合同评审管理规定

合同评审管理规定一、 目的为确保合同的有效性、可行性，规范合同评审活动，根据公司《合同管理制度》，制定本规定。二、 适用范围EPC或BOT总包合同辅机的采购、配套件、分包合同及机组安装消缺费等。公司作为EPC或BOT等类似业务的总承包方时，对于主机以外所有需采购的辅机、配套件、分包合同及机组安装的消缺费等合同。物资采购合同、固定资产购置合同。物资采购合同包括：生产用原材料、辅料、动能、低值易耗品（含办公用品、劳保用品）、委外加工等采购合同。固定资产购置合同包括：生产用机器设备（含设备安装、修理X仪器仪表、办公用设备（含电子设备）等。运输合同。运输合同包括：产成品、零担等对外运输合同。除上述1、2、3以外的其它所有合同，如审计及法律、咨询等合同。适用范围以内的合同，除紧急情况外，必须经过评审，方可签订正式合同。三、 合格供应商及合同评审比价的规定主管部门在签订合同前应当对供应商的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，应优先选用有相关业绩的合格供应商，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同，且不得与列入企业黑名单供应商签订合同。对于合格供应商的认定，需供应商提供三证合一后的《营业执照》、相关资质证明、法人代表身份证、生产经营地点证明（如为自有房产提供产权证明；不是自有房产则需提供房产租赁协议）等的复印件并加盖公章。由技术部、质量部、主管部门共同参与评审工作，并由相应参与评审工作部门主管副总经理签字确认。主管部门负责保管合格供应商的资质材料。小额零星物资的采购可以采用直接购买的方式。相关部门根据不同情况合理选择采购方式：（一）附属于公司承揽合同，但公司不参与加工的需完全委托合同辅机合同、分包合同等，该类合同（包括但不限于联合体、合作方、业主认定及其他）。（1） 无需比价：分包合同:对于联合体、合作方等共同投标项目的分包合同，公司在收取适当管理费情况下，可酌情直接选定。辅机合同：对于所购辅机是由业主指定的，可按市场价格直接选定，但不允许出现价格倒挂的情况。特殊合同出现价格倒挂的，须经公司经理办公会集体研究决定。确认此类合同需提供原合同文本等相关证明材料。（2） 除上述合同外的所有辅机、分包合同均需按公司规定比价参加评审后签订合同。合格供应商需项目部每年对其资质等信息进行重新审查备案。市场部需在对外投标报价前对可能在辅机采购及外包合同中合作的供应商进行审核、询价、比价，中标后，不允许出现价格倒挂的情况。特殊合同出现价格倒挂的，须经公司经理办公会集体研究决定。价格倒挂指合作的供应商对公司的报价高于公司对外投标报出的价格。市场垄断性、技术性强或特殊部门指定的合同（1）原厂家维修、原厂家采购配件项目、机组安装的消缺费合同、因业主认定等原因不能进行比价选取等情况，需提供原采购合同及相关明细，经主管部门确认后，原则上允许直接选定。具体明细如下：类别明细确认部门原厂家维修机器设备设备处原厂家采购配件辅机类项目部机器设备设备处电了产口口综合办公室机组消缺费安装、维修工程事业部业主指定安装工程事业部（2）对于技术性垄断类合同，由于业主方限定技术条件等特殊原因不能进行比价选取时，需由技术部门确认，且对该供应商进行资质审查后，由主管技术副总经理签字确认，可不比价直接选定。合同价格超过100万元，需经公司总经理确认尽可能降低成本。对于物流运输合同的审查，采取整机招标或拆分招标方式，由评标组参加开标并当场对投标运输商的投标资料、验路报告等资料当场拆封查验，最终确定合格运输商。（二）材料采购、资产购置、购买、基建维修、设备维修等合同建立紧密合作供应商名录，主要针对采购标准性不强且信息不公开的产品（建立此类产品明细），年初各长期合作供应商针对同类产品进行比价（后期如确有需要可临时增加），比价明细中要明确标注材料、重量、材料费、加工费、利润等等价格形成的详细明细，最终确定此类产品的价格，且最终价格经公司经理办公会确认，并以此价格作为年度后期确定价格的依据，一年中只要合格供应商的同类产品在此价格的合理范围内可不进行比价直接签订合同。在合同签订过程中如遇价格波动可根据价格波动范围及时提出价格调价申请。主管部门要每年对该类供应商及其详细产品及报价进行年度审查备案。