办公室用品和设备管理课件

秘书实务办公室用品和设备管理管理秘书实务（第二版）秘书实务管理秘书实务（第二版）14.1办公用品的管理办公用品的具体分类有：一是纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标签纸二是笔尺类消耗品：铅笔、刀片签字笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳等。三是装订类消耗品：大头针、图钉荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机.四是办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。4.1办公用品的管理办公用品的具体分类有：24.1.1办公用品的采购与进货1.通常采购办公用品的程序（1）由需要购买货物的人填写公司内部的“购买申请表”并签字.（2）由采购人员向供应商发出购买需求信息，各供应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要授权人，即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。4.1办公用品的管理4.1.1办公用品的采购与进货4.1办公用品的管理3（3）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送会计部门。（4）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。（5）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单货名、数字应相符，经财务主管签字批准，支付款额或支票。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（3）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单42.选择供应商选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较：（1）价格和费用（2）质量和交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性4.1办公用品的管理2.选择供应商4.1办公用品的管理53.办公设备和易耗品的订购方式办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种：（1）直接去商店购买公司所需要的办公用品（2）电话订购（3）传真订购（4）因特网服务4.1办公用品的管理3.办公设备和易耗品的订购方式4.1办公用品的管理64.办公设备及办公用品的接收程序（1）先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物；（2）发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商；（3）接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款；（4）接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中；（5）接收后，要及时更新库存余额；（6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好；（7）订立物品发放制度，确定物品发放人。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）4.办公设备及办公用品的接收程序4.1办公用品的管理管理秘书74.1.2办公用品的库存保管与发放1.库存控制概述（1）库存控制卡的内容项目——库存项目应准确描述，包括大小、颜色和数量，例如A4白文件纸。单位——货物订购、存储和发放的单位，例如令、盒、包等。库存参考号——给每一库存项编号，经常与存放位置相联系。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.1.2办公用品的库存保管与发放4.1办公用品的管理管理秘8最大库存量——最大量库存是以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。再定货量——当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量，通过考虑多少物品需要能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数字。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）最大库存量——最大量库存是以防物品超量存储而保存9最小库存量——最小量库存是以防物品全部被消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。日期——必须记录所有行动的日期。接收——记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。发放——记录清楚发放物品的数量，所发放物品的申请号和物品发给的个人/部门。余额——在每一次处理后计算物品库存余额。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材最小库存量——最小量库存是以防物品全部被10（2）库存控制的必要性（3）库存控制的作用1）精确库存数量并防止被盗。2）确保所需物品的充分供应。3）将库存物品所占的空间减到最小。4）避免物品被破坏或因过期而作废。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（2）库存控制的必要性4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二112.登记库存目录一个库存目录应该包含以下信息：（1）库存目录系列序号；（2）财产描述；（3）财产消耗；（4）供应商名称；（5）接收日期；（6）存放位置。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材2.登记库存目录4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）123.物品库存保管中应采取的措施（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小。（2）各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品。（3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这保证物品不会因过时而不得不销毁。（4）体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。（5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于找到和领取。（6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。（7）储藏办公用品应有良好的照明。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材3.物品库存保管中应采取的措施4.1办公用品的管理管理秘书实134．物品的发放（1）制作申请单（2）备案清单（3）发放物品应有下列手续：1）指定人员发放；2）按单位的有关制度规定发放时间；3）紧急需要物品时必须有相应的处理程序；4）必须填写物品申请表，并由授权人签字批准；5）物品申请表包括下列细节：申请表编号、申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期；6）清点核实发放办公用品；7）提醒使用部门和人员节约使用办公用品。（4）监视控制4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）4．物品的发放4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）145.节约使用办公用品的措施1）复印机。申请复印时必须填写有细节要求的申请表，并在复印前由主管人员签字批准。2）传真机。指定人员使用传真机，做登记并保留所有发送记录，其中包括日期、发送信息人的姓名和信息接收者的细节。3）计算机、打印机、因特网。昂贵的设备要限制使用；彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本；监督因特网的使用。4）电话、移动电话。减少私人电话；控制国内国际长途电话的使用；按单位有关规定使用移动电话；定期检查并核对电话账单以控制开销。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）5.节约使用办公用品的措施4.1办公用品的管理管理秘书实务154.2办公设备的使用和管理本章主要讨论最经常使用的办公设备，如复印机、传真机、打印机、数码照相机、数码录音笔、U盘等。4.2.1复印机使用和管理1.复印机的基本原理静电复印机的基本原理是运用电光学、计算机和精密机械为一体的摄影技术，将原稿的文字、图像转换为静电潜象，再由静电潜象转印成复印图像的过程。管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）162.复印机的分类按复印介质区分，可以分为特殊涂层纸复印机（又称EF机或直接法复印机）和普通纸复印机（又称PPC机或间接法复印机）。按显影状态区分，可以分为湿法（液态）机和干法（固态）机。按潜像形成方法区分，可以分为放电成像法（Carlson法）、电容成像或逆充电成像法（NP法或KIP法）、充电成像法、持久内极化成像法（PIP法）和电荷转移成像法（TESI法）。按光导体材料区分，可以分为硒（包括硒-碲合金）静电复印机、ZnO静电复印机、CdS静电复印机和OPC（有机光导体）静电复印机。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）2.复印机的分类4.2办公设备的使用和管理管理秘书实17按稿台方式区分，可以分为稿台移动式和稿台固定式静电复印机。如图1.1所示。按主机体型区分，可以分为台式复印机、落地式复印机和组合式复印机。按复印幅面尺寸区分，可以分为大型（Al以上）复印机、中型（A3或A2）复印机和小型（154以下及袖珍式、卡片式）复印机。按色彩还原性能区分，可以分为黑白（即不论原稿图像是何种颜色，只能表示为不同程度的黑色）、单彩色（不管原稿图像是何种颜色，复印品均为黑色以外的一种颜色）和全彩色3种功能的复印机。按特殊功能区分，可以分为具有信息存储功能、自动编辑功能、模拟功能、对开分页功能、自动进纸功能、自动双面复印功能和人机对话等功能的静电复印机。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材按稿台方式区分，可以分为稿台移动式和稿台固定式静18复印机4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材复印机4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）193.复印机的使用静电复印机的使用步骤：（1）预热；（2）放置原稿；（3)设定份数；（4）设定复印倍数；（5）选择复印纸尺寸；（6）调节复印对比度；（7）当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白纸，遮挡暂不印的一页和中缝。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材3.复印机的使用4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二20送纸方式：复印送纸有两种：送纸盒自动送纸和手动送纸。一般情况使用自动送纸，如果制作胶片或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。复印机的使用常识：1）选择合适的地方安装复印机。2）应使用稳定的交流电，电源的定额应为：220-240V，50Hz，15A。

