfo――卡及其纪念日；（6）、活动相关――记录该公司的相关活动，双击可以打开指定的活动主单；图单击〖增加〗，打开『活动主单』窗口，如下图，在此窗口中编辑客户拜访信息。输入【目的】、【开始时间】、【结束时间】等，单击〖保存〗即可。图（7）、投诉记录――记录客人投诉；（8）、优惠策略――房价、餐饮等消费优惠，一般由销售部建立、维护，预订、接待员查询使用；图（9）、统计分析――公司历史消费统计，统计的时候可以统计综合消费数据，也可以统计明细消费数据；图系统默认显示综合统计数据，如要查看明细记录，则单击【明细】，单击〖刷新〗，即可查看到该档案历史的消费记录。双击某一条消费记录可打开预订主单，查看详细信息；图（10）、预订信息――该档案当前的预订、在住、本日退房的记录；图注意：旅行社、订房中心档案的建立同公司。6.3公司档案与预订的关联比较新建预订时，有无公司档案的区别。●若宾客是某一协议单位的，宾客预订单中要求输入该客人对应的公司，系统将根据公司档案，自动显示与之匹配的房价码，操作员选择房类后，系统将自动显示对应房类的协议价。操作步骤：（1）、宾客预订下，【公司】处，按F1，打开『客户档案查找』，输入公司名等可查询的条件，单击〖查询〗，显示查询结果，如下图所示。图（2）、单击选择公司，单击〖确定〗，预订主单【公司】处，显示该公司档案号，【房价码】处显示该公司对应房价码。●公司/旅行社/订房中心档案下，单击选择“预订信息”标签页，可以看到有〖散客预订〗、〖团体预订〗、〖会议预订〗三个按钮，可直接操作不同的预订。图单击〖散客预订〗，打开预订主单，由于是该公司档案下新建预订，系统自动导入【公司】、【房价码】等基本信息，如下图所示。图活动管理7.1活动列表（1）、系统主窗口下，执行公关销售→活动列表，打开『活动列表』窗口。图（2）、查看活动列表,在右上方“请输入条件”栏里输入活动的【协议单位】名称按回车可以找到相关活动，双击可以打开活动主单。如该活动为周期活动，则双击打开时系统会提示打开方式。图右侧功能：〖新建〗：建立新的活动主单〖主单〗：打开指定活动主单〖活动单打印〗：根据设置好的模版打印活动主单也可以通过右下角的组合查询，输入相应的条件查询指定的活动主单。图列表最下方可以选择完成或未完成查看相应的活动主单。7.2新建活动活动主要用于销售员对各项事务进行管理，其功能类似于备忘录。操作步骤：（1）、『活动列表』窗口，点击右侧〖新建〗功能，打开『活动主单』窗口。图（2）、以下说明活动主单上各项目的含义：【协议单位】：选择输入协议单位名称（如没有可不填写）。【联系人】：输入协议单位后，电脑会自动匹配该单位的联系人。【预定主单】：如建立过相应的预订单可以在此选择匹配。【目的】：输入活动的目的（必输项）。【开始时间】：输入活动的开始时间。【结束时间】：输入活动的结束时间。【类型】：按F1选择活动的类型。【负责人】：选择相应的活动负责人。【提醒】：可以设置提醒时间，设置后会自动弹出窗口提示。【优先级】：选择活动的优先级。【标签】：选择活动的性质。【金额】：输入活动所需的大致金额。【完成】：活动结束打勾。【备注】：输入活动的其他相关信息。输入相关信息后点击〖保存〗，系统提示信息保存成功，该活动新建完成。图（3）、点击【计划】标签页，可查看到以图表形式显示该销售员需完成活动。也可增加负责活动的销售员。点击〖添加〗，在销售员栏里选择负责活动的销售员。点击〖删除〗，可删除销售员。绿色和红色代表设置活动的时间段，点击上一个或下一个可以根据设置的时间长度查看其余的空余时间。蓝色是代表该活动所占用的时间。图（4）、点击【跟踪】标签页，此处显示该活动销售员负责的情况，可以输入相应的跟踪的信息，但需要用该销售员的电脑工号进系统后方可操作。图（5）、点击【反馈】标签页，此处用于活动结束后销售员可以输入活动的反馈意见，主管可以输入该活动的相关批示。图（6）、重复周期：如该活动在一段时间内重复进行，进行此设置后不需要新建多个活动主单。点击“重复周期”菜单，打开『活动周期』窗口。图其中：【定期模式】：可选择相应的时间段。选择“天”，及“每1天”，【重复范围】处输入相应的起止时间及重复次数，那每天会出现相应的活动。如果选择“每个工作日”，则在起止时间内的工作日才会重复。选择“周”：可以选择一周内的具体的某一天。图选择“月”：可以选择每月的某几天。图选择“年”：可以选择一年中的某同日。图输完之后点击〖确定〗即可。此时如查看活动列表，可看到多条重复记录。点击〖删除周期〗，可删除之前建立的重复周期。7.3活动日历（1）、系统主窗口下，执行公关销售→活动日历，打开『日历』窗口。系统默认显示本工号销售员负责的活动。图上方第一栏可选择不同的时间段，第二栏选择天、周或月进行查询，时间可以直接修改，或进行单日翻页，最后一栏可以切换查看其他销售员的活动情况。（2）、可在该列表下新建活动，鼠标拖动选择对应的时间段，放开鼠标，系统提示“新建活动？”，选择〖是〗，即可打开『活动主单』窗口，此时时间段已选择，只需输入其他相关信息保存即可。7.4活动日记系统主窗口下，执行公关销售→活动日记，打开『活动日记』窗口。图活动日记可用于查看所有销售员的活动情况，也可在相应的时间段，按住鼠标左键进行相应拖动建立新的活动主单。操作同“日历”窗口下新建活动。销售分析8.1销售分析销售分析功能可用于查看自定义的销售统计报表。操作步骤：（1）、系统主窗口下，执行公关销售→销售分析，打开『销售分析』窗口。图（2）、『查询条件』窗口，在【统计指标】栏里选择要查看的项目；【年】：选择相应的查看年份；【客户类别】：选择查看的协议单位类别，也可以在【其他】栏里根据不同的类别进行选择，选择后点击〖确定〗即可产生相应的数据统计表。图右排功能键：〖查询〗：可以继续选择其他条件查询相应的统计数据〖档案〗：打开指定单位的客户档案信息〖Top〗：可以选择查看排名前几位的公司统计数据操作步骤：（1）、点击〖Top〗，打开『TopX』窗口；图（2）、选择要分析的前几位的信息，也可在最后一栏中自由输入，此处选择“Top10”，点击〖确定〗。系统会选择前10的相关信息。图（3）、点击右侧〖分析〗功能，可打开所选公司的柱形比较图，可进行比较查看。