学习情境八(共52张PPT)

学习情境八基本表格类办公文件制作第1页，共52页。表格办公文件案例展示工作中经常制作各种各样的办公表格见上课用案例见其它素材第2页，共52页。1、典型工作过程（实际工作情境描述）分析目前，各企事业单位工作人员经常制作各种表格类办公文件来存储和处理单位数据，比如制作职工个人简历表、职工基本情况表、工资表、销售表、产品分类表等办公表格。制作这类基本表格办公文件，经常使用两种处理方法，一是使用WORD2003的表格功能，二是使用专门的电子表格软件EXCEL2003。第3页，共52页。如果要按降序排列，则从下向上或从右到左填充。(b)直接在单元格中修改，此时需双击单元格，然后进入单元格修改，此种方法适合内容较少时的修改。4）选择不相邻的单元格或单元格区域：先选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl键再选定其他的单元格或单元格区域。如果以新数据替代原来的数据，只需单击单元格，然后输入新的数据。（2）输入负数时，应在负数前输入负号，或将其置于括号中。如果要取消某个单元格选定区域，则单击工作表中其他任意一个单元格即可。此外当数据为纯字符或纯数值且不是自动填充序列的一员时，使用鼠标自动填充的方法也可以实现数据复制。(a)在编辑栏修改，只需先选中要修改的单元格，然后在编辑栏中进行相应的修改，按“”按钮确认修改，按“”按钮或Esc键放弃修改，此种方法适合内容较多或者公式的修改。（1）用鼠标调整行高和列宽自动填充是根据初值决定以后的填充项，方法为：将鼠标移到初值所在的单元格填充柄上（如图），当鼠标指针变成黑色“+”形状时，按住鼠标左键拖动到所需的位置，松开鼠标即可完成自动填充。目前，各企事业单位工作人员经常制作各种表格类办公文件来存储和处理单位数据，比如制作职工个人简历表、职工基本情况表、工资表、销售表、产品分类表等办公表格。输入文字时，文字出现在活动单元格和编辑栏中。如果要同时在多个单元格中输入相同的数据，可先选定相应的单元格，然后输入数据，按Ctrl+Enter键，即可向这些单元格同时输入相同的数据。2、典型工作任务制作各种基本表格类办公文件在基本表格中输入各类数据第4页，共52页。WORD和EXCEL制作表格方法比较WORD适合制作不规则的表格，或适合在文字中制作内容少的表格。EXCEL适合快速输入和编辑数据若有数据计算和处理，EXCEL更好用。表格制作和数据处理，EXCEL更擅长，更专业，应用更广泛，EXCEL是重点。第5页，共52页。一、使用WORD方法制作办公表格（一）创建和绘制表格方法1．使用表格菜单命令插入表格选择【表格】菜单里的【插入表格】命令，弹出【插入表格】对话框，在其中输入列数和行数，单击【确定】按钮可插入表格。第6页，共52页。2．使用常用工具栏插入表格按钮单击常用工具栏是的【插入表格】按钮向右下方拖动，形成表格后单击。第7页，共52页。3．使用【表格和边框】工具栏工具按钮制作表格选择【表格】菜单里的【绘制表格】命令，调出【表格和边框】工具栏（或单击菜单栏中【视图】里的【工具栏】项，在其子菜单中选择【表格和边框】命令），如图所示。单击【绘制表格】按钮，先拖动画出表格外框，再拖动画出表格内线（包括横线、竖线及对角线）。非对角线斜线须使用【绘图】工具栏【直线按钮】拖动画出。第8页，共52页。（二）编辑表格（1）使用鼠标选定表格选定方法操作方法光标形态选择整个表格单击表格区域左上角外侧手动柄选择整行单击表格区域左侧线外选择单元格单击当前单元格左侧格线内部选择整列单击当前列顶部横线外部选择单元格区域、几行、几列在选定一个后拖动第9页，共52页。2．输入表格内容表格建立好后，可向单元格输入文字、图形等内容，按Tab键可将插入点移至下一个单元格；按Shift+Tab键将插入点移至前一个单元格。