材料采购及核算流程

材料采购及核算管理流程一、项目材料成本预算1、发展部领取招标文件，组织技术部，供应部参与投标。2、发展部收到中标通知书或工程合同签订后，发展部开具项目任务书。3、常务副总根据发展部开出的项目任务书，开具开工报告，组建项目经理部，任命项目经理、项目技术。4、项目经理组织项目技术、预算现场踏勘。5、常务副总组织发展部、技术部、供应部进行图纸会审。6、对于甲方提供有技术图纸、工程量清单的工程项目，技术部人员在现场踏勘后需仔细研究复核投标文件，技术图纸、工程量清单，材料、设备选型，进行图纸优化，绘制优化后的公司能够按图施工的实际施工图纸，交预算核算实际施工成本，交项目经理作为施工依据。对于公司自行设计的施工图纸，在项目中标以后，技术部人员复核完善施工图，将优化后的施工图纸交预算核算实际施工成本，交项目经理作为施工依据。7、项目经理收到项目任务书，汇同发展部、项目技术员现场踏勘，参加由常务副总组织图纸会审，在技术部领取优化后的施工图纸，研究施工图纸，提取工程量，编制本项目材料总计划。8、项目经理与项目预算核对材料总计划，进行成本分析，参加由常务副总组织的材料会审、技术交底，共同确定本项目材料总计划，作为本工程材料提取的基本依据。9、材料会审完毕，项目经理、预算双方签字确认的材料总计划，一式两份交常务副总及总经理审批。10、总经理签发项目材料总计划，一式四份，交常务副总、预算、供应部、项目经理各一份备案，作为项目材料提取的基本依据。二、材料提取1、项目经理依据常务副总及总经理签发的材料总计划书，按照工程进度，可以自提也可以指令项目部其他成员提出分次材料申购单，由项目经理签字确认后，一式三份，以电子邮件形式交预算、工程部内业、供应部部长申请采购材料。2、材料申购单由工程部内业打印，交预算、常务副总审核批准后，交供应实施采购。所有材料申购必须以书面形式或电子邮件方式递交，口头通知供应部有权拒绝采购。3、常规材料项目经理必须根据工程进度提前二至三天提出材料申购单。设备及供货周期较长的特殊材料，项目经理需要根据施工要求提前申购。4、每个星期原则上每个项目部只能提取一次材料申购，最多不超过两次。特殊情况报常务副总批准后方能实施采购5、材料申购单的填写规范（1）项目经理必须以电子邮件方式或者书面形式递交，不得口头申购。（2）项目经理材料申购必须分项目、顺序编号递交。（3）项目经理在填写材料申购单时必须具备以下要素：工程名称、项目经理、材料申购人、序列编号、申购日期、材料名称、规格型号、数量、品牌。预算量、申购量、申购时间。（4）材料申购单申购材料必须标注材料使用的施工图大致部位。（5）标注材料要求预计到货时间。（6）项目经理、常务副总、供应部签字确认。5、项目经理对于每次材料申购，须仔细核对项目材料总计划，对于超出总计划的材料申购，项目经理在提取材料申购计划的同时提供相应技术变更单作为成本部核查依据。对于增加材料的技术变更单，项目经理需要一式两份，一份交甲方签字确认，一份交成本预算留存，作为以后项目结算依据。6、对于增加材料的技术变更单必须随材料申购一并提交，部预算审核，报请常务副总审核批准，方能实施采购。三、材料采购1、供应部根据项目经理、预算、常务副总签字确认后的材料总计划、材料申购计划，实施采购。2、供应部在进行材料采购时，必须按照材料申购单注明的材料指定规格、品牌、数量进行采购，不得随意更换，如有更换，必须做出书面说明，并告知相关协作人员。3、供应部必须在收到项目部材料申购单24小时内完成材料核定及采购工作。材料采购工作完成后，供应部必须于采购工作完成当日将材料申购单归入顺序编号的分项目材料申购单卷宗中存档。4、对于因特殊情况先行购买，后补单的申购行为，必须项目经理请示供应部部长，并征得常务副总同意，供应部方可进行采购，项目经理必须在后两个工作日内补办所有必需的申购手续，不得无故拖延或延误。