图8.2销售员分析该功能可查看销售员的业绩统计，其中操作方法如上述销售分析，此处不再赘述。 DATE\@"M.d.yyyy"10.11.2022DATE\@"HH:mm"DATE\@"M.d.yyyy"10.11.2022DATE\@"HH:mm"20:26DATE\@"HH:mm:ss"20:26:08TIME\@"yy.M.d"22.10.11TIME\@"h时m分"20时26分TIME\@"h时m分s秒"20时26分8秒DATE\@"MMM.d,yy"Oct.11,22DATE\@"dMMMMyyyy"11October2022DATE\@"h:mm:ssam/pm"8:26:08PMDATE\@"HH:mm:ss"20:26:08TIME\@"yyyy年M月d日星期W"2022年10月11日星期二DATE\@"HH:mm:ss"20:26:08附录资料：不需要的可以自行删除实用powerpoint技巧总结一大群与会人员正襟危坐，你豪情满怀地进行着某个新产品的演示或介绍，却不小心由于鼠标左键的误操作导致幻灯片跳到了本不应该出现的位置，或者本应按下鼠标左键切换到下一张，却由于按下了右键而出现一个快捷菜单。不用担心，只要进行小小的设置，就可以将这些烦人的问题统统搞定。

从任务窗格中打开“幻灯片切换”，将换片方式小节中的“单击鼠标时”和“每隔”两个复选项全部去除，然后将这个设置应用于所有幻灯片，以后切换到下一张或上一张，只有通过键盘上的方向键才能进行操作。至于另外一个问题，解决的办法也很简单，从“工具”菜单下打开“选项→视图”窗口，取消“幻灯片放映”小节上的“右键单击快捷菜单”复选框即可。■在演示文稿内复制幻灯片要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的“大纲”或“幻灯片”选项中，选择要复制的幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按键；若不按顺序选取幻灯片，请在单击时按键。然后在“插入”菜单上，单击“幻灯片副本”，或者直接按下“”组合键，则选中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。■自动黑屏在用展示课件的时候，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的图片影响学生的学习注意力可以按一下“”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下“”键即可恢复正常。按“”键也会产生类似的效果。■将幻灯片发送到文档、在中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“”。、在“将幻灯片添加到文档”之下，如果要将幻灯片嵌入文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到文档，请单击“粘贴链接”。如果链接文件，那么在中编辑这些文件时，它们也会在文档中更新。、单击“确定”按钮。此时，系统将新建一个文档，并将演示文稿复制到该文档中。如果未启动，则系统会自动启动。■让幻灯片自动播放要让的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从改为后再双击它即可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。■增加的“后悔药”在使用编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下最多只能够恢复最近的次操作。其实，允许用户最多可以“反悔”次，但需要用户事先进行如下设置：在“工具－选项”，击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“”，确定。■中的自动缩略图效果你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按键演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。■快速灵活改变图片颜色利用制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示‘图片’工具栏”选项（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。■为添加公司用为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的，这样可以间接地为公司做免费广告。执行“视图－母版－幻灯片母版”命令，在“幻灯片母版视图”中，将放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了，而且在普通视图上也无法改动它了。■“保存”特殊字体为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。在中，执行“文件－另存为”，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存选项”，在弹出其对话框中选中“嵌入字体”项，然后根据需要选择“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”项，最后点击“确定”按钮保存该文件即可。■利用组合键生成内容简介我们在用制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下即可。■演示文稿中的图片随时更新在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行“插入－图片－来自文件”，然后打开“插入图片”窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行了修改，那么在演示文稿中的图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。