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材送纸方式：4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）214.复印机管理复印文件资料要办理登记审批手续。为确保复印机的安全运转．每天下午下班时关机。不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。关闭复印机电源开关，切断电源。

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.复印机管理4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版22

5.复印机的维护和保养

必须对复印机进行定期保养维护，也就是对静电复印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。当对复印机进行维护保养操作时，应首先切断电源，打开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、显影器、电晕装置、消电灯等取出。再将定影器及纸盒等相继拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周围部件时，一定要小心，决不能划坏感光鼓，一旦划坏将在复印件留下与划痕相对应的污迹且很难修复。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材5.复印机的维护和保养4.2办公设备的使用和管理管理秘书实234.2.2传真机使用和管理1.传真技术概述问世于19世纪40年代，20世纪20年代传真技术基本成热，第二次世界大战前后开始商用，进入20世纪90年代以来，传真技术随着世界新技术的不断发展，产生了光电技术及其器件的更新。光传真机也应运而生。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.2.2传真机使用和管理4.2办公设备的使用和管理管理秘书24新型数码传真机

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材新型数码传真机4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二252.传真机的操作方法（1）传真准备①调整传真机的工作状态②装纸记录纸的幅面必须符合规格要求，纸卷两端不要卡得太紧；记录纸卷要卷紧后再安放到机内，运输传真机前要将纸卷取出；注意记录纸的正反。纸的正面应对着感热记录头（没有经验的操作者可在纸的两面划几下，有划痕的一面为正面）。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材2.传真机的操作方法4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务26③原稿凡出现下列情况之一的原稿都不能使用：大于技术规格规定的最大幅面的原稿；纸张厚度大于0.15mm或小于0.06mm的原稿；纸上有大头针、曲别针或其他硬物的原稿。④放置文件一次放置的文件页数不能超过规定页数；文件正反面按要求放置；文件顶端要推进到能够启动自动输纸机关的地方；送多页文件时，两侧要排列整齐，靠近导纸板，前端要摞成楔形。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材③原稿4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）27（2）试运行

