信息化对人事档案管理的新思路

信息化对人事档案管理的新思路摘要：人事档案是在教学、科研、行政管理等日常工作活动中形成真实材料，是单位培养、选拔、使用人事最重要的根本根据，具有真实性、根底性、历史性、全面性、系统性、权威性等特征。随着人事管理制度改革不断深化，人事档案管理工作也提出了更高要求。关键词：信息化管理档案1管理现状及存在问题1.1档案材料缺漏原因主要有三方面：首先，人事档案材料形成涉及的部门较多，有教辅、科研、行政、组织机关等，搜集范围较广，在相关规章制度尚未完善时，档案形成部门不明确材料的归档范围，该归档的材料没有及时移交档案部门。其次，人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置，档案管理者缺乏搜集意识，没有通过档案材料归档制度的建立，积极主动去搜集材料，而是坐等档案形成部门把材料送上门，破坏了人事档案材料的完好性，特别新进教工档案“档不随人走〞的现象，有的教工档案甚至几年后才接收。第三，对档案材料缺漏进展核查的工作量较大，重复性脑力工作多，占用档案管理人员相当大局部的工作时间与精力，难免出现“漏检〞现象。按照中央组织部关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别，这些材料反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，但内容普遍过于空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作才能、科研领域、研究成果等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个教职工的个性，使档案的利用价值度大大降低。特别第七类〔奖励类〕普遍缺少对应的奖励审批表、登记表或证书复印件。1.3信息化管理程度不高由于人事档案整理具有严格的标准性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理重视程度不高；而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其平安性与保密性。随着近几年信息化、数字化技术的迅猛开展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的晋级更新势在必行。2信息化管理的新思路2.1以信息化推进档案资源整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。如人事档案管理信息系统数据库的整合构造，以省委组织部研发的“干部档案目录管理系统〞中现有数据作为根底，包括了人事档案的目录信息、任免情况等；结合校园卡中心丰富的个人信息，包括了个人照片、工作证号等。整合人事处权最新的数据，包括职称、来校工作时间、工资等，整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。该综合数据库整合保证了权威、最新的人事信息数据。根据人事处管理的数据库每年增加新教职工的个人信息，档案管理人员可积极主动地向其原单位恳求寄送档案，增强接收新教职工档案的可控性，有效防止“档不随人走〞的现象。2.2以信息化实现人事档案内容如前所述，最能反映教工教学才能、科研等成就的是人事档案。但由于搜集难度较大，最能表达个性方面的内容反而严重空泛。利用信息化技术，筹划建立网络系统架构的教职工奖励登记信息平台。信息平台的理念在于教职工可通过Internet填写自己的荣誉、奖励等信息，间接地将人事档案“奖励〞类别进展信息补充。从档案管理人员角度看，信息平台的建立，在丰富个人信息的同时突出了教职工的个性，从以人为本的思想出发搜集奖励的信息数据和实体材料，大大降低了材料搜集难度，进步了工作效率，同时为挖掘档案材料的价值性提供原始数据。从学校角度看，信息平台能搜集老师科研、工作、教学等方面的荣誉，进步人事档案内容的展示度，也表达了高校综合科教才能。平台的设计需充分考虑平安与权限管理，防止数据的恶意篡改和非法盗用；填写的奖励信息需要档案部门对照奖励相关原件审核，防止弄虚作假现象。2.3以信息化帮助做好档案查漏工作人事档案的查漏工作具有高度重复性、数量大、消耗时间的特点，而在计算机环境下的信息化技术能很好地解决一些重复、大批量且有规律的数据与信息。人事档案的十大门类具有严格的规律，深化理解并研究这些规律，可根据人事档案中的根本信息定制“查漏目录表〞，与现有的人事档案目录进展比照分析，将缺漏的材料统计出来。这一思路可作为人事档案管理信息系统的一个功能模块实