土地开发整理项目档案管理讲义

土地开发整理项目档案管理目录一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义二、目前存在的主要问题及对策三、项目工作各阶段资料的形成四、几个基本概念五、项目档案资料的内容六、资料的立卷归档七、加强档案管理的具体措施1、重要性：

●是项目全过程的真实写照，也是将来接受各级部门检查、审计和处理经济纠纷的重要凭证;

●是工程质量控制的重要依据，对工程质量审查及工程质量事故的追查起查考作用;

●是以后进一步开展工程建设的基础资料；●对工程建设的审计及惩治腐败起查考作用;

●对其他工程起借鉴参考作用。一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义2、重要意义：全面反映项目管理的过程，及时了解工程建设情况，为工程建设管理提供必要的工程决策信息，有利于加强对工程的监督，有助于提高以后项目的工程管理水平。只要我们能在思想上充分认识资料收集、整理与归档的重要性及其意义，那么我们就容易在实践中从工程起步和资料收集、整理、归档工作建章立制、合同管理等多方面的工作中注重夯实资料收集、整理与归档工作基础。一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义1、主要问题：

●收集资料不及时，工程完工后无法再补充;

●建设单位、施工单位、监理单位资料欠规范，随意性大;

●少数建设单位缺乏项目档案管理的意识，资料不注重签章;

●不够重视图件资料的编制，特别是项目竣工图。二、目前存在的主要问题及对策

2、认识及对策：

●及时性是做好档案管理的前提;

●真实性是做好资料的灵魂;

●准确性、规范性是做好资料的核心;

●完整性是做好工程技术保证资料的基础。

二、目前存在的主要问题及对策

1、项目前期阶段资料的形成项目前期阶段包含决策立项阶段、规划设计阶段，由承担单位负责组织形成资料（A表）。

2、工程实施阶段资料的形成工程实施阶段包含实施方案编制阶段、规划设计变更或施工设计阶段、招投标阶段、施工准备阶段、施工阶段。

●由分管单位、建设单位负责组织形成有关实施组织管理资料（A类表格）。

●由监理单位单位负责形成有关监理资料（B类表格）。

●由施工单位负责形成有关施工资料（C类表格）。

3、竣工验收阶段资料的形成竣工验收阶段包含建设单位预验收阶段、初验阶段、工程验收和省厅验收阶段，由承担单位、分管单位和建设单位负责组织形成有关资料（A类表格）三、项目工作各阶段资料的形成

1、建设工程项目2、单位工程3、分部工程4、分项工程5、建设工程文件6、项目前期文件7、项目竣工文件8、项目施工文件9、竣工图10、监理文件11、项目竣工12、验收文件13、立卷归档14、项目档案四、几个基本概念1、档案工作与项目建设应做到“三同步”：

●下达项目任务（或合同）与提出文件材料归档要求同步;

●在工程建设过程中，工程技术人员检查工程质量与档案人员检查施工资料的形成、积累、整理情况同步;

●每一项工程验收与档案人员形成验收竣工档案同步。五、项目档案资料的内容

2、土地开发整理项目一般按照项目管理过程分段管理

●三段：前期阶段、实施阶段、验收阶段

●特点：成果的成套性形成领域的广泛性内容的专业性利用的时效性管理的动态性记录形式的多样性

五、项目档案资料的内容

1、项目目立项项阶段段●可研等等项目目申报报资料料●市州国国土资资源局局的现现场踏踏勘报报告●市州国国土资资源局局项目目申报报文件件●省厅的的项目目可研研审查查意见见及专专家论论证意意见●省厅上上报国国土资资源部部的项项目备备案报报告●国土资资源部部同意意备案案的复复函●市州国国土资资源局局项目目立项项申请请报告告●省厅同同意立立项申申请的的复函函●市州国国土资资源局局下发发县（（市、、区））的项项目入入库通通知●相关电电子文文档五、项项目档档案资资料的的内容容2、项目目初步步设计计阶段段●项目规规划设设计及及附件件●省国土土资源源厅项项目申申报文文件●两厅上上报的的项目目规划划设计计与预预算建建议●省厅下下发的的建设设任务务和投投资预预算通通知●省中心心下发发的项项目建建设任任务和和投资资预算算的函函●项目变变更设设计或或施工工设计计及附附件●建设单单位变变更申申报文文件●变更设设计或或施工工设计计批复复文件件●电子文文档五、项目档档案资料的的内容3、实施阶段段的资料●项目实施方方案●组织实施资资料：项目实施领领导机构及及办事机构构设立文件件、领导导机构及办办事机构制制度、领领导机构及及办事机构构会议记录录、实施施宣传、征征求意见相相关资料、、项目公公告资料五、项目档档案资料的的内容4、项目招投投标资料●招投标代理理合同或招招投标领导导小组文件件●招投标代理理机构及个个人的资质质证明材料料●招标公告●招标文件●投标文件●评标文件●评标专家资资质证明材材料●中标通知书书●施工合同和和协议●招投标小结结及其监理理意见等其其他资料五、项目档档案资料的的内容5、监理资料料●综合性资料料：监理单位及及个人资质质证明材料料、监理理工作方案案及其报批批文件、、监理规划划、监理理细则、、监理控制制计划、、监理会议议纪要、往往来文件、、通知、报报告等、、合同管理理资料、、专题报告告、月报报总结、监监理月报、、不合格格项目通知知●质量控制资资料●造价控制资资料●进度控制资资料●工程质量评评估报告●工程监理总总结报告五、项目档档案资料的的内容6、施工资料料●施工技术准准备文件●工程设计变变更记录●施工材料质量量证明文件及及复试试验报报告●工程验收记录录●施工记录●结算资料：：计量与支付付凭证、竣竣工文件五、项目档案案资料的内容容7、竣工阶段的的资料●工程验收资资料：工程验收申请请报告工程验收时应应提供的备查资料市州中心工程程初验意见工程竣工图整理前后土地地利用现状图图变更设计及批批复文件单体工程竣工工图竣工实测资料料五、项目档案案资料的内容容7、竣工阶段的的资料●项目验收资资料：项目验收申请请报告及其附附件工程验收意见见项目竣工报告告及表格土地权属调整整报告土地权属调整整后的土地权权属界线认定定书土地变更调查查记录表项目投资预期期效益情况报报告工程移交及管管护协议工程监理总结结报告设计执行情况况评价报告影像资料五、项目档案案资料的内容容1、资料的立卷卷归档应遵循循“便于检索索”的原则●共同沿用的思思维惯例●检索资料的时时间短、速度度快。●资料内容衔接接，便于分析析研究。六、资料的立立卷归档2、资料的整理理、立卷●前期资料卷●实施准备资料料卷●工程监理资料料卷●工程施工资料料卷●竣工验收资料料卷六、资料的立立卷归档3、资料的归档档管理除第五卷中的的工程验收报报告、资金审审计报告、项项目财务决算算报告由承担担单位归档管管理，其余资资料均由建设设单位成套归归档管理（06年以前申报的的国家项目的的前期资料、、规划设计资资料和竣工验验收资料仍由由承担单位存存档管理）；；施工单位和和监理单位除除分别另成套套建档管理施施工资料和监监理成果资料料外，还得分分别归档施工工日志和监理理日志等备查查资料。六、资料的立立卷归档1、纳入制度管理理，配置专人人严格履行档档案工作各项