■快速调用其他在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。在幻灯片选项卡时，使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择“菜单”中的“幻灯片（从文件）”命令，在打开的“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在“选定幻灯片”列表框中。选中需要插入的幻灯片，单击“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击“全部插入”即可。这样，其他文档中的幻灯片就为我们所用了。■快速定位幻灯片在播放演示文稿时，如果要快进到或退回到第张幻灯片，可以这样实现：按下数字键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标左右键并停留秒钟以上。■利用剪贴画寻找免费图片当我们利用制作演示文稿时，经常需要寻找图片来作为铺助素材，其实这个时候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞定。方法如下：插入－图片－剪贴画，找到“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在“搜索范围”下拉列表中选择“收藏集”，单击“搜索”即可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉及任何版权事宜，大家可以放心使用。■制作滚动文本在中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下：视图－工具栏－控件箱，打开控件工具箱，点击“文字框”选项，插入“文字框”控件，然后在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。接着在“文字框”上右击鼠标，选择快捷菜单中的“属性”命令，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。设置好后右击“文字框”，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本编辑完之后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。■突破次的撤消极限的“撤消”功能为文稿编辑提供了很大方便。但默认的操作次数却只有次。执行“工具－选择”，击“编辑”标签卡，在“最多可取消操作数”中设置你需要的次数即可。不过要注意，撤消操作次数限制最多为次。■利用画笔来做标记利用放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记，这时该怎么办？在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项－绘图”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按键便可退出。■快速调节文字大小在中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按]是放大文字，[是缩小文字。

■计算字数和段落执行“文件－属性”，在其对话框中选“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。■轻松隐藏部分幻灯片对于制作好的幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们可以将它隐藏。方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按，分别点击要隐藏的幻灯片，点击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上面的操作即可。■将图片文件用作项目符号一般情况下，我们使用的项目符号都是、、，、、之类的。其实，我们还可以将图片文件作为项目符号，美化自己的幻灯片。首先选择要添加图片项目符号的文本或列表。点击“格式－项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，你就可以选择图片项目符号。在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击确定。■对象也用格式刷在中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击“格式刷”就可以了。其实，不光文本框，其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。■幻灯片放映时让鼠标不出现幻灯片在放映时，有时我们需要对鼠标指针加以控制，让它一直隐藏。方法是：放映幻灯片，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“指针选项－箭头选项”，然后单击“永远隐藏”，就可以让鼠标指针无影无踪了。如果需要“唤回”指针，则点击此项菜单中的“可见”命令。如果你点击了“自动”（默认选项），则将在鼠标停止移动秒后自动隐藏鼠标指针，直到再次移动鼠标时才会出现。■改变链接文字的默认颜色中如果对文字做了超链接或动作设置，那么会给它一个默认的文字颜色和单击后的文字颜色。但这种颜色可能与咱们预设的背景色很不协调，想更改吗？那么可以点击菜单命令“格式－幻灯片设计”，在打开的“幻灯片设计”任务窗格下方的“编辑配色方案…”。在弹出的“编辑配色方案”对话框中，点击“自定义”选项卡，然后就可以对超链接或已访问的超链接文字颜色进行相应的调整了。■快速切换输入法大家知道在中通过设置可以方便地切换输入法，难道在中就没有这样的功能吗？