翰威特-职位说明书撰写培训

职位说明书撰写培训2010年8月请关闭手机！请积极参与！请遵守时间！基本约定Noise期望结果培训结束时，您将收获：建立职位说明书的目的与作用掌握撰写职位说明书的方法格式内容为什么需要职位说明书?为什么这项工作每个人都说不归他们管？为什么会有功劳大家争，有责任没人担？为什么有的员工不知道自己该做些什么？为什么招聘的员工，会常常不符合要求？为什么经理人员难以确切地评价下属员工工作成绩是好是坏？确定员工工资的高低，根本上什么是决定因素？……？明晰职责界定范围工作产出为什么要进行这项工作工作岗位工作内容如何工作面对管理中出现的问题，明晰职责、界定范围是人力资源管理活动的切入点企业近期战略规划及主线任务HRM总体战略规划及管理HR规划人力盘点招聘人员配备、任用部门设置及部门职责划分职位设置职位职责及其他要求现状盘点培训需求培训实施职位职级矩阵职级、薪级体系外部薪酬研究薪酬水平定位薪酬、福利体系工作实施绩效管理员工综合报酬实施（激励手段的运用，工资、培训、淘汰、晋升等）人才规划培训需求人才培养培训规划人才管理通过职位管理奠定人力资源管理体系的基础职位说明书的定义美国薪酬协会（ACA）将职位说明书定义为：关于某个职位最重要特征的概述，包括综合特点(义务和责任)

以及履行工作的级别。它包括典型的职位特点，即胜任该职位所要求的员工特征。职位说明书应当侧重说明职位本身的功能，而非有可能承担这个职位的具体个人。职位说明书的定义(续)换句话说，职位说明书是可接受的、统一规范的书面职位介绍描述的是职位本身的功能、作用及履行的职责并非填写个人的业绩和能力全面而简洁并非详细的任务、程序或活动的清单海明控股职位说明书建立职位说明书的目的总体目的：使根本不了解该职位的人通过阅读职位说明书，便可很快了解该职位的特征、职责、贡献领域及胜任条件怎样撰写职位说明书？翰威特的职位说明书3D描述Do职责

职责&行动在此职位上的员工必须承担什么职责与权限—工作需要采取的行动和作出的决策Deliver成果产出/关键绩效

评估指标在此职位上的员工必须提供什么成果—可衡量的产出/期望的成果Display展示核心能力，职位专业能力及任职资格在此职位上的员工必须具备什么样的素质和能力

—成功的关键能力及能力效标职位说明书模版-举例由人力资源部根据企业规定统一填写按照填写职位的名称，而不是该职位上任职人的姓名123直接督导：直接下属间接督导：隔级下属同样填写职位名称职位设置目的撰写“三要素”撰写要求:用2~3句话进行说明句子涉及的主要内容有：工作依据、工作内容、工作目的句式结构：使用三段式的表述方法对职位概述进行描述，即：根据……，做……工作内容，以达到……的工作目的要领:撰写“三要素”：例如：按照...法律，法规，原理，政策，战略，指导，指示，模型，方法，技术，体系动词+对象（参看下页动词表）目的/限制性结果——为了..市场，盈利，有效性，质量，产量，服务，期限，安全......方针行动目的职位设置目的-举例采购部经理根据公司的年度生产规划和未来发展需要，制定、协调和组织实施采购计划，建立并执行标准化采购流程和系统，控制采购成本，确保采购供应能够按期、保质地满足生产需要方针行动目的撰写职位设置目的可以使用的动词管理Administer建立Establish建议Advise实施Execute分析Analyze跟进Follow-up批准Approve推动Initiate指派Assign发出Issue协助Assist维护Maintain审核Audit计划/组织/控制Manage授权Authorize激励Motivate提议指导Consult协商Negotiate提供/支持Contribute组织Organize控制Control参与Participate统筹Coordinate履行Perform委任Delegate计划Plan决定Determine提供Provide发展Develop提议Recommend指导Direct检讨Review保证Ensure指导监督Supervise行动选择一个向你汇报的职位依照指导填写职位设置目的练习一“三要素”方针行动目的职位主要职责描述（Do）职位职责主要职责的撰写要求撰写要求:按照重要性，列举五至八项职位的重要职责与责任需要体现高绩效若未能完成该职责，可能对业务产生严重的后果该职责需要员工投入大量工作时间包括职位任职者的常规工作，不含临时性工作；例如，“当经理不在时负责人员管理”；“领导交办其他任务”等这类描述并不符合要求关键职责撰写的“三段法”要领：仅包含概括性的职责与责任，而非具体任务句式结构应为：谓语+宾语+解释性短语+

