项目合同管理办法

-21-12合同管理办法第一章总则第一条为规范xx线工程指挥部（以下简称“指挥部”）的合同管理流程，理顺合同管理层级，确保签订的合同合法有效，合同履约严格规范，预防合同纠纷，维护xx公司（以下简称“公司”）合法权益，根据xx土建项目建设管理有限公司（以下简称“项目公司”）、xx有限公司（以下简称“股份公司”）合同管理办法、公司合同管理办法的相关规定，结合项目实际，制定本办法。第二条本办法所称合同（或协议），是指指挥部在公司授权范围内负责本项目施工过程中与平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务的合同（或协议），亦包括项目公司、股份公司或公司就本项目与平等主体间签订的合同（或协议）。本办法所称合同管理是指合同管理主体实施的合同起草、评审、签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理、监督检查、奖惩等行为。第二章管理原则第三条合同管理的原则：（一）依法签订原则。指挥部所有经济活动必须依法签订经济合同。（二）归口管理原则。指挥部所有经济合同由工经部归口管理。（三）妥善处理合同纠纷，维护公司合法权益。第三章组织机构与职责第四条合同管理领导小组组长：指挥长副组长：书记、副指挥长、总工程师组员：工程部、安质部、物机部、机电部（站后工程）、财务部、工经部、征迁协调部、办公室负责人第五条合同管理是指挥部管理的重要内容，指挥部实行综合管理与专项管理相结合，归口把关、分工负责的合同管理体系，工经部为合同归口部门。（一）工经部合同管理职责:1.宣传贯彻国家、股份公司及公司有关法律、法规、规章制度，组织制定并实施指挥部经济合同管理办法，负责有关合同示范文本和相关政策的推广与应用；2.组织EPC总承包合同、内部施工合同等涉及整个4号线项目的合同起草、合同谈判、合同评审、合同签订及合同交底等工作；3.配合公司对投资类合同的起草、合同评审、合同谈判、合同签订等工作；4.组织、参与合同评审，进行合法合规性审核并提出意见；5.办理合同设立、变更、解除和终止；6.定期组织合同管理检查，建立指挥部经济合同管理档案和合同履约后评价工作等；7.负责检查、指导各标段经理部的合同管理工作；8.负责与股份公司、项目公司、公司及地方相关合同管理部门的沟通联系，负责与指挥部各部门之间的业务交流；9.负责指挥部合同管理队伍的业务建设，组织合同管理人员的业务培训，组织指挥部合同管理的经验交流；10.负责办理合同价款结算；11.建立合同管理台帐，督促合同的履行，汇总并反馈合同履行情况，并就合同补充、修改和变更等提出处理建议；12.负责其他相关合同管理工作。（二）合同主责部门合同管理职责:1.负责提出本部门业务范围内的合同设立、变更和解除建议；2.负责本部门业务范围内的合同谈判、起草、评审、签订、履行、监督检查及合同基础资料管理等相关工作；3.参与指挥部所有合同评审，结合本部门职责提出意见或建议；4.负责与公司对口业务部门进行业务联系；5.负责指导、监督标段经理部本业务系统合同管理工作；6.及时发现并提出合同履行过程中的纠纷处理建议；7.协调处理本业务系统合同履行过程中出现的纠纷；8.建立本部门业务范围内的经济合同管理台账及档案；9.其他应当履行的职责。（三）根据指挥部业务部门的职责分工，合同主责部门合同管理专业分工:1.工经部：投资协议、特许经营协议、PPP项目合同、EPC总承包合同、内部施工合同等涉及整个4号线项目的合同；2.工程部：勘察设计合同、施工监测合同、技术咨询合同等具有工程技术管理内容的合同；3.安质部：检测、环境保护等具有安全环保管理内容的合同；4.物机部：物资设备采购、租赁、运输等具有物资设备管理内容的合同；5.征拆协调部：征地拆迁、管线迁改、绿化迁移等具有前期工作协调内容的合同；6.办公室：办公设备、办公用品、办公用车、房屋租赁、物业管理、劳动合同、员工培训、劳务派遣等合同；7.财务部：与金融机构的融资协议、贷款协议、应收账款质押、担保合同等具有财务、融资、税务内容的合同第六条各标段经理部必须建立健全经济合同管理机构，加强合同管理工作，指定合同归口管理部门，统筹安排本标段合同管理工作。标段经理部的合同管理职责:（一）贯彻执行指挥部制定的经济合同管理办法；（二）制定经济合同管理办法的实施细则，明确相关部门和人员的管理职责；（三）负责合同现场履约。在合同实施过程中，及时收集、整理合同执行相关资料，按规定向指挥部汇报；（四）严格执行股份公司、项目公司、公司及指挥部的有关专业分包、劳务分包的规定；（五）对合同的履约情况进行检查，发现问题采取有力措施及时纠偏，防范合同风险，确保合同正常履行。