事实上是有这种功能的：单击“工具”菜单中的“选项”命令，切换到“编辑”选项卡，选中“’自动键盘’切换”复选框，单击确定即可。该设置对已有文件的编辑非常方便，但在编辑新文件时却起不了多大的作用。■巧用文字环绕方式在中，我们在插入剪贴画之后可以将它自由旋转，但在中将剪贴画插入后却不可以这样旋转。其实，我们只须选中插入的剪贴画，然后在出现的“图片”工具栏中点击“文字环绕”按钮，在弹出的文字环绕方式中选择除“嵌入型”以外的其它任意一种环绕方式，该剪贴画就可以进行自由旋转了。此外，如果我们先在中插入剪贴画，然后将它剪切到中，也可以直接将它进行自由旋转。■快速选择多个对象在中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候，更是如此。不过，我们可以点击“绘图”工具栏右侧的三角箭头（工具栏选项），依次指向“添加或删除按钮－绘图”，然后选中“选中多个对象”，将它添加到“绘图”工具栏中，点击它，会打开“选择多个对象”对话框。我们只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。这个按钮的添加也可以这么做：点击菜单命令“工具－自定义”，在打开的对话框中点击“命令”选项卡，然后在“类别”中选“绘图”，在“命令”栏中选择“选中多个对象”，将它拖至工具栏的任意位置。■打造多彩公式在中也可以使用公式编辑器插入公式。但默认的公式都是黑颜色的，与我们演示文稿的背景很不协调。其实，我们可以选中编辑好的公式，然后点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“显示‘图片’工具栏”命令。再点击“图片”工具栏中的“图片重新着色”按钮，就可以在打开的对话框中为公式指定其他的任意颜色了。■灵活设置背景大家可以希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。■防止被修改在中点击“工具－选项－安全性”，然后设置“修改权限密码”即可防止文档被人修改。另外，还可以将存为格式，这样双击文件后可以直接播放幻灯片。■看看的特殊播放模式播放文档时，点击的“幻灯片放映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，这时必须使用“”或“”组合键才能与其他窗口切换。如果在播放幻灯片时，按住键不放，依次按下“”、“”键激活播放操作，就可以让幻灯片放映模式变成一个带标题栏和菜单栏的普通窗口形式，操作起来就方便多了。■去掉链接文字的下划线向文档中插入一个文本框，在文本框输入文字后，选中整个文本框，设置文本框的超链接。这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。■窗口模式下播放在按住键不放的同时，依次按和键即可。这个时候就可在窗口模式下播放了。■一次性展开全部菜单由于工作的关系，经常使用发现它的菜单很是麻烦，想全部展开所有菜单项，必须单击菜单中向下的双箭头。后来打开“工具－自定义”，单击“选项”选项卡，选定“始终显示整个菜单”复选框，再单击“关闭”按钮就可以一次性展开全部菜单了。■巧用键盘铺助定位对象在中有时候用鼠标定位对象不太准确，按住键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。■巧让多对象排列整齐在某幻灯片上插入了多个对象，如果希望快速让它们排列整齐，按住键，依次单击需要排列的对象，再选择“绘图－对齐或分布”，最后在排列方式列表中任选一种合适的排列方式就可实现多个对象间隔均匀的整齐排列。■打印清晰可读的文档通常文稿被大家编辑得图文声色并茂，但若把这样的演示文稿用黑白打印机打印出来，可读性就较差。以下的方法，可以让你用黑白打印机打印出清晰可读的演示文稿：首先点击“工具－选项”命令，单击“打印”选项卡，在“此文档的默认打印设置”标题下，单击“使用下列打印设置”，然后在“颜色灰度”框中，单击“纯黑白”。确定后在“颜色灰度”框中选择“灰度”模式是在黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式，此时将以不同灰度显示不同彩色格式；选择“纯黑白”模式则将大部分灰色阴影更改为黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义；选择“颜色”模式则可以打印彩色演示文稿，或打印到文件并将颜色信息存储在*文件中。当选择“颜色”模式时，如果打印机为黑白打印机，则打印时使用“灰度”模式。■将声音文件无限制打包到文件中幻灯片打包后可以到没有安装的电脑中运行，如果链接了声音文件，则默认将小于的声音素材打包到文件中，而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到文件中。方法是：单击“工具－选项－常规”，将“链接声音文件不小于”改大一点，如“”（最大值）就可以了。■编辑放映两不误能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢？答案是肯定的，只须按住不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了，此时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了。■将演示文稿保存为图片大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为“页”可以将幻灯片中的所有图片保存下来，如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作呢？打开要保存为图片的演示文稿，单击“文件－另存为”，将保存的文件类型选择为“文件交换格式”，单击“保存”按钮，此时系统会询问用户“想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片？”