亿威国际贸易公司店铺帐务管理手册

xxx国际贸易（上海）有限公司店铺帐务管理手册货品部帐务组构架图工作职责：帐务组主管：全面负责帐务组的单据录入、盘点及对帐工作。本部门人员的管理及帐务制度的建立及完善。销售录入人员：上海及外埠日常销售数据的录入及协助财务部完成个人业绩，总销售业绩的对帐工作。调拨录入人员：上海及外埠调拨单据的录入。帐务：口岸盘点及对帐工作。xxx国际贸易（上海）有限公司店铺帐务管理手册店铺帐务管理是店铺日常管理的重要组成部分。是公司对本企业各项经营数据的采集、整理、分析、决策的依据。通过各单位的库存管理、交接班制度、定期盘点、对帐、赔偿过程，保证公司货品安全。一、据管理及相关报表（一）表格填写原则1、表格各项内容填写完整、准确，书写工整。2、如有删掉或图改在错误处从左至右划斜杠，并将正确数字写在斜杠上方，不得涂去原有数字，并要签上更正人的姓名。3、填写转货单时，要注意转入方务必要签字。并注明收货日期，加盖店铺收货章。（二）相关表格1、销售日报及时了解店铺每日销售情况，为公司各部门提供最原始的数据；其准确性是保证店铺帐目盘点正确、员工提成发放的基本条件。(1.1)手写单据形式A、表格性质：定期表格B、上报时间：每日上午11：00前C、上报表格、形式：以传真形式，报送《销售日报表》D、适用店铺：未安装POS机店铺E、注意事项：（1）、填写销售日报的依次顺序为：（a）正常销售（分人次逐一填写）；（b）退货（注明原购日期）；（c）换货（注明原购日期）；（d）个人销售，员工姓名后必须注明员工编号。（2）、如有一张小票开两双鞋的情况，请务必把金额单双逐一分开填写。（3）、赠品视同销售商品，在销售小票、日报中进行反映。如遇退货，赠品必须完好（可再次赠送），退回店铺；如遇赠品损坏（不可再次赠送），赠品视同于出售商品，由于顾客原因造成的退货，顾客按原价购买；由于产品质量问题造成的退货顾客按赠品原价的五折购买。（4）、所有退、换商品必须将原始小票复印，视同当日销售，在日报中进行反映。（5）、所有在商场或自营店已付全款的欠客鞋，必须在销售日报中反映并在相应款上注明“欠客字样。所有店铺禁止以现金形式向顾客收取货品部分款额的订金。（6）、在销售日报文头注明有无商场活动，及具体活动内容。（7）、商场店铺销售小票以月为单位，跟商场对完帐以后，每月20日前统一拿回公司。（8）、如果当月销售已与货品部核对，并签字确认。在与商场对帐中产生差异，经确认为店铺错误，调帐统一调在结算当月的最后一天，并单独填写差异调整表，经财务部认，转货品部录入。不可与当日正常销售写在一起。调整表视同日报在当月日报中存档。属于店铺漏报金额只做调帐，不计入店铺当月销售及个人销售。如属于店铺虚报则调整后相应扣减店铺当月销售及个人销售。（9）、标准表格填写（见附表）（1.2）机打单据形式A、表格性质：定期表格B、上报时间：每日上午10：00前C、上报表格、形式：网络数据传输D、适用店铺：安装POS机店铺E、注意事项：（1）商场店铺以商场流水联为依据，随时录入销售；自营店铺按实际销售时间随时录入销售。（2）如有一张小票开两双鞋的情况，请务必把金额单双逐一分开录入。（3）赠品视同销售商品，在销售小票上进行反映，并随出售商品录入保存至同一电子小票号。如遇退货，赠品必须完好（可再次赠送），退回店铺，按电子小票号编码做退货处理；如赠品损坏（不可再次赠送），赠品视同于出售商品，顾客按原价购买。按电子小票号编码做退货处理后，再输入发票录入出售的赠品。（4）所有退、换商品必须将原始小票复印，视同当日销售，随时录入当日销售。（5）所有在商场或自营店已付全款的欠客鞋，必须随时录入当日销售日报中并在打印联的相应款上注明“欠客”字样。所有店铺禁止以现金形式向顾客收取货品部分款额的订金。（6）当日所有业务数据录入完毕，将销售日报打印，由当值店长或带班与当日销售小票逐一核对无误后，签字确认，并与销售小票一起保存。