第七条各标段经理部合同管理流程执行以下程序：合同承办部门发起合同立项；依法招标或竞谈确定合同相对方；报上级公司审批同意；起草合同，形成合同初稿；组织各部门评审，根据评审意见修改完善合同文本；合法合规审核；组织与合同相对方进行合同谈判；分管领导审核；主要领导审批；报上级单位审批同意；签订合同；对各部门进行合同交底；监督、检查合同履约执行情况；按业主制定的分包管理办法、指挥部制定的分包监控管理办法要求上报相关资料。第四章合同风险评估第八条合同签订前，合同主责部门要组织相关部门和单位收集、辨识合同主要风险源，进行风险评估，制定合同风险控制措施和应急预案，以有效防范合同风险。第九条在合同履约过程中一旦出现风险，由合同主责部门牵头，相关部门配合，针对具体的风险事项采取相应的应急措施，及时控制合同风险，减少由此带来的经济损失。第五章合同评审第十条合同评审采用会议评审和会签评审两种方式进行，由合同主责部门负责，相关部门参与。经济合同评审原则上应通过召开专题会议的形式进行，内部经济合同、常规管理业务产生的经济合同、法律关系简单的经济合同可采用会签评审，但不论采取何种方式均须保留书面评审记录（合同评审记录格式详见附件1）。第十一条合同主责部门为合同承办部门。签订合同前，合同承办部门应详细了解、调查、掌握合同相对方的下列情况：（一）主体资格是否真实、合法；（二）资信情况是否全面、可靠；（三）对方代理人的代理权限和代理期限；（四）合同标的是否真实；（五）是否具备履约能力；（六）其他应掌握的相关情况。签订合同前，应要求合同相对方出具《法人营业执照》、《法定代表人授权委托书》以及其他资格证照等资料，并作为合同附件。第十二条合同评审内容包括：（一）拟签订合同的合法性、合规性、完备性及风险性；（二）合同对方的资质、经验、按期交付能力等；（三）合同关键性条款是否严密:1.合同价款及调整；2.支付方式；3.标的物的验收标准；4.双方权利和义务；5.合同争议、违约的处理方式。第十三条合同评审按照下列流程进行：（一）合同承办部门负责组织起草、准备本部门业务范围内拟签订合同的文本；（二）合同承办部门负责组织相关部门对合同进行评审。以召开专题会议形式进行合同评审时，应形成书面评审会议记录，参加人员在评审会议记录上签字；采用会签方式评审时，由相关部门在合同评审记录表上签署书面意见；（三）合同承办部门按照合同评审的意见修改合同，形成正式签约文本，并报请业务分管领导、主要领导审批；（四）报公司批准后签署合同；（五）加盖公章并存档备案。第六章合同文本与签订第十四条合同文本优先选用股份公司和公司颁布的示范文本。出现股份公司和公司的示范文本没有涵盖的合同类型或需要对合同示范文本进行修改时，应及时报公司法律合规部进行审核。合同文本应由合同承办部门负责起草，工经部负责审查。第十五条由工经部负责建立指挥部合同统一编号体系。第十六条合同谈判由合同承办部门负责组织，指挥长或其委托代理人带队，工经部及相关部门参加。第十七条合同承办部门应保证最终签订的合同与会签的合同一致，并根据有关规定，办理合同签订的报批、登记等手续。第十八条指挥部承办的以公司、股份公司名义签订的合同由工经部牵头办理。第十九条各标段经理部不得以指挥部、公司、股份公司的名义签订各种经济合同。第二十条合同签订后，双方在执行过程中如认为还有需要进一步明确的事项，可以协商签订补充协议，补充协议的签订程序与正式合同相同。第七章合同交底第二十一条合同交底采用会议形式或会签形式，由合同承办部门负责组织（合同交底格式详见附件2）。第二十二条合同交底须在合同签订后15日内完成。第二十三条合同交底主要内容包括：合同的主要内容及关键条款；相关部门在履行过程中的职责及应该注意的事项；合同履行过程中可能出现的风险及应对措施；其他需要说明的事项等。第八章合同履行第二十四条合同一旦签订生效，双方应认真履行，除非合同另有约定，任何一方不得擅自单方面变更、解除或终止合同。第二十五条合同承办部门须对所签订的合同实行动态管理，定期了解对方当事人的资信和履约能力变动情况，协调解决合同履行中出现的问题。第二十六条工经部要对合同的履行情况进行阶段性检查和总结，对履约过程中出现的问题要及时提出改进意见并督促落实。第二十七条有关合同履行过程中的书面签证、来往信函、文书、电报及其他形式的文件均为合同的组成部分，与合同履行有关的各部门在收到对方的文件后，应及时审阅并制定对策，及时、积极的收集、整理、保存资料并备案。第二十八条如果我方不能全面履行合同，合同执行主体应当立即将相关情况报告主管领导、公司合同对口部门和法律合规部，并积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，及时采取措施减少损失发生，并注意收集、保全有关证据。第二十九条当发现对方不履行或不完全履行合同时，合同执行主体除督促对方继续履行外，应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告主管领导、公司合同对口部门和法律合规部，并注意收集、保全有关证据。必要时召开专题会议研究解决方案。