（目的/效果）谓语始终应以行动为导向宾语是谓语所指动作的实施对象解释性短语进一步对谓语和宾语加以说明，例如：说明方式、地点、目的及周期工作目的与效果如何示例:商品部经理组织量产周期的计划工作，制定产品开发、生产、上市和配发等周期性计划并监督实施，确保商品准时上市。什么工作具体解释目的/效果什么工作具体解释目的/效果工作职责指一项或多项任务所构成的责任归纳工作任务中的系列活动为达到某一目的从事的一系列活动进行董事会会议记录，整理分析及归档，确保月董事会记录的全面性，完整性和准确性。适合职位说明中的职责进行董事会会议速记整理速记记录打印董事会会议记录复印会议记录，分发给成员会议记录保管归档在打印机中插入打印纸确定边距进行总结归纳细小琐碎的工作要素工作中不能再继续分解的最小动作单位不适合作职位说明中的职责，要去除什么是具体任务？职位：行政秘书提炼“关键职责”方法一：平衡计分卡四大维度通过平衡计分卡的四大维度来提炼和寻找职位的关键职责：策略/财务该职位在策略发展方面的职责如何？该职位在构建策略和经营目标实施计划方面的职责如何？该职位是否具有重大财务职责？运作该职位具有哪些日常运作职责（如何完成业务工作），以确保有效利用相关资源来实现所有目标？客户该职位具有哪些内外部客户管理职责，以确保有效建立并保持客户关系？人员该职位具有哪些人员管理职责（绩效管理职责，分工职能）？提炼“关键职责”方法二：不同性质部门职位可以运用不同思路进行关键职责的提炼内涵将工作分成几类，然后对每类进行归纳总结要点无重叠，保证职位的各职责之间没有交叉无遗漏，保证各职责之和能够完整覆盖该职位的关键职责适用此类方法也适用于管理类职位内涵基于对流程的理解，按照业务环节的逻辑顺序撰写职责要点流程清晰，明确该职位所涉及的主要流程理解同一职位在不同的流程环节所发挥的差异化的作用与角色职能部门适用：职能归纳业务部门适用：流程梳理举例举例示例：从部门职责向职位分解职责—按职能分解关键职责作为策略伙伴，制定或调整基于战略的人力资源策略，并组织实施，为公司发展提供人力资本的支持保障以组织结构转型导向为基础，建立和组织实施职位管理、人力资源规划管理体系，形成“适才适所”的用人机制制定和推行公司的整体奖酬策略，不断优化的人力资本投入产出效率建立公司人才开发体系，发展和提升人员能力，保障业务发展所需的人才储备和继任梯队制定及完善绩效考核体制，帮助公司及员工搭建合理公平的绩效评估体系通过建立和完善人力资源管理架构、流程和制度、人力资源管理信息系统，培育和发展人力资源管理人员的管理能力，提升人力资源管理的效益和效率推动组织变革进程，营造新的“组织文化”氛围和工作环境，提高员工忠诚度，树立鲜明的雇主品牌形象人力资源策略及制度建设整体奖酬企业文化职位：人力资源经理绩效管理人才发展内部管理示例：从部门职责向职位分解职责—按流程分解关键职责中常用的谓语动词针对制度、方案、计划等文件编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料调查、研究、收集、整理、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护、管理、比较、复制、计算、分析、创新、整合关于某项工作（上级）组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