通常采用复印（COPY）方式，检查传真机是否能够正常工作。

复印的具体操作步骤如下：①接通电源开关，观察液晶显示屏是否出现“准备好”（READY），或检查指示灯亮否，若处于READY状态或指示灯亮，则表明机器可以发送或接收。②将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（2）试运行4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）28

③选择扫描线密度的档次。一般置于“精细”级，此档的主扫描线密度为8线/mm，副扫描线密度为7.7线/mm。也可选择“标准”级或“超精细”级，不管选用哪个档次均有液晶显示或指示灯显示。④原稿灰度调整。当原稿图文颜色较深时，将“原稿深浅”键置于“浅色”位置；若图文颜色较淡时，就将该键调至“深色”位置。⑤最后按复印（COPY）键。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材③选择扫描线密度的档次。一般置于“精细”级，29（3）发送方式发送文件前不通话，操作步骤如下：①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态；②放置好发送原稿；③摘取话机手柄，拨对方号码，并监听对方的应答信号(长鸣声)④按启动键（START），这时发送指示灯或液晶显示“TRANSMIT”，表明机器开始送文件；⑤挂上话机，等待发送结束并收取对方记录报告；⑥根据报告上的差错情况，再进行重发，直至全部无误为止。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（3）发送方式4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版30发送文件前需要通话，操作步骤如下：①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态；②放置好发送原稿；③选择扫描线密度和对比度；④摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答；⑤双方通话；⑥通话结束后，由收方先按启动键；⑦当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送文件；⑧挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则应重发，直至收方正确接收为止。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材发送文件前需要通话，操作步骤如下：4.2办公设备的使用和管31发送操作时的注意事项①若按下“停止”（STOP）键时，发送马上停止，此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿，只能掀开盖板取出；②在发送期间，也不允许强行抽出原稿，否则会损坏机器和原稿；③当出现原稿阻塞时，要先按“停止”（STOP）键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作；④若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再作处理。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材发送操作时的注意事项4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（32（4）接收方式自动接收具有自动接收功能的传真机才能按此方式操作。自动接收时，无需操作人员在场。过程如下：①电话振铃一次，机器自动启动，液晶显示“RECEIVE”接收状态或接收指示灯亮，表示接收开始；②接收结束，液晶显示“RECEIVE”消失或接收指示灯熄灭；③机器自动回到“准备好”（READY）状态。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（4）接收方式4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版33人工接收，操作步骤如下：①使机器处于“准备好”（READY）状态；②当电话振铃后，拿起话机与对方通话；③通话结束，按发方要求，按启动键（START），开始接收；④挂上话机；⑤若接收处现差错或质量不好时，可与对方联络，要求重发，直至满意为止。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材人工接收，操作步骤如下：4.2办公设备的使用和管理管理秘书实34（5）解决“卡纸”问题①定期保养。定期进行全面的清洁保养，可以减少“卡纸”率。②选好纸张。对于普通纸传真来说，纸张的好坏对传真机的“卡纸”率及其使用寿命都会产生至关重要的影响。③不选用同一包纸内厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺损的传真纸。④不选用边缘有毛茬传真纸。⑤不选用纸毛太多传真纸。在干净的桌面上抖过后会留下一层白屑，说明纸毛太多，质量低劣，会影响机器内部清洁，加速机件磨损等。⑥一旦发生“卡纸”，在取纸时只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖。

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（5）解决“卡纸”问题4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务353.秘书如何收发传真

（1）发出传真发出传真除了要熟悉其发送方法外，还要注意：1）拟写文稿2）登记：传真管理，要建立收发登记制度。3）归档：如果是重要的文件，应加以编号并妥善保存，年底立卷归档。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材3.秘书如何收发传真4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务36

（2）接收传真1）登记接收传真有人工和自动两种方法。传真接收管理和发送一样，也要建立登记制度。2）处理秘书收到传真后，属于自己职责范围之内的应尽快处理；如果是他人传真，应尽快通知收件人，并请领取人领取时签字，尤其是有急度和密级要求的传真，更要认真对待，确保传真能得到快速高效的处理。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（2）接收传真4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二374.传真机常见故障及处理故障1：显示“CHECKPAPERSIZE”，出现“卡纸”分析处理：故障2：复印或接收文件中有一条或数条竖白线分析处理：故障3：不能自动进稿分析处理：

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.传真机常见故障及处理4.2办公设备的使用和管理管理秘书实38故障4：记录纸输送走斜分析处理：故障5：传真机接通电源后，报警声响个不停分析处理：故障6：开机后液晶显示器无任何显示，电源指示灯也不亮分析处理：故障7：复印、发送文件中有一条（或几条）竖黑线分析处理：