，根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。■图表也能用动画展示中的图表是一个完整的图形，如何将图表中的各个部分分别用动画展示出来了呢？其实只须右击图表，选择“组合”中的“取消组合”就可以将图表拆分开来了，接下来就可以对图表中的每个部分分别设置动作。■中视图巧切换当你点击“普通视图”按钮时如果按下键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按键）则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下键就可以切换到“讲义母版视图”。■：隐藏重叠的图片如果在幻灯片中插入很多精美的图片，在编辑的时候将不可避免地重叠在一起，妨碍我们工作，怎样让它们暂时消失呢？方法如下：首先单击“开始”选项卡，找到“编辑”功能组，再点击“选择→选择窗格”，在工作区域的右侧会出现“选择和可见性”窗格。在此窗格中，列出了所有当前幻灯片上的“形状”，并且在每个“形状”右侧都有一个“眼睛”的图标，单击想隐藏的“形状”右侧的“眼睛”图标，就可以把档住视线的“形状”隐藏起来了。引用

转载的小技巧要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的“大纲”或“幻灯片”选项中，选择要复制的幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按键；若不按顺序选取幻灯片，请在单击时按键。然后在“插入”菜单上，单击“幻灯片副本”，或者直接按下“”组合键，则选中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。■让幻灯片听我的一大群与会人员正襟危坐，你豪情满怀地进行着某个新产品的演示或介绍，却不小心由于鼠标左键的误操作导致幻灯片跳到了本不应该出现的位置，或者本应按下鼠标左键切换到下一张，却由于按下了右键而出现一个快捷菜单。不用担心，只要进行小小的设置，就可以将这些烦人的问题统统搞定。从任务窗格中打开“幻灯片切换”，将换片方式小节中的“单击鼠标时”和“每隔”两个复选项全部去除，然后将这个设置应用于所有幻灯片，以后切换到下一张或上一张，只有通过键盘上的方向键才能进行操作。至于另外一个问题，解决的办法也很简单，从“工具”菜单下打开“选项→视图”窗口，取消“幻灯片放映”小节上的“右键单击快捷菜单”复选框即可。■自动黑屏在用展示课件的时候，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的图片影响学生的学习注意力可以按一下“”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下“”键即可恢复正常。按“”键也会产生类似的效果。■将幻灯片发送到文档、在中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“”。、在“将幻灯片添加到文档”之下，如果要将幻灯片嵌入文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到文档，请单击“粘贴链接”。如果链接文件，那么在中编辑这些文件时，它们也会在文档中更新。、单击“确定”按钮。此时，系统将新建一个文档，并将演示文稿复制到该文档中。如果未启动，则系统会自动启动。■让幻灯片自动播放要让的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从改为后再双击它即可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。■增加的“后悔药”在使用编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下最多只能够恢复最近的次操作。其实，允许用户最多可以“反悔”次，但需要用户事先进行如下设置：在“工具－选项”，击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“”，确定。■中的自动缩略图效果你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按键演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。■快速灵活改变图片颜色利用制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示‘图片’工具栏”选项（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。■为添加公司用为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的，这样可以间接地为公司做免费广告。执行“视图－母版－幻灯片母版”命令，在“幻灯片母版视图”中，将放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了，而且在普通视图上也无法改动它了。■“保存”特殊字体为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。在中，执行“文件－另存为”，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存选项”，在弹出其对话框中选中“嵌入字体”项，然后根据需要选择“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”项，最后点击“确定”按钮保存该文件即可。■利用组合键生成内容简介我们在用制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下即可。