采购部要建立起容量丰富的价格信息资料库；对于获取的各种信息源，按照本公司的物资种类进行适当分类以提高检索能力，发挥信息使用效琴所采购商品标准性强、信息公开的物资采购（建立此类产品明细），价格不能明显高于市场价，由主管部门审核后可不比价，直接选定供应商。该类产品可向使用部门公开采购价格，采购价格高于市面最低价10%的公司保留问责权力，存档合同保留比价过程（比价可含网络价格）。市场垄断性、技术性强或特殊部门指定的合同，由相关部门分管副总签字，可不进行比价，但要控制价格在合理范围内，合同价格超过100万元，需经公司总经理确认。对于以上所述合同，主管部门将供应商资质及价格备案后可不进行比价，但审计部门保留对合格供应商资质材料进行抽查的权利，如遇抽查不合格在10%以上者将保留对部门问责的权利。上述合同以外的公司所有合同，评审时要求3家及以上供应商参与比价或合理价格分析，在下列规定额度内如有特殊情况，经主管领导批准，可直接选定供应商或适当减少评审厂家。金额设置：合同金额5万元（含）以下可1家，合同金额5万元-10万元（含）可2家，超过10万元需3家及以上比价。大宗物资采购、加工合同、分包合同等合同金额1000万元（含）以上，固定资产购置金额10万元（含）以上（生产设备购置金额30万元（含）以上）的合同，需经〃三重一大〃决策管理流程通过。如遇特殊情况造成某些供应商暂时无法生产或其他不可抗力等特殊情况确实无法比价的，可经主管领导批准附纸质说明主管副总经理签字确认。四、 评审内容合同评审应重点关注以下内容：合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行合同的权利和义务能力，合同内容是否符合国家法律法规、政策和公司《合同管理制度》的规定。合同的严密性。包括：应具备的条款是否齐全、当事人双方的权利、义务是否具备、明确。文字表述是否正确无误。合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方当事人是否具备履行合同的能力和权利、条件；合同报价的合理性、相关付款事项以及评审材料的相关、完整性合同非正常履行时可能受到的经济损失。合同的价格。原则上不能超过市场价格。五、 评审程序原则上采用书面传阅会签的形式，一般程序如下：经办人员根据计划，在合格供应商中进行询价、比价、议价，（合格供应商由归口管理部门评定）通过对质量、价格、付款方式、付款进度等，货比三家，确定供应商并落实合同草案，合同要详细标注所采购产品名称、规格、数量、单价及金额。供应商确定后，由经办人员填写合同评审表（附后）、附合同草案、供应商报价单（特殊情况可单一报价，并附说明），报主管领导审核签字。特殊情况包括：2.1已经通过招标方式确定供应商的；提供招标结果材料。2.2由技术选型确定供应商的；提供相应的技术协议、工作联系单（技术、采购部长、副总签字）。2.3工艺独特或由主合同业主指定供应商的；由经办人员文字说明（主管部长、副总签字）。2.4其他特殊情况（例如：联合投标厂家及市场优势厂家等）：经办人员提供文字说明（主管部长、副总签字）。机组物资采购、委外加工合同，合同额在成本控制线下的，需签到成本管控中心总监（或成本项目经理）和审计室主任；合同额在成本控制线上的，如不通过，在有正当理由情况下可找总经理审批。合同金额100万以上的要签到总经理审批。设备维修合同金额在20万以上的要签到总经理审批。评审表经归口管理部门负责人审核、主管副总审核签字后，连同合同评审表、合同草案、报价单及相关材料报成本管控中心对合同价格进行审核签字。成本管控中心后将整套资料报送审计室进行审核签字。（具体见审批权限一览表）合同评审结束后经办人员方可签订正式合同（正式合同中必须标注合同编号）。正式合同签订后，连同合同评审表、合同报价单及相关材料报财务部备案（评审整个流程，纸质原件）。六、合同承办部门职责合同承办部门负责签约方的主体资格以及相关资质的初步审查，负责询价、比价、议价及合同起草及签订工作。重点关注以下几方面内容：合法性：包括主体合法、内容合法和形式合法。主体合法是指签约各方具有签约的权利能力和行为能力；内容合法是指签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策，无显失公平的内容。形式合法是指合同符合法律规定的形式。合同尽量采取书面形式，其上应具备基本要素。严密性：条款齐备、完整；文字清晰、表述准确；权利、义务具体明确；手续完备；附加条件适当、合法。