秘书基础与实务2课件

秘书基础与实务22022/10/30秘书基础与实务2秘书基础与实务22022/10/22秘书基础与实务21秘书的知识与能力构成知识与能力概述秘书的知识构成秘书的基本能力秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书的知识与能力构成知识与能力概述秘书的知识构成秘书的基本能2知识与能力概述知识与知识体系知识和能力的关系优化知识结构的原则秘书基础与实务秘书基础与实务2知识与能力概述知识与知识体系知识和能力的关系优化知识结构的原3知识与知识体系知识的含义知识结构体系秘书基础与实务秘书基础与实务2知识与知识体系知识的含义知识结构体系秘书基础与实务秘书基础与4知识是人们在社会实践和改造客观世界过程中所获得的经验和认识。就其来源而言：就其内容而言：就其形态而言：直接知识间接知识自然知识社会知识感性经验，知识的初级阶段理性认识，知识的高级阶段哲学知识，则是自然知识和社会知识的概括和总结秘书基础与实务秘书基础与实务2知识是人们在社会实践和改造客观世界过程中所获得的经验和认5小结：知识既是人们对客观世界的认识，又是人们改造客观世界的一种巨大能量。当然，知识是一种意识形态，并非直接的力量，而是由人们吸收它、消化它，把它运用于实践，转化为生产力。秘书基础与实务秘书基础与实务2小结：秘书基础与实务秘书基础与实务26是指众多的知识单元或知识系列，按照一定的规则互相联系而构成的整体。随着人类社会的不断进步，科学技术的飞速发展，人们对客观世界的认识，日益扩大和加深，总结和概括的知识越来越复杂、庞大。无论从单科知识或总知识量来看，都呈现出如同枝繁叶茂的树状结构。知识结构体系秘书基础与实务秘书基础与实务2是指众多的知识单元或知识系列，按照一定的规则互相联系而构7我国著名科学家钱学森提出“八大部类，四大台阶”学说，即把人类迄今为止的总体知识，自然科学社会科学思维科学系统科学横向上分为八个大部类数学纵向上分四大台阶人体科学军事科学文学艺术工程科学技术科学基础科学哲学秘书基础与实务秘书基础与实务2我国著名科学家钱学森提出“八大部类，四大台阶”学说，即把人类8小结：“八大部类，四大台阶”学说，层次、经纬交错，构成了知识的主体结构体系，这个主体结构体系还呈现出加速分支化，互相渗透华，但仍保持整体化的发展趋势。对秘书人员，乃至行政工作人员，了解和掌握现代科学知识体系及其发展趋势，对自觉而有效地学习新知识，优化自己的知识结构，有着重要的意义。秘书基础与实务秘书基础与实务2小结：秘书基础与实务秘书基础与实务29能力，是人们从事有效社会实践活动的技巧和力量。能力的来源首先在于对社会的认识，也就是知识。只有认识了社会才能进一步改造社会、推动社会发展。从这个意义上讲，知识是能力的源泉，是能力的基础。但是，知识又不完全等于能力，尤其是人们间接得来的知识。书本知识和理论知识，须经过消化、吸收，有效地运用于实践，才能转化为能力。知识和能力的关系秘书基础与实务秘书基础与实务2能力，是人们从事有效社会实践活动的技巧和力量。知识和能力10秘书工作较为简单的工作较为复杂的工作秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作较为简单的工作较为复杂的工作秘书基础与实务秘书基础与11如处理好办公室日常事务等，需要相应的能力，同时也需要相应的知识来指导自己的行为动作。较为简单的工作秘书基础与实务秘书基础与实务2如处理好办公室日常事务等，需要相应的能力，同时也需要相应12如从事辅助决策、管理文书、撰写文稿等，就需要较高的综合性的能力。这就需要秘书人学首先要具有决策科学、文书学、公文写作学等专门知识，并能得之于心，用之于手，熟练地运用于实践，才能转化为娴熟的工作和写作能力。较为复杂的工作秘书基础与实务秘书基础与实务2如从事辅助决策、管理文书、撰写文稿等，就需要较高的综合性13知识结构，是知识在人们的头脑中由智力联系而形成的多要素、多系列的综合体。知识的结构必须是能体现主体特征，按一定比例，有一定层次，又是动态的组织。它是知识体系在人脑中的内化。结构决定功能，各种不同的知识结构决定了它的主体具有完全不同的有效社会活动的功能，即胜任不同性质的生产活动、社会活动、工作和科学实验。优化知识结构的原则秘书基础与实务秘书基础与实务2知识结构，是知识在人们的头脑中由智力联系而形成的多要素、14秘书人员要优化自己的知识结构，必须遵从下列原则：整体原则层次原则比例原则动态原则秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书人员要优化自己的知识结构，必须遵从下列原则：整体原则层次15主体特征的多元素的多系列的知识的结合整体原则一个合理的知识结构，必须是能显示：秘书基础与实务秘书基础与实务2主体特征的多元素的多系列的知识的结合整体原则一个合理的知识结16就是说，求知者应根据自己的工作任务需要，从知识的海洋中选择、吸收对自己有用的知识，把它们结合成一个整体。而不是漫步目的地、随意地吸收一些互不相干的零零碎碎的知识。任何知识只有处于一个相互联系的知识整体之中，才能获得生命力，发挥它们应有功能。秘书人员应根据秘书工作的需要，吸收各种有关的知识来组成一个有机的整体。整体原则秘书基础与实务秘书基础与实务2就是说，求知者应根据自己的工作任务需要，从知识的海洋中选17整体知识不是杂乱无章的凑合，而应在纵向上由低到高，由不同的层次组合。基本上形成一个宝塔形的结构。层次原则秘书基础与实务秘书基础与实务2整体知识不是杂乱无章的凑合，而应在纵向上由低到高，由不同18对秘书人员来说，其知识结构由：基础层次中间层次较高层次最高层次是指秘书人员必备的文化科学和社会基础知识。为适应社会政治、经济形势发展，又与秘书工作密切相关的知识。是指秘书的一般业务和所属单位的行业知识是指秘书知识结构的核心部分，即秘书工作的专业知识。秘书基础与实务秘书基础与实务2对秘书人员来说，其知识结构由：基础层次中间层次较高层次最高层19各种不同的知识在特定的人脑中组合，除了在纵向上分层次以外，还必须在主体特征的统帅下保持一定的比例。比例反映了知识结构在横向联系上的特征。知识比例的数量关系反映着知识结构主体的质的不同。应该主次分明、轻重相配。既不能平均吸收，更不能本末倒置。以秘书人员的知识结构来说，基础知识和相关知识相加以占40~50%为宜，业务知识约占30~35%，专业知识约占20~25%比例原则秘书基础与实务秘书基础与实务2各种不同的知识在特定的人脑中组合，除了在纵向上分层次以外20知识是随着人对不断发展、变化着的客观世界的认识而不断地增加和变化的。因此，一个合理的知识结构决不是一成不变的。而应随着社会的发展变化而不断地更新优化。这就是知识结构的动态原则。根据这一原则，秘书人员应该做到：动态原则一方面改造原有的知识，选择其中的有用的部分，淘汰陈旧的、无用的部分，适应新的形势要求，重新组合。