■演示文稿中的图片随时更新在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行“插入－图片－来自文件”，然后打开“插入图片”窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行了修改，那么在演示文稿中的图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。■快速调用其他在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。在幻灯片选项卡时，使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择“菜单”中的“幻灯片（从文件）”命令，在打开的“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在“选定幻灯片”列表框中。选中需要插入的幻灯片，单击“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击“全部插入”即可。这样，其他文档中的幻灯片就为我们所用了。■快速定位幻灯片在播放演示文稿时，如果要快进到或退回到第张幻灯片，可以这样实现：按下数字键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标左右键并停留秒钟以上。■利用剪贴画寻找免费图片当我们利用制作演示文稿时，经常需要寻找图片来作为铺助素材，其实这个时候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞定。方法如下：插入－图片－剪贴画，找到“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在“搜索范围”下拉列表中选择“收藏集”，单击“搜索”即可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉及任何版权事宜，大家可以放心使用。■制作滚动文本在中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下：视图－工具栏－控件箱，打开控件工具箱，点击“文字框”选项，插入“文字框”控件，然后在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。接着在“文字框”上右击鼠标，选择快捷菜单中的“属性”命令，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。设置好后右击“文字框”，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本编辑完之后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。■突破次的撤消极限的“撤消”功能为文稿编辑提供了很大方便。但默认的操作次数却只有次。执行“工具－选择”，击“编辑”标签卡，在“最多可取消操作数”中设置你需要的次数即可。不过要注意，撤消操作次数限制最多为次。■利用画笔来做标记利用放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记，这时该怎么办？在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项－绘图”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按键便可退出。■快速调节文字大小在中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按]是放大文字，[是缩小文字。■计算字数和段落执行“文件－属性”，在其对话框中选“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。■轻松隐藏部分幻灯片对于制作好的幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们可以将它隐藏。方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按，分别点击要隐藏的幻灯片，点击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上面的操作即可。■将图片文件用作项目符号一般情况下，我们使用的项目符号都是、、，、、之类的。其实，我们还可以将图片文件作为项目符号，美化自己的幻灯片。首先选择要添加图片项目符号的文本或列表。点击“格式－项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，你就可以选择图片项目符号。在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击确定。■对象也用格式刷在中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击“格式刷”就可以了。其实，不光文本框，其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。■幻灯片放映时让鼠标不出现幻灯片在放映时，有时我们需要对鼠标指针加以控制，让它一直隐藏。方法是：放映幻灯片，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“指针选项－箭头选项”，然后单击“永远隐藏”，就可以让鼠标指针无影无踪了。如果需要“唤回”指针，则点击此项菜单中的“可见”命令。如果你点击了“自动”（默认选项），则将在鼠标停止移动秒后自动隐藏鼠标指针，直到再次移动鼠标时才会出现。■改变链接文字的默认颜色中如果对文字做了超链接或动作设置，那么会给它一个默认的文字颜色和单击后的文字颜色。但这种颜色可能与咱们预设的背景色很不协调，想更改吗？那么可以点击菜单命令“格式－幻灯片设计”，在打开的“幻灯片设计”任务窗格下方的“编辑配色方案…”。