《服饰公司采购管理中的问题及对策探析》7300字

TOC\o"1-3"\h\u7646一、前言 一、前言（一）研究背景采购作为具有增值能力的重要环节，能增加企业的技术创新能力，提高企业经营绩效从而提升企业竞争力，采购在供应链管理中的战略性地位日益重要。目前我国服装行业正处于转型关键时期，传统的采购思想更多地关注原材料价格，买卖双方竞争关系明显，客户需求响应较差，难以适应新经济时代下快速更新、全球竞争、流程复杂、销售周期短等行业特点，因此，服装企业需要引入供应链管理的思想，与上下游企业协同发展，发展战略采购，才能在服装产业激烈的竞争中求得生存和发展。（二）研究意义采购管理对企业的经营管理起着关键性的作用。走出采购误区，优化采购管理是企业在竞争中赖以生存的一个基本保障。本论文通过采购管理中采购组织结构、采购流程、采购模式等，分析企业采购管理改进的必要性，提出企业采购管理优化的措施和建议。供应链环境下，采购作为具有增值能力的重要环节，它能增加技术创新能力，提高企业经营绩效从而提升企业竞争力。二、采购管理相关理论概述（一）采购管理的概念采购管理与采购活动既相互联系，又有本质的不同，采购本身有自己的管理工作，如供应商谈判、签订合同、组织进货等，但只能是狭义的采购管理，广义的采购管理是指为达到机构的日常管理与战略目标而获取供应商的商品和资源的活动，是为保障企业物资供应而对企业采购进货活动所进行的管理活动，是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制的活动，其包含了对采购活动的管理。（二）采购组织结构采购工作要高效开展，必须建立一个高效的采购组织，采购组织设计科学与否对企业的生产经营活动和竞争能力有着极大的影响。因此，企业在设计采购组织结构时应遵循以下两个方面原则：(1)从采购组织的外部进行考虑，要与企业自身的现状相适应首先，采购组织的设计要与企业的性质、规模相适应。比如企业规模小，产品结构单一，设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好，而规模较大的企业或跨国公司，因为业务多，管理繁杂，需要设立独立的采购部门体系，并向分管的副总经理汇报工作。其次，采购组织的设计要与企业的经营方针和采购目标相适应。如果企业经营宗旨是保证产品质量，则企业的采购目标就是要提高原材料的质量，那么承担采购主要责任的采购部门就需要配备专业的品质工程师，赋予其质量指导监督的职责，从而改进原材料采购质量。(2)从采购组织的自身内部进行考虑，要坚持相应的组织管理设计原则。采购组织的设计要遵循权责清晰、合理分工的原则。有效的采购组织必须是按照组织中的员工的能力和素质进行合理分工，利用管理幅度原则，明确合理的管理层次以及每一层次中人员的安排，使每个人的职责明确，以便各负其责，责任到人。实现组织中责权相互制衡、责权对等统一。（三）采购流程采购流程是企业为完成特定采购业务而开展的一系列相关联活动的过程，规范管理采购流程的各个环节，可有效的控制采购开支，增强企业的竞争优势。一个完整的采购流程一般有接受采购申请、制定采购计划、供应商的选择与评估、签订合同与订单安排、收货验货、绩效评价及售后服务等过程。（四）采购模式1.定期采购定期采购是指按照预先确定的相对不变的订货间隔期间进行订货补充的一种物资采购方式。其决策思路是：企业根据经验、目标等预先制定订货的间隔时间（可以月、季、年来定），定期检查库存量、然后根据盘点结果与其预定最高库存量计算实际应当订购的数量，由于库存量是变化的，因此每次订购数量也不相同。定期采购多适用于品种数量大、平均占用资金少的物资。2.定量采购定量采购是指当库存数量下降到预先设定的最低库存数量（采购点）时，按规定数量（通常以经济批量EOQ为标准）进行物资采购的一种方式。其决策思路是：预先设定好采购点和采购批量，在生产或销售过程中，及时盘点库存，当库存数量下降到采购点时，就发出一个采购批量。