毕业生离校流程优化分析

毕业生离校手续办理流程优化年级：2004级系别：工商管理小组成员：组长：文嘉君组员：赵平飞，范世伟，李林海，尹山峡，陈印，储昭武，牟旋子，邹婷婷，王烨峰，贾志江1.资料的收集通过对2005,2006届毕业生的走访调查，我们收集到了2005,2006届毕业生离校通知单如表（见附录一）：通过对2005,2006届毕业生的调查，我们得到了以下的毕业生离校手续流程图如图一，按照这个流程所要耗费的时间图如图二：毕业生离校流程图注：毕业生要严格按照该流程办理离校手续。图一毕业生离校流程图毕业生办理离校手续所需时间图注：如果按照这种先后顺序办理毕业生离校手续的话:毕业生办理离校手续的周期为：第一位学生95分钟；第二位学生120分钟;第三位同学145分钟;第N位同学为70+25XN分钟。2.办理离校手续的各部门职责及特点分析办理离校手续的各个部门有其自身的特点和不同的工作地点，因此其手续办理所耗费的时间也就不同于其它部门，要产生一个合理的方案，我们首先应该对各个部门进行一个综合的分析，具体的分析如下：教务科：主要负责注销学生证，在体育馆设有专门的办事处，效率较高。教材发行中心：主要负责核实学生所有学期的书费缴纳情况，工作地点设在体育馆，由于采取的是人工查询的方法，耗费时间比较久，效率比较低。计财处：主要负责核实学生所有学期的学费缴纳情况，工作地点设在学校的计财处，采用数据库查询方式，效率较高，但是由于距离相隔较远，所以耗费时间就比较久。国资处：主要负责核实学生实验设备是否归还，由于国资处的办事处与记财处在同一栋楼内，虽然其仍然是人工进行查询，时间耗费还是相对较短。保卫处：主要负责户口的迁移签章，查询比较容易，工作效率较高。图书馆：主要负责核实学生所借书目的归还情况，由于图书馆采取了统一的数据库进行管理，查询核实都比较简单，因此效率较高。公寓：主要负责卧具的检查和押金的退还工作。由于采取的是实物核实，公寓离核实地点相对比较远，因此所耗费的时间比较久，是“瓶颈”。学院办公室：主要负责学生毕业证的发放。由于毕业证发放的主要依据是前些流程的核实情况来发放的，因此所耗费的时间比较短。3.小组讨论及各人观点10月7日下午，我们小组的11位成员在砚湖对毕业生的离校流程进行了小组讨论，讨论由文嘉君主持，小组的11位成员全部到场并参与了讨论。首先由赵平飞简单的介绍了2005,2006届毕业生的离校流程以及离校手续所耗费的时间分析，简单的提出了2005,2006届毕业生离校手续办理流程的不足之处，发起讨论。在了解了2005,2006届毕业生的离校手续办理流程以后，小组成员开始了激烈讨论，并由范世伟负责记录各人的观点。经过记录和整理，得到了小组各成员的观点如下：（1）李林海、尹山峡：由于各个部门的工作地点太过于分散，过多的时间耗费在了走路上，而且由于工作地点的分散，刚办完某一手续的同学根本无法知晓下一流程处正在等待的人员有多少，因此提出了把各个部门的办事处统一整合到体育馆处，以此来减少学生在路上所耗费的时间，极大的提高整体效率的观点。（2）陈印、储昭武：由于每个同学亲自到办事处去办理离校手续，一方面是耗费了学生的时间（主要是等待时间），另一方面也耗费了各办事处的时间，因为每来一个学生他们都要进行一次查询工作，不但工作量比较大，浪费的时间比较多，而且效率还不是很高。因此提出了可以以系或班为单位进行统一办理的观点，这样做，不但节省了学生的时间，同时也简化了办事处的工作，使其效率得到极大的提高。（3）牟旋子：由于各个部门的手续办理时间是不一样的，这样学生在各个部门所等待的时间是不一样的，这样如果都是按照统一的流程来进行办理的话，很可能会出现同一个学生需要重复等待，而且可能出现办事处空闲的情况，因此提出了没有确切的流程顺序的观点。这样做可以很大限度的消除学生和办事处的等待时间（4）文嘉君：由于计财处，教材发行中心这些部门进行查询相对比较复杂，而且如果采取人工的查询，一方面时间耗费比较大，另一方面效率比较低，因此提出了改进其数据存储方法的观点，具体表现在采用数码存储数据，如果学费书费都缴纳的年份记录为Y，没有缴纳或者缴纳不完全的年份记录为N，可以将这种存储与学生证的条形码结合起来，方便管理和查询。