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材故障4：记录纸输送走斜4.2办公设备的使用和管394.2.3打印机使用和管理1.针式打印机针打机购置成本便宜、耗材成本低廉、不怕“折腾”、能实现多层拷贝打印。2.喷墨打印机喷墨打印机是采用数字信号控制喷头喷射细小墨滴到打印纸上形成打印点来完成打印输出功能的。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.2.3打印机使用和管理4.2办公设备的使用和管理管理秘书403.激光打印机

激光打印机是激光技术和电子照相技术相结合的产物。它由走纸机构、激光扫描系统、电子照相部件和字形发生器与控制器等几部分组成。

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材3.激光打印机激光打印机是激光技术和电子照414.2.4数码相机使用和管理1.什么是数码相机？数码相机中的照片可直接传送到计算机中。数码相机可以看作是普通照相机和扫描仪的结合体，按下快门，马上就可以从液晶显示屏上看到照片效果。

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.2.4数码相机使用和管理4.2办公设备的使用和管理管理秘42（1）数码相机的工作原理数码相机是光、机、电一体化的产品。大多数的数码相机都使用电荷耦合器件，它是数码相机的心脏。它的前面有一个数字格栅，由快门控制。快门打开后光通过红、绿、蓝三色滤镜，汇聚在电荷耦合器件上，引起电流的变化，这种变化的电流信号反映了拍摄的人像或物体的颜色和亮度信息。

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（1）数码相机的工作原理4.2办公设备的使用和管理管理秘书实43（2）数码相机的结构数码相机的核心部件是CCD（ChargeCoupleDevice，电荷偶合器件）图像传感器。CCD是数码相机用来感应光线、取代银盐成像的组件，相当于传统相机的胶卷，直接关系到最后相片的分辨率及品质。数码相机的镜头质量非常重要。镜头具有的分辨率水平，与CCD芯片的尺寸和像素有着很大的关系。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（2）数码相机的结构4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（442.数码相机的注意事项（1）数码相机不适宜拍摄自然风光（2）尽量靠近被摄体（3）避免过高或过低的温度（4）取景要准确（5）在逆光拍摄时使用闪光灯进行补光

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材2.数码相机的注意事项4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务453、数码相机的保养（1）清洗相机机身（2）清洗镜头（3）防热（4）防寒（5）防水、防雾和防沙（6）旅行防护（7）相机保藏4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材3、数码相机的保养4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第464.2.5U盘使用和管理1.何谓U盘优盘即U盘，如图所示。是一种闪存介质，通过电脑的USB接口存取数据，存取数据的速度远比软盘快。容量从几M到数千M不等。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.2.5U盘使用和管理4.2办公设备的使用和管理管理秘47优盘的优点：不需要驱动器，无外接电源，使用简便，即插即用；容量大，体积小，仅大拇指般大小，十分的轻巧；存取速度快，约为软盘速度的15倍；可靠性好，可擦写达100万次，数据至少可保存10年；抗震，防潮，耐高低温，携带十分方便；USB接口，带写保护功能； 具备系统启动、杀毒、加密保护、装载一些工具等功能；

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材优盘的优点：4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）482.U盘使用注意事项（1）拔U盘之前要关掉从U盘中打开的每个文件夹，否则可能会丢失数据。（2）“我的U盘”只能识别FAT格式的分区。（3）不使用U盘的时候，最好将U盘取下，否则会影响终端的运行速度。（4）频繁插拔U盘会导致盘内数据丢失，因此插拔时间间隔至少要保持30秒。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材2.U盘使用注意事项4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（493.U盘使用的技巧（1）安装驱动不重启。（2）驱动跟着盘走。（3）让U盘真正热插拔虽然U盘支持热插拔，不过为了保证闪盘和其中数据的安全，在Windows2000/XP中，右击系统托盘区中的“安全删除硬件”图标，然后单击“安全删除USBMassStorageDevice”删除后才能够拔下。而在Windows98中，则需要在“资源管理器”窗口中，右键单击U盘盘符，选择“弹出”命令正常弹出后再拔。

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材3.U盘使用的技巧4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第505、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。