在弹出的“编辑配色方案”对话框中，点击“自定义”选项卡，然后就可以对超链接或已访问的超链接文字颜色进行相应的调整了。■快速切换输入法大家知道在中通过设置可以方便地切换输入法，难道在中就没有这样的功能吗？事实上是有这种功能的：单击“工具”菜单中的“选项”命令，切换到“编辑”选项卡，选中“’自动键盘’切换”复选框，单击确定即可。该设置对已有文件的编辑非常方便，但在编辑新文件时却起不了多大的作用。■巧用文字环绕方式在中，我们在插入剪贴画之后可以将它自由旋转，但在中将剪贴画插入后却不可以这样旋转。其实，我们只须选中插入的剪贴画，然后在出现的“图片”工具栏中点击“文字环绕”按钮，在弹出的文字环绕方式中选择除“嵌入型”以外的其它任意一种环绕方式，该剪贴画就可以进行自由旋转了。此外，如果我们先在中插入剪贴画，然后将它剪切到中，也可以直接将它进行自由旋转。■快速选择多个对象在中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候，更是如此。不过，我们可以点击“绘图”工具栏右侧的三角箭头（工具栏选项），依次指向“添加或删除按钮－绘图”，然后选中“选中多个对象”，将它添加到“绘图”工具栏中，点击它，会打开“选择多个对象”对话框。我们只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。这个按钮的添加也可以这么做：点击菜单命令“工具－自定义”，在打开的对话框中点击“命令”选项卡，然后在“类别”中选“绘图”，在“命令”栏中选择“选中多个对象”，将它拖至工具栏的任意位置。■打造多彩公式在中也可以使用公式编辑器插入公式。但默认的公式都是黑颜色的，与我们演示文稿的背景很不协调。其实，我们可以选中编辑好的公式，然后点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“显示‘图片’工具栏”命令。再点击“图片”工具栏中的“图片重新着色”按钮，就可以在打开的对话框中为公式指定其他的任意颜色了。■灵活设置背景大家可以希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。■防止被修改在中点击“工具－选项－安全性”，然后设置“修改权限密码”即可防止文档被人修改。另外，还可以将存为格式，这样双击文件后可以直接播放幻灯片。■看看的特殊播放模式播放文档时，点击的“幻灯片放映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，这时必须使用“”或“”组合键才能与其他窗口切换。如果在播放幻灯片时，按住键不放，依次按下“”、“”键激活播放操作，就可以让幻灯片放映模式变成一个带标题栏和菜单栏的普通窗口形式，操作起来就方便多了。■去掉链接文字的下划线向文档中插入一个文本框，在文本框输入文字后，选中整个文本框，设置文本框的超链接。这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。■窗口模式下播放在按住键不放的同时，依次按和键即可。这个时候就可在窗口模式下播放了。■一次性展开全部菜单由于工作的关系，经常使用发现它的菜单很是麻烦，想全部展开所有菜单项，必须单击菜单中向下的双箭头。后来打开“工具－自定义”，单击“选项”选项卡，选定“始终显示整个菜单”复选框，再单击“关闭”按钮就可以一次性展开全部菜单了。■巧用键盘铺助定位对象在中有时候用鼠标定位对象不太准确，按住键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。■巧让多对象排列整齐在某幻灯片上插入了多个对象，如果希望快速让它们排列整齐，按住键，依次单击需要排列的对象，再选择“绘图－对齐或分布”，最后在排列方式列表中任选一种合适的排列方式就可实现多个对象间隔均匀的整齐排列。■打印清晰可读的文档通常文稿被大家编辑得图文声色并茂，但若把这样的演示文稿用黑白打印机打印出来，可读性就较差。以下的方法，可以让你用黑白打印机打印出清晰可读的演示文稿：首先点击“工具－选项”命令，单击“打印”选项卡，在“此文档的默认打印设置”标题下，单击“使用下列打印设置”，然后在“颜色灰度”框中，单击“纯黑白”。确定后在“颜色灰度”框中选择“灰度”模式是在黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式，此时将以不同灰度显示不同彩色格式；选择“纯黑白”模式则将大部分灰色阴影更改为黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义；选择“颜色”模式则可以打印彩色演示文稿，或打印到文件并将颜色信息存储在*文件中。当选择“颜色”模式时，如果打印机为黑白打印机，则打印时使用“灰度”模式。■将声音文件无限制打包到文件中幻灯片打包后可以到没有安装的电脑中运行，如果链接了声音文件，则默认将小于的声音素材打包到文件中，而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到文件中。方法是：单击“工具－选项－常规”，将“链接声音文件不小于”改大一点，如“”（最大值）就可以了。■编辑放映两不误能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢？答案是肯定的，只须按住不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了，此时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了。■将演示文稿保存为图片大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为“页”可以将幻灯片中的所有图片保存下来，如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作呢？