第三十条合同履行过程中应加强动态管理、动态管控，对重点风险源和风险隐患进行评估和预防，及时采取有效处置措施，防止或降低风险的发生。第九章合同索赔与反索赔第三十一条索赔与反索赔是合同管理的重要内容。指挥部应成立相应的工作机构，负责索赔与反索赔管理工作。具体工作内容由指挥部另行制定《合同索赔管理办法》予以明确。第十章合同变更、解除和终止第三十二条合同可经当事人协商同意的方式予以变更。当我方发生需要变更合同的情况时，除法律、行政法规有特别规定的以外，应当以书面形式通知对方，与对方进行协商，包括变更的理由、变更的具体内容、变更生效的具体方式、答复的形式与期限等。当我方接到对方要求变更合同的通知时，应审查对方的理由是否合法、合约、正当，如符合变更条件的，应签订书面变更协议。第三十三条合同的解除分为法定解除和约定解除。当事人可以约定解除合同的条件。解除合同的条件成就时，解除权人可以解除合同。第三十四条我方依照合同约定或依照法律规定解除合同的，应当以书面形式通知对方，包括解除的理由、法律依据、权利义务的承担等。我方接到对方解除合同的通知时，应审查对方的理由是否合法、合约、正当，如有异议，应当以书面形式提出，如有必要可以依法请求人民法院或仲裁机构确认合同的效力。如果因解除合同而损害了我方利益，应及时向对方提出索赔请求。第三十五条涉及合同的变更、解除的行为，应坚持“文来文往”的原则，并做好签收记录。当对方拒绝签收我方送达的有关文件时，可以采取公证送达的方式。第三十六条订立合同的变更、解除协议，由合同执行主体负责组织，按照本办法关于合同评审和签订的流程办理。第十一章合同纠纷管理第三十七条合同纠纷是指因合同的生效、解释、履行、变更、解除等行为而引发的争议。第三十八条发生合同纠纷后，合同执行主体应及时收集证据材料，同时积极做好沟通协调工作，避免事态升级，矛盾激化，造成不良社会影响和经济损失。第三十九条合同纠纷转变为仲裁、诉讼案件时，由公司法律合规部统一办理合同纠纷案件的登记、审查和授权委托手续，根据法定代表人的授权承办案件，合同执行主体予以配合。确需委托外聘律师办理的，由法律合规部向公司领导汇报确定。第十二章合同基础资料管理第四十条合同基础资料的生成一般分为三个阶段:（一）合同正式签订前产生的相关资料；（二）合同正式签订后履行过程中产生的相关资料；（三）合同纠纷发生后产生的相关资料。第四十一条合同基础资料包括但不限于：合同当事人的资信资料、《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《公司法人营业执照》、从业资格要求的相关证书、来往函件、数据电文、声像图片、招投标文件（含答疑资料）、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签收单据、合同评审表（记录）、合同登记表、合同交底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状等。第四十二条包括合同执行部门在内的相关部门应指定专人负责合同基础资料的管理工作，建立合同基础资料台账和档案，确保完好、无遗漏。第四十三条合同基础资料是涉及公司商业秘密的重要文件，合同基础资料生成后，原件必须归档保存，严禁涂改、毁损合同基础资料。如因工作需要使用合同基础资料原件的，应建立严格的借用、审批、归还制度。严禁随意出借合同基础资料，严禁泄漏合同基础资料中的内容。第四十四条合同签订后5个工作日内，合同执行部门将合同文本原件、合同评审表原件报送工经部备案。工经部建立《合同原件借用台账》，相关部门借用合同原件时应履行借用手续。第四十五条工经部和业务配合部门要分别建立合同管理台账，并及时更新。合同管理台账要载明：合同编号、合同签约对方基本信息、标的、履约期限、履约现状、结算金额等（合同管理台账格式详见附件3）。第四十六条合同资料要严格保密。任何单位和个人不得以任何方式泄露在合同管理过程中知悉的商业秘密，不得利用知悉的商业秘密扰乱指挥部生产管理秩序和损害指挥部、公司、股份公司利益。第十三章监督检查及奖惩第四十七条指挥部合同管理领导小组于每年四季度组织开展合同管理监督检查工作，也可根据实际管理情况开展不定期的抽查工作。第四十八条合同监督检查内容主要包括：合同管理规章制度的建立、合同评审、合同签订、合同交底、合同履行、合同封闭、合同管理台账建立、本单位合同检查情况和自查整改情况等内容。第四十九条在合同管理过程中，发生下列情况之一的，视情节轻重、损失大小、性质恶劣程度上报公司按相关程序处理。（一）对合同基础资料收集不利、保管混乱、丢失无从查找或补办的；（二）未开展缔约前合同主体、履约能力调查，致使履约不能、严重违约，造成重大损失的；（三）未履行合同评审工作流程和审批程序，未审先签的；（四）对不及时签证或书面催告，致使无法索赔或索赔不利的；（五）因所提供的对方当事人资料虚假、所签合同不规范、不严密，造成仲裁或诉讼纠纷后败诉的；（六）由于承办人员失职、渎职，签订合同被