认证过程发生违规情况调查管理办法

其他内部管理制度认证过程发生违规情况调查管理办法1目的与适用范围1.1 为确保HLHB管理体系认证过程的公正性,确保认证有效性，维护公司的信誉和委托方（受审核方的权益持续满足各级监管的要求对认证过程中发现的问题进行调查对违规责任人进行处理同时为了分析问题发生的根本原因对管理层进行问责以达到各级人员能够有效履行责任的目的，制定本办法。1.2 适用于公司全体人员。2管理职责2.1 认证审核部2.1.2负责对认证过程的问题制定纠正措施或预防措施并予以实施对实施情况和效果进行监督验证。2.2 技术质量部2.2.1负责认证过程中管理人员审核人员及技术专家违规问题的收集负责调查工作的组织。2.2.2负责提出调查报告和处理意见。2.3 各有关部门负责将收集到的问题信息反馈技术质量部。2.4 总经理对处理意见进行审批重要问题应向公正性委员会认证监管部门认可机构或认可协会报告。2.5 总经理负责组织对各级管理层进行问责。2.6 技术质量部负责公告的发布。3问题调查、处理与问责程序3.1 问题的发现和提出3.1.1各管理岗位、各部门相关岗位在工作过程中发现审核人员在工作过程中有违规、违纪情况发生时，可随时向技术质量部提出，其方式可以是书面的、来人反映或以其它渠道的方式进行须提供事实的细节情况证明材料并签章对匿名投诉一般不予处理。3.1.2当公司各业务部相关人员接到行业主管部门委托方或受审核方其他人员的有关认证人员有违规、违纪情况的信息时，应及时通报技术质量部。3.2 问题的调查、处理及问责3.2.1根据问题性质和内容由技术质量部委派各相关业务部对相关人员进行问询对问题发生过程进行初步调查和判断，收集各方情况说明材料和证实性材料，确认事实是否属实，在5个工作日内完成调查报告，报技术质量部。3.2.2技术质量部对情况进行调查核实充分了解事实经过的全部信息必要时进行现场调查获取证据在10个工作日内提出调查报告和处理意见或措施并以书面形式报最高管理者授权人复核，同时将调查的结果、拟处理的意见和措施通告当事人，以便当事人进一步澄清事实或补充书面材料。3.2.3根据最高管理者授权人复核的结论技术质量部做出最终处理决定并将处理意见报总经理批准，并将正式处理意见通知当事人。必要时，认证审核部应制定纠正措施或预防措施并予以实施、监督和验证。3.2.4当调查形成有效结论后立即启动问责程序由总经理牵头组成问责小组对违规事件的相关责任部门及管理层人员按照本文第5章的要求进行问责，并做出责任承担的决定。3.2.5技术质量部负责最终处理决定及问责结果的发布。3.2.6凡参与了与问题有关的审核人员和管理人员不得参与调查和处理相关的工作。3.2.7当违规事件是由外部进行调查时，以外部调查结果为主要参考依据。3.3 申诉3.3.1对于最终处理及问责决定，当事人可进行申诉，应于技术质量部公告之日起30日内以书面材料提交技术质量部进一步调查和裁决。3.3.2技术质量部自接到申诉材料后30天内应对申诉做出最终裁决并将裁决结果书面通知申诉方。例外情况下，技术质量部需征询公正性委员会意见后做出最终裁决。3.3.3如当事人对技术质量部的裁决仍不满意可继续向认监委认可机构或认可协会等主管部门进一步申诉。3.4 记录3.4.1技术质量部负责保存调查、复核和处理过程、对申诉进行调查和裁决的记录。3.4.2认证审核部负责保存采取纠正/纠正措施或预防措施的记录。3.5 约束规则3.5.1申诉处理工作人员对因其职能可涉及到的任何与申诉人及有关方面的非公开情况负有保密的责任。3.5.2参与申诉处理工作的所有工作人员均应保持客观、公正。3.5.3与申诉事实有直接利害关系的人员包括申请评审人员审核方案管理人员审核组成员和认证决定人员等均应回避该申诉的处理工作。4对责任人的处罚在事实调查清楚，确认违反公司相关规定或相关认证认可法律、法规要求的。为加强自律保证工作有效性惩前毖后在公正公平的原则下对相关人员的处罚作出如下规定。