公司办公室行政管理制度

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档程序文件销售行政管理制度2003年月日起生效文件号编制审核批准版次1日期2002.11日期日期共2页第1页目的及适用范围为提高销售服务的质量和效率以及销售相关信息的传递与内部协调，最终实现更好、更快的满足客户的需求，特制定本程序。本程序文件适用于普通公司销售行政相关的各项工作。本程序文件由普通公司市场部拟定，公司市场副总初步审定，公司总经理最终审定，其解释权及修改权属普通公司市场部。本程序文件从2003年月日起执行。职责分销中心销售行政负责受理客户订单，并对订单进行全程跟踪、内部信息反馈和客户沟通。分销中心销售行政负责受理客户投诉，并对投诉进行全程跟踪和内部信息反馈。分销中心销售行政负责督促业务人员进行搜集市场信息收集和反馈，并负责将信息整理汇总并及时上报给分销中心主管和公司市场部。分销中心销售行政与总部信息课接口，负责分销中心各类业务信息的上传下达。销售行政管理制度订单跟踪销售行政负责受理和确认客户订单，并负责从订单受理到货物到达过程中的客户沟通界面，及时与客户沟通各类信息，并负责在需求不能完全满足时向客户进行解释说明。销售行政负责对订单确认和执行过程进行全程跟踪，对异常情况的处理向相关部门和分销中心主管反馈和跟踪处理结果。投诉处理销售行政负责受理和记录客户投诉，然后向相关部门进行分发，并向分销中心主管和公司市场部报备。销售行政负责全程跟踪客户投诉处理和内部信息反馈，向客户了解投诉处理意见，反馈给相关部门和业务员，并向分销中心主管和公司市场部报备。信息传递销售行政负责督促业务人员进行搜集市场信息收集和反馈，并负责将信息整理汇总并及时上报给分销中心主管和公司市场部。销售行政与总部信息课接口，负责分销中心各类业务信息的上传下达。会务安排公司市场部筹备各种推广活动及会议时，销售行政是分销中心的会议联络人，负责按计划安排、组织各项活动并与外界其它单位进行联络。分销中心内部的业务例会，由销售行政负责通知各相关人员并做会议记录，会后一天内完成本次的《周业务工作总结》交分销中心主管。零星信息处理销售行政须处理各部门的零星信息，及时将处理结果反馈至相关部门，并有据可查。相关文件《订单管理制度》《客户投诉处理规定》《市场信息收集与汇报制度》《销售计划上报与修订制度》记录《订单记录与确认》《客户投诉记录》《总部信息登记表》《周业务工作总结》精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档青岛粥全粥到伟业管理有限公司办公室制度管理规范公司办公室卫生管理规定1公司各室部工作行为规范3公司室部人员仪容仪表规范4四、公司办公人员通用礼貌规范5礼仪规范5礼待用语6五、公司电话管理规定6六、公司室部职责规范7七、公司室部工作秩序规范8八、办公室管理制度8人力资源部编制公司办公室卫生管理规定1．总则为使公司卫生管理工作有所遵循，建立并保持整洁的办公、经营、生活环境，特制定本规定。本规定适用于公司全体员工及公司有关卫生工作事宜。2．环境卫生管理环境卫生的优劣反映了一个集体的人员素质状况，保持环境整洁是公司每一个员工的责任和义务。公司员工应相互尊重别人的劳动成果，共同创造一个清洁、优美、舒心的工作环境。员工负责搞好个人工作周围的环境卫生，卫生区域由负责划分办公室主任安排值日人员打扫。卫生标准要求如下：办公桌椅干净无污点（包括表面、背面、腿），办公用品摆放要有序，杯壶摆放整齐。门、窗、玻璃、门框应按时擦洗，做到干净无浮尘。墙壁应干净，墙角应无灰尘，未经许可，任何人不准在墙壁上乱钉钉子、乱挂杂物。室内文件框及其它物品应摆放整齐，保持干净。下班后桌面整洁、桌椅摆放整齐。