另一方面，又要不断地吸收新的有用的知识，充实、更新、优化自己的知识结构。总之，现代秘书的知识结构必须是开放的，动态的，处于不断新陈代谢状态的。秘书基础与实务秘书基础与实务2知识是随着人对不断发展、变化着的客观世界的认识而不断地增21秘书的知识构成基础知识相关知识业务知识专业知识秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书的知识构成基础知识相关知识业务知识专业知识秘书基础与实务22秘书工作多样性综合性要求秘书人员具有较全面、扎实的基础知识。政治历史地理外语语文数学物理化学生物秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作多样性综合性要求秘书人员具有较全面、扎实的基础知23读史使人明知，读诗使人聪慧，演算使人精密，哲理使人深刻，伦理学使人有修养，逻辑修辞使人长于思辨。总之，知识能塑造人的性格。——佛朗西斯·培根秘书基础与实务秘书基础与实务2读史使人明知，读诗使人聪慧，演算使人精密，哲理使人深刻，24秘书人员除了必须掌握基础知识和业务知识之外，还应努力学习与本专业密切相关的知识。这些知识有助于秘书自身整体素质的提高，也有助于秘书人员更有效地开展工作。这些知识主要有：相关知识法学经济学“软”科学社会学心理学礼仪知识秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书人员除了必须掌握基础知识和业务知识之外，还应努力学习25国家机关、事业单位工作的秘书人员法学知识企业工作的秘书人员宪法民法刑法婚姻法诉讼法行政法经济法中外合资企业法保险法企业法有关的国际法律法规公司法秘书基础与实务秘书基础与实务2国家机关、事业单位工作的秘书人员法学知识企业工作的秘书人员宪26宏观经济学经济学知识微观经济学政治经济学经济学原理国民经济管理市场学统计学国际金融国际贸易营销学财政学价格学金融学秘书基础与实务秘书基础与实务2宏观经济学经济学知识微观经济学政治经济学经济学原理国民经济管27“软”科学知识这是借用电子计算机“软件”的名称而建立起来的新兴科学的总称。秘书人员学习并掌握一定的“软”科学知识，有助于提高预测、规划和组织能力，提高参与决策和进行科学化管理的水平。它包括：管理科学科学学决策学未来学系统工程学预测学秘书基础与实务秘书基础与实务2“软”科学知识这是借用电子计算机“软件”的名称而建立起来28社会学知识这是一门考察和研究社会行为、社会关系、社会结构和功能、社会发展进程的科学。社会学政府组织学公共关系学行为学秘书基础与实务秘书基础与实务2社会学知识这是一门考察和研究社会行为、社会关系、社会结构29心理学知识心理学是研究人的心理现象及其规律的科学。秘书人员只有具备一定的心理学知识，才能更好地了解自己，更多地了解别人。既能根据不同人的心理特点、心理需求做好工作，又能经常地进行自我心理调节，克服心理障碍，保持心理平衡，愉快而高效地进行工作。秘书心理学管理心理学领导心理学社会心理学秘书基础与实务秘书基础与实务2心理学知识心理学是研究人的心理现象及其规律的科学。秘书人30礼仪知识人们的言谈举止、行为方式，因民族习惯和文化的不同而有相当大的差异。办公礼仪民族利益社交礼仪各国礼仪秘书基础与实务秘书基础与实务2礼仪知识人们的言谈举止、行为方式，因民族习惯和文化的不同31业务知识行业业务知识机关业务知识办公厅（室）业务知识秘书基础与实务秘书基础与实务2业务知识行业业务知识机关业务知识办公厅（室）业务知识秘书基础32组织机构工艺流程国有资产流动资金生产设施原材料能源动力工资福利规章制度职工的技术水平与工种分布科技人员、管理人员的专业与分工产品的数量、质量、销售、市场动向成本与利润企业、事业单位的秘书人员应掌握本行业的有关知识。如工矿企业的秘书应了解本企业的：工艺和科技发展方向秘书基础与实务秘书基础与实务2组织机构工艺流程国有资产流动资金生产设施原材料能源动力工资福33机构设置隶属关系以及诸如财政、税务、工商、农业、计划、人事、劳动、文化、教育和科技等部门的职责分工与业务范围职权范围党政机关的秘书人员应掌握本机关的有关知识。以政府机关的秘书为例，应了解政府的：秘书基础与实务秘书基础与实务2机构设置隶属关系以及诸如财政、税务、工商、农业、计划、人事、34机构设置部门职能人员编制工作任务内部分工工作程序工作制度工作手续办公设备的使用知识办公场所的布局和布置办公厅（室）业务知识秘书基础与实务秘书基础与实务2机构设置部门职能人员编制工作任务内部分工工作程序工作制度工作35以办文、班会和办事为主要任务的秘书工作，既具有综合性，又有一定的专业要求，它需要秘书人员具有与之相适应的专业知识。专业知识管理学知识文书学知识档案学知识写作学知识秘书学知识公共关系学知识秘书基础与实务秘书基础与实务2以办文、班会和办事为主要任务的秘书工作，既具有综合性，又有一36管理学知识管理的一般原理决策的类型、依据、程序和方法管理组织的类型、结构和原管理机关的主要职责行政领导的作用与职能管理的一般方法和技术人事管理、财务管理、信息管理等一般知识秘书基础与实务秘书基础与实务2管理学知识管理的一般原理决策的类型、依据、程序和方法管理组织37秘书学知识秘书工作的内容与要求秘书人员的素质秘书活动与人际关系秘书工作的制度与方法秘书部门的性质与职能秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书学知识秘书工作的内容与要求秘书人员的素质秘书活动与人际关38文书学知识文书的性质与作用公文办理的程序与要求文书立卷的意义、要求与方法文书的种类、格式与行文规则秘书基础与实务秘书基础与实务2文书学知识文书的性质与作用公文办理的程序与要求文书立卷的意义39档案学知识档案的含义与作用档案工作的内容（收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用）要求与方法档案工作的原则秘书基础与实务秘书基础与实务2档案学知识档案的含义与作用档案工作的内容（收集、整理、鉴定、40写作学知识公文和应用文的构思与写作主要公文和应用文文种的写作方法酝酿主题组织结构条理层次语言文字选用材料文风和文面格式秘书基础与实务秘书基础与实务2写作学知识公文和应用文的构思与写作主要公文和应用文文种的写作41公共关系学知识公共关系的性质、特征与职能公共关系活动的内容与程序秘书应具有的公关意识秘书人员公关工作的内容与要求公共关系的一般原则秘书基础与实务秘书基础与实务2公共关系学知识公共关系的性质、特征与职能公共关系活动的内容与42小结：当然，知识的积累是一个漫长的过程。同时，一个科学的知识结构也必须是能够不断进行自我调节的动态结构。