定量采购多适用于品种数量小、平均占用资金多的物资。3.集中采购集中采购一般指某一个企业或集团将同类物资进行集中化采购，以数量上的优势获取尽可能低的购买价格，达到“以量限价”的目的，从而降低采购成本。也指集中时间、人力、物力将所需物资统一采购。三、双佳职业服饰公司采购管理现状（一）采购部组织架构现状双佳职业服饰公司设立了专门的采购部门，由A副总经理分管，组织结构图如下：图1双佳职业服饰公司采购部组织架构公司采购部分四个小组。采购部经理主持采购部全面工作，具体包括部门工作计划和目标的制定；市场调研，收集面辅料市场信息、价格信息；组织讨论、审核、修改、签订采购合同；供应商管理；采购部门员工的管理等工作。面料采购组负责服装面料的采购，辅料采购组负责各种辅料及配件的采购，采购组负责外包成衣的采购，设备采购组负责服装设备及零部件的采购，所有采购组及工作人员要求积极协助采购经理工作。（二）采购业务流程现状双佳职业服饰公司的采购主要有两类：一类是服装生产所需原材料，包括面料、辅料和成衣；另一类是服装生产设备及零部件。本文主要分析第一类，即服装生产所需原材料的采购业务流程，具体说明如下：（1）市场部根据客户需求，制定销售订单，经部门经理审核签字后送交技术部。（2）技术部根据销售订单确定和核算生产所需的各种物料的规格、数量，编制物料需求清单，经部门经理审核签字后交由生产部。（3）生产部根据物料清单及库存情况等制定生产计划，并提出采购申请，经部门经理审核签字后交采购部。（4）采购部根据采购申请确定物料类型，如是例行采购，直接通过ERP系统向供应商下订单，如是新的物料，则先确认所需物料的材质、规格、数量等，核定库存情况，制定采购计划。（5）采购计划由采购部经理审核签字后准备采购订单。（6）采购人员将采购订单先后交采购部门经理和分管副总经理审核签字，审核同意后选择合适的供应商下订单。若为历史性采购物料，直接通过ERP系统下发订单给供应商，若为新物料的采购，则需对供应商进行选择和评价后，才能确定最终供应商，发订单，签订合同，确认交货期。（7）采购部通知仓库准备收货。（8）供应商根据合同要求，按时将相关物料交到公司指定仓库。（9）货物到达仓库后，仓库通过ERP系统发送进货验收单给质检部，通知质检部验货。（10）质检部第一时间进行质量检验，并将验货结果反馈给仓库。检验合格则可入库，以供生产部进行生产，若不合格，通过ERP系统通知采购人员，采购人员将不合格产品退回给供应商进行返修或重做，直到检验合格后方可允许入库，安排生产部生产。（11）采购人员与相关供应商核对账目，确认无误后，将采购单、入库单、发票等报采购经理审核，采购经理审核无误后再交财务部审核，并申请付款。（12）财务部对各类单据进行审核，确认无误后，向供应商付款。图2双佳职业服饰公司现有采购流程（三）现行采购模式双佳职业服饰公司主要采用集中采购模式。一方面，企业内部所需物资均由采购部负责，采购部尽可能将材质、款式相近的面辅料集中向一家供应商订货，形成规模效益，增强谈判能力，以获得尽可能低的价格及更好的服务。另一方面，所有分公司的原材料均由总公司集中采购，便于公司统筹规划，统一管理，整合优质资源，防止腐败，利于质量的把控和管理。四、双佳职业服饰公司采购管理存在的问题（一）采购组织架构不合理双佳公司的组织架构为金字塔式，设有独立的采购部门，但公司对采购组织的管理不够重视，过分关注生产和销售，采购部门的活动都只是为了协助生产和销售活动，采购组织架构和采购组织定位不合理，采购管理理念没有上升到战略高度，从而导致公司的采购组织管理效率低下，采购不能有效发挥自己对企业的最大贡献。（二）采购流程设计不科学第一，采购流程繁琐，效率低。双佳公司各部门运作相对独立，部门间分割严重，职能上基本没有交叉，部门之间信息交流不够通畅，且公司采购流程涉及部门较多，受到颇多牵制，各部门均由部门经理各自领导，每个流程都需要时间等待审批，影响了采购流程的效率。如，收货流程，采购物资送到仓库后，才通知质检部检查验收，如有不合格的产品，还需再退回给供应商重新备货，从而导致生产计划跟不上，生产任务不能准时完成。