6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。

7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。

8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。

9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。

10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。

11、人生就像是一个马尔可夫链，你的未来取决于你当下正在做的事，而无关于过去做完的事。

12、女人，要么有美貌，要么有智慧，如果两者你都不占绝对优势，那你就选择善良。

13、时间，抓住了就是黄金，虚度了就是流水。理想，努力了才叫梦想，放弃了那只是妄想。努力，虽然未必会收获，但放弃，就一定一无所获。

14、一个人的知识，通过学习可以得到;一个人的成长，就必须通过磨练。若是自己没有尽力，就没有资格批评别人不用心。开口抱怨很容易，但是闭嘴努力的人更加值得尊敬。

15、如果没有人为你遮风挡雨，那就学会自己披荆斩棘，面对一切，用倔强的骄傲，活出无人能及的精彩。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。

6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。

7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！

8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！

9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。

10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。

11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。

12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。

13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。

14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。

15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。5、从来不跌倒不算光彩，每次跌倒后能再站起来，才是最大的荣耀。

6、这个世界到处充满着不公平，我们能做的不仅仅是接受，还要试着做一些反抗。

7、一个最困苦、最卑贱、最为命运所屈辱的人，只要还抱有希望，便无所怨惧。

8、有些人，因为陪你走的时间长了，你便淡然了，其实是他们给你撑起了生命的天空；有些人，分开了，就忘了吧，残缺是一种大美。

9、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。

10、没人能让我输，除非我不想赢！

11、花开不是为了花落，而是为了开的更加灿烂。

12、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。

13、不管从什么时候开始，重要的是开始以后不要停止；不管在什么时候结束，重要的是结束以后不要后悔。

14、当你决定坚持一件事情，全世界都会为你让路。

15、只有在开水里，茶叶才能展开生命浓郁的香气。5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，51秘书实务办公室用品和设备管理管理秘书实务（第二版）秘书实务管理秘书实务（第二版）524.1办公用品的管理办公用品的具体分类有：一是纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标签纸二是笔尺类消耗品：铅笔、刀片签字笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳等。三是装订类消耗品：大头针、图钉荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机.四是办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。4.1办公用品的管理办公用品的具体分类有：534.1.1办公用品的采购与进货1.通常采购办公用品的程序（1）由需要购买货物的人填写公司内部的“购买申请表”并签字.（2）由采购人员向供应商发出购买需求信息，各供应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要授权人，即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。4.1办公用品的管理4.1.1办公用品的采购与进货4.1办公用品的管理54（3）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送会计部门。（4）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。（5）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单货名、数字应相符，经财务主管签字批准，支付款额或支票。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（3）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单552.选择供应商选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较：（1）价格和费用（2）质量和交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性4.1办公用品的管理2.选择供应商4.1办公用品的管理563.办公设备和易耗品的订购方式办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种：（1）直接去商店购买公司所需要的办公用品（2）电话订购（3）传真订购（4）因特网服务4.1办公用品的管理3.办公设备和易耗品的订购方式4.1办公用品的管理574.办公设备及办公用品的接收程序（1）先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物；（2）发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商；（3）接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款；（4）接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中；（5）接收后，要及时更新库存余额；（6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好；（7）订立物品发放制度，确定物品发放人。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）4.办公设备及办公用品的接收程序4.1办公用品的管理管理秘书584.1.2办公用品的库存保管与发放1.库存控制概述（1）库存控制卡的内容项目——库存项目应准确描述，包括大小、颜色和数量，例如A4白文件纸。单位——货物订购、存储和发放的单位，例如令、盒、包等。库存参考号——给每一库存项编号，经常与存放位置相联系。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.1.2办公用品的库存保管与发放4.1办公用品的管理管理秘59最大库存量——最大量库存是以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。再定货量——当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量，通过考虑多少物品需要能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数字。