因此，秘书人员在建立自己的知识结构过程中，应注意把知识之间的纵横联系，按照循序渐进、系统完整、主辅结合、不断更新的原则，逐渐充实和完善，以更好地发挥知识的整体功能。秘书基础与实务秘书基础与实务2小结：秘书基础与实务秘书基础与实务243秘书的基本能力在今天，从事任何一种职业，都必须具备相应的条件和身份，这就是所谓的资格。其中的工作能力，就是从事某一职业必须具备的资格之一。秘书人员要想胜任秘书工作，同样需要较强的工作能力。工作能力的意义秘书工作能力的结构秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书的基本能力在今天，从事任何一种职业，都必须具备相应的44工作能力的意义智力与能力的关系工作能力的意义工作能力的特点秘书基础与实务秘书基础与实务2工作能力的意义智力与能力的关系工作能力的意义工作能力的特点秘45智力与能力的关系什么是智力智力与能力的关系什么是能力秘书基础与实务秘书基础与实务2智力与能力的关系什么是智力智力与能力的关系什么是能力秘书基础46人们通称为智慧，是人认识客观事物的能力。智力包括很多方面：智力观察力想象力注意力思维力记忆力秘书基础与实务秘书基础与实务2人们通称为智慧，是人认识客观事物的能力。智力包括很多方面47正确完全迅速深刻人智力的高低，集中表现在反映客观事物程度的如下几方面上：秘书基础与实务秘书基础与实务2正确完全迅速深刻人智力的高低，集中表现在反映客观事物程度48顺利地、成功地完成某种活动所必须的个性心理特征完成某种活动的具体方式能力，通常是指人完成某种活动的本领。它包括：秘书基础与实务秘书基础与实务2顺利地、成功地完成某种活动所必须的个性心理特征完成某种活动的49内容方式个体条件其能力差异表现得比较明显由于各种活动不同的：秘书基础与实务秘书基础与实务2内容方式个体条件其能力差异表现得比较明显由于各种活动不同的：50其联系表现在其区别表现在智力与能力是两个既有区别又有联系的概念。秘书基础与实务秘书基础与实务2其联系表现在其区别表现在智力与能力是两个既有区别又有联系51智力与能力的区别智力属于认识活动的范畴，能隶属于实际活动的范畴。智力直接与知识相联，能力直接与实践相联。智力的先天因素较多，能力的后天因素较多。智力表现为内在的心理活动，能力表现为外化的操作活动秘书基础与实务秘书基础与实务2智力与能力的区别智力属于认识活动的范畴，能隶属于实际活动52智力与能力的联系智力和能力在具体的实践活动中相互作用、相互促进能力的高低是智力水平的体现智力的培养与能力的培养必须同步智力的发展是提高能力的基础秘书基础与实务秘书基础与实务2智力与能力的联系智力和能力在具体的实践活动中相互作用、相互促53工作能力的特点一般能力职业能力特殊能力一个人的能力，可分为：秘书基础与实务秘书基础与实务2工作能力的特点一般能力职业能力特殊能力一个人的能力，可分为：54秘书工作能力，是指秘书人员完成秘书活动的本领。它属于职业能力的范畴。由秘书工作的：性质地位任务秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作能力，是指秘书人员完成秘书活动的本领。它属于职业55作为一种职业能力，秘书工作能力具有以下一个特点：通才性可操作性专业性后天性秘书基础与实务秘书基础与实务2作为一种职业能力，秘书工作能力具有以下一个特点：通才性可56秘书工作能力同其他工作能力一样，具有显著的后天性。即这种能力是在人的生理素质的基础上，经过后天的教育和培养，并在实践活动中形成和发展起来的，也就是说，任何一种工作能力，都不是人生就具有的。一个从来未受过秘书专业教育和训练，又未从事秘书实践活动的人，是无法具备秘书工作能力的。后天性秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作能力同其他工作能力一样，具有显著的后天性。即这种57秘书作为一种社会职业，其工作能力的专业性较为明显。具体表现是：专业性秘书工作能力是为了顺利、成功地完成秘书职业活动服务的。没有秘书职业活动，秘书工作能力也就成了无“的”之“矢”。秘书的工作能力主要是在秘书的业务活动中形成和发展起来的，没有秘书职业活动，也就没有秘书工作能力。秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书作为一种社会职业，其工作能力的专业性较为明显。具体表58心理学的研究证明，任何单独的能力，都无法成功地完成某种活动。同样，只具备单一工作能力的秘书，也是不能成功地完成秘书职业活动的。这是因为：通才性另一方面，秘书工作本身具有很强的综合性和多功能性，需要秘书人员具备多种才能，即人们常说的通才。一方面，现代社会的许多职业活动一般都较为复杂，而且相互交错。只有将各种能力最完备的结合起来，才能发挥其较佳的整体效应。此外，心理学的研究还表明，所谓才能，就是各种能力最完备的结合。秘书基础与实务秘书基础与实务2心理学的研究证明，任何单独的能力，都无法成功地完成某种活59如前所说，工作能力是在完成某种活动中形成和发展起来的，并为某种活动服务的。因此，秘书工作能力与秘书技能十分密切，具有明显的可操作性。也就是说，秘书的任何一种工作能力，都必须在秘书职业活动的实际操作中发挥作用，产生效果。离开了实际操作，工作能力也就失去了价值。可操作性秘书基础与实务秘书基础与实务2如前所说，工作能力是在完成某种活动中形成和发展起来的，并60工作能力的意义能力是进行智能优化的重要内容能力是实现工作任务的重要保证能力是影响工作效能的重要因素能力是检验秘书素质的重要标准秘书基础与实务秘书基础与实务2工作能力的意义能力是进行智能优化的重要内容能力是实现工作任务61智力、能力和智能，是既有联系又有区别的独立概念。智能是指一个人的知识、智力、能力和非智力因素的综合反映。所谓的智能结构，就是由上述要素所组成的有机整体。在智能结构的诸要素中，能力是中枢要素，它既是智力的检验标准，又是智能结构优化的主要目的。丰富知识，发展智力，培养非智力因素，都有助于能力的提高。因此，要优化人的智能结构，就必须以能力为中心内容，并以此为目的。能力是进行智能优化的重要内容秘书基础与实务秘书基础与实务2智力、能力和智能，是既有联系又有区别的独立概念。能力是进62秘书工作的任务繁重而复杂，并具有很强的智能性。具体的工作任务且不说，仅就其重要职能而言，就有参谋咨询、辅助决策、沟通信息、协调关系、管理公文、处理事物、催办查办等。可以毫不夸大地说，哪里有领导工作，哪里就有秘书工作。领导工作有多大范围，秘书工作就有多大范围，而且随着领导工作的科学化和现代化，秘书工作的任务日益繁重，秘书工作的难度日趋增加。秘书工作要适应领导工作的需要，有效地为领导工作服务，根本的一条就是不断优化秘书的智能结构，提高秘书的智能水平，其中，以提高秘书的工作能力最为重要。