4.1 审核员/技术专家：4.1.1取消专业经调查确认因审核员/技术专家专业能力不足取消审核员/技术专家的专业能力，半年内不得重新申请该专业。4.1.2批评以通报方式对性质轻微违规行为的人员给予告诫批评如在自查中发现了问题，性质比较轻微，及时做了纠正，没有产生不良影响和违反职业道德的情况。4.1.3暂停组长资格：责任心不足违反国家认证认可相关规定审核人员注册准则，或公司相关规定的，暂停组长资格或使用1-12个月，情节较严重的，取消组长资格。如：1.未能履行组长的工作职责，造成对审核策划的影响。2．对组员的审核工作、审核资料没有有效控制和验证。3．审核资料出现明显疏漏，对审核有效性产生不良影响。4.责任心不足，对发现存在问题不予以提出/处理。5.未按照审核计划时间实施审核，出现迟到和（或）早退情况。6.其他违反公司相关规定的情况4.1.4暂停审核违反国家认证认可相关规定审核人员注册准则或公司相关规定的，根据情节严重程度以及造成的后果，暂停审核1-12个月。如：1. 编造、复制审核资料。2．不按照工作要求完成相关工作，违反公司相关管理程序要求。3．提供虚假注册信息和专业评定资料。4．未按照审核计划时间实施审核，出现迟到和（或）早退情况。5.再次违反4.1.3的规定。6.其他违反公司相关规定的情况。4.1.5解聘或向CCAA通报，建议撤销注册资格。如：1.存在4.1.3、4.1.4款违规事实，情节恶劣或造成严重后果的。2.提供虚假注册信息，被CCAA处罚的。3.被国家认证认可行政主管部门检查，发现问题，并给予处理的。4.累计3次受到违规处罚的。5.弄虚作假，出具虚假认证结论或出具的认证结论严重失实的。6.其他违反CCAA注册准则、认证人员行为规范，情节恶劣的。4.1.6上述所有违规行为均扣发责任人相关项目审核补助情节严重的扣发双倍审核补助，需安排补充审核的，如安排责任人完成，不支付审核补助。4.2 认证决定人员4.2.1取消专业：经调查确认因认证决定人员专业能力不足，取消审核员/技术专家的专业能力，半年内不得重新申请该专业。4.2.2批评因认证决定人员疏忽未能发现存在的问题对认证决定人员进行通报批评，并扣发相应项目的评定费用。4.2.3暂停认证决定资格：4.2.3.1 因认证决定人员责任心不足对存在的问题不予提出整改即通过认证决定暂停认证决定资格1-6个月，并扣发相应项目的评定费用。4.2.3.2 因认证决定人员违反认证相关要求对提出的问题未进行有效整改即通过认证决定的，暂停认证决定资格3-12个月，并处以两倍该项目的认证评定费用4.3 市场开发人员在工作中存在责任的扣除责任人该项目的市场开发费用扣除部门该项目的部门管理费用。并根据情节和影响，处理通报批评、调岗、解聘等处罚。4.4 管理人员在工作过程中如未能起到相应管理监督职能根据情节和影响处以扣发奖金、考核工资、通报批评、降职、调岗、解聘等处罚。4.5 发生上述情况的人员不能参加各类评优。5问责在违规事件发生后除了对事件责任人进行处罚外还应本着实事求是客观准确地认定责任实行“谁主管谁负责”追究分公司/业务部认证审核部综合管理部门负责人及管理层的责任。5.1 问责的范围：5.1.1管理不作为或未有效地履行其管理及监督职责导致管辖范围内的部门人员或审核员发生违规事件的。5.1.2放任管辖范围内的部门人员和审核员发生违规事件发现问题不能及时采取有效的纠正及纠正措施，且未能将发现的问题及时进行通报的。5.1.3在工作中滥用职权违反公司管理规定开展工作或授意管辖范围内部门人员或审核员违反公司管理规定开展工作的。5.1.4其他需要问责的情况。5.2.1通报批评：由于5.1.1原因造成违规事件的发生。5.2.2降职：公司在CNAS的风险评级中被评为C级机构；由于5.1.2原因造成违规事件的发生。5.2.3撤职：公司被认监委或认可机构暂停资格。5.2.4解聘公司被认监委或认