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）最大库存量——最大量库存是以防物品超量存储而保存60最小库存量——最小量库存是以防物品全部被消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。日期——必须记录所有行动的日期。接收——记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。发放——记录清楚发放物品的数量，所发放物品的申请号和物品发给的个人/部门。余额——在每一次处理后计算物品库存余额。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材最小库存量——最小量库存是以防物品全部被61（2）库存控制的必要性（3）库存控制的作用1）精确库存数量并防止被盗。2）确保所需物品的充分供应。3）将库存物品所占的空间减到最小。4）避免物品被破坏或因过期而作废。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（2）库存控制的必要性4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二622.登记库存目录一个库存目录应该包含以下信息：（1）库存目录系列序号；（2）财产描述；（3）财产消耗；（4）供应商名称；（5）接收日期；（6）存放位置。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材2.登记库存目录4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）633.物品库存保管中应采取的措施（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小。（2）各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品。（3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这保证物品不会因过时而不得不销毁。（4）体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。（5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于找到和领取。（6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。（7）储藏办公用品应有良好的照明。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材3.物品库存保管中应采取的措施4.1办公用品的管理管理秘书实644．物品的发放（1）制作申请单（2）备案清单（3）发放物品应有下列手续：1）指定人员发放；2）按单位的有关制度规定发放时间；3）紧急需要物品时必须有相应的处理程序；4）必须填写物品申请表，并由授权人签字批准；5）物品申请表包括下列细节：申请表编号、申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期；6）清点核实发放办公用品；7）提醒使用部门和人员节约使用办公用品。（4）监视控制4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）4．物品的发放4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）655.节约使用办公用品的措施1）复印机。申请复印时必须填写有细节要求的申请表，并在复印前由主管人员签字批准。2）传真机。指定人员使用传真机，做登记并保留所有发送记录，其中包括日期、发送信息人的姓名和信息接收者的细节。3）计算机、打印机、因特网。昂贵的设备要限制使用；彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本；监督因特网的使用。4）电话、移动电话。减少私人电话；控制国内国际长途电话的使用；按单位有关规定使用移动电话；定期检查并核对电话账单以控制开销。4.1办公用品的管理管理秘书实务（第二版）5.节约使用办公用品的措施4.1办公用品的管理管理秘书实务664.2办公设备的使用和管理本章主要讨论最经常使用的办公设备，如复印机、传真机、打印机、数码照相机、数码录音笔、U盘等。4.2.1复印机使用和管理1.复印机的基本原理静电复印机的基本原理是运用电光学、计算机和精密机械为一体的摄影技术，将原稿的文字、图像转换为静电潜象，再由静电潜象转印成复印图像的过程。管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）672.复印机的分类按复印介质区分，可以分为特殊涂层纸复印机（又称EF机或直接法复印机）和普通纸复印机（又称PPC机或间接法复印机）。按显影状态区分，可以分为湿法（液态）机和干法（固态）机。按潜像形成方法区分，可以分为放电成像法（Carlson法）、电容成像或逆充电成像法（NP法或KIP法）、充电成像法、持久内极化成像法（PIP法）和电荷转移成像法（TESI法）。按光导体材料区分，可以分为硒（包括硒-碲合金）静电复印机、ZnO静电复印机、CdS静电复印机和OPC（有机光导体）静电复印机。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）2.复印机的分类4.2办公设备的使用和管理管理秘书实68按稿台方式区分，可以分为稿台移动式和稿台固定式静电复印机。如图1.1所示。按主机体型区分，可以分为台式复印机、落地式复印机和组合式复印机。按复印幅面尺寸区分，可以分为大型（Al以上）复印机、中型（A3或A2）复印机和小型（154以下及袖珍式、卡片式）复印机。按色彩还原性能区分，可以分为黑白（即不论原稿图像是何种颜色，只能表示为不同程度的黑色）、单彩色（不管原稿图像是何种颜色，复印品均为黑色以外的一种颜色）和全彩色3种功能的复印机。按特殊功能区分，可以分为具有信息存储功能、自动编辑功能、模拟功能、对开分页功能、自动进纸功能、自动双面复印功能和人机对话等功能的静电复印机。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材按稿台方式区分，可以分为稿台移动式和稿台固定式静69复印机4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材复印机4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）703.复印机的使用静电复印机的使用步骤：（1）预热；（2）放置原稿；（3)设定份数；（4）设定复印倍数；（5）选择复印纸尺寸；（6）调节复印对比度；（7）当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白纸，遮挡暂不印的一页和中缝。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材3.复印机的使用4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二71送纸方式：复印送纸有两种：送纸盒自动送纸和手动送纸。一般情况使用自动送纸，如果制作胶片或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。复印机的使用常识：1）选择合适的地方安装复印机。2）应使用稳定的交流电，电源的定额应为：220-240V，50Hz，15A。

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材送纸方式：4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）724.复印机管理复印文件资料要办理登记审批手续。为确保复印机的安全运转．每天下午下班时关机。不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。关闭复印机电源开关，切断电源。

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.复印机管理4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版73