实践证明，一位秘书能否胜任秘书工作，秘书工作的成效如何，从根本上说取决于秘书工作能力的高低。能力是实现工作任务的重要保证秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作的任务繁重而复杂，并具有很强的智能性。具体的工作63心理学的研究表明，能力和活动是联系在一起的，只有通过活动才能发展和提高人的能力。但是，并不是所有的活动中表现出来的心理特征都是能力，只有那些直接影响活动效率，使活动的任务得以顺利完成的心理特征，才是能力。这就告诉我们，工作能力的高低直接影响着工作效能的高低。如果不下功夫提高工作能力，提高工作效能便是一句空话。能力是影响工作效能的重要因素秘书基础与实务秘书基础与实务2心理学的研究表明，能力和活动是联系在一起的，只有通过活动64从心里学的角度看，素质是能力的自然基础，但不是能力本身。这就是说，能力的发展离不开物质基础，但能力的发展主要靠后天的教育、培养和实践活动。因此，要提高秘书人员的素质，首先必须把能力作为检验秘书素质的重要表准之一，并以此去培养和提高秘书的工作能力能力是检验秘书素质的重要标准秘书基础与实务秘书基础与实务2从心里学的角度看，素质是能力的自然基础，但不是能力本身。65秘书工作能力的结构表达能力管理能力应变能力社交能力办事能力操作能力秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作能力的结构表达能力管理能力应变能力社交能力办事能力操66表达能力所谓表达能力，就是通过言语、文字和身势等形式沟通信息，相互交往，合作共事的本领。在秘书的工作能力结构中，表达能力占有重要的位置，发挥着重要的作用。可以说，在完成各项公务活动中，都离不开表达能力的运用。口头表达能力书面表达能力身势表达能力秘书基础与实务秘书基础与实务2表达能力所谓表达能力，就是通过言语、文字和身势等形式沟通67口头表达能力简单地说，就是说话的本领。它是把信息变成语言，并借助声波、电波进行思想或情感的表达，以实现沟通、交往和合作的目的。口头表达的形式，可分为：独白，即表达者运用言语输出自己思想或情感的活动。这里的“独白”，是与“交往”相对而言，并非指一个人自言自语。而是指一人讲，其他人听，不做双方沟通。对话，即表达者运用言语进行交往，与其他人进行沟通。这种口头表达形式的主要特点，就是具有双向性。传达通知下达指令请示工作答复问题座谈交谈讨论辩论秘书基础与实务秘书基础与实务2口头表达能力简单地说，就是说话的本领。它是把信息变成语言68目的明确语言规范口齿清晰语言温和中心突出富有感情说话得体符合身份节约时间快言快语良好的口头表达能力表现为：秘书基础与实务秘书基础与实务2目的明确语言规范口齿清晰语言温和中心突出富有感情说话得体符合69就是写作能力，主要指公文撰写能力。它是把信息变成文字、符号、图表和数字等形式，并借助纸张进行思想或情感的表达，以实现沟通、交往和合作的目的。书面表达能力秘书基础与实务秘书基础与实务2就是写作能力，主要指公文撰写能力。它是把信息变成文字、符70语法、逻辑、修辞和一般的写作理论各种文体的写作技巧具备一定的理论修养、政策水平、业务知识和思维能力准确领会领导意图和获取信息的能力书面表达能力是秘书人员的基本能力之一，它要求秘书人员要懂得：秘书基础与实务秘书基础与实务2语法、逻辑、修辞和一般的写作理论各种文体的写作技巧具备一定的71就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语言手段，表达思想或情感的本领。在人际交往中，身势表达能力是对口头表达能力的重要补充，能起到强化口头表达的作用。身势表达能力秘书基础与实务秘书基础与实务2就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语言手段，72同口头表达相比，身势表达具有如下特点：替代性，即身势表达能代行自然语言的功能。表露性，即身势表达都是思想感情有意识和无意识的表露。暗示性，即身势表达能含蓄地向对方示意，并使人领会。总的来说，就其表达的准确性和明白性而言，身势表达不如口头表达，且受时空的限制。但是，身势表达的辅助作用也是不容忽视的。秘书基础与实务秘书基础与实务2同口头表达相比，身势表达具有如下特点：替代性，即身势表达能代73办事能力所谓办事能力，就是秘书人员有效地处理各种日常事务工作的本领。秘书人员办事的范围十分广泛，包括：文书事务信访事务接待事务值班事务会议事务电话事务查办事务生活管理事务领导者交办的其他事物秘书基础与实务秘书基础与实务2办事能力所谓办事能力，就是秘书人员有效地处理各种日常事务工作74小结：秘书工作的事务性，是由秘书部门和秘书工作的性质、地位和作用决定的。秘书人员要想胜任秘书工作，就必须具备较强的办事能力，并善于寓参谋能力于办事能力之中。那种只想当参谋，不愿办杂事，或者把参谋与助手对立起来的秘书，是不可能做好秘书工作的。秘书基础与实务秘书基础与实务2小结：秘书基础与实务秘书基础与实务275秘书事务工作同领导者的管理与决策工作或其他职能部门的事务工作相比，具有如下特点：

繁琐性，即秘书事务具有繁杂、琐碎而又具体的性质。其表现是多、杂、细。

重复性，即秘书事务具有日复一日，年复一年，反复出现，反复办理的性质。其表现是类似、反复、例行。

智能性，即秘书事务具有综合运用知识、智力和能力方能处理的性质。它不同于机关的后勤事务和其他服务性事务。

程序性，即在秘书事务处理的过程中，具有前后相连，依次进行的性质。如办文程序、办公程序、接待程序、信息处理程序、协调工作程序等。秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书事务工作同领导者的管理与决策工作或其他职能部门的事务76秘书人员要提高自己的办事能力，就必须注意以下几点：明白职权范围，秘书人员要有效地处理事务，首先必须明白机关及部门的权限和业务范围，领导者的职务分工，以及秘书部门职能和责任。知晓办事程序，秘书事务具有很强的程序性，只有知道先办什么，再办什么，后办什么，以及办事的渠道和手续，才能把事情办通办好。区分轻重缓急，秘书事务虽然繁杂，但有轻重与缓急之分。秘书人员要有效地处理事务，就要学会按事务的轻重、缓急办事。一般地说，应该是先急后缓，先主后次，先易后难。善于社会交往，从一定意义上说，办事就是交往，要办成事情，就必须善于交往，学会同各种各样的人打交道，建立起融洽的人际关系圈。秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书人员要提高自己的办事能力，就必须注意以下几点：明77决策与管理是领导的基本职能，秘书作为领导者的参谋和助手，理应辅助领导者作决策与管理中的日常工作。为此，秘书人员应具备一定的辅助决策与管理能力。