通过调查，统计出双佳职业服饰公司采购申请的审批流程平均为14天，甚至有的要26天。具体采购活动耗时情况，具体见表1所示。活动内容活动耗时传递/等待审批耗时填写销售订单20分钟销售订单报部门经理签字1天市场部经理签署审批10分钟3天送销售订单表到技术部1天填写物料需求单10分钟物料需求单报部门经理签字1天技术部经理签署审批10分钟3天送物料需求单到生产部1天填写采购申请单15分钟采购申请单报部门经理签字1天生产部经理签署审批10分钟3天送采购申请单到采购部1天采购部审查20分钟4天向供应商发出订货单5分钟时间合计150分钟25天第二，采购流程信息化水平较低。虽然双佳公司已经采用了较为先进的ERP系统，但应用程度仍然停留在初级水平，系统中的数据和信息没有进行及时的更新和维护，信息资源方面没有进行全面的整合，缺乏数据预测、分析、决策的功能，无法发挥ERP系统对于大数据处理的功效，ERP系统的优势没有得到有效的利用。第三，采购流程战略性功能不足。在公司产品的前期开发过程中，主要由技术部确定面辅料的质量及功能要求，采购及供应商没有参与其中，对相关物料的质量要求及功能特性不熟悉，往往导致产品虽然外观较好，但却不符合产品质量要求，质量较差，从而不能很好的满足顾客的需求，不利于公司的长期发展。（三）采购模式单一第一，采购模式单一，缺乏灵活性。公司采用集中制采购，按批次进行（每月一般组织两批次采购），时间相对固定，一方面，订货不考虑库存实际情况，容易造成库存积压，另一方面，当遇到客户临时增加订货的情况，不能对所需原材料及时进行补货，造成断货现象，采购模式不够灵活。第二，在实际招标采购活动中，单次采购的物资往往由多项非共同性物料组成，单次采购金额虽然超过30万，但个别物料的采购金额并不大，如果也采用招标方式采购，就会出现供应商因物资金额较小，手续复杂而放弃投标的现象。第三，采购方式的选择不符合实际。公司采购申请由生产部提出，而生产部对原料市场行情不够了解，所填写的采购物料预算金额随意性较大，与实际采购价格差距较大。此外，由于招标流程复杂比比选方式流程复杂,有时生产部门为了完成按时生产计划，尽早获得所需物资，故意低估采购预算金额，让本应招标采购的物资通过零星比选或询价的采购模式进行，从而导致对供应商了解不深，最终物资不能满足生产所需的质量要求的问题。五、双佳公司采购管理优化对策（一）采购组织架构优化第一，重新构建职能型采购小组。公司的采购小组是按物料类别划分的，各小组内部分工不够明确，工作繁杂，容易导致工作量分配也不均匀，降低了员工工作积极性。通过构建职能型采购小组，将采购小组重新设置为计划小组、执行小组、协调和控制小组，明确了职责分工，便于考核激烈，提升了员工责任意识与工作积极性。第二，建立跨部门采购计划小组。公司的采购组织机构涉及部门较多，但部门之间却缺少沟通，不利于协同工作，采购效率低下。通过建立跨部门采购计划小组（从市场部、技术部、生产部、采购部各抽1人组成），促进了部门之间的沟通，减少了采购环节，提升了采购效率。第三，建立专业化协调和控制小组。现行组织结构下，公司与供应商之间，特别是其他部门与供应商之间缺少交流，供应商不能很好做出响应。通过建立专业化协调和控制小组，可以更好地与供应商进行沟通、协调，便于建立长期稳定的战略合作关系。优化后的公司组织架构如图2所示：图3优化后的双佳职业服饰公司组织架构图（二）采购业务流程优化第一，清除不必要的环节公司采购组织结构进行了重新设计，从市场部、技术部、生产部、采购部各抽1人组成了专门的计划组，从而可以清除原先流程中由市场部到技术部再到生产部的多个环节，实现跨部门合作，由采购计划小组充分交流协作后制定采购计划，编制采购申请单，精简了采购环节，有效了解决了部门之间沟通协作问题，采购周期大大缩短，而且经过各部门人员充分协商沟通后制定的计划，比原先各部门独立制定的计划更加完善、合理。