5.复印机的维护和保养

必须对复印机进行定期保养维护，也就是对静电复印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。当对复印机进行维护保养操作时，应首先切断电源，打开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、显影器、电晕装置、消电灯等取出。再将定影器及纸盒等相继拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周围部件时，一定要小心，决不能划坏感光鼓，一旦划坏将在复印件留下与划痕相对应的污迹且很难修复。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材5.复印机的维护和保养4.2办公设备的使用和管理管理秘书实744.2.2传真机使用和管理1.传真技术概述问世于19世纪40年代，20世纪20年代传真技术基本成热，第二次世界大战前后开始商用，进入20世纪90年代以来，传真技术随着世界新技术的不断发展，产生了光电技术及其器件的更新。光传真机也应运而生。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.2.2传真机使用和管理4.2办公设备的使用和管理管理秘书75新型数码传真机

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材新型数码传真机4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二762.传真机的操作方法（1）传真准备①调整传真机的工作状态②装纸记录纸的幅面必须符合规格要求，纸卷两端不要卡得太紧；记录纸卷要卷紧后再安放到机内，运输传真机前要将纸卷取出；注意记录纸的正反。纸的正面应对着感热记录头（没有经验的操作者可在纸的两面划几下，有划痕的一面为正面）。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材2.传真机的操作方法4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务77③原稿凡出现下列情况之一的原稿都不能使用：大于技术规格规定的最大幅面的原稿；纸张厚度大于0.15mm或小于0.06mm的原稿；纸上有大头针、曲别针或其他硬物的原稿。④放置文件一次放置的文件页数不能超过规定页数；文件正反面按要求放置；文件顶端要推进到能够启动自动输纸机关的地方；送多页文件时，两侧要排列整齐，靠近导纸板，前端要摞成楔形。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材③原稿4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）78（2）试运行

通常采用复印（COPY）方式，检查传真机是否能够正常工作。

复印的具体操作步骤如下：①接通电源开关，观察液晶显示屏是否出现“准备好”（READY），或检查指示灯亮否，若处于READY状态或指示灯亮，则表明机器可以发送或接收。②将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（2）试运行4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）79

③选择扫描线密度的档次。一般置于“精细”级，此档的主扫描线密度为8线/mm，副扫描线密度为7.7线/mm。也可选择“标准”级或“超精细”级，不管选用哪个档次均有液晶显示或指示灯显示。④原稿灰度调整。当原稿图文颜色较深时，将“原稿深浅”键置于“浅色”位置；若图文颜色较淡时，就将该键调至“深色”位置。⑤最后按复印（COPY）键。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材③选择扫描线密度的档次。一般置于“精细”级，80（3）发送方式发送文件前不通话，操作步骤如下：①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态；②放置好发送原稿；③摘取话机手柄，拨对方号码，并监听对方的应答信号(长鸣声)④按启动键（START），这时发送指示灯或液晶显示“TRANSMIT”，表明机器开始送文件；⑤挂上话机，等待发送结束并收取对方记录报告；⑥根据报告上的差错情况，再进行重发，直至全部无误为止。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（3）发送方式4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版81发送文件前需要通话，操作步骤如下：①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态；②放置好发送原稿；③选择扫描线密度和对比度；④摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答；⑤双方通话；⑥通话结束后，由收方先按启动键；⑦当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送文件；⑧挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则应重发，直至收方正确接收为止。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材发送文件前需要通话，操作步骤如下：4.2办公设备的使用和管82发送操作时的注意事项①若按下“停止”（STOP）键时，发送马上停止，此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿，只能掀开盖板取出；②在发送期间，也不允许强行抽出原稿，否则会损坏机器和原稿；③当出现原稿阻塞时，要先按“停止”（STOP）键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作；④若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再作处理。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材发送操作时的注意事项4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（83（4）接收方式自动接收具有自动接收功能的传真机才能按此方式操作。自动接收时，无需操作人员在场。过程如下：①电话振铃一次，机器自动启动，液晶显示“RECEIVE”接收状态或接收指示灯亮，表示接收开始；②接收结束，液晶显示“RECEIVE”消失或接收指示灯熄灭；③机器自动回到“准备好”（READY）状态。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（4）接收方式4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版84人工接收，操作步骤如下：①使机器处于“准备好”（READY）状态；②当电话振铃后，拿起话机与对方通话；③通话结束，按发方要求，按启动键（START），开始接收；④挂上话机；⑤若接收处现差错或质量不好时，可与对方联络，要求重发，直至满意为止。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材人工接收，操作步骤如下：4.2办公设备的使用和管理管理秘书实85（5）解决“卡纸”问题①定期保养。定期进行全面的清洁保养，可以减少“卡纸”率。②选好纸张。对于普通纸传真来说，纸张的好坏对传真机的“卡纸”率及其使用寿命都会产生至关重要的影响。③不选用同一包纸内厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺损的传真纸。④不选用边缘有毛茬传真纸。⑤不选用纸毛太多传真纸。在干净的桌面上抖过后会留下一层白屑，说明纸毛太多，质量低劣，会影响机器内部清洁，加速机件磨损等。⑥一旦发生“卡纸”，在取纸时只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖。