秘书管理能力可分为以下几方面：管理能力辅助决策能力辅助沟通能力辅助协调能力辅助控制能力辅助计划能力秘书基础与实务秘书基础与实务2决策与管理是领导的基本职能，秘书作为领导者的参谋和助手，78就是协助领导者做好决策过程中各项日常工作的本领。这种能力主要体现在以下秘书活动中：辅助决策能力决策前的秘书活动，如提供决策课题，收集决策信息，拟审预选方案，开展咨询活动等。决策中的秘书活动，如组织专家论证，召开决策会议，撰写决策报告，编制实施计划等。决策后的秘书活动，如协助决策试验，提供反馈信息，进行决策督办，总结决策经验等。秘书基础与实务秘书基础与实务2就是协助领导者做好决策过程中各项日常工作的本领。这种能力79就是协助领导者做好计划工作的本领。这种能力体现在以下各项秘书活动中：辅助计划能力拟定计划，即根据领导工作的需要，拟制近期、中期、长期计划（规划）。执行计划，即根据计划的内容和要求，贯彻落实计划。检验计划，即对计划的执行进行监督和检查。秘书基础与实务秘书基础与实务2就是协助领导者做好计划工作的本领。这种能力体现在以下各项80就是协助领导者做好信息工作的本领。这种能力体现在以下秘书活动中：辅助沟通能力信息的获取，即运用各种方式收集信息，并对信息进行收储、汇总和整理。信息的加工，即根据某种需要，对以获取的信息进行筛选、分类、排序、统计、研究和选编摘些，使原始信息变成可供使用的信息产品。检索信息，即运用检索工具和检索方法，从存储的大量信息中，查找出所需要的对路信息。秘书基础与实务秘书基础与实务2就是协助领导者做好信息工作的本领。这种能力体现在以下秘书81就是协助领导者做好协调工作的本领。这种能力体现在以下秘书活动中：辅助协调能力工作协调，即协调各项任务、活动和业务之间的关系，使之和谐一致。组织协调，即协调各级、各类组织之间的关系，使之和谐一致。人际协调，即协调人与人之间的关系，使之和谐一致。秘书基础与实务秘书基础与实务2就是协助领导者做好协调工作的本领。这种能力体现在以下秘书82就是协助领导者做好监督工作的本领。这种能力体现在以下秘书活动中：辅助控制能力查办工作，即对龚雯和公务办理进行检查与督促。催办工作，即对那些久拖不决的公文和公务进行催促与落实。秘书基础与实务秘书基础与实务2就是协助领导者做好监督工作的本领。这种能力体现在以下秘书83所谓应变能力，就是适应变化着的环境和事物完成原定任务的本领。秘书人员应变的范围大体包括以下几个方面：应变能力适应社会环境的变化，既现实社会发生了变动。适应职业环境的变化，即当从事的工作发生动。适应岗位环境的变化，即当工作分工发生了变动。适应事务环境的变化，即当某一事态变化或出现突发性事件时，适应地域环境的变化，即当自然地域发生变化。秘书基础与实务秘书基础与实务2所谓应变能力，就是适应变化着的环境和事物完成原定任务的本84是秘书的一种综合能力，属于智慧和才干的范畴。具备这种能力，就能够创造性地做好秘书工作。秘书的应变能力表现在以下几个方面：应变能力善于观察，能够周密、详尽而准确地捕捉变化着的新情况、新问题。多谋善断，遇事能拿出办法，采取对策。预见力强，能够把握住事物发展的趋势和可能出现的结果。随机应变，能够在不丧失原则的前提下，灵活变通地处理各种非常性工作。思维敏捷，能够对新情况、新问题迅速做出判断、分析、综合和概括。秘书基础与实务秘书基础与实务2是秘书的一种综合能力，属于智慧和才干的范畴。具备这种能力85就是与他人进行社会交往的本领。社交能力是秘书工作能力的核心部分之一。它是秘书人员作出成就的基础和源泉。正如心理学指出的那样，一个人的发展取决于和他直接地交往的其他一些人的发展。在现代社会中随着人与人之间的广泛接触，秘书的社交能力更显必要和重要。社交能力秘书基础与实务秘书基础与实务2就是与他人进行社会交往的本领。社交能力是秘书工作能力的核86秘书人员要培养和发展自己的社交能力，应努力做到以下几个方面：正确认识自己，正确认识他人，学会理解、尊重、谦让和宽容。讲究礼貌、礼节、礼仪、言谈、举止和服饰，都要得体、文雅，做到彬彬有礼。根据交往对象、场合和目的不同，运用不同的交际手段、方法和艺术。如果在交际中出现纠纷或冲突，要善于缓和、化解和消除矛盾。为了公务，与同事彼此相互信赖，真诚合作，不要貌合神离，相互利用。秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书人员要培养和发展自己的社交能力，应努力做到以下几个方87就是掌握和使用与工作有关的设备、工具和技术的本领。在心理学上，操作能力又称作技能，或特殊能力。它是一种与知识、智力密不可分的行为方式。由于秘书工作具有务实性的特点，有直接受到办公室日趋自动化的制约，秘书人员必须有较强的操作能力。这就是动手能力。这也是提高秘书工作质量和效率的重要条件之一。操作能力秘书基础与实务秘书基础与实务2就是掌握和使用与工作有关的设备、工具和技术的本领。在心理88一个称职的秘书，必须具有对办公设备、器械和技术的熟练操作能力。它包括：对办公设备、器械的使用和保管，如打字机、复印机、扩音设备、文字处理机、电脑等的使用和保管。熟练掌握公文制作的技能、技巧。如速记、编辑、校对及书法的掌握和熟练运用对传播业务和工具的掌握和运用。如对电邮和邮政业务、国内外长途电话、电报、电传业务的熟悉和运用，善于使用各种型号的电话机的传真设备。秘书基础与实务秘书基础与实务2一个称职的秘书，必须具有对办公设备、器械和技术的熟练操作89演讲完毕，谢谢听讲!再见，seeyouagain3rew2022/10/30秘书基础与实务2演讲完毕，谢谢听讲!再见，seeyouagain3rew90秘书基础与实务22022/10/30秘书基础与实务2秘书基础与实务22022/10/22秘书基础与实务291秘书的知识与能力构成知识与能力概述秘书的知识构成秘书的基本能力秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书的知识与能力构成知识与能力概述秘书的知识构成秘书的基本能92知识与能力概述知识与知识体系知识和能力的关系优化知识结构的原则秘书基础与实务秘书基础与实务2知识与能力概述知识与知识体系知识和能力的关系优化知识结构的原93知识与知识体系知识的含义知识结构体系秘书基础与实务秘书基础与实务2知识与知识体系知识的含义知识结构体系秘书基础与实务秘书基础与94知识是人们在社会实践和改造客观世界过程中所获得的经验和认识。就其来源而言：就其内容而言：就其形态而言：直接知识间接知识自然知识社会知识感性经验，知识的初级阶段理性认识，知识的高级阶段哲学知识，则是自然知识和社会知识的概括和总结秘书基础与实务秘书基础与实务2知识是人们在社会实践和改造客观世界过程中所获得的经验和认95小结：知识既是人们对客观世界的认识，又是人们改造客观世界的一种巨大能量。当然，知识是一种意识形态，并非直接的力量，而是由人们吸收它、消化它，把它运用于实践，转化为生产力。