商业经营管理有限公司会议管理制度

商业经营管理有限公司会议管理制度目的为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。适用范围本制度适用于商业经营管理有限公司及各分公司。3、会议分类3.1办公例会：每周一上午，由商业公司总经理或分公司总经理主持，商业公司或分公司各部门负责人参加的办公例会，总结上周的工作，部署本周工作计划，行政文员负责会议记录，如需制作会议纪要，则需由行政文员完成会议纪要，总经理签批并发布。3.2月度运营会：每月10日，由商业公司总经理主持，商业公司、分公司各部门负责人参加的办公例会，总结上月的工作，部署下月工作计划，行政文员负责会议记录，如需制作会议纪要，则需由行政文员完成会议纪要，总经理签批、发布，并向集团商业管理中心备案。3.3季度运营会：4月、7月、10月、1月的15日，由商业公司总经理主持，商业公司、分公司各部门负责人参加的办公例会，总结上季度的工作，部署下季度工作计划，行政文员负责会议记录，如需制作会议纪要，则需由行政文员完成会议纪要，总经理签批、发布，并向集团商业管理中心备案。3.4业务研会议会由相关业务部门发起（集团商业专业部门）组织召开。3.5临时会议是指因阶段性工作需要而临时召开的会议。3.6各部门会议由个部门根据工作需要定期或不定期组织召开。3.7专题会议由相关部门发起（集团专业部门）组织召开。4、会议准备4.1特定会议召集方应事先做好会议资料准备工作，拟定会议通知，经主管领导审阅后发放会议通知，应明确会议时间、地点、参加人员、会议主题、议程以及参会人员需准备的事项等；4.2为便于安排工作，跨部门、公司需要需要多方参加的会议，会议通知应至少提前两天发放；5、会议要求5.1会议安排5.1.1各类例行会议必须按时召开，不得随意取消；5.1.2非例行会议需提前通知参会者，并告知会议内容和预计时间；5.1.3做好会议前的准备工作,如资料整理、计划等。5.2会议纪要特定会议由会议召集方指定专人做好会议纪要，日常例会由行政人员做好会议纪要。会议纪要由会议召集方主管领导审阅签字后及时发放至参会人员。5.3会议准备与要求5.3.1专题会议组织部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；5.3.2行政人员负责会议室的统一安排及会议室设备的管理工作。应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；5.3.3主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；5.3.4与会者应准时到会，并在《会议签到表》上签到；5.3.5与会者必须严格守时，按规定着装，将移动通信设备设置关闭或振动状态，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；5.3.6参会人员尊重他人的发言，认真倾听和记录，在得到主持人允许后发言，不得吵闹或大声喧哗，自觉遵守会场纪律；5.3.7会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。6、电话/视频会议系统使用规定6.1公司行政部必须做好电话/视频会议系