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（5）解决“卡纸”问题4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务863.秘书如何收发传真

（1）发出传真发出传真除了要熟悉其发送方法外，还要注意：1）拟写文稿2）登记：传真管理，要建立收发登记制度。3）归档：如果是重要的文件，应加以编号并妥善保存，年底立卷归档。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材3.秘书如何收发传真4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务87

（2）接收传真1）登记接收传真有人工和自动两种方法。传真接收管理和发送一样，也要建立登记制度。2）处理秘书收到传真后，属于自己职责范围之内的应尽快处理；如果是他人传真，应尽快通知收件人，并请领取人领取时签字，尤其是有急度和密级要求的传真，更要认真对待，确保传真能得到快速高效的处理。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（2）接收传真4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二884.传真机常见故障及处理故障1：显示“CHECKPAPERSIZE”，出现“卡纸”分析处理：故障2：复印或接收文件中有一条或数条竖白线分析处理：故障3：不能自动进稿分析处理：

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.传真机常见故障及处理4.2办公设备的使用和管理管理秘书实89故障4：记录纸输送走斜分析处理：故障5：传真机接通电源后，报警声响个不停分析处理：故障6：开机后液晶显示器无任何显示，电源指示灯也不亮分析处理：故障7：复印、发送文件中有一条（或几条）竖黑线分析处理：

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材故障4：记录纸输送走斜4.2办公设备的使用和管904.2.3打印机使用和管理1.针式打印机针打机购置成本便宜、耗材成本低廉、不怕“折腾”、能实现多层拷贝打印。2.喷墨打印机喷墨打印机是采用数字信号控制喷头喷射细小墨滴到打印纸上形成打印点来完成打印输出功能的。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.2.3打印机使用和管理4.2办公设备的使用和管理管理秘书913.激光打印机

激光打印机是激光技术和电子照相技术相结合的产物。它由走纸机构、激光扫描系统、电子照相部件和字形发生器与控制器等几部分组成。

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材3.激光打印机激光打印机是激光技术和电子照924.2.4数码相机使用和管理1.什么是数码相机？数码相机中的照片可直接传送到计算机中。数码相机可以看作是普通照相机和扫描仪的结合体，按下快门，马上就可以从液晶显示屏上看到照片效果。

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材4.2.4数码相机使用和管理4.2办公设备的使用和管理管理秘93（1）数码相机的工作原理数码相机是光、机、电一体化的产品。大多数的数码相机都使用电荷耦合器件，它是数码相机的心脏。它的前面有一个数字格栅，由快门控制。快门打开后光通过红、绿、蓝三色滤镜，汇聚在电荷耦合器件上，引起电流的变化，这种变化的电流信号反映了拍摄的人像或物体的颜色和亮度信息。

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（1）数码相机的工作原理4.2办公设备的使用和管理管理秘书实94（2）数码相机的结构数码相机的核心部件是CCD（ChargeCoupleDevice，电荷偶合器件）图像传感器。CCD是数码相机用来感应光线、取代银盐成像的组件，相当于传统相机的胶卷，直接关系到最后相片的分辨率及品质。数码相机的镜头质量非常重要。镜头具有的分辨率水平，与CCD芯片的尺寸和像素有着很大的关系。4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材（2）数码相机的结构4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（952.数码相机的注意事项（1）数码相机不适宜拍摄自然风光（2）尽量靠近被摄体（3）避免过高或过低的温度（4）取景要准确（5）在逆光拍摄时使用闪光灯进行补光

4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材2.数码相机的注意事项4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务963、数码相机的保养（1）清洗相机机身（2）清洗镜头（3）防热（4）防寒（5）防水、防雾和防沙（6）旅行防护（7）相机保藏4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材3、数码相机的保养4.2办公设备的使用和管理管理秘书实务（第974.2.5U盘使用和管理1.何谓U盘优盘即U盘，如图所示。是一种闪存介质，通过电脑的USB接口存取数据，存取数据的速度远比软盘快。容量从几M到数千M不等。4.2办公设备的使用和管理管理秘