建设项目档案管理培训97

建设项目档案管理

目录建设项目档案概述>>01建设项目档案管理的控制措施>>02建设项目文件的形成>>03建设项目文件的收集>>04建设项目文件的整理>>05建设项目文件的归档与汇总移交>>06CONTENTS第一章建设项目档案概述

建设项目文件——指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括前期文件、竣工文件、竣工验收文件等。

建设项目——指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，建成后具有完整的系统，独立形成生产能力或者使用价值的建设工程，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。一、概念

建设项目（工程）档案是指整个建设项目按照基本建设程序从酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成投产（使用）的全过程中形成的，应当归档保存的文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式与载体的文件材料。建设项目（工程）档案是指从建设项目（工程）的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中形成的应归档保存的文件材料。一、概念

二、建设项目档案特点Market成套性专业性现实性动态性三、建设项目档案的功能12345信息传递功能历史记录功能指导与监控功能依据与凭证功能知识传承功能1、建设项目（工程）档案工作管理的性质2、四、建设项目（工程）档案工作管理的

性质和原则建设项目（工程）档案工作管理的原则建设项目（工程）档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作。建设项目（工程）档案工作是实现工程建设科学管理的技术基础工作，是实现工程建设科学组织和管理不可缺少的技术基础或技术保障性工作1、建设项目（工程）档案工作管理的性质建设项目（工程）档案工作要按照集中统一管理的原则，管理好建设项目（工程）的全部档案，确保建设项目（工程）档案的完整、准确、安全和有效利用。2、建设项目（工程）档案工作管理的原则五、建建设项项目档档案工工作基基本要要求01完整02准确03系统04安全05有效利用第二章章建建设设项目目档案案工作作控制制措施施一、存存在问问题1文件材料形成不规范、不完整、不及时、不准确。2档案收集制度不严，收集不及时，造成文件散失。4建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失。3档案整理不规范，各参建单位标准不一。原因分分析1、重点建设项目自身特点为档案工作带来了困难；2、档案意识薄弱，重视程度不高；3、档案工作的专业性。二、档档案行行政管管理部部门和和上级级主管管部门门的控制措措施23法律手手段1技术手手段行政手手段第三条条一一切切国家家机关关、武武装力力量、、政党党、社社会团团体、、企业业事业业单位位和公公民都都有保保护档档案的的义务务。第十条条对对国国家规规定的的应当当立卷卷归档档的材材料，，必须须按照照规定定，定定期向向本单单位档档案机机构或或者档档案工工作人人员移移交，，集中中管理理，任任何个个人不不得据据为己己有。。《中华人人民共共和国国档案案法》第六十十一条条交交付付竣工工验收收的建建筑工工程，，必须须符合合规定定的建建筑工工程质质量标标准，，有完完整的的工程程技术术经济济资料料和经经签署署的工工程保保修书书，并并具备备国家家规定定的其其他竣竣工条条件。。