秘书基础与实务秘书基础与实务2小结：秘书基础与实务秘书基础与实务296是指众多的知识单元或知识系列，按照一定的规则互相联系而构成的整体。随着人类社会的不断进步，科学技术的飞速发展，人们对客观世界的认识，日益扩大和加深，总结和概括的知识越来越复杂、庞大。无论从单科知识或总知识量来看，都呈现出如同枝繁叶茂的树状结构。知识结构体系秘书基础与实务秘书基础与实务2是指众多的知识单元或知识系列，按照一定的规则互相联系而构97我国著名科学家钱学森提出“八大部类，四大台阶”学说，即把人类迄今为止的总体知识，自然科学社会科学思维科学系统科学横向上分为八个大部类数学纵向上分四大台阶人体科学军事科学文学艺术工程科学技术科学基础科学哲学秘书基础与实务秘书基础与实务2我国著名科学家钱学森提出“八大部类，四大台阶”学说，即把人类98小结：“八大部类，四大台阶”学说，层次、经纬交错，构成了知识的主体结构体系，这个主体结构体系还呈现出加速分支化，互相渗透华，但仍保持整体化的发展趋势。对秘书人员，乃至行政工作人员，了解和掌握现代科学知识体系及其发展趋势，对自觉而有效地学习新知识，优化自己的知识结构，有着重要的意义。秘书基础与实务秘书基础与实务2小结：秘书基础与实务秘书基础与实务299能力，是人们从事有效社会实践活动的技巧和力量。能力的来源首先在于对社会的认识，也就是知识。只有认识了社会才能进一步改造社会、推动社会发展。从这个意义上讲，知识是能力的源泉，是能力的基础。但是，知识又不完全等于能力，尤其是人们间接得来的知识。书本知识和理论知识，须经过消化、吸收，有效地运用于实践，才能转化为能力。知识和能力的关系秘书基础与实务秘书基础与实务2能力，是人们从事有效社会实践活动的技巧和力量。知识和能力100秘书工作较为简单的工作较为复杂的工作秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作较为简单的工作较为复杂的工作秘书基础与实务秘书基础与101如处理好办公室日常事务等，需要相应的能力，同时也需要相应的知识来指导自己的行为动作。较为简单的工作秘书基础与实务秘书基础与实务2如处理好办公室日常事务等，需要相应的能力，同时也需要相应102如从事辅助决策、管理文书、撰写文稿等，就需要较高的综合性的能力。这就需要秘书人学首先要具有决策科学、文书学、公文写作学等专门知识，并能得之于心，用之于手，熟练地运用于实践，才能转化为娴熟的工作和写作能力。较为复杂的工作秘书基础与实务秘书基础与实务2如从事辅助决策、管理文书、撰写文稿等，就需要较高的综合性103知识结构，是知识在人们的头脑中由智力联系而形成的多要素、多系列的综合体。知识的结构必须是能体现主体特征，按一定比例，有一定层次，又是动态的组织。它是知识体系在人脑中的内化。结构决定功能，各种不同的知识结构决定了它的主体具有完全不同的有效社会活动的功能，即胜任不同性质的生产活动、社会活动、工作和科学实验。优化知识结构的原则秘书基础与实务秘书基础与实务2知识结构，是知识在人们的头脑中由智力联系而形成的多要素、104秘书人员要优化自己的知识结构，必须遵从下列原则：整体原则层次原则比例原则动态原则秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书人员要优化自己的知识结构，必须遵从下列原则：整体原则层次105主体特征的多元素的多系列的知识的结合整体原则一个合理的知识结构，必须是能显示：秘书基础与实务秘书基础与实务2主体特征的多元素的多系列的知识的结合整体原则一个合理的知识结106就是说，求知者应根据自己的工作任务需要，从知识的海洋中选择、吸收对自己有用的知识，把它们结合成一个整体。而不是漫步目的地、随意地吸收一些互不相干的零零碎碎的知识。任何知识只有处于一个相互联系的知识整体之中，才能获得生命力，发挥它们应有功能。秘书人员应根据秘书工作的需要，吸收各种有关的知识来组成一个有机的整体。整体原则秘书基础与实务秘书基础与实务2就是说，求知者应根据自己的工作任务需要，从知识的海洋中选107整体知识不是杂乱无章的凑合，而应在纵向上由低到高，由不同的层次组合。基本上形成一个宝塔形的结构。层次原则秘书基础与实务秘书基础与实务2整体知识不是杂乱无章的凑合，而应在纵向上由低到高，由不同108对秘书人员来说，其知识结构由：基础层次中间层次较高层次最高层次是指秘书人员必备的文化科学和社会基础知识。为适应社会政治、经济形势发展，又与秘书工作密切相关的知识。是指秘书的一般业务和所属单位的行业知识是指秘书知识结构的核心部分，即秘书工作的专业知识。秘书基础与实务秘书基础与实务2对秘书人员来说，其知识结构由：基础层次中间层次较高层次最高层109各种不同的知识在特定的人脑中组合，除了在纵向上分层次以外，还必须在主体特征的统帅下保持一定的比例。比例反映了知识结构在横向联系上的特征。知识比例的数量关系反映着知识结构主体的质的不同。应该主次分明、轻重相配。既不能平均吸收，更不能本末倒置。以秘书人员的知识结构来说，基础知识和相关知识相加以占40~50%为宜，业务知识约占30~35%，专业知识约占20~25%比例原则秘书基础与实务秘书基础与实务2各种不同的知识在特定的人脑中组合，除了在纵向上分层次以外110知识是随着人对不断发展、变化着的客观世界的认识而不断地增加和变化的。因此，一个合理的知识结构决不是一成不变的。而应随着社会的发展变化而不断地更新优化。这就是知识结构的动态原则。根据这一原则，秘书人员应该做到：动态原则一方面改造原有的知识，选择其中的有用的部分，淘汰陈旧的、无用的部分，适应新的形势要求，重新组合。另一方面，又要不断地吸收新的有用的知识，充实、更新、优化自己的知识结构。总之，现代秘书的知识结构必须是开放的，动态的，处于不断新陈代谢状态的。秘书基础与实务秘书基础与实务2知识是随着人对不断发展、变化着的客观世界的认识而不断地增111秘书的知识构成基础知识相关知识业务知识专业知识秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书的知识构成基础知识相关知识业务知识专业知识秘书基础与实务112秘书工作多样性综合性要求秘书人员具有较全面、扎实的基础知识。政治历史地理外语语文数学物理化学生物秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作多样性综合性要求秘书人员具有较全面、扎实的基础知113读史使人明知，读诗使人聪慧，演算使人精密，哲理使人深刻，伦理学使人有修养，逻辑修辞使人长于思辨。总之，知识能塑造人的性格。——佛朗西斯·培根秘书基础与实务秘书基础与实务2读史使人明知，读诗使人聪慧，演算使人精密，哲理使人深刻，114秘书人员除了必须掌握基础知识和业务知识之外，还应努力学习与本专业密切相关的知识。