用鼠标单击单元格的方法来移到相应的单元格，或使用→、←、↑、↓四个光标移动键移到相应的单元格。第10页，共52页。3．调整行高、列宽（1）用鼠标调整行高和列宽（2）利用【表格属性】命令调整行高和列宽（3）用鼠标拖动水平标尺和垂直标尺上对应滑块的方法来调整行高和列宽第11页，共52页。4．插入行、列、单元格法一，选择【表格】菜单里的【插入】命令法二，右击相应行或列，选择快捷菜单【插入行（或列）】命令第12页，共52页。5、删除表格行或列法一，选择【表格】菜单里的【删除】命令法二，右击相应行或列，选择快捷菜单【删除行（或列）】命令法三，使用剪切，不粘贴。注意：敲DEL键，只是清除表格中内容。第13页，共52页。6．合并与拆分单元格法一，选中要合并的单元格，选择【表格】菜单里的【合并单元格】命令即可。法二，右击使用快捷菜单命令。拆分单元格方法同合并。第14页，共52页。7．拆分合并表格拆分表格：将插入点定位于要拆分处，然后选择【表格】菜单里的【拆分表格】命令，即可将一个表格拆分成两个表格。合并表格：将插入点定位于第一个表格下面，删除回车符。第15页，共52页。8、格式化表格1．使用表格自动套用格式2、使用【表格属性】对话框第16页，共52页。9、调整文字在单元格中的对齐方式法一，使用格式工具栏调整水平对齐方式使用“表格属性”调整垂直对齐方式法二，选择相应用单元格右击选择快捷菜单中“单元格对齐方式”命令，在右边选择。第17页，共52页。10、文字与表格的转换（1）输入对齐工整的文字（希望得到的表格里面的坚线位置要预留），如下面的文字如示。选择【表格】菜单中【转换】级联子菜单的【文字转换成表格】命令，山东商院全国重点山东商院全国示范山东商院全国重点山东商院全国示范山东商院全国重点山东商院全国示范山东商院全国重点山东商院全国示范第18页，共52页。11设置跨页表格的标题有的Word文档主要由表格组成，而且不止一页。Word2003设置多页相同标题行的方法是：（1）在第一页表格的首行设置好标题内容；（2）将鼠标指针定位在设置好的标题行中或选定标题行后，单击“表格”菜单中的“标题行重复”命令。这样，其他所有页的首行中都自动设置上了与第一页相同的标题行。返回第19页，共52页。12.改变表格大小表格大小的改变可以通过手动改变行高、列宽来实现，还可以通过“表格”菜单中的“表格属性”对话框进行设置。这里给大家介绍一个快速缩放表格的好方法。在Word2003中，将鼠标指针指向表格的任意位置，表格的右下角会出现一个正方形表格控制柄，此时表格就像一幅图片一样，拖动此控制柄，可以快速随意地改变表格的大小。第20页，共52页。制作国家“开发银行”个人简历表(WORD2003方法)1、WORD窗口中先使用【表格】菜单【插入】子菜单中【表格】命令插入一个18行2列的表格。2、移动表格中的中间坚线3、使用“表格和边框”工具栏制作表格其它线，并合并有关单元格。4、填入相应文字第21页，共52页。二、使用EXCEL制作表格Excel2003的主要功能之一：简单、方便的表格制作功能可方便地创建和编辑表格，对数据进行输入、编辑、计算、复制、移动、设置格式、打印等。第22页，共52页。EXCEL制作表格之长处1、自动填充省时省力。演示2、可在很多单元格中同时输入相同内容。演示3、数据清单具有数据管理功能，操作简单。演示第23页，共52页。软件基本使用同WORD启动、退出、打开、新建、保存等操作方法同WORD一样。第24页，共52页。Excel2003的窗口界面Excel2003启动后，出现如图所示的窗口，主要包括同Word2003类似的标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏等，还有Excel特有的编辑栏、工作表编辑区等。