建筑筑工程程竣工工经验验收合合格后后，方方可交交付使使用；；未经经验收收或者者验收收不合合格的的，不不得交交付使使用。。《中华人人民共共和国国建筑筑法》第二百百七十十四条条勘勘察、、设计计合同同的内内容包包括提提交有有关基基础资资料和和文件件（包包括概概预算算）的的期限限、质质量要要求、、费用用以及及其他他协作作条件件等条条款。。第二百百七十十五条条施施工合合同的的内容容包括括工程程范围围、建建设工工期、、中间间交工工工程程的开开工和和竣工工时间间、工工程质质量、、工程程造价价、技技术资资料交交付时时间、、材料料和设设备供供应责责任、、拨款款和结结算、、竣工工验收收、质质量保保修范范围和和质量量保证证期、、双方方相互互协作作等条条款。。《中华人人民共共和国国合同同法》《建设工工程质质量管管理条条例》第十六六条建建设设单位位收到到建设设工程程竣工工报告告后，，应当当组织织设计计、施施工、、工程程监理理等有有关单单位进进行竣竣工验验收。。建建设工工程竣竣工验验收应应当具具备下下列条条件：：（（一一）完完成建建设工工程设设计和和合同同约定定的各各项内内容；；（二）有有完整整的技技术档档案和和施工工管理理资料料；（三））有工工程使使用的的主要要建筑筑材料料、建建筑构构配件件和设设备的的进场场试验验报告告；（（四））有勘勘察、、设计计、施施工、、工程程监理理等单单位分分别签签署的的质量量合格格文件件；（（五））有施施工单单位签签署的的工程程保修修书。。建建设设工程程经验验收合合格的的，方方可交交付使使用。。2、行政政手段段通过行行政手手段对对科技技档案案事业业实施施的指指导、、监督督和控控制。。具有有强制制性、、权威威性、、垂直直性、、具体体性和和无偿偿性。。方式式主要要有政政策指指导、、经济济调节、、典型型示范范、舆舆论引引导、、协调调与监监督。。3、技术术手段段标准管管理。。业务务建设设标准准、开开发利利用标标准、、现代代化标标准。。节、典典型示示范、、舆论论引导导、协协调与与监督督。1.建立健健全组组织体体系2.制定完完善管管理制制度项目档档案管管理办办法分类方方案归档范范围与与保管管期限限表档案整整理操操作规规程3.纳入合合同管管理4.实施全全过程程控制制5.管理信信息化化三、建建设单单位的的控制制措施施四、施施工、、监理理单位位的控控制措措施控制措施落实管管理职责责监理单单位实时监监控推行预预立卷制度度建立工工地档案室室04020301以项目目法人人为管管理核核心，，以纳纳入合合同为为管理理依据据，以以监理理实时时控制制为重重要手手段，，在档档案行行政管管理部部门、、专业业主管管部门门及项项目建建设、、设计计、施施工、、监理理单位位全方方位参参与下下，实实施事事前介介入、、事中中控制制、事事后核核查、、验收收把关关的全全过程程控制制模式式。综述—全过程程管理理模式式第三章章建建设设项目目文件件的形形成1、内容容要求求2、数量量要求求3、时间间要求求4、质量量要求求一、形形成的的要求求字迹清清楚，，图样样清晰晰，图图表整整洁数据准准确，，签署署完备备纸张规规格、、质量量和图图表样样式符符合有有关要要求不使用用易褪褪色的的书写写材料料形成质质量要要求1．纸张张定量量应达达到国国家标标准所所规定定克数数的要要求，，不能能有热热敏纸纸。2．文字字材料料、图图纸的的幅面面、页页面应应符合合规范范的幅幅面尺尺寸、、页面面设置置的要要求。。图纸纸的页页面设设置应应符合合国家家标准准或行行业标标准的的规定定。3．字迹迹、图图样线线条应应清晰晰、耐耐久。。黑色色、蓝蓝黑为为耐久久性书书写材材料，，不能能有铅铅笔、、圆珠珠笔、、红墨墨水、、纯蓝蓝水、、复写写纸等等书写写的字字迹，，尽可可能避避免复复印件件归档档。签签名、、修改改字迹迹（如如修改改通知知单））要特特别注注意这这个问问题。。4．