打开要保存为图片的演示文稿，单击“文件－另存为”，将保存的文件类型选择为“文件交换格式”，单击“保存”按钮，此时系统会询问用户“想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片？”，根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。■图表也能用动画展示中的图表是一个完整的图形，如何将图表中的各个部分分别用动画展示出来了呢？其实只须右击图表，选择“组合”中的“取消组合”就可以将图表拆分开来了，接下来就可以对图表中的每个部分分别设置动作。■中视图巧切换当你点击“普通视图”按钮时如果按下键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按键）则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下键就可以切换到“讲义母版视图”。■：隐藏重叠的图片如果在幻灯片中插入很多精美的图片，在编辑的时候将不可避免地重叠在一起，妨碍我们工作，怎样让它们暂时消失呢？方法如下：首先单击“开始”选项卡，找到“编辑”功能组，再点击“选择→选择窗格”，在工作区域的右侧会出现“选择和可见性”窗格。在此窗格中，列出了所有当前幻灯片上的“形状”，并且在每个“形状”右侧都有一个“眼睛”的图标，单击想隐藏的“形状”右侧的“眼睛”图标，就可以把档住视线的“形状”隐藏起来了。绝招一：文字是用来瞟的，不是读的学习资料制作十大绝招我们时不时听到这样的言论：“很简单，就是把里的文字复制、粘贴呗。”这其实是对的一种无知与亵渎。如果直接把文字复制粘贴就能达到演示的效果，根本就没有存在的必要了。的本质在于可视化，就是要把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为由图表、图片、动画及声音所构成的生动场景，以求通俗易懂、栩栩如生。形象，至少能给你带来三方面的感受：一是便于理解。文字总是高度抽象的，人们需要默读、需要转换成自己的语言、需要上下联想、需要寻找其中的逻辑关系；但人们看电影就轻松许多，只需要跟着故事的发展顺理成章地享受其情节、体味其寓意就行了。就是要把这些文字变得像电影一样生动。二是放松身心。如果把一本小说贴在墙上，相信你看半个小时就会腰酸背痛；如果把小说拍成电视剧，也许你看上一天也不觉得疲惫。就是这个道理。三是容易记忆。传统的，你需要观众记住的是文字，这个难度太大了，即使记住了也很容易忘记；而形象化，可以让观众轻松记住其中的图形、逻辑或结论，也许三五年后，人们仍然能够记忆犹新。改变那种“复制、粘贴”的做法吧！把那些无关紧要的内容大胆删除，把长篇大论的文字尽量提炼，也许刚开始你不习惯，也许你做得还很粗糙，别放弃，总有一天你会让观众赞不绝口的。有的领导会问：“如果没有文字，你让我讲什么？”的确，演示习惯的改变不是一朝一夕的事情，这依赖于演示者对内容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度，但有一点，带着观众读文字是演示的大忌，杜绝这一条，演示效果会逐步得到提升。所以，提出了两个观点：、文字是用来瞟的，凡是瞟一眼看不清的地方，就要放大，放大还看不清的，删！、文字是的天敌。能减则减，能少则少，能转图片转图片，能转图表转图表。绝招二：分钟是快乐的极限传统上，我们总是认为，讲得越多，时间越长，越体现出演示者的重视。这是计划经济时代的标准。现在，无论我们的领导、客户还是普通的受众，时间都极为宝贵，没有人愿意阅读动辄数百页的研究报告，也没有人去听你的长篇大论。浓缩的才是精品！演示的核心内容是什么？观点！在此基础上把观众容易困惑的地方、你认为重要的地方作一些说明。永远不要担心你的演示过短，如果花费分钟就能够把一天才能了解的内容讲清楚，你实际上为观众节省了小时分，在时间就是金钱的年代，观众当然求之不得。简短的另一个好处是意犹未尽。如果你的演示足够精彩，会给观众留下更多的期待和回味，甚至会有人要求把你的拷回去好好研究几遍呢。简短，也对提高了要求。你需要了解哪些内容是观众最关心的，哪些内容是非讲不可的，哪些内容是能带来震撼的，据此，该合并的合并，该删减的删减。也许，这是一个反复的过程，但标准只有一个：不要让观众有打哈欠的时间。绝招三：清晰比什么都重要有一个致命的弱点——观众容易迷失思路。为什么？一、毕竟不是电影，其逻辑结构是抽象的，难以把握；二、是一页页翻下去的，一次只能看一页内容，前面看过的只能依靠记忆。解决的办法有两个：一是事先给每位观众发一份演说纲要；二是给你的建立清晰的导航系统。导航系统主要包括：一、从片头动画、封面、前言、目录，到切换页、正文页、结尾页等一套完整的架构（本书第章将详细介绍）；二、每页都有标题栏（除了标明整个的标题，更重要的是标明本章节的标题、本页的主题）；三、页码，如果方便的话也尽可能加上。绝招四：没有设计就等于垃圾传统上，我们把归结为办公处理之类的工具，认为只要简单排版就可以满足需求。随着整个社会审美标准的提升，这一观点正被越来越多的人抛弃。，特别是对外，正成为公司形象识别系统的重要组成部分，代表着一个公司的脸面；设计，正成为的核心技能之一，也是水准高低的基本标准。无论是汇报、宣传还是比赛、竞标，一个设计精美的最少可以起到以下作用：（）让观众赏心悦目：美女养眼，精美的养神。（）让观众产生好感：爱美之心人皆有之，漂亮的自然能让观众多看几眼。（）赢得观众的信任：人总是有偏见的，精美的设计给人专业、认真、可靠的感觉，内容的含金量也自然得到提升。（）赢得成功的机会：在职场上，美女与帅哥有更多成功的机，演示也是如此。内容的好坏难以评价，但形式的优劣却显而易见，喜欢而又信任的方案自然是领导和客户的首选。设计非一日之功，但我们可以找到捷径：（）善用专业素材：专业的模板让你的拥有外在美；专业的图表让你的具备内在美；专业的图片（包括、、等格式）让你的充满生机。（）掌握排版的基本原则：每个人的审美标准是不同的，但总有一些规律是相通的，掌握并遵守这些规则，将使你的设计得到大多数人的认可。这些规则包括：一个中心、合理对齐、画面统一、强烈对比、层次分明等，本书第章将详细讲述。（）多看精美案例：诞生以来的十多