可行性：资信可靠，有履约能力；担保方式切实、可靠。权利义务的实现具有可操作性。合理性：合同价格不可高于市场同类价格。程序性：符合合同订立的一般程序。合同承办部门主管领导要对合同的严密性、真实性、合法性、及合同价格负责，对合同的整体情况认真审核无误后方可签字。成本管控中心负责审核合同采购价格的管控，在评审过程中如发现采购价格明显高于市场价格的20%的，视情节轻重建议对相关责任人调整岗位。审计室、纪委监察室等部门组成的监察组，对合同签订的各环节进行监督检查，并出具审计报告。七、合同的监督管理（一）监察组对公司已对外签订的各类合同采用抽查的方式，对所签合同中所列价格、数量、规格、采购方式和供货商选择、合同报价合理性的真实性，相关的付款事项及与审核申报资料的相关性、完整性、和有交攵性等进行审查。审查合同的合法性、完整性，主要审查合同内容是否符合国家法律法规、政策和公司《合同管理制度》及《公司三重一大》的规定。应具备的条款是否齐全、当事人双方的权利、义务是否具备、明确。合同报价的合理性、相关付款事项以及评审材料的相关、完整性。另外审计人员应审查《合同评审表》是否包括物资品名、规格、数量、单价、金额、供货单位、货比三家、主管领导签字情况等栏目是否齐全。审查合同的合规性。主要审查各物资采购是否根据本期生产计划和物资消耗定额确定物资实际需要量，并考虑与实际库存相适应据以确定采购项目。供应商是否为公司已备案的合格供应商。审查合同的及时性。审查辅机合同价格是否超出主合同价额，出现价格倒挂情况等情况。采购部采购合同超出合同预计成本的采购价格合同后，是否经过相关超预算审批程序。对于物流运输合同的审查，需审查整机招标或拆分招标采用方式的合理性，物流部所签合同的发运单上所标注的时间、重量、是否有公司物流主管人员签字确认等。6公司对外签订的针对电站三包项目是否按规定程序办理。审查对外签订合同价格标准的合理性。定期审查各部门合格供应商选择的合理性：根据供应商与公司的业务稳定性，重点审查供应商选择评价程序是否规范；有无明确的供应商选择目标和评价标准；有无建立供应商评价小组，小组人员组成是否合理；有无完整、真实的供货商资料;供应商资料筛选、排序和审批是否流于形式是否根据供应商和公司的实际情况采用实地考察、书面调查、样品检验等方式确定合格供应商；有无过度依赖特定供应商，是否设立了备选供应商团队；有无对供货商档案进行规范管理，建立《合格供应方目录》，定期组织对合格供应商的调查和复审；修改供应商档案是否经过特定授权并进行有效信息沟通等。9・其他需审查事项。（二）监督过程发现问题对相关责任人要进行追责处理：未造成经济损失情节轻微的给予批评教育，每累计3次以上的扣直接责任人工资的10%。虽未造成经济损失但影响恶劣的每次给予直接责任人200元-500元罚款。造成经济损失的，损失金额1万元以下的给予直接责任人500-1000元罚款，并给予警告处理；损失金额1万元至10万元以内的给予直接责任人损失金额10%罚款，并视情节轻重调整岗位；损失金额10万元以上的追究直接责任人经济损失并解除劳动合同。当发现以上问题中造成经济损失1万元以上的，给予其他责任人员200-1000元罚款。八、 评审权限（见附表3）九、 评审有效期合同评审有效期：自取得合同号之日起有效期三个月。超过有效期合同号自动废除。十、附则本规定自2019年6月1日起执行，终止于相关更改文件生效之时。本制度最终解释归公司审计室。附表：1.《合同评审表》《采购合同评审表》签字审批流程（合同评审审批顺序）附表1

合同评审编号审字名称采购项目（主要项）规格型号计量单位数量■量单价（元）合同总额（大写）小写总计：比价情况：其中比价降低金额：议价降低金额：询价情况A.供货单位名称总报价付款方式联系人联系电话是否公司合同版本B.供货单位名称总报价付款方式联系人联系电话是否公司合同版本C.供货单位名称总报价付款方式联系人联系电话是否公司合同版本D.供货单位名称总报价付款方式联系人联系电话是否公司合同版本认定供货单位名称认定总价：报价说明合|同评审表填报日期:合|同评审表填报日期:MFH-喊田mFH-喊木普qFH-喊洲*'Illif甬-1.陪学典『I—IEE令；附表2采购合同评审表合同评审编号填报日期： 审字名称采购项目（主要项）规格型号计量单位数量■量单价（元）合同总额（大写）小写总计：比价情况：其中比价降低金额：议价降低金额：询1价情况A.供货单位名称总报价