复印印、打打印文文件的的清晰晰及牢牢固程程度应应符合合设备备标定定质量量的要要求。。形成质质量要要求（一））竣工图图编制制单位位一般由由施工工单位位负责责编制制。项目总总平面面图、、综合合管线线图由由建设设单位位或由由其委委托有有关单单位编编制。。一些行行业系系统统统一规规定由由设计计单位位编制制。二、竣工图图的编编制二、竣工图图编制制形式式12345按施工图施工没有变动施工图被取消施工图只有一般局部变更施工图重大的变更原设计没有，施工增加内容真实反反映实实际情情况，，规格格统一一，图图面整整洁，，字迹迹清楚楚编制竣竣工说说明重复的的标准准图、、通用用图不不编入入竣工工图中中一张施施工图图由若若干单单位施施工的的，各各施工工单位位完成成自己己负责责的部部分后后，交交建设设单位位指定定的汇汇总单单位汇汇总编制项项目总总平面面图和和综合合管线线竣工工图三、竣工图图编制制要求求杠改法法叉改法法圈改法法四、竣工图图更改改方法法必须注明明更改依依据。无法在图图纸上表表达清楚楚的，应应在标题题栏上方方或左边边用文字字说明。。各种引出出说明应应与图框框平行，，引出线线不交叉叉，不遮遮盖其他他线条更改要符符合各专专业的要要求更改要使使用耐久久的字迹迹材料五、竣工图更更改要求求不必保留留修改前前的痕迹迹，只需需直接绘绘制更改改后的内内容，并并将变更更依据在在标题栏栏内或在在说明中中标注将竣工图图章的要要素分解解在标题题栏签字后，，不必再再加盖竣竣工图章章六、关于重新新绘制竣竣工图的的要求竣工图都都应由编编制单位位加盖并并签署竣竣工图章章竣工图章章内容填填写齐全全、清楚楚，不得得代签竣工图章章盖在标标题栏附附近空白白处。竣工图章章应使用用不褪色色红印泥泥。七、竣工图章章的使用用施工单位位技术负负责人审审核监理单位位审核建设单位位审核八、竣工图的的审核第四章建建设设项目文文件的收收集收集范围围收集时间间随时收集集定期收集集---抓住几个个重点阶阶段领到施工工执照之之后，破破土动工工之前单项工程程完工交工验收收阶段竣工验收收阶段收集责任任建设项目目文件的的收集第五章建建设设项目文文件的整整理分类组卷案卷内文文件材料料的排列列案卷编目目案卷装订订装盒编制案卷卷目录建设项目目文件的的整理依据分类类方案进进行归类类：分类是整整理、编编目、进进行系统统化管理理的需要要。1、分类要要根据项项目建设设的阶段段、建设设的具体体情况设设置类目目。2、分类要要清楚，，不能相相互交叉叉、包容容。3、分类包包括分大大类和分分小类一、分类类依据建设设项目特特点：一一般按照照工程项目目的建设设程序、单位工工程进行行分类建设单位位应根据据本工程程项目档档案数量量的多少少，来确确定档案案设置的的类目层层次。对对于大型型项目，，要以整整个项目目为分类类对象，，在分类类时，首首先以工工程项目目的建设设程序和和性质来来区分，，然后在在每个大大类里，，再按单单位工程程或专业业、阶段段等进行行分类（（如施工工档案可可以再按按各单位位工程进进行分类类）☆对于小小型项目目，形成成的档案案数量较较少，可可以不设设二、三三级类目目，直接接按建设设程序对对档案进进行组卷卷整理后后依次排排列即可可。一、分类类某项目档案前期依据性档案勘察设计档案施工档案监理档案竣工验收档案单位工程01单位工程02单位工程03项目管理档案1、档案的的分类，，要符合合形成档档案的专专业和形形成单位位的科技技活动性性质和特特点；2、在一个个单位内内部和一一个专业业系统内内部，同同一科技技档案的的分类标标准应该该一致；；3、分类的的层次类类目要简简明，不不宜过多多过繁；；4、分类应应力求按按专业系系统实现现标准化化；基本要求求第一步，，根据专专业主管管部门的的建设项项目档案案分类编编号规则则以及项项目实际际情况，，设计、、制定统统一的项项目档案案分类编编号体系系。