第二，简化审批环节层层审批的模式势必会降低采购流程的通行效率，使采购周期加长。公司可以适当放权，简化审批环节，减少审批次数，如对采购流程中的关键环节（采购合同的审批，货款支付）进行严格审核，而对其他环节进行有效的监督和适当的指导。这样，可以既可提高采购流程的通行效率，又可有效的控制采购风险。第三，整合内外部资源公司各部门可建立电子数据资料库，如销售信息库、物料需求库、生产资料库、采购计划档案、供应商与潜在供应商档案等，及时输入ERP系统并进行更新和维护，以数据资料库为中心，借助ERP系统，有效整合内部资源，此外，借助现代信息技术Internet、EDI等，有效整合外部资源，与供应商建立信息共享平台，供应商可随时了解双佳公司销售、生产、库存、付款等情况，及时做出相应的准备，最大限度实现同步运行，形成战略合作关系。内外部资源的有效整合，加速了信息的流通，实现了信息的共享与融合，大大提高了工作的效率。图4优化后的双佳职业服饰公司采购流程图（三）采购模式优化双佳公司采购物资种类较为复杂，需要有针对性地设计与之匹配的采购模式，具体分析如下：第一，A类战略物料采用JIT采购双佳公司的A类战略物料主要为服装成衣，其需求变化快，要求快速响应，采购批量小，频率高，交货需准时，需要采用基于长期战略合作伙伴的采购模式。因此，该类物料可设计采用JIT采购模式，具体实施步骤如下：（1）创建JIT采购班组双佳公司采购组织结构重新设计后，设有专门的采购协调与控制小组，具体负责供应商合同的履行、监督，评价，查访，建立供应商资料库，挑选出优质的供应商，与其建立良好的互助战略合作关系等，该小组的工作职责与内容符合JIT采购班组的工作要求，可在协调与控制小组内部挑选相关人员进行相应的培训，组成JIT采购班组。（2）制定JIT采购计划双佳公司JIT采购模式主要针对A类战略物料，即服装成衣，这类物资对响应速度要求高，变化特别快。公司采购计划小组与所选供应商一起共同制定准时化的采购计划（每月计划、每季度的计划、半年计划、年度计划），并经常性的进行沟通交流。（3）精选少数优质供应商，建立战略合作关系双佳公司通过供应商管理优化，建立了科学的供应商评价标准，精选优质供应商，建立供应商与潜在供应商档案，从中选择合适的最佳供应商，建立共赢的战略合作关系，相互协作，共同发展。第二，B类杠杆物料采用定量采购双佳公司的B类杠杆物料主要为一般面料，该类物料采购的关键是不断寻求符合质量要求的价格最低的供应商，适合采用定量采购模式，以经济订货批量为标准进行采购。第三B和C瓶颈物料和C类一般物料采用定期采购双佳公司的瓶颈物料主要为B、C类中特殊的或指定的面料、辅料，因为供应风险大，所以需要较高的安全库存量。一般物料为C类中的里料、辅料，由于品种繁多，耗费的时间和精力较多，需要尽可能减少管理成本。因此，这两类物料可设计采用定期采购，以控制库存，节省采购管理费用。总结本论文以双佳公司的采购管理情况作为调查研究的实例分析对象，通过对其公司的实地调研，了解和分析公司采购管理现状及采购过程中存在的问题，提出了采购管理优措施。主要结论如下：第一，采购组织架构优化针对双佳公司采购组织职能分工不明确、采购环节多、信心沟通不畅等问题，分析了采购组织结构优化改进的必要性，提出了从管理层出发，引进供应链管理思想，将公司的采购组织结构按职能分工，重新设计为采购管理、计划组、执行组、协调控制组等不同职能小组，从而可以明确职责分工，改善部门之间的协调性和配合度，提高公司采购组织运行效率。第二，采购流程优化双佳公司采购流程缺乏战略性，流程繁琐，效率低，不利于公司长期发展。通过ASME分析表找出公司采购流程中不合理的环节，分析优化采购流程的必要性，提出通过跨部门合作，精简采购环节，减少审批次数，改进信息化，有效整合资源等措施对双佳公司采购流程进行优化，从而可以缩短采购周期，实现资源整合，提高采购效率。第三，采购模式优化单一的集中采购模式缺乏灵活性，且仅仅按照采购预算金额选择采购方式，往往造成采购方式选择不合理，采购资金浪费等问题。双佳公司结合