地面应天天拖洗，保持干净，垃圾应倒在指定地点。卫生间的卫生管理：卫生间：不得在卫生间内乱泼乱倒、乱丢杂物。不得在卫生间内放置杂物。不得在卫生间内乱涂乱画。使用卫生间后，及时冲水、拖地。（全员可共同监督）值日人员必须保持卫生间干净整洁，做到无异味、无积水、无杂物。卫生间的清扫、保洁工作，作到无积垢、无异味、干净清洁；负责将垃圾送到公司内指定堆放处，并定期将其清除出公司区。完成上级领导交办的各项清洁工作。行政部门指定专人每天9：30分对公司的环境卫生进行检查，卫生间一天检查2次以上，相关人员应配合检查，办公室检查人员有权对违规行为开具“整改通知单”和“惩罚单”。如卫生不合标准，第一次由办公室下发“限期整改通知单”，如不见好转，直接进行通报批评。若连续被通报批评2次以上，记入当月考核记录，并进行相应负激励。每天各区值日人员需在9：10以前将卫生清理干净，9：30分准时工作。行政部门卫生检查人员直接对公司负责，需本着认真、公正的心态检查卫生，如监督不到位，卫生不合标准，除对当天值日人员通报批评外、部门负责人及卫生检查人员同负50%的连带责任。相关说明：部门经理有权在不降低以上规定范围的前提下，将工作要求进一步加强、细化。建立现场环境保障流程：明确各部门卫生包干区域、工作人员清洁卫生值班表。实行部门负责制，与公司其他制度统一纳入考核，考核结果直接影响各部门全体工作人员的工资与奖金。公司各室部工作行为规范一切工作以公司利益为核心，树立公司形象，营建优良高效的工作环境。严格遵守公司各项规章制度，服从直接上级领导的工作安排和岗位调配。服务耐心周到，一切以公司员工与顾客的角度出发，热心帮助员工，正确解决为题。认识多方合作关系，以公司员工与顾客的利益高于一切为服务精神。精通所在岗位的工作流程及相关岗位的业务流程，并积极学习接受新知识。开拓进取，创新高效，发扬主动热情的工作精神，积极配合公司的发展献计献策。团结协作，各部门分工明确，职责清晰，遇到部门之间的不良问题不得相互之间推诿，应积极协调配合工作，同心协力解决困难。正值诚实，对上级领导、同事以诚相待，不阿谀奉承，敷衍了事或阳奉阴违，以突出的工作业绩取得进步。不断提高个人素质、职业道德、素质涵养，保持将康活力，积极上级的工作氛围。公私分明，不以个人观点影响同事之间的工作配合。一切工作服从制度，拒绝“特人特办”。相关说明：以上行为规范将作为员工实习期间的工作认定标准、全体员工职务晋升的重要考核标准。垂直于相互间都配合，人人有权对违反《工作人员行为规范》的员工指正。公司室部人员仪容仪表规范工作人员在工作时间内必须统一着装，随时保持工装整洁，领带、领结、工牌佩戴齐全，不得将着装标准擅自更改。淡妆上岗，不得将头发染为明显异色，不得涂色甲油，不得涂抹异色辱膏，女员工头发不宜过长，梳洗整齐，长发盘起；男员工不得留光头、披发。注意个人仪表卫生，在岗时间不得穿拖鞋或上翻裤腿。与人交谈时应用礼貌用语，不得说脏话，拖腔拉调，大声喧哗。与上级领导谈话时站立时应做到肩平、头正、挺胸、收腹、精神饱满，不得摇头幌脑。入座正确的姿势是：两腿自然垂直、上身自然垂直，不得摇头晃脑，跷二郎腿，不得坐在办公桌上或腿搭在办公桌上。相关说明：部门经理有权在不降低以上规定的范围的前提下，将工作要求进一步加强、细化。实行部门负责制，与公司其他制度以其纳入考核，考核结果直接影响部门的全体人员的工资与奖金。垂直于相互监督结合，人人有权对违反《仪容仪表规范》的提醒与指正。公司办公人员通用礼貌规范一、礼仪规范：1、随时保持良好的情绪和最佳的精神状态，和谐可亲、保持微笑、主动致意。2、精神专注、大方，不板面孔，不过分亲昵，不可以貌取他人或斜视、藐视、俯视、眼神恍惚等不礼貌的眼神。3、递交物品时，应保持让用户方便应用的空间，郑重递交。