小型项目目直接按按项目、、结构或或专业分分类；大中型项项目按单单位工程程或专业业分类，，下设属属类；实际应用用如：1、水库建建设项目目：可分为10个单位工工程：大大坝、溢溢洪道、、输水洞洞、水轮轮机等每个单位位工程分分为4个阶段：：可研部部分、初初步设计计、施工工阶段、、竣工阶阶段2、大型建建设项目目，应分分别按照照单项工工程、单单位工程程等立卷卷，注：一般般以立项项文件为为准，可可将其作作为一个个基建项项目来管管理实际应用用第二步，，对下设设属类按按：工程程项目分分类法、、型号分分类法、、课题分分类法、、专业分分类法、、时间分分类法、、地域分分类法分分别排列列。依据项目目档案分分类编号号体系对对全部项项目档案案进行统统一的分分类和编编号；生生产使用用单位需需要按企企业档案案统一进进行分类类和编号号的，建建设单位位(并责成设设计、施施工及监监理单位位)可用铅笔笔临时填填写档案案号实际应用用实际应用用1、组卷的的原则遵循项目目文件的的形成规规律，保保持案卷卷文件的的有机联联系，便便于档案案的保管管和利用用2、组卷的的要求针对不同同阶段、、不同性性质的文文件材料料，选择择不同的的组卷方方法灵活掌握握文件材材料数量量，控制制案卷的的厚度组卷的同同时检查查卷内文文件二、组卷卷3、组卷的方法法（1）综合管理文文件的组卷（2）勘测设计文文件的组卷（3）施工文件的的组卷（4）监理文件的的组卷（5）竣工图文件件的组卷二、组卷综合管理文件件一般包括项项目前期文件件（不包括勘勘测设计文件件）、工程管管理文件、工工程交（竣））工验收文件件、工程决算算文件。综合管理文件件由建设单位位汇总，并根根据文件材料料形成的阶段段、性质、内内容分类整理理，按问题、、时间等要素素组卷。（1）综合管理文文件的组卷勘测设计文件件一般包括工工程地质勘测测文件、工程程设计文件（（含工程总体体设计、初步步设计、施施工图设计））和设计变更更文件。工程地质勘测测文件、工程程设计文件一一般按原有装装订形式组卷卷。设计变更文件件一般按编号号组卷。（2）勘测设计文文件的组卷一般在区分工工程类别、标标段的基础上上，按单位工工程、分部工工程、分项工工程、桩号、、施工工序的的先后及文件件的文种特征征等组卷。施工文件的组组卷方法较为为复杂，不同同专业技术领领域的项目组组卷方法会有有一定的区别别。（3）施工文件的的组卷监理大纲、计计划等以监理理组的划分为为单位组卷，，一卷或数卷卷。监理日记以监监理组(或合同段)的划分为单位位组卷，一卷卷或数卷。单单本日记较厚厚，可单独组组卷；单本日日记较薄，可可若干本监理理日记组成一一卷，且每本本日记作为一一份文件，填填写卷内目录录时，以时间间及日记撰写写人将每本日日记加于区分分。监理月、年度度报告以监理理组(或合同段)划分为单位组组卷，一卷或或数卷，卷内内文件按时间间先后顺序排排列。（4）监理文件的的组卷监理工程师通通知等来往文文书以监理组组的划分为单单位分类组卷卷，一卷或数数卷。卷内文文件根据问题题类型、发文文单位分类后后按文件编号号(如无编号按时时间顺序)排列。监理平行抽检检试验文件材材料，以单位位、分部工程程的划分和抽抽检项目分类类为单位组卷卷，一卷或数数卷，卷内文文件按时间先先后顺序排列列。会议纪要以监监理组为单位位组卷，一卷卷或数卷，卷卷内文件按时时间先后顺序序排列；文件件较多的，可可以施工合同同段为单位组组卷，卷内文文件按时间先先后顺序排列列。计量与支付文文件以合同段段和时间的月月份为单位组组卷，一卷或或数卷。（4）监理文件的的组卷竣工图可按工工程类别、单单位工程等组组卷，同时尽尽量保持原有有的图纸目录录顺序不变。。（5）竣工图文件件1、综合管理文文件的排列2、勘测设计文文件的排列3、施工文件的的排列4、监理文件的的排列5、竣工图文件件的排列三、卷内文件件的排列综合管理文件件一般遵循以以问题结合时时间排列的原原则。