（5）邹婷婷：由于本流程的瓶颈在于公寓那一块，也就是卧具的检查和押金的退还，其实这一步所耗费的时间很大程度上在于来回的路程，因此提出了由公寓管理人员来进行卧具检查登记和押金的发放工作的观点。这样做不但消除了学生来回的路程耗费时间，有效的消除了瓶颈，而且提高了整体的效率；在办理手续过程中还可以按学院划分采用分时机制来提高效率。（6）王烨峰：在整个的流程中有一个部门是比较特殊的，就是国资处，它主要负责核实学生实验设备是否归还，而由于学院的特点，有些学院（如信管，外国语，文法等）根本没有实验设备的借出，因此提出了应该把不同学院分开来最后进行处理的观点。这样就节省了一部分学院的学生时间，也减少了国资处的工作量。（7）贾志江：提出用卡的形式审核所有的信息。（8）赵平飞、范世伟：由于时间的耗费绝大多数在于来回路程和信息的查询，如果能够在某一个地点可以将信息量化，那么不但可以节省掉人工查询所耗费的大量时间，而且可以一次查询多项信息，那么就必然节省了大量的时间，也就极大的提高了整体的运作效率，降低了整体流程的时间。.各人观点的优缺点分析（1）李林海、尹山峡的观点的确可以大幅度减少运作时间，但是如果在同一个场所（体育馆）进行统一办理的话，极有可能出现阻塞的情况，就是办理的人员太多，造成了场面的混乱。（2）陈印、储昭武的观点较好，这样做不但节省了学生的时间，同时也简化了办事处的工作，使其效率得到极大的提高。是一个可以采纳实践的方法。（3）牟旋子的观点很大限度的消除学生和办事处的等待时间，这样做的一点的前提是各个核实过程与其它过程无关（毕业证除外）。这也是一个有实际意义的观点，因为最后各部门的决定都是以章的形式表现出来的，这样就不用考虑到部门之间的情况，实际上部门之间的联系也是很少的。（4）邹婷婷的观点也有一定的可行性，而且可以提前分开处理这一部分。解决瓶颈，极大节约流程时间。（5）王烨峰的观点也是比较有现实意义的，这样分开处理不会耗费学校什么时间，但可以节约一部分学院的时间。（6）文嘉君，贾志江，赵平飞，范世伟四个人的观点有一定的相似之处，都是想改变现有的数据存储和查询方式，来节约路程和查询所耗费的时间。这样做的可行性也比较高，因为一方面改变现有的数据存储方式对于一个学校来说并不是很困难的事情，而且所耗费的时间也不是很高，而且这样做又可以极大的提高办理流程的效率，是可行的。.方案的形成5.1改进方案一（文嘉君，牟旋子）

不用按照确切的流程顺序来进行离校手续的办理，具体所耗费的时间如下图三，按照这个流程所耗费的时间如图四：改进的毕业生离校流程图之一改进方案一的流程图图三注：由于在公寓花费的时间比较长，所以把公寓作为单独的一个部分，而学生只有办完其他六个部分的手续后才能拿到毕业证，所以学院办公室只能最后去。而中间六个部分最好是按时间花费由多到少来安排才能减少离校手续办理的周期。因此，从公寓盖章出来后可以分为23种情形，即八个部分：改进方案一的流程图图三第一部分：公寓、计财处、教材发行中心、图书馆、国资处、保卫处、教务科、学院办公室。第二部分：公寓、计财处、教材发行中心、图书馆、国资处、教务科、保卫处、学院办公室。第三部分：公寓、计财处、教材发行中心、国资处、图书馆、保卫处、教务科、学院办公室。第四部分：公寓、计财处、教材发行中心、国资处、图书馆、教务科、保卫处、学院办公室。第五部分：公寓、教材发行中心、计财处、图书馆、国资处、保卫处、教务科、学院办公室。第六部分：公寓、教材发行中心、计财处、图书馆、国资处、教务科、保卫处、学院办公室。第七部分：公寓、教材发行中心、计财处、国资处、图书馆、保卫处、教务科、学院办公室。第八部分：公寓、教材发行中心、计财处、国资处、图书馆、教务科、保卫处、学院办公室。改进后毕业生办理离校手续所需时间图图四改进方案一的时间图注：如果按照这种先后顺序办理毕业生离校手续的话：毕业生办理离校手续的周期为都为：95分钟。