第25页，共52页。4.1.2Excel2003的窗口界面1.编辑栏编辑栏从左向右依次是名称框、工具按钮和编辑区，用于显示或编辑单元格的内容。名称框显示当前单元格的地址（也称单元格的名称），或者在输入公式时用于从其下拉列表中选择常用函数。当在单元格中编辑数据或者公式时，名称框右侧的工具按钮区就会出现“取消”按钮、“输入”按钮和“插入函数”按钮，分别用于撤消和确认刚才在当前单元格中的操作及输入和编辑公式。编辑区或称公式栏区，用于显示当前单元格中的内容，可以直接在此对当前单元格进行输入和编辑操作。

第26页，共52页。4.1.2Excel2003的窗口界面2.工作表编辑区工作表编辑区就是Excel2003窗口中由暗灰线组成的表格区域，由单元格组成，用于存放用户数据。制作表格和编辑数据工作都在这里进行，是基本工作区。3.工作表标签每个工作表都有一个名称，即为工作表标签，其初始名为Sheet1、Sheet2、Sheet3，用鼠标单击标签名可切换到相应的工作表。

第27页，共52页。工作簿和工作表1）工作簿工作簿（Book）就是Excel文件，工作簿是存储数据、数据运算公式以及数据格式化等信息的文件。用户在Excel中处理的各种数据最终都以工作簿文件的形式存储在磁盘上，其扩展名为.xls，文件名就是工作簿名。工作簿是由工作表组成的，每个工作簿都可以包含多个工作表。每个工作表都是存入某类数据的表格或者数据图形。工作表是不能单独存盘的，只有工作簿才能以文件的形式存盘。第28页，共52页。2）工作表工作表（Sheet）是一个由行和列交叉排列的二维表格，也称作电子表格，用于组织和分析数据。Excel工作表最多可由256列和65536行构成。纵向为列，每列用字母标识，从A、B、…、Z、AA、AB、…、BA、BB、……一直到IV，称作列标。横向为行，每行用数字标识，数字范围为1～65536，称作行号。每个行列交叉部分称为单元格，每个工作表最多可有65536×256个单元格。第29页，共52页。3）单元格和单元格区域a)单元格：工作表中最基本的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单位。单元格地址：由列标和行号来标识，列标在前行号在后。例如：B3b)单元格区域：多个相邻单元格形成的矩形区域。例如：A2：D8第30页，共52页。如果以新数据替代原来的数据，只需单击单元格，然后输入新的数据。（1）在当前单元格中，一般文字如字母、汉字等直接输入即可。此外当数据为纯字符或纯数值且不是自动填充序列的一员时，使用鼠标自动填充的方法也可以实现数据复制。（1）用鼠标调整行高和列宽启动、退出、打开、新建、保存等操作方法同WORD一样。如果要按降序排列，则从下向上或从右到左填充。Excel2003的主要功能之一：简单、方便的表格制作功能可方便地创建和编辑表格，对数据进行输入、编辑、计算、复制、移动、设置格式、打印等。日期和时间型数据及输入10）选择增加或减少活动区域的单元格：按住Shift键并单击新选定区域的最后一个单元格，在活动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域山东商院全国重点山东商院全国示范a)单元格：工作表中最基本的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单位。Excel2003的窗口界面（3）双击单元格，单元格内出现插入光标，移动光标到所需位置，即可进行数据的输入或编辑修改。也可以在第一个单元格输入起始值（如2），通过“编辑”菜单中的“填充”→“序列”命令，打开“序列”对话框产生一个序列，如图4-9所示。法一，选择【表格】菜单里的【删除】命令

1)选择单个单元格：单击相应的单元格，或用箭头键移动到相应的单元格。2）选择某个单元格区域：单击选定该区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直至选定最后一个单元格。3）选择工作表中的所有单元格：单击“全选”按钮。

单元格和单元格区域的选择第31页，共52页。4）选择不相邻的单元格或单元格区域：先选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl键再选定其他的单元格或单元格区域。5）选择较大的单元格区域：单击选定区域的第一个单元格，然后按住Shift键再单击该区域的最后一个单元格（若此单元格不可见，则可以用滚动条使之可见）。第32页，共52页。单元格和单元格区域的选择6）选择整行：单击行标题。7）选择整列：单击列标题。8）选择相邻的行或列：沿行号或列标拖动鼠标；或先选定第一行或第一列，然后按住Shift键再选定其他行或列9）选择不相邻的行或列：先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键再选定其他的行或列10）选择增加或减少活动区域的单元格：按住Shift键并单击新选定区域的最后一个单元格，在活动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域第33页，共52页。

3.选定单元格中的文本如果允许对单元格进行编辑，那么先选定并双击该单元格，然后再选择其中的文本。如果不允许对单元格进行编辑，那么先选定单元格，然后再选择编辑栏中的文本。4.取消单元格选定区域如果要取消某个单元格选定区域，则单击工作表中其他任意一个单元格即可。

