秘书工作中的沟通技巧

秘书工作中的沟通技巧

秘书工作中的沟通技巧

秘书在工作中扮演着重要的角色，学会沟通对于秘书来说必不可少！下面为大家介绍秘书工作中的沟通技巧，希望能帮到大家！

一、与指导的沟通技巧

穆罕xx曾经说过：“山不走过来，我就走向山。〞对于秘书来说，要想当好参谋，就要学会走向指导。但是不同的指导有着不同的性格，在与他们的沟通当中，当然也要因人而异，特别要把握好以下几点：

1、在与指导沟通时要认清自己的位置

无论何时何地，秘书人员要切记自己是指导的助手，属于份内的事情要认真做好，除此以外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结，在向指导汇报、请示、反映有关指导个人的议论，不当传话筒，不说不利于团结的话。

2、与指导沟通时要学会未雨绸缪

指导每天需要面对和解决的事情很多，为了进步沟通的质量，秘书人员要提早把沟通的目的以及表达的方式考虑成熟，对指导的工作日程也要有个明晰的理解，还要对指导的心情做个大致的揣摩，这样既能节省时间，也能使沟通更为有效。倘假设在指导日程排得很满、心情又很糟糕的时候去与之沟通，往往会事倍功半，不但达不到沟通的目的，反而会使指导对秘书人员产生反感。

3、针对不同性格的指导，采取不同的'沟通方法

秘书平时在与指导的接触中，要学会观察，学会总结。针对不同性格的指导，找出合适与之沟通的方法。比方与冷静型的指导相处时，秘书人员可能会觉得对方难以捉摸，这就需要秘书人员擅长观察，从指导日常的工作中去理解他的爱好。在与指导沟通的过程中，多聆听他的意见和建议，切勿自作主张;但凡指导交办的事务，务必要做到万无一失，对一些细微之处做到一丝不苟。这样相处一段时间后，就会获得冷静型指导的信任。雷厉风行、有魄力的指导通常性格爽快，很欣赏有才能的人。因此在与他相处时，可以大胆地提出自己的想法和建议，恰到好处地施展自己各方面的才能。由于这类指导相当有魄力，所以只要你的建议可行，他都会支持你。在和这类指导相处时，除了要扎实稳妥地办事之外，还要注意在指导面前把握好一个表现的“度〞，尽管他爱才惜才，但是假如表现过头，会让这类指导认为你是在成心卖弄，反倒弄巧成拙。虽然我们接触的指导性格各异，但是只要秘书人员在工作中兢兢业业、多考虑、勤学习，加上巧妙使用沟通的技巧，那么我们就能沉着面对。当然假如遇到那种极端自私、脾气暴躁或品质有问题的指导，最好的方法就是选择分开，因为和这种类型的指导相处，不仅会感到沟通是件异常困难的事情，而且工作上也会带来很多意想不到的费事。

二、与同事的沟通技巧

在一个单位里面，秘书除了要面对指导，更多的时候是要面对各位同事。为了使各项工作顺利开展，秘书人员在与同事相处时要把握好以下几点：

1、尊重别人，随和待人

每个人都渴望得到别人的尊重，尊重别人也就等于尊重自己。所以，在与同事的接触中，秘书人员要牢记：不该问的话坚决不问，不该开的玩笑坚决不开，不在任何同事面前说三道四。对每一位同事都平等相待，千万不要因为对某个人有意见或看不惯，就不屑于与其说话，这样很不利于团结。有时简单的一声问候就能营造和谐的气氛，使工作顺利开展。

2、讲究诚信，宽容待人

诚信是人与人之间沟通的根底。秘书人员在与同事相处时，要树立“诚信第一〞的观念，容许别人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某种原因没有做到，也要诚恳地向对方说明，获得对方的谅解。对于同事的一些小缺点和小缺点，不能挖苦挖苦;对于听到的一些关于议论自己的言论，也用不着去追根问底，要以一颗平常心对待，有那么改之，无那么加勉。当然在工作中我们难免会和同事有一些磕磕绊绊，这时，要学会主动找同事和解，只要真诚地向对方解释清楚，相信一定会赢得对方的理解。总之，宽容是一种美德，它会让周围的人更加尊重你。

3、做老实人、说老实话、办老实事

很多人认为秘书是指导身边的人，不好接近。作为秘书想要消除同事的这种误会，就必须在和同事的相处中，坚持实事求是的原那么，有多大才能办多大的事情，不要高高在上，更不要到处夸耀自己的成绩，要保持谦虚慎重、踏踏实实的工作作风。

4、关心别人，有良好的协作精神

要想和同事很好的沟通，就要擅长在“情〞字上下功夫，无论是在工作中，还是在生活上，要学会和同事沟通感情。同事在工作中遇到了难题向你请教时，要耐心地解答，做到知无不言，言无不尽;同事在生活中遇到了难处时，要在精神上或者物质上及时给予帮助，使他感受到温暖。某些工作需要与同事配合进展时，要学会主动承担责任，不斤斤计较。这样，会让同事认为你是一个很好的合作伙伴，从而愿意与你共事，工作的效率也会进步很多。

三、与群众的沟通技巧

办公室是一个职能部门，经常要接触来访或办事的群众，秘书与他们沟通时要把握好以下两个原那么：

1、注重礼仪，微笑效劳，态度积极

由于办公室代表着一个单位的形象，所以秘书人员一定要注意自己的自身形象，包括穿着打扮、说话的语气和用词。无论来访者是何种身份，秘书人员都要笑脸相迎，给来者留下美妙的第一印象。要主动询问来访者的来由和目的，尽可能地帮他们提供相关的效劳。在接听时，要主动问候来电者，并询问他所要找的人或所要办的事，语气要平缓，不能僵硬。必要时要准确记录来电者的重要信息，并及时帮他转达或办理。

2、耐心地倾听，积极地协调

办公室常常会遇到一些带有负面情绪的来访者，这时秘书人员首先要做一个忠实的听众，允许他们把心里话发泄出来，从中找出问题的症结所在。可以办理的，要与有关部门积极地协商，及时给予解决;因种种原因不能办理或无法解决的除了稳定来访者的情绪外，还要动之以情，晓之以理，耐心地向他们解释清楚，尽可能地使他们满意而归。对于那些不讲道理、成心刁难的来访者，最好的方法是使用缓兵之计，委婉地劝说来者先回去，理解情况后再说。