跟商场对完帐以后，每月20日前统一拿回公司。（7）销售日报的录入方法（A）正常销售：A.1、进入店铺销售系统，按实际销售日期，录入系统。A.2、单击图1中的“W”选“V”（销售签入/签出）这一项，把售货员的编号签入进去。A.3、再单击图1中的“1”（输入发票—快速）这一项，它会弹出一个出纳签入的对话框，然后敲入“录入员工代码”，及密码，接着就可以录入销售小票了。（用户名、密码根据电脑部规定而定）A.4、销售金额输入完毕后，按F12保存。如无价格改动A、销售只为现金的，直接选（1）现金；B、销售只为礼券的，选（6）礼卷；C、销售为现金+礼券的选（0）多种付款按回车后分别选择（1）现金、（6）礼券后回车。A、B、C操作都需要再次确认现金，录入才能完毕。如有价格改动，按F12保存，选（5）现金券折扣回车后重复无价格改动操作。A.5、所有附件尺码处均用XX表示。例如：40XXX-XX录入时为40XXX-XXXX（B）退货：退货有两种情况：B.1正常退货，方法如下：B.1.1首先按照原购日期查找当天销售的款号、尺码、金额、售货员的名字等相关资料是否正确。B.1.2再把电脑自动生成的小票号记录下来。B.1.3单击图1中的“2”（输入发票—作废）这一项，输入密码，然后再把电脑自动生成的小票号输进去，再按“F12”存储，会弹出一个对话框，显示内容是“是否列印发票”，应选择“否”，这样退货就完成了。B.2硬退，例如顾客先购买了一款鞋，然后又换了一次，最后又把换的那款鞋退掉，这种情况叫做硬退。方法如下：进入“4”（输入换货）这一项，把要退的款号、尺码、金额等同样的资料输三遍，依次的顺序为“负”“正”“负”，最后按“F12”存储。（C）换货：换货也有两种情况：C.1、同等价钱的换货单击图1中的“4”（输入换货）这一项，先输“负”的那笔销售再输“正”的那笔销售，然后按“F12”存储。C.2、是补差价的换货，方法是：先把“负”的那笔销售按退货的方法退掉，再把“正”的那笔销售录进去即可。（D）常用功能键D.1：F2→数量更改或正负值更改D.2：F3→售价更改D.3：F6→取消最后一笔销售（8）当月销售核对后签字确认传公司财务部。在与商场对帐中产生差异，经确认为店铺错误，调帐统一调在结算当月的最后一天，并单独填写差异调整表，经财务部认，才可在系统中进行修改。将财务确认的调整表视同当月日报存档。属于店铺漏报金额只做调帐，不计入店铺当月销售及个人销售。如属于店铺虚报则调整后相应扣减店铺当月销售及个人销售。2、店铺个人销售台帐及时了解店铺每月店铺、员工个人销售情况，为公司人事部、财务部提供最原始的数据；其准确性是保证店铺、员工提成发放的基本条件。A、表格性质：定期表格B、上报时间：每月2日前C、上报表格、形式：以传真形式，报送《每月个人销售台帐》D、适用店铺：未安装POS店铺E、注意事项：（1）根据日报填写《每月个人销售台帐》（2）如果日报调整差异，及时更正台帐。（3）《每月个人销售台帐》见附表3、销售日报差异表及时调整店铺、员工个人销售日报的基本依据。A、表格性质：定期表格B、上报时间：每月2日前C、上报表格、形式：以传真形式，报送《销售日报差异表》D、适用店铺：未安装POS店铺E、注意事项：（1）如果日报调整差异，及时在台帐《销售日报差异表》中登记。（2）如本月无更正，此表不必上报。但需在《每月个人销售台帐》文头注明，本月无更正调整。（3）《销售日报差异表》见附表3、内部调拨单及时了解店铺货品流通情况，为公司和店铺提供最原始的数据，其准确性是保证店铺帐目盘点正确的基本条件。A、表格性质：不定期表格B、上报时间：接货2日内C、上报表格、形式：仓库员工带回、当地办公室邮寄D、适用店铺：所有店铺E、注意事项：（1）填写转货单时，要注意转出、转入、运输方务必要签字，并注明日期。