返回第34页，共52页。输入和编辑数据创建一个工作表，首先要向单元格中输入数据。Excel2003能够接受的数据类型可以分为文本（或称字符、文字）、数字（值）、日期和时间、公式与函数等。在数据的输入过程中，系统自行判断所输入的数据是哪一种类型并进行适当的处理。在输入数据时，必须按照Excel2003的规则进行。第35页，共52页。1.向单元格输入或编辑的方式（1）单击选择需要输入数据的单元格，然后直接输入数据。输入的内容将直接显示在单元格内和编辑栏中。（2）单击单元格，然后单击编辑栏，可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据。（3）双击单元格，单元格内出现插入光标，移动光标到所需位置，即可进行数据的输入或编辑修改。如果要同时在多个单元格中输入相同的数据，可先选定相应的单元格，然后输入数据，按Ctrl+Enter键，即可向这些单元格同时输入相同的数据。第36页，共52页。2.文本（字符或文字）型数据及输入在Excel2003中，文本可以是字母、汉字、数字、空格和其他字符，也可以是它们的组合。在默认状态下，所有文字型数据在单元格中均左对齐。输入文字时，文字出现在活动单元格和编辑栏中。输入时注意以下几点：（1）在当前单元格中，一般文字如字母、汉字等直接输入即可。（2）如果把数字作为文本输入（如身份证号码、电话号码、=3+5、2/3等），应先输入一个半角字符的单引号“'”再输入相应的字符。例如，输入“'01085526366”、“第37页，共52页。3.数字（值）型数据及输入数字型数据默认右对齐输入数字型数据时，应注意以下几点：（1）输入分数时，应在分数前输入0（零）及一个空格，如分数2/3应输入02/3。如果直接输入2/3或02/3，则系统将把它视作日期，认为是2月3日。（2）输入负数时，应在负数前输入负号，或将其置于括号中。如-8应输入-8或(8)。（3）在数字间可以用千分位号“,”隔开，如输入“12,002”。第38页，共52页。4.日期和时间型数据及输入在默认状态下，日期和时间型数据在单元格中右对齐。如果Excel2003不能识别输入的日期或时间格式，输入的内容将被视作文本，并在单元格中左对齐。第39页，共52页。4.日期和时间型数据及输入（1）一般情况下，日期分隔符使用“/”或“-”。例如，2008/2/16、2008-2-16、16/Feb/2008或16-Feb-2008都表示2008年2月16日。2-16-2008为文本16-2-2008为文本第40页，共52页。4.日期和时间型数据及输入（3）时间分隔符一般使用冒号“:”。例如，输入7:0:1或7:00:01都表示7点零1秒。（4）如果要输入当天的日期，则按Ctrl+“;”（分号）。如果要输入当前的时间，则按Ctrl+Shift+“:”（冒号）。（5）如果在单元格中既输入日期又输入时间，则中间必须用空格隔开。第41页，共52页。5.自动填充数据Excel2003有自动填充功能，可以自动填充一些有规律的数据。如：填充相同数据，填充数据的等比数列、等差数列和日期时间序列等，还可以输入自定义序列。自动填充是根据初值决定以后的填充项，方法为：将鼠标移到初值所在的单元格填充柄上（如图），当鼠标指针变成黑色“+”形状时，按住鼠标左键拖动到所需的位置，松开鼠标即可完成自动填充。

第42页，共52页。5.自动填充数据（1）初值为纯数字型数据或文字型数据时，拖动填充柄在相应单元格中填充相同数据（即复制填充）。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键，可使数字型数据自动增1（2）初值为日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据，则自动增1。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键，则在相应单元格中填充相同数据。第43页，共52页。5.自动填充数据5）输入任意等差、等比数列。先选定待填充数据区的起始单元格，输入序列的初始值，再选定相邻的另一单元格，输入序列的第二个数值。这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定包含初始值和第二个数值的单元格，用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要按升序排列，则从上向下或从左到右填充。如果要按降序排列，则从下向上或从右到左填充。如果要指定序列类型，则先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域的最后单元格时松开鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击相应的命令。第44页，共52页。5.自动填充数据也可以在第一个单元格输入起始值（如2），通过“编辑”菜单中的“填充”→“序列”命令，打开“序列”对话框产生一个序列，如图4-9所示。在对话框的“序列产生在”区域选择“行”，选择的序列类型为“等比数列”，然后在“步长值”中输入2，“终止值”中键入256，最后单击“确定”，就会看到如图所示的结果。第45页，共52页。创建自定义序列（a）利用现有数据创建自定义序列。如果已经输入了将要用作填充序列的数据清单，则可以先选定工作表中相应的数据区域（左图）。单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，选择“自定义序列”选项卡，单击“导入”按钮，即可使用现有数据创建自定义序列，如右图所示。

第46页，共52页。（b）利用输入序列方式创建自定义序列：选择图中“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在输入每个元素后，按回车键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。第47页，共52页。6.数据修