1、综合管理文文件的排列工程地质勘测测文件、工程程设计文件按按原有顺序排排列。设计变更文件件按编号顺序序排列。2、勘测设计文文件的排列应按照分部工工程、分项工工程、桩号、、施工工序的的先后等进行行排列。逻辑上有紧密密联系的文件件应按照重要要程度进行排排序，一般结结论性文件在在前，依据性性文件在后；；批复性的文文件在前，请请示性的文件件在后。如工工程认可书在在前，检验单单在后；质量量检验评定表表在前，原始始检验记录在在后；原材料料报审表在前前，原材料质质保单、实验验记录等在后后。3、施工文件的的排列监理日记，月月、年度报告告，计量和支支付文件，监监理平行抽检检试验文件材材料一般按时时间排列。监理大纲、计计划，监理工工程师通知等等来往文书，，会议纪要等等按照问题结结合时间排列列。4、监理文件的的排列竣工图按专业业、图号排列列。5、竣工图文件件的排列不管哪种类型型的文件，一一般都要做到到：文字在前，图图样在后译文在前，原原文在后正件在前，附附件在后印件在前，定定(草)稿在后批复在前，请请示在后结论性文件在在前，依据性性文件在后转发件在前，，原件在后通知在前，补补充通知在后后（一）编写页页号（二）编制卷内文件件目录（三）编制备考表（四）编制案卷封面面四、案卷编目目在有具体记载载内容的页面面上逐页编流流水号，有一一页编一号。。编号从阿拉伯伯数字“1”开始，案卷之之间不连号编编，每卷分别别编号。编号的书写位位置为：单面面书写文件在在右上角，双双面书写文件件，正面在右右上角，背面面在左上角；；图纸的页号号编写在标题题栏外左下角角或外右上角角。一大页上贴若若干小页，每每个小页都编编页号，即每每个小页均为为一页。成套图样或印印刷成册的文文件材料，自自成一卷的，，原目录可代代替卷内目录录，不必重新新编写页号。。卷内目录和备备考表不编写写页号。编写页号建建议使用铅铅笔。（一）编写写页号每一个案卷卷内都必须须有卷内文文件目录。。卷内文件目目录置于卷卷首。卷内文件目目录起到介介绍卷内文文件材料的的内容和成成份，便于于查找利用用和进行统统计的作用用。对于成套的的图纸，原原有图样目目录在内容容上可以替替代卷内目目录内容时时，可不再再重新编制制卷内目录录，如果其其内容不能能替代卷内内目录时，，要重新编编制卷内目目录。编制卷内文文件目录1、卷内文件件目录格式卷内文件目目录，一件件文件填写写一条目录录。一般一份文文件为一件件。综合类文件件正文与附附件为1份，原件与与复制件为为1份，转发文文与被转发发文为1份，正文与与发文稿纸纸为1份，来文与与复文（指指请示与批批复、报告告与批示、、来函与复复函）各为为1份2、件的确定定工程施工类类文件开工工申请单为为1份，施工组组织设计报报审表和附附件为1份，施工技技术方案报报审表和附附件为1份，施工放放样报验单单和附件为为1份，建筑材材料报验单单及附件为为1份，进场设设备报验单单及附件为为1份，工程检检验认可书书和工程报报验单为1份，中间检检验申请单单及附件为为1份，承包人人申请表及及附件为1份。（以高高速公路建建设项目档档案为例））工程监理类类文件每月月或每季同同一种建筑筑材料抽检检报告为1份，每个标标准试验报报告为1份，每个分分项工程质质量检验评评定表为1份，每个分分部工程质质量检验评评定表为1份，每个单单位工程质质量检验评评定表为1份，每本监监理日记为为一份。2、件的确定定（1）序号填写方法：：用阿拉伯伯数字从1依次标注。。常见错误：：文件与序序号不对应应，多份文文件对应一一个顺序号号。（2）文件编号号填写方法：：填写文件件文号或图图样图号。。常见错误：：漏填或填填写不全。。（3）责任者填写方法：：填写文件件形成部门门或主要责责任者的全全称或通用用简称。常见错误：：错误填写写个人姓名名；多个责责任者填写写不全；责责任者简称称不规范。。