会议会务需求确认单

会议会务需求确认单会议会务需求确认单会议会务需求确认单xxx公司会议会务需求确认单文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度会务需求确认单（通用版）一、会议基本信息:会议时间：月日时分至时分会议地点：会议主题：会议天数：会议基调：参会人数：首席领导：嘉宾首席身份：嘉宾国籍：会议级别：□外部大型会议□外部高级会议□外部中小型会议□内部大型会议□内部高级会议□内部中小型会议会议主持人：保密：□是□否会议期间是否需要服务人员在场内支持：□是□否会务支持人员数量：□人是否需要相关兄弟部门介入：□是□否介入部门：主办部门会务负责人联系电话二、会务需求信息:场地布置台型布置：□剧场型□U字型□双U字型□分组鱼骨型□课桌型□圆形□回形□绒布台面（白色、绿色、红色、蓝色）□椅子颜色（白色、绿色、红色、蓝色）□桌花（个）□讲台花□桌签（需提供详细名单；如分场次勿忘增减桌签）会场宣传：□背板制作□悬挂条幅□欢迎牌□指路牌签到台地点：水台位置：吸烟台数量及位置：其他：灯光、光线情况：□好□较暗□窗户（窗帘、纱帘）□是否受朝向影响（西晒）□会场周边安静□会场周边保密□是否有其他公司同期开会□温度（和人数相关）贵宾休息室：□有□无□需要□不需要□放置茶歇（是否）会议设备□顶端固定Baco□移动Baco□移动投影幕□固定式悬挂投影幕□录音设备□DVD□录像设备（录像带）□音响设备（音响师）□激光笔□网口网线电话口□电话设备□相机（合影、电池、座位安排）□插线板（几个电源插口）□打印机（驱动、、数据线、纸）□备用笔记本、投影□视频播放设备连接（AV、进场音乐）□手持麦克支□耳麦支□随身领夹麦克支（手机要远离麦克）□电源是否有电□设备测试情况会务用品□会议资料袋（通知、发言稿、公司简介、会务手册、礼品等）□签到表（请假事由、backup）、桌签、胸卡、人员联系方式、领导职务清单□笔纸（带LOGO的信纸）□白板（红蓝黑三色白板笔、板擦、磁钉、夹子、大白纸）□会务手册(参加人员、分工、议程、会务安排等）□备用桌子、椅子□衣架□联想之歌（联想旗帜）□上场音乐□颁奖用品（奖杯/奖状、鲜花、礼仪/服装、托盘、颁奖音乐）□药箱□对讲机□食品（水、夜宵、方便面、零食、一次性用具）□摄像设备用品（录像带、专用电池、电源线等）□翻页笔□其他用品：告示贴、剪刀、钉书器（钉）、润喉糖、曲别针、绳子、胶带（宽、窄）、蜡烛、扩音器、秤、手电、扩音喇叭、游戏道具(奖品)、签字笔、圆珠笔、铅笔、像皮、转笔刀、胶水、涂改液、裁纸刀、直尺、大头针、支票夹、各式文件夹、复写纸、双面胶、大小信封等住宿环境要素：□交通（往返时间、交通路线图）□宾馆接待量（可考虑几家宾馆同时使用）□中式风格□西式风格□娱乐设施□停车场□卫生/安全□周边商场□周边餐厅□复印社□商务中心□照片彩扩店□医院□旅游景区□外部环境幽雅□适宜散步□适宜轻松交流□服务态度与水平□每个房间提前通风□房间设施检查□防蚊虫用品□房间朝向（阳、阴、海景、山景）硬件要素：□星级（三星、四星、五星、超五星）□单间□标间□三人间□套间□叫早服务□房卡□退房要求（最迟保留到几点）□酒店传真车辆□车辆安排（往返接机、接机牌、如遇大型会议最好安排一位公司中层在机场接机，感受好。）□车辆挡风玻璃上的车证□车况（座位数、车型、是否有VCD、行李架等）□预留车位□预留会务用车□是否有领导拼车□接送车辆提前15分钟到达接送地点等候□路线图（场地整体，包括内外、出入口、停车场等）；场地周边四个方向如何到达。□场地平面图（每一层的都要有，最好标出卫生间和安全出口）餐饮正餐：□用餐人员宗教礼仪□餐厅风味（家常、川、鲁、粤、淮、湘、其他）□用餐形式（自助、桌餐、餐券）□确定菜单□上菜时间（凉菜、热菜）□包间（数量、大小、布置、音响设备、其他）□备用包间□备用早餐券（有人早上来不及吃早饭，在早上签到时可准备一部分备用）□是否有酒水开瓶费□是免服务费□备烟茶歇配套设施：（注意:上、下午茶歇的提供时间要控制好）□玻璃杯□热毛巾□茶□西点□黑咖啡（配：袋糖、鲜奶）□350ml矿泉水□雪碧□健怡/可口可乐□冰块□热水□瓷茶杯□咖啡杯□糖盏□咖啡勺□一次性杯垫□盘子□叉子□纸抽□指示牌□欢迎签（水果）□果盘费用标准：元/份数量：份□西点费用标准：元/份数量：份□现场自助餐费用标准：元/份数量：份娱乐娱乐设施：（务必提前预定）保龄□游泳□台球□乒乓球□K歌舞厅□网球□沙弧球□羽毛球温泉□按摩□桑拿□射击□划船□攀岩（登山）□棋牌□电动游戏拓展□钓鱼□骑马□观看表演□其他：支持人员酒店服务员人数：到达会场时间：服装：姓名：性别：备注：公司内部人员：（如遇大型、重要的会议时使用此项）□会务人员□警卫（负责安全、路线引导和物品看管）□纪要人□写会议议程□翻PPT人员□资料收集时间要求□前期、后续宣传□司机食宿安排□外协公司人员食宿安排□考勤安排□全体人员需熟悉场地其他注意事项会议室、住宿、娱乐位置要尽量集中，不要距离太分散。注意避开酒店装修施工。签订协议，提前3周预留房间，保持和服务员、餐厅、前台、销售人员的良好联络关系。洗手间距离会场远近与数量和大小等要留意，以免人员多排队等候。会场出入口、进退场是否方便，注意提前查看安全通道位置，做好安全预案。窗户（朝向，通风好，光线适宜）；注意第一个人不要离投影幕太近。有窗户的会议室，不要让主要领导面向窗户，避免晃眼。布置会场的时间（几天每天布场工作时间用电量场地是否会停电工人用餐）着装要求；嘉宾邀请，遇到Q&A时，谁上场非常重要，名单要定好，避免尴尬会议休息期间的安全问题，是否提前沟通，锁门还是让大家带走。会前、会后调查问卷、意见反馈、赠送小礼品、材料回收结帐方式、外地使用汇票、服务费发票（手撕、机打、收据）；是否先行垫付后续分摊。本着全面、不遗漏、精细、节约的原则办会。确认结果□全部满足□部分调整。需要调整和确认内容说明：需要确认的信息：需要调整的信息：