转出、转入方加盖店铺店号章；（2）按不同分类个单独使用调货单，可分类为店铺与店铺、店铺与正品仓、店铺与残品仓三类，不许几本票据交叉使用（3）保证调货单单号连续，“作废”必须注明，更换新的票据时，注明上张单号（4）转出方在发货前自行修改转货单内容的，必须有更正人签字确认。（5）《内部调拨单》见附表4、《内部咨询传递表》、《验收货品差异报告表》及时调整日报及调货单出现的差异，是保证帐实相符的基本条件。A、表格性质：不定期表格B、上报时间：发生差异次日前C、上报表格：传真D、适用店铺：所有店铺E、注意事项：（1）收货两日内、日报在当月发现差异填写报告，差异报告过期不予调整（2）各类差异报告必须由店长或业务主管签字（3）转货时发生差异由收货方填写差异报告，发货方签字确认后方可生效（4）《内部咨询传递表》、《验收货品差异报告表》标准表格见附表5、内部转货单转出明细记录表及时了解店铺货品流通情况，为公司和店铺提供最原始的数据，其准确性是保证店铺帐目盘点正确的基本条件。A、表格性质：不定期表格B、上报时间：每次盘点后随盘点表带回公司C、上报表格：原件D、适用店铺：所有店铺E、注意事项：（1）保证调货单单号连续，“作废”必须注明（2）所有内购转货单日期以实际货品付出日期为准。（3）顾客自取货品的以实际货品付出日期为准，并注明。（4）《内部转货单转出明细记录表》标准表格见附表6、内部转货单转入明细记录表及时了解店铺货品流通情况，为公司和店铺提供最原始的数据，其准确性是保证店铺帐目盘点正确的基本条件。A、表格性质：不定期表格B、上报时间：每次盘点后随盘点表带回公司C、上报表格：原件D、适用店铺：所有店铺E、注意事项：保证调货单来货日期连续，“拦帐期前发货，拦帐期后收货的”必须注明（2）顾客自取货品的以实际货品付出日期为收货日期，并注明。（3）《内部转货单转入明细记录表》标准表格见附表7、店铺每月货品进出汇总表每日了解店铺的库存总量，发现问题及时解决，其准确性是保证店铺帐实数量一致的必要条件A、表格性质：定期表格B、上报时间：每次盘点后随盘点表带回公司C、上报表格、形式：原件D、适用店铺：所有店铺E、注意事项：（1）每日严格按单据各项内容填写，并签字确认；（2）附件部分应同鞋一样认真填写8、盘点明细表了解店铺的库存情况，其准确性是保证店铺帐实数量一致，与公司对帐的原始资料。A、表格性质：定期表格B、上报时间：每次盘点后次日前C、上报表格、形式：原件D、适用店铺：所有店铺E、注意事项：（1）严格按单据各项内容填写完整，数据修改本店铺员工必须签字确认；（2）附件部分、残鞋、正品鞋必须分页填写；（3）每页小计库存实数、帐面数、差异数。（4）《盘点明细表》标准表格见附表9、盘点汇总表了解店铺的库存情况，其准确性是保证店铺帐实数量一致，与公司对帐的原始资料。A、表格性质：定期表格B、上报时间：每次盘点后次日前C、上报表格、形式：原件D、适用店铺：所有店铺E、注意事项：（1）严格按单据各项内容填写完整，店铺盘点人员、复盘人员必须签字确认；（2）附件部分、残鞋、正品鞋必须分开填写；（3）《盘点汇总表》标准表格见附表一、帐务管理1、帐目管理：由各店铺店长、记帐员负责A、工作内容1.登录所有发生的单据在帐本上2.妥善保存登录过的各类单据。每日与“存货月报”数据进行核对3.每次盘点后与公司货管部核对清楚帐目B、工作要求B．1登录帐目（1）帐本是记录店铺货品流通的凭证，属公司机密（2）帐本必须由指定的人员负责登帐，其他人员不得记帐。（3）帐本分类应分为男鞋、女鞋，帐页排序按系列款号从10到14，从2到9（4）登录帐目应字迹工整，不得涂改（5）帐本首页应为帐头，帐头是店铺货品（鞋）一天总数的进销存，应保证帐头与帐心数量相符（6）单日单款销帐，每一笔细码数之和，与单款合计数相符。最后一行，代表单款库存细码及总量。（7）每日将发生业务的各类单据（销售日报、调货单、差异报告）登录入帐，不得积压单据当日帐当日清。