档案工作介绍课件

档案工作介绍

综合档案室于沁

2009.9.1内容l综合档案室简介l各门类档案介绍l科研人员归档工作职责l实验记录规范l发表论文、著作统计l档案利用l综合档案室主页介绍

综合档案室简介成立于1993年3月1997年12月达“国家二级”单位2002年2月达“国家一级”单位2004年9月完成1980年以前的进馆档案2006年1月，综合档案室获大连市档案先进集体。

2006年5月，荣获大连化物所保密工作先进集体。2007年6月，荣获“中科院公共事务档案管理标准院一级”单位，在全院名列前茅。

新中国第一份科研档案的诞生地隶属图书档案信息中心编制：2人(于沁、王岩)地址：图书馆楼102、103房间各门类档案介绍

科研文书基建设备专利发表论文研究生论文声像刊物死亡档案等会计名人档案科研人员归档工作职责

1．做好平时科研文件材料的形成、积累工作要保存和积累日常工作形成的报告、小结、记录等，做到各课题形成积累科研文件材料的工作与科研进展同步，以便在课题结束时交给兼职档案员（每组一人）一并归档，做到归档质量符合完整、系统、准确的要求。

完整系统准确归档质量要求:科研人员归档工作职责2．课题完成后，整理出由本人承担任务部分的科研文件材料，做到质量符合要求归档的材料应交原件，如带有红印章的，打印件、底稿。凡归档的材料，一律要用钢笔书写或交打印材料，禁止交复印件或铅笔、红笔、油笔书写的材料。硕士、博士生的毕业论文只交一份打印本，封面要注明密级（秘密、机密、绝密）或内部、公开，密级的确定要征求组长意见并经保密办审批。实验记录规范

一、实验记录本的使用1.正式签定合同的项目或课题，应建立新的实验记录本。实行一个课题一个实验记录本；不得多课题混用；一个大项目中的多课题不得同用一个实验记录本；2.实验记录本封页中应写明课题名称、起止年月、使用人等；3.实验记录本由各组兼职档案员统一到综合档案室免费领取；4.记录本须妥善保管，不得遗失或转借他人；5.实验记录本专供实验记录使用，不得记载其它无关事项；实验记录本的使用6.

实验记录要用蓝黑墨水的钢笔或签字笔书写，字迹清晰整洁；写错作废的张页，不得撕毁；7.科技人员应定期对实验记录进行数据处理、总结归纳，并进行记录；8.对于计算机处理的材料，如程序设计说明、程序框图、计算结果也要定期整理归纳；9.课题完成后，实验记录本作为归档内容之一统一归档，学生毕业离所时应将实验记录本移交所在研究组保存。实验记录规范二、实验原始记录

1.实验记录是科学研究最基本的要求，是研究素质和严谨科学态度的表现；

2.实验记录应做到正确、无误、真实的记录所有的原始实验内容；3.记录实验目的和实验计划；4.记录上次实验问题和现象；5.记录所用仪器（厂家，型号，基本参数等）；

实验原始记录6.记录所用材料、药品（厂家，品名，等级标准等）；7.记录实验装置草图；8.记录实验详细步骤，实验条件和材料重量等；9.记录结果和问题；10.分析仪器和设备应定期校正，分析方法正确可靠；

11.记录的实验结果做到可重复。

实验记录规范三、计算机数据处理

1.在实验中用记录本记录数据和在计算机中记录数据及谱图的方法应配合使用。

2.在实验记录本中应详细说明实验日期、实验目的、实验方案、实验条件，以及计算机中的相应数据及谱图的文件名。

3.计算机中的各种采样数据及谱图文件应按记录本中的实验顺序排列，文件命名规则如下:××××—××—××—××(年月日)(流水号)

研究组也可根据实际情况自行命名，以查找方便，和实验记录本中的文件名一一对应为原则。

4.计算机的数据及谱图文件每年定期备份一次，并刻入光盘，和记录本一同保存，归档时和实验记录本一同归档。发表论文、著作统计

一年一度的公开发表的论文、著作进行统计是我所统计工作的一项重要内容，也是衡量科研机构学术水平和科研成果的重要依据。每年我所论文、著作的统计工作都是在综合档案室的统一组织下，由各部门兼职档案员收集、提供，再由综合档案室核实确认的。职工、学生若有当年度的公开发表论文和著作，要及时提交给本组兼职档案员，确保全所论文收集齐全。对您组年终的考评，都是有直接联系。统计工作是严肃的，要作到保障统计数据的准确及时，即不埋没，又不虚张，需要大家的努力。

发表论文、著作统计随着信息技术条件的不断改善，对论文统计工作的要求也在提高，不仅统计论文的题目、作者、部门、出版物等要准确无误，而且对时效性要求也明显加强。为了将该项工作进行得更加完善，我所的论文统计分二个步骤进行：当年的12月31日进行初统，该数字作为估算基础提供给院里及对研究组业绩的考核；二是在次年的3月20日前通过研究组提交的论文抽印本进行核定，辅以各类查询手段，作为最终的结论。这无疑对论文统计工作又有了更高的要求。统计时间：公开发表的论文可随时在所主页论文网上登录，并将当年每季度的论文抽印本收齐交到综合档案室归档（3月末、6月末、9月末、12月末、次年3月20日前）。收集范围：

我所职工、研究生出版的著作（有ISBN号）和在公开出版发行的科技期刊（有ISSN号）上发表的署名单位含中国科学院大连化学物理研究所的论文；被收编在会议论文集中的论文必须是全文发表，论文集必须有ISBN号。下列论文不属于本统计范围a)

内部刊物上发表的论文；b)

非公开出版的学术会议论文集收编的论文；c)

属于摘要、简介性质的文章。发表论文、著作统计填表要求：

1.以课题组、公司为单位进行录入；

2.作者姓名全部录入。中国作者不论论文是何种语言，均以中文表示，作者与作者之间加中文逗号，作者名字是两个字的，中间不得空格；英文论文作者除中国作者姓名外，均采用原文写法；

3.用英文发表的论文题目除第一个单词的首字母大写外，其余均小写。特殊符号（如化学符号、专业缩写词等）按照学科惯例处理；发表论文、著作统计填表要求：

4.国内出版的英文版刊物名称以中文表示；

5.“刊物名称”不得缩写；

6.公开出版（有ISSN或ISBN号）的论文，在ISSN/ISBN一栏中将该号填上；

7.凡属于由我所两个部门（或两个以上部门）合作项目发表的论文，由第一作者所在部门申报并填写所有合作部门。如：502，501，803。以免重复统计。

8.研究生毕业后发表的论文，由出资出版费的部门统计，如有异议，两部门自行协商解决，不得重复登录或1人填写2个部门。

发表论文、著作统计

直接本人研究形成的档案

(现仍在本组)

或本组组长非本人研究形成的档案或非本组人员借阅密级审批表内部所在研究组组长审批科技处审批办理借阅主管所长