物业公司行文规范管理规定

行文规范管理规定文件编号:YC/RSXZ-ZB-T-12/2009实施日期：页码：第1页共67页目的：为了规范物业公司对内、对外行政发文格式及使用，并保证行文工作的有序管理,从而为提高管理工作效率，提供基础性服务，特制定本规定。范围：适用于公司各部门及各项目部。职责一、总经理1、总经理负责批准公司任免、指示、批示性通知的下发；2、总经理负责批准公司会议、事项性通知的下发。二、人事行政部1、负责公司各类行政文件上报、审批、下发、存档等工作；2、总部文件由人事行政部负责收存，项目文件由各项目人事行政部负责收存，重要文件应同时抄送人事行政部。三、公司各部门及分项目负责人1、按本制度要求规范本部门/项目起草的文件格式；2、指定各部门制定部门行文规范管理制度，并全面负责部门内行文的存档管理、监督检查的工作。四、专业管理部1、专业部负责公司各类专业文件的编制、审核、修改；2、专业部负责公司专业文件执行情况的监督检查。内容描述：一、行文的种类1、通知：要求下级办理和需要周知或共同执行的事项的公文文体；2、请示：用于下级向上级请求指示或批准的文体；3、简报：用于反映和通报情况、交流经验、指导工作广泛使用的一种简短灵活的表现内部事物的书面载体；4、通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要情况所发生的一种下行文；通告：用于在一定范围内，公布应当遵守或周知的事项文体；5、会议纪要：用于传达会议议定事项和会议精神的文体；6、规定：用于对某一方面工作或行动作出具体规范性要求；编制人：评审人：批准人：行文规范管理规定文件编号:YC/RSXZ-ZB-T-12/2009实施日期：页码：第2页共67页7、办法：用于对某项工作或活动所制定的规范性行政文体；8、章程：用于规定单位及员工在思想、言论和行动中必须严格遵守与执行的根本原则。9、总结：用于单位（个人）对过去一段时间内所做的工作进行分析、研究和评价，从中找出成绩、问题、经验和教训，揭示规律的书面报告材料；10、方案：用于对未来要做的事情作出最佳安排；11、计划：用于为了实现一定时期的目标决策而制定出总体和阶段的任务及其实施方法、步骤和措施的表达方式；12、公函：用于单位之间商洽、答复、询问等往来公务的文体。、发文的格式要求1、标题：标明发文单位和公文类别，必要时可用正副标题，标题使用 2号宋体字，可分一行或多行居中排列，1.5倍行距，加粗；2、发文字号（编号）：有文件版头时（红头），放在标题上方（例：廊开物司[2009]001号），文头下面居中排列，否则放在标题右下侧，使用5号宋体，加粗，1.5倍行距；3、主送单位、主送人、文件内容概述，使用小4号宋体，加粗，1.5倍行距，标于文件左上方。如需抄送其他部门或其他相关负责人，在文件左下方使用小 4号字体，加粗，1.5倍行距。4、信纸的使用：对业主发出的通知应统一使用公司的信纸打印；对公务文件的信函，应使用有公司LOGO纸张打印。5、正文：对收件的称呼使用小3号宋体，加粗，1.5倍行距；正文使用小4号宋体，1.5倍行距。数字、年份不能回行。6、附件：正文的补充说明或有关参考资料，如有附件，应放在正文之后，发文单位之前，注明附件名称和件数（如“附件：1.xxx"）0附件应与文件订在一起发放；7、发文单位：写在正文下面偏右，写全称以示严肃。如以单位（部门）负责人名义行文，应同时冠以职务身份。公文一般加盖公章，使用小4号宋体，加粗，1.5倍行距;8、发文日期须写明年月日（例：200X^XMX日）；9、公文打印、装订：使用A4H纸，上、下、左、右页边距分别设定为3CM2.5CM2.7CM2.7CM;页眉、页月却均设定为1.2CML10、对上级单位的请示或报告，一律用公司名义发文；11、关于公司内部文件编写格式由物业公司总部制定、审核。编制人：评审人：批准人：

行文规范管理规定文件编号:YC/RSXZ-ZB-T-12/2009实施日期：页码：第3页共67页三、公文编号格式文件编号说明：RSX*人事行政部ZYGL RSX*人事行政部ZYGL 一专业管理部XZZX一行政中心项目GD一供电项目BWG一博物馆项目SF一胜芳项目XMB一项目部K一客服部GC-工程部BZ保安部BJ—保洁部SW■收文四、附件范文1、2、3。编制人：评审人：批准人：行文规范管理规定文件编号：YC/RSXZ-ZB-T-12/2009实施日期：页码：第4页共67页范文一YC/TZ-ZB-001-2009关于XXXX勺

通知各项目部：公司定于2005年4月21日到延庆龙庆峡春游，具体安排如下：出发时间、地点：4月21日早7点从联合大厦出发；回归时间、地点：下午3点30分从延庆返回，估计5点30分到联合大厦；活动安排：早9点左右到龙庆峡，然后参观游览、坐船，中午1点钟在停车场集合，坐车到延庆城里吃饭，吃饭时有抽奖；注意事项：1、中午吃饭较晚，请酌情自备一点食品，尤其是儿童；2、遵守时间、服从安排，项目经理注意清点人数；3、车辆座位刚好，请大家自觉；4、最好穿一件长袖衣服。特此通知廊坊开发区永成物业管理有限公司200X年X月X日编制人：评审人：批准人：行文规范管理规定文件编号：YC/RSXZ-ZB-T-12/2009实施日期：页码：第5页共67页范文2YC/QS-ZT-001/2005关于XXX的

请示公司领导：根据我公司同仕洁保洁公司签订的《保洁委托管理协议》 ，特需拨付其2004年3、4月份保洁费用共计XXXtE整。妥否，请领导批示。廊坊开发区永成物业管理有限公司行政中心项目部XXX200X年X月X日编制人：评审人：批准人：行文规范管理规定文件编号：YC/RSXZ-ZB-T-12/2009实施日期：页码：