4、与同事发生误会、愤怒的现象时，不可与用户争吵，注意保持冷静，尽量解释明白或化解矛盾。二、礼待用语：1、基本要求●称谓要恰当：做到充分尊重对方不伤害用户的感情和自尊。●口齿要清楚：做到思路清晰、口齿清楚、表达流畅。●语言要精练：做到中心突出、言简意清，用较少的话表达尽可能多的内容。●语意语气、语调语速：做到语气要谦虚和谐，使人感到亲切和谐，轻松自然。●熟练掌握标准用语：要求做到准确、简洁、亲切。准确适用语要确切，表达意思要完整，不要模糊不清。简洁是语言精练，不说废话。亲切语气和谐，言谈谦虚礼貌，不说硬话、气话、粗话、脏话。相关说明：部门主任有权不减地以上规定的范围前提下，将工作要求进一步加强、细化。行政责任制，以日常监督依据与公司其他制度以其纳入考核，考核结果直接影响各部主管负责人及当事人工资与奖金。公司电话管理规定一、话机管理：1、为了提高工作效率，公司为全体员工配备了电话机，每个员工都要做好话机的维护与保养工作。2、电话机自然损坏的需做书面申请，写明损坏原因和内容并上报行政人事部，待分管领导批准后由行政人事部进行更换或购买。3、电话机人为损坏的，由当事人照价赔偿电话机一部。二、内线电话管理：1、公司的内线电话统一使用电话交换机，由办公室主任负责，进行安装，维护及调整。行政人事部定期制作最新的员工通讯录，发给各部门经理，由部门经理下发给公司员工，使公司员工随时掌握最新的通信情况。2、公司的内线电话由办公室主任负责调整、安装，未经分管领导、总经理批准不得在交换机上开通任何外线电话（前台除外），否则，按话费明细对电话开通人和使用人进行处罚。三、外线电话管理：1、公司所有外线电话均作为日常办公使用，严禁办理个人业务。2、拨打电话时，语音要清晰、礼貌。严禁出言生硬、强加他人等不礼貌的现象出现。3、由办公室主任负责对外线电话维护或安排，其他任何部门不得私自进行更改。4公司传真机均作为日常办公使用，严禁办理私人业务。5、公司领导可根据对违反上述条例的员工进行相应的处罚。处罚金额为每次20元。公司室部职责规范1）、监督管理营业服务状况，接受并处理各种投诉。2）、掌握工作业务忙闲情况，及时做好调整计划。3）、填写工作日志，随时记录工作情况和处理情况，记录上级指示和各项通知，以及纪录未了解事项，以便事后检查处理。5）、负责保证所需工作物品的齐全，根据预算及时向相关部门申请。6）、协助总经理保证本部门工作达标。公司室部工作秩序规范工作人员必须准时上岗，办公室各部门上岗后必须在10：30以前完成六点工作制并上交总经理。工作人员上岗前，准备好所有办公用品，做好清洁卫生及环境整理工作。上岗时间，不得接打私人电话，不得浏览阅读报刊、杂志和书籍等于工作无关的读物。各部门电脑不得保留游戏、翻读网页等与工作无关的事情。未经各总经理授权不得设置电脑权限、安装和切除软件。未经总经理授权，一律不得操作或登陆财务部数据软件或办公软件，不准受理电脑中的客户数据。保持工作场所安静整洁。下班时，应把座椅退职办公桌中间的空挡内。外勤时，应把座椅推进办公桌中间的空挡内，向本部门领导汇报开展何业务，并记录办公室外出办事一览表。办公场所内不准吸烟、饮酒。公司办公室管理制度按照规定的上下班时间进行打卡，如有特殊情况，必须当天在打卡之上写明原因，交由人事部签字，逾期不签者，视为旷工。上班时着装整齐服装统一。办公室拒绝吸烟、看报纸、大声喧哗、吵闹、闲聊或私下议论、窃窃私语等与工作无关的现象。未经许可，员工不得随便进入办公室，有事情统一由酒店领导人员到办公室办理。禁止使用公司电话做私人业务。办公室人员在接听电话中要使用文明用语，如：你好、请、谢谢、对不起、再见。办公室传真机、复印机由专人负责，出现问题及时通知专业人员维修。不得用于私人使用。公司电脑由专人使用，并有保密措施