（8）登录帐目时应按单据内容从上到下、从左到右的顺序销帐，销后用“√”标明（9）对帐结束方可撤下月结为零的帐页并保留帐页，每次盘点后更换以填满的旧帐页，如果盘点后，单款帐页剩余较多，可拦帐后继续使用，建立新的帐本，原帐本交回公司。（10）每次盘点后按盘点实数拦帐，（用红笔填划结线）或建立新帐页B.2单据保存（1）每日登录完毕的各类单据立即保存存档（2）各类单据以月为单位按时间倒序排序。（3）差异报告登录完毕，附在原始单据（销售日报、调货单）后（4）调货单必须连号保存，若发现少、丢单立即查明原因并通知货管部（5）以月为单位制作封底封页装订成册（6）每次与公司帐目核对完毕，店铺将各类单据上交公司。（7）销售小票以月为单位，跟商场对完帐以后，每月20日前统一拿回公司。订金单和维修单也是以月为单位，用皮筋分别捆好，跟销售小票一起存放即可。B.3对帐（1）接到货品部的初始差异表后，通过与对帐员电话预约确定对帐时间（2）整理相关单据。检查帐目登录情况（3）带齐各类单据（从上次对帐后首日起至本次对帐日期止），准时到达公司核对帐目（4）核对帐目完毕，差异数量、金额、盘点库存数量确认。（5）将核对过的各类单据按公司要求上交或保留1、实物管理：店铺店长负责实物的日常管理工作A.工作内容：1.每天组织店员进行交接班盘点，建立点样本，清点样鞋确保实物安全2.组织店铺完成公司货管部安排的盘点工作3.负责记录特殊货品（内销、欠货、借货、失货、维修）情况4.每周一、周四“帐本数”、“仓内实数”、“存货月报数”三数核对，发现问题及时解决。B、工作要求：（1）库房码放A、库房是用来存放货品的场所，必须保证地面干净、环境整洁B、如存放私人物品、应严格与货品分开单独码放整齐C、货品码放分为男鞋、女鞋两大部分，码放顺序按从品牌、款号、尺码顺序码放。绘制仓内平面图，每个货架贴好标识，注明存货数量。D、鞋（原、客退）、修理鞋、附属用品（纸袋、鞋垫、赠品、护理剂等），必须贴有标志单独码放。E、客留、店铺间调货预留鞋，应注明清楚并集中码放F、鞋盒码放必须将款号（电脑条形码）向外，在鞋盒朝外侧右上角，贴上口曲纸，（左下角为鞋款条形码）即代表样鞋。严禁在鞋盒上涂写。仓内样鞋与卖场样鞋数量相等。G、鞋盒及时扔掉，或注明“作废”标志（2）日盘制度ａ.日盘形式：明细款或只点货架货品大数ｂ.店长应根据店铺人员分成若干小组（每小组两人），每小组负责仓内的若干个货架的实物，每小组人员应以对班形式出现，确保每日清点货品，整理货品、货架卫生。ｃ.店长建立日盘记录，每组每天对盘点的数量都应有准确的记录及确认签字，便于日后帐实核对ｄ.每日盘点数量之前应先对货品进行整理（整仓），同一款号同一颜色应集中码放，确保盘点数量的正确性ｅ.附属用品也应每天清点（3）组织完成公司盘点公司通过“咨讯”下发盘点通知（如无法按公司要求进行盘点，请于接到通知两日内与公司联系）ａ.按库房码放要求，进行整仓ｂ.将特殊货品（内销、借货、失货、维修）情况整理ｃ.及时进行帐实核对ｄ.安排参加当日盘点人员，确保盘点工作的顺利进行ｅ.盘点数据一经双方确认，不得更改（4）交接盘点：由于店铺更换店长、店员调店、离职进行的帐实核对（5）准备工作ａ.店员离职或调店的，盘点日期由该店的负责人与该店员商议决定。ｂ.店主管或店长（即做帐人员）离职或调店的，盘点日期由该店在职负责人与其商议决定，并由区长审批。ｃ.盘点日期确定后，必须及时通知货品部及仓库，在拦帐及盘点期间停止一切调转货，否则由此引起的差异由该店自行负责。ｄ.盘点前必须认真阅读《各店铺盘点注意事项》。ｅ.交店方应将相关单据、帐目、实物进行整理（6）进行交接ａ.盘点明细及盘点总数，一式三份由盘点人员双方签字确认，一份由该店留存，一份由离职或调店人员带走，一份上交公司盘点部门以做备查依据，但是此次盘点不能对店铺台帐进行拦帐和更改。帐目核对无误，明确责任，交接双方签字确认ｂ.首先，以实盘数为准，必须使实物和账本相符，如果实盘与账本发生差异，必须找出差异为止。盘点差异由该店负责人与离职调店人员共同确认，如确认有