这些知识有助于秘书自身整体素质的提高，也有助于秘书人员更有效地开展工作。这些知识主要有：相关知识法学经济学“软”科学社会学心理学礼仪知识秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书人员除了必须掌握基础知识和业务知识之外，还应努力学习115国家机关、事业单位工作的秘书人员法学知识企业工作的秘书人员宪法民法刑法婚姻法诉讼法行政法经济法中外合资企业法保险法企业法有关的国际法律法规公司法秘书基础与实务秘书基础与实务2国家机关、事业单位工作的秘书人员法学知识企业工作的秘书人员宪116宏观经济学经济学知识微观经济学政治经济学经济学原理国民经济管理市场学统计学国际金融国际贸易营销学财政学价格学金融学秘书基础与实务秘书基础与实务2宏观经济学经济学知识微观经济学政治经济学经济学原理国民经济管117“软”科学知识这是借用电子计算机“软件”的名称而建立起来的新兴科学的总称。秘书人员学习并掌握一定的“软”科学知识，有助于提高预测、规划和组织能力，提高参与决策和进行科学化管理的水平。它包括：管理科学科学学决策学未来学系统工程学预测学秘书基础与实务秘书基础与实务2“软”科学知识这是借用电子计算机“软件”的名称而建立起来118社会学知识这是一门考察和研究社会行为、社会关系、社会结构和功能、社会发展进程的科学。社会学政府组织学公共关系学行为学秘书基础与实务秘书基础与实务2社会学知识这是一门考察和研究社会行为、社会关系、社会结构119心理学知识心理学是研究人的心理现象及其规律的科学。秘书人员只有具备一定的心理学知识，才能更好地了解自己，更多地了解别人。既能根据不同人的心理特点、心理需求做好工作，又能经常地进行自我心理调节，克服心理障碍，保持心理平衡，愉快而高效地进行工作。秘书心理学管理心理学领导心理学社会心理学秘书基础与实务秘书基础与实务2心理学知识心理学是研究人的心理现象及其规律的科学。秘书人120礼仪知识人们的言谈举止、行为方式，因民族习惯和文化的不同而有相当大的差异。办公礼仪民族利益社交礼仪各国礼仪秘书基础与实务秘书基础与实务2礼仪知识人们的言谈举止、行为方式，因民族习惯和文化的不同121业务知识行业业务知识机关业务知识办公厅（室）业务知识秘书基础与实务秘书基础与实务2业务知识行业业务知识机关业务知识办公厅（室）业务知识秘书基础122组织机构工艺流程国有资产流动资金生产设施原材料能源动力工资福利规章制度职工的技术水平与工种分布科技人员、管理人员的专业与分工产品的数量、质量、销售、市场动向成本与利润企业、事业单位的秘书人员应掌握本行业的有关知识。如工矿企业的秘书应了解本企业的：工艺和科技发展方向秘书基础与实务秘书基础与实务2组织机构工艺流程国有资产流动资金生产设施原材料能源动力工资福123机构设置隶属关系以及诸如财政、税务、工商、农业、计划、人事、劳动、文化、教育和科技等部门的职责分工与业务范围职权范围党政机关的秘书人员应掌握本机关的有关知识。以政府机关的秘书为例，应了解政府的：秘书基础与实务秘书基础与实务2机构设置隶属关系以及诸如财政、税务、工商、农业、计划、人事、124机构设置部门职能人员编制工作任务内部分工工作程序工作制度工作手续办公设备的使用知识办公场所的布局和布置办公厅（室）业务知识秘书基础与实务秘书基础与实务2机构设置部门职能人员编制工作任务内部分工工作程序工作制度工作125以办文、班会和办事为主要任务的秘书工作，既具有综合性，又有一定的专业要求，它需要秘书人员具有与之相适应的专业知识。专业知识管理学知识文书学知识档案学知识写作学知识秘书学知识公共关系学知识秘书基础与实务秘书基础与实务2以办文、班会和办事为主要任务的秘书工作，既具有综合性，又有一126管理学知识管理的一般原理决策的类型、依据、程序和方法管理组织的类型、结构和原管理机关的主要职责行政领导的作用与职能管理的一般方法和技术人事管理、财务管理、信息管理等一般知识秘书基础与实务秘书基础与实务2管理学知识管理的一般原理决策的类型、依据、程序和方法管理组织127秘书学知识秘书工作的内容与要求秘书人员的素质秘书活动与人际关系秘书工作的制度与方法秘书部门的性质与职能秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书学知识秘书工作的内容与要求秘书人员的素质秘书活动与人际关128文书学知识文书的性质与作用公文办理的程序与要求文书立卷的意义、要求与方法文书的种类、格式与行文规则秘书基础与实务秘书基础与实务2文书学知识文书的性质与作用公文办理的程序与要求文书立卷的意义129档案学知识档案的含义与作用档案工作的内容（收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用）要求与方法档案工作的原则秘书基础与实务秘书基础与实务2档案学知识档案的含义与作用档案工作的内容（收集、整理、鉴定、130写作学知识公文和应用文的构思与写作主要公文和应用文文种的写作方法酝酿主题组织结构条理层次语言文字选用材料文风和文面格式秘书基础与实务秘书基础与实务2写作学知识公文和应用文的构思与写作主要公文和应用文文种的写作131公共关系学知识公共关系的性质、特征与职能公共关系活动的内容与程序秘书应具有的公关意识秘书人员公关工作的内容与要求公共关系的一般原则秘书基础与实务秘书基础与实务2公共关系学知识公共关系的性质、特征与职能公共关系活动的内容与132小结：当然，知识的积累是一个漫长的过程。同时，一个科学的知识结构也必须是能够不断进行自我调节的动态结构。因此，秘书人员在建立自己的知识结构过程中，应注意把知识之间的纵横联系，按照循序渐进、系统完整、主辅结合、不断更新的原则，逐渐充实和完善，以更好地发挥知识的整体功能。秘书基础与实务秘书基础与实务2小结：秘书基础与实务秘书基础与实务2133秘书的基本能力在今天，从事任何一种职业，都必须具备相应的条件和身份，这就是所谓的资格。其中的工作能力，就是从事某一职业必须具备的资格之一。秘书人员要想胜任秘书工作，同样需要较强的工作能力。工作能力的意义秘书工作能力的结构秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书的基本能力在今天，从事任何一种职业，都必须具备相应的134工作能力的意义智力与能力的关系工作能力的意义工作能力的特点秘书基础与实务秘书基础与实务2工作能力的意义智力与能力的关系工作能力的意义工作能力的特点秘135智力与能力的关系什么是智力智力与能力的关系什么是能力秘书基础与实务秘书基础与实务2智力与能力的关系什么是智力智力与能力的关系什么是能力秘书基础136人们通称为智慧，是人认识客观事物的能力。智力包括很多方面：智力观察力想象力注意力思维力记忆力秘书基础与实务秘书基础与实务2人们通称为智慧，是人认识客观事物的能力。