5、对于因供应工作疏忽而造成申购单遗漏情况，由供应承担相应经济责任。6、采购对于每次材料申购，须仔细核对项目材料总计划后实施材料采购，对于超出总计划的材料申购，须及时告预算、问明情况，报请常务副总审核批准，标注超额原由后，方能实施采购。四、材料的跟踪与催货材料申购单发给供应商后，供应部应联系各材料供应商确定具体的到货时间，并立即通知项目经理准备接收材料。五、材料的接收和检验（1）项目管理人员只有在收到供应确认的收货通知后，才能接受供应发出的相关材料，否则项目管理人员有权拒绝收货。（2）采购员必须与项目管理人员协调送货事务，确定材料到达现场的时间，以便现场管理人员安排组织卸货、验收、材料入库、搬运、库房空间调配等工作，防止因库房没有接收计划而临时拒收。（3）现场材料接收及材料入库现场管理人员必须在收到工程材料收货通知及供应商的送货单后，方能收货。在收货过程中，认真检查材料申购单信息是否完整（包括材料型号、品牌、数量、容量、供应商等）；登记接受数量；检查送货单及装箱单据、材质证明书或合格证书；检查包装外观；根据材料申购单逐项验收；卸货；清点物料；搬运入库，并签字确认；现场管理人员需妥善保管供应商送货单，并于每月25日之前将当月送货单汇总统一返回公司财务部，不得缺失。六、检验问题处理（1）在材料检验过程中，出现与材料送货单各要素（规格、品牌、数量、供应商）不相符合的情况，现场管理人员应及时通知供应，经供应协调后，方能办理材料入库或材料拒收手续。申购数量与到货数量不相符合：到货量大于申购量，项目部在清点后，必须按申购数量接受。多余部分退回供应商；到货量小于申购量，项目部应及时通知供应在项目部规定的时间内补足相应差额部分。项目部在接受材料时，对于差额材料应在供应商送货单上明确标注。必须根据生够的实收数量进行签收。（2）在材料检验过程中，若材料质量有问题，现场管理人员必须立即告知供应，另行组织材料，现场办理相应退货手续。（3）对于保温材料及产品质量短期无法验证的材料，现场管理人员必须留存一份样品，做好品名标记、督促供应商送货人员在该批样品上签字确认、标识清楚送货时间、签收人，以备后查。七、材料核算、1、供应部要求公司供应商送货单一式三联，送货行为发生后分交项目经理、供应部、供应商留存，作为财务结算使用。2、项目经理现场管理人员需妥善保管供应商送货单，及并于每月25日之前将当月前述送货单及现场采购的材料采购单据汇总统一返回公司财务部，不得缺失。3、供应部必须督促公司所有供应商于每月25日之前将标标注有材料价格的当月送货单汇总上交。并审核送货单价。供应部分项目将上述单据整理后于30日之前上交财务。4、财务部根据项目经理签字确认返回的当月送货单登录财务系统，录入项目部收到的材料规格型号、数量。收货时间、供应商。并根据供应部上交的供应商送货单据录入材料价格，核算各项目部当月发生的材料成本。5、财务部每月10日之前通知供应商携带供货留存的送货单，在规定日期到公司核对上月发生的材料金额，在供应商留存的送货单上签字确认，并给材料供应商出具公司签发的对账单。由供应商签字确认。6、财务部于每月15日之前将项目材料核查报表交总经理审阅。7、预算部根据财务部每月提供的各项目部材料发生金额，编制各项目应完成月产值供报表，交总经理审阅，作为工程项目月进度款的申报依据。八、货款支付1、供应部负责于每月25日收集整理供应商结算单、财务部负责汇集项目部现场签收单。给予供应商每月对账结算。2、供应部审核供应商结算单材料供应单价，在供应商送货单上标注工程名称，以及相应折算数量。3、供应部与财务部协商供应商每月对账时间，供应商接到供应的对账通知后，携带留存的送货单到财务对账。4、财务部依据供应部审签的供应商送货单及项目经理审签的项目签收送货单及现场材料采购单据，进行材料货款、及项目经备用金账务核算工