、引导、诱导、技术指导、教导、诊断、督导、顾问指导关于某项工作（下级）检查、核对、收集、寻获、提交、制作、进步、服从、承办、完成、执行、建立、参与、处理、设置、制造、设计、联系、磋商、生产、配合、协助、建议、服务关于某项工作（平级）配合、磋商、协同、协商、交涉需避免的问题过多使用缩写过多使用“负责”等词来描述关键职责，不够清晰明确职责不全造成流程不畅职责过多过细没有按照职责的重要顺序进行排列对于业务部门来说，没有按照职责的流程顺序进行排列，有缺失与遗漏撰写两条您在练习一中所选职位的主要职责练习二“三段法”什么工作具体解释目的/效果主要职责任职资格和胜任能力（Display）任职资格和胜任能力任职资格的统一撰写标准特殊要求例如：频繁出差/值夜班任职资格内容必备条件一、教育背景(高中/中专/大专/本科/硕士…)及以上，（**专业）优先二、工作经验(**)年以上(**)工作经验三、专业资质任职岗位所必需的专业证书四、胜任能力任职该岗位所必需的技能，而非通用技能对职位的最低教育要求相关工作经验及重大项目经历胜任能力胜任能力是用行为模式描述出来的知识，技能和态度的综合能力。这些行为应是可指导的，可观察的，可衡量的，而且是对个人和企业成功极其重要的核心胜任能力：公司全员应具备的能力。全员核心胜任能力是公司价值观，企业文化及业务需求的反映，应在全体员工身上表现出来；可转移胜任能力：在多个角色中都需要的技巧和能力，但重要程度和精通程度有所不同；例如：领导力专业胜任能力：在某个特定角色或工作中所需的特殊的技能；++胜任能力－举例关键胜任能力指标领导力领导团队、成就他人、目标导向、长效管理、公共关系、业务伙伴、商业敏锐、远见卓识核心胜任力客户导向、持续学习、精诚合作、务实进取、价值典范关键胜任能力指标专业胜任力客户服务、影响他人、积极进取、收集信息、建立关系、市场敏感核心胜任力客户导向、持续学习、精诚合作、务实进取、价值典范部门总经理客户经理专业胜任能力的简单推导—举例工作活动向部门了解岗位空缺分析岗位能力要求制定招聘计划发招聘/竞聘广告甄选候选人简历面试、甄选人员进行人员控制参加招聘活动制定招聘管理制度与大学，招聘网站，人事局、教委、劳动局等联系沟通协调分析判断(工作分析/人员配置分析/能力结构分析)面试技巧外部关系建立对能力的要求职位：招聘管理职位说明书撰写总结职位关键职责描述(DO)“三段法”什么工作具体解释目的/效果职位设置目的“三要素”方针行动目的全面性、措辞准确性任职条件和职位胜任能力(Display)准确填写硬性要求对专业胜任能力进行简单推导职位产出分析（Deliver）职位产出“职位产出”-关键绩效衡量指标“提交的成果”:特定工作所期望达到的可衡量的成效或结果为什么要评估？指导：帮助任职者明确工作重点和与公司部门目标之间的联系诊断：明确应该注意哪些方面、存在哪些问题以及应该在哪些方面进行改进个人或团队职责：评估是否实现了承诺绩效追踪/监控：针对既定标准，评估目标实现进程或绩效水平注：该部分内容在海明控股的职位说明书中不体现，项目会另行进行关键绩效衡量指标版块，在这里作为职位说明书的一部分内容让大家了解“职位产出”-关键绩效衡量指标（KPI）要“三化”合理的绩效衡量指标应该是：与职责相联系，相关性强衡量正确的东西，而非容易衡量的东西指标易理解，重点明确数据的可跟踪性