3、各项目填填写方法（4）文件材料料题名填写方法：：填写文件件标题全称称，没有文文件标题可可根据内容容自定。文文件标题不不准确的，，也需重新新拟写。常见错误：：只填写表表格名称。。理想境界：：所有题名名不重复。。3、各项目填填写方法（5）日期填写方法：：填写编制制文件的年年、月、日日。施工、、监理、竣竣工图文件件中出现多多个时间以以各方最后后确认的日日期为准。。决议、决决定、命令令、法律标标准等为通通过或发布布时间；条条约、合同同、协议等等为签署时时间；报表表、计划、、规划为编编制时间。。常见错误：：不填写最最后确认的的日期（6）页号填写方法：：填写每份份文件首页页上标注的的页号，最最终件注起起止号。常见错误：：最终件未未标注起止止号。（7）备注可根据实际际填写需注注明的情况况3、各项目填填写方法每一个案卷卷内也都必必须有备考考表。备考表置于于卷尾。备考表起到到说明卷内内文件的数数量和状况况以及在管管理过程中中的变化情情况，既表表明有关人人员的责任任，又便于于利用者和和保管人员员更好地掌掌握案卷情情况。（三）编制制备考表1、卷内备考考表格式互见号：填填写反映同同一内容但但形式不同同而另行保保管的档案案保管单位位的档号说明：包括括卷内文件件的件数、、页数以及及在组卷和和案卷提供供使用过程程中需要说说明的问题题。例：本卷共共15件11页。立卷人：应应由责任立立卷人签名名。立卷时间：：应填写完完成立卷的的日期。检查人：应应由案卷质质量审核者者签名。（（施工单位位：项目总总工，监理理单位：监监理组长，，建设单位位：部门负负责人）检查日期：：应填写案案卷质量审审核的日期期。2、卷内备考考表填写方方法案卷封面是是以一定的的格式概要要介绍卷内内文件材料料的内容和和形式特征征的一种辅辅助材料。。每一个案卷卷都必须装装有封面。。案卷封面起起到保护卷卷内文件材材料和便于于查找利用用的作用。。（四）编制制案卷封面面1、案卷封面面格式案卷题名又又称案卷标标题，是案案卷内全部部文件材料料的总标题题，是案卷卷封面的核核心内容。。组卷结果往往往通过案案卷题名体体现出来往往往起到画画龙点睛的的作用。案案卷题名是是编制案卷卷目录和其其他检索工工具的依据据，直接影影响案卷的的查找利用用。拟制案卷题题名时，要要做到：内内容正确概概括，结构构完整规范范，文字简简明通顺。。即要能完完整、准确确地揭示卷卷内文件的的内容，又又要简明扼扼要，一般般不超过50个字。2、拟制案卷卷题名建设项目档档案案卷题题名的结构构为：项目目名称(代字、代号号)——内容——名称。例1：**办公公楼电气安安装竣工图图例2：**高速速公路**大桥0#-4#墩（台）钻钻孔桩、系系梁、立柱柱、墩（台台）冒工程程检验认可可书、工程程报验单、、中间检验验申请单2、拟制案卷卷题名（1）档号的定定义档号是在整整理和管理理档案的过过程中，以以字符形式式赋予档案案的一组代代码。（2）档号的编编制要求唯一性合理性稳定性3、编制档号号（3）档号结构构（全宗号））—分类号—案卷号（4）档号的编编制方法全宗号分类号案卷号（案案卷排列））3、编制档号号立卷单位：：填写文件件组卷部门门。起止日期：：填写案卷卷内文件材材料形成的的起止日期期。保管期限：：填写划定定的保管期期限。一般般为永久、、长期、短短期三种。。密级档案馆号4、案卷封面面其他内容容的编制（五）、案案卷装订控制措施装订形式的的选择装订要求装订方法装订前准备备工作040203011、装订形式式的选择整卷装订（（软卷皮装装订后装盒盒）单份文件装装订（使用用内封面获获将卷盒封封面作为案案卷封面））2、装订前文文件的修整整去金属物大于A4幅面文件的的折叠，其其中图纸按按GB／T10609.3-1989《技术制图复复制图的折折叠方法》，统一折叠叠成A4幅面。难以以做到的至至少要将标标题栏露出出。幅面过小