用这种方法安排毕业生的离校手续与原来的手续相比学生办理离校手续的周期减少了，每位学生办理离校手续的周期都为95分钟。并且用这种方法安排毕业生办理离校手续时，工作人员也有很多空闲时间，可以充分得到休息。方案的再改进：结合进陈印、储昭武按照系别进行统一处理的观点，应用到此方案中，可以更大的提高效率，这样就只需要完成对学校50多个系的核查就可以了，也就是说虽然工作总量没有改变，但是工作的频率却极大地减少了。5.2改进方案二（赵平飞，范世伟）通过分析，我们可以知道，在整个的流程中，公寓（30分钟）计财处（15分钟）教材发行科（15分钟）图书馆（10分钟）国资处（10分钟），这几个部

门需要对学生的信息进行逐一的查询，而这其中，只有图书馆已经实现了利用数据库对学生的信息进行统一存储和调用，其它很多部门还是采取的人工方法来进行信息的查询，这样耗费的时间就比较多，因此我们考虑到数据库的强大存储和调用功能，我们可以对学校的这几个部门进行统一的处理，这样就可以得到改进的毕业生离校流程图如图五：改进的毕业生离校流程图（数据库）保卫处（5分钟）教务科（5分钟）（盖章）学院办公室（5分钟）图五方案二的流程图就是说，通过数据库对学生的所有信息进行查询，这样需要的时候就得到学生的所有的信息，这样可以对信息完全，即所有费用都已经缴纳清楚，而且没有书籍，器材借阅的同学进行统一盖章处理。而对信息不完全的同学，以系为单位进行分开处理，这样就节省了很多的时间，而且效果也会好很多5.3改进方案三（邹婷婷尹山峡）分析得出学生在路程和排队等需等待的时间上浪费的比较多，针对方案一可能在程序执行链接上产生混乱和方案二可能对于计财方面通过班主任签字尚有许多不妥之处，因此我们设计出一个混合型的毕业生离校流程图，此图借鉴计算机的总线结构和分时原理将整个流程分为两条并行线进行；且为了提高工作人员的办事效率，以班为单位，以各学院划分办证的时间段，依次序将保卫处、国资处、图书馆、教材发行中心、计财处统一定位在某个定点上，形成一条串形的流水线。这样可以大幅度的节省时间，成本费用也较低。其流程图如图六：注：（1）此流程大部分是在统一定点办理的，很大程度上节约了学生在路程上的时间浪费;（2）公寓是一个较独立的办理单元，所以将其作为单独的一条流水线可为学生节省不少时间；（3）因保卫处只是办理户籍问题，而其它的如国资处、图书馆、教材发行中心、计财处环节都涉及金钱方面，所以将保卫处设计到第一条并行线的首位，其它环节则依次以涉及金钱的多少排列，这样也节约了许多学生的等待时间；（4）针对少数学生在图书和财务方面欠费可以将最上面那条串形流水线在定点上列出相同的两条同时运行，一条用于正常的办离手续，另一条用于有状况的学生办理；（5）按班/系/院分时间段的加以处理；（6）最后注销学生证，各个学院统一的以班号注销；因此，此流程图较好的结合了串形和并形处理的各自特点在设计上较为合理。.可行性分析（1）对于方案一，从成本角度来考虑，采用此方案，可以一方面减少学校的管理费用，同时极大的减少了交易费用，节约了一定的成本，在投入与产出一定的情况下，节约了大量的时间，单位时间内的产出得到了极大的提高，工作效率也得到了极大的提高。从劳动积极性方面考虑，这样做使得各部门的工作得到了极大的简化，可以极大的提高劳动积极性，工作的规律性也更强。综合起来看这种方案的可行性还是比较高的。（2）对于方案二，从成本角度考虑，虽然这种方案在初期建设数据库的时候成本可能会比较高，但是它的长期收益还是比较大的，这样做，管理成本和交易费用都会得到极大的提高，这样做使毕业流程更加简化，操作性更强。（3）对于方案三，从成本角度考虑，是三个方案中最少的，在整个过程中很好的运用的分时和流水线作业的优点，流程较明确简洁，程序执行上不容易产生混乱，可行性很高。综合来看，三个方案各有其优势，对于短期来说，方案一和方案三可能更合适，但是对于信息化越来越强的今天来说，方案二的前景更加好。.人员分工（1）小组成员：组长：文嘉君组员：赵平飞，范世伟，李林海，尹山峡，陈印，储昭武，牟旋子邹婷婷,王烨