智力包括很多方面137正确完全迅速深刻人智力的高低，集中表现在反映客观事物程度的如下几方面上：秘书基础与实务秘书基础与实务2正确完全迅速深刻人智力的高低，集中表现在反映客观事物程度138顺利地、成功地完成某种活动所必须的个性心理特征完成某种活动的具体方式能力，通常是指人完成某种活动的本领。它包括：秘书基础与实务秘书基础与实务2顺利地、成功地完成某种活动所必须的个性心理特征完成某种活动的139内容方式个体条件其能力差异表现得比较明显由于各种活动不同的：秘书基础与实务秘书基础与实务2内容方式个体条件其能力差异表现得比较明显由于各种活动不同的：140其联系表现在其区别表现在智力与能力是两个既有区别又有联系的概念。秘书基础与实务秘书基础与实务2其联系表现在其区别表现在智力与能力是两个既有区别又有联系141智力与能力的区别智力属于认识活动的范畴，能隶属于实际活动的范畴。智力直接与知识相联，能力直接与实践相联。智力的先天因素较多，能力的后天因素较多。智力表现为内在的心理活动，能力表现为外化的操作活动秘书基础与实务秘书基础与实务2智力与能力的区别智力属于认识活动的范畴，能隶属于实际活动142智力与能力的联系智力和能力在具体的实践活动中相互作用、相互促进能力的高低是智力水平的体现智力的培养与能力的培养必须同步智力的发展是提高能力的基础秘书基础与实务秘书基础与实务2智力与能力的联系智力和能力在具体的实践活动中相互作用、相互促143工作能力的特点一般能力职业能力特殊能力一个人的能力，可分为：秘书基础与实务秘书基础与实务2工作能力的特点一般能力职业能力特殊能力一个人的能力，可分为：144秘书工作能力，是指秘书人员完成秘书活动的本领。它属于职业能力的范畴。由秘书工作的：性质地位任务秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作能力，是指秘书人员完成秘书活动的本领。它属于职业145作为一种职业能力，秘书工作能力具有以下一个特点：通才性可操作性专业性后天性秘书基础与实务秘书基础与实务2作为一种职业能力，秘书工作能力具有以下一个特点：通才性可146秘书工作能力同其他工作能力一样，具有显著的后天性。即这种能力是在人的生理素质的基础上，经过后天的教育和培养，并在实践活动中形成和发展起来的，也就是说，任何一种工作能力，都不是人生就具有的。一个从来未受过秘书专业教育和训练，又未从事秘书实践活动的人，是无法具备秘书工作能力的。后天性秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作能力同其他工作能力一样，具有显著的后天性。即这种147秘书作为一种社会职业，其工作能力的专业性较为明显。具体表现是：专业性秘书工作能力是为了顺利、成功地完成秘书职业活动服务的。没有秘书职业活动，秘书工作能力也就成了无“的”之“矢”。秘书的工作能力主要是在秘书的业务活动中形成和发展起来的，没有秘书职业活动，也就没有秘书工作能力。秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书作为一种社会职业，其工作能力的专业性较为明显。具体表148心理学的研究证明，任何单独的能力，都无法成功地完成某种活动。同样，只具备单一工作能力的秘书，也是不能成功地完成秘书职业活动的。这是因为：通才性另一方面，秘书工作本身具有很强的综合性和多功能性，需要秘书人员具备多种才能，即人们常说的通才。一方面，现代社会的许多职业活动一般都较为复杂，而且相互交错。只有将各种能力最完备的结合起来，才能发挥其较佳的整体效应。此外，心理学的研究还表明，所谓才能，就是各种能力最完备的结合。秘书基础与实务秘书基础与实务2心理学的研究证明，任何单独的能力，都无法成功地完成某种活149如前所说，工作能力是在完成某种活动中形成和发展起来的，并为某种活动服务的。因此，秘书工作能力与秘书技能十分密切，具有明显的可操作性。也就是说，秘书的任何一种工作能力，都必须在秘书职业活动的实际操作中发挥作用，产生效果。离开了实际操作，工作能力也就失去了价值。可操作性秘书基础与实务秘书基础与实务2如前所说，工作能力是在完成某种活动中形成和发展起来的，并150工作能力的意义能力是进行智能优化的重要内容能力是实现工作任务的重要保证能力是影响工作效能的重要因素能力是检验秘书素质的重要标准秘书基础与实务秘书基础与实务2工作能力的意义能力是进行智能优化的重要内容能力是实现工作任务151智力、能力和智能，是既有联系又有区别的独立概念。智能是指一个人的知识、智力、能力和非智力因素的综合反映。所谓的智能结构，就是由上述要素所组成的有机整体。在智能结构的诸要素中，能力是中枢要素，它既是智力的检验标准，又是智能结构优化的主要目的。丰富知识，发展智力，培养非智力因素，都有助于能力的提高。因此，要优化人的智能结构，就必须以能力为中心内容，并以此为目的。能力是进行智能优化的重要内容秘书基础与实务秘书基础与实务2智力、能力和智能，是既有联系又有区别的独立概念。能力是进152秘书工作的任务繁重而复杂，并具有很强的智能性。具体的工作任务且不说，仅就其重要职能而言，就有参谋咨询、辅助决策、沟通信息、协调关系、管理公文、处理事物、催办查办等。可以毫不夸大地说，哪里有领导工作，哪里就有秘书工作。领导工作有多大范围，秘书工作就有多大范围，而且随着领导工作的科学化和现代化，秘书工作的任务日益繁重，秘书工作的难度日趋增加。秘书工作要适应领导工作的需要，有效地为领导工作服务，根本的一条就是不断优化秘书的智能结构，提高秘书的智能水平，其中，以提高秘书的工作能力最为重要。实践证明，一位秘书能否胜任秘书工作，秘书工作的成效如何，从根本上说取决于秘书工作能力的高低。能力是实现工作任务的重要保证秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作的任务繁重而复杂，并具有很强的智能性。具体的工作153心理学的研究表明，能力和活动是联系在一起的，只有通过活动才能发展和提高人的能力。但是，并不是所有的活动中表现出来的心理特征都是能力，只有那些直接影响活动效率，使活动的任务得以顺利完成的心理特征，才是能力。这就告诉我们，工作能力的高低直接影响着工作效能的高低。如果不下功夫提高工作能力，提高工作效能便是一句空话。能力是影响工作效能的重要因素秘书基础与实务秘书基础与实务2心理学的研究表明，能力和活动是联系在一起的，只有通过活动154从心里学的角度看，素质是能力的自然基础，但不是能力本身。这就是说，能力的发展离不开物质基础，但能力的发展主要靠后天的教育、培养和实践活动。因此，要提高秘书人员的素质，首先必须把能力作为检验秘书素质的重要表准之一，并以此去培养和提高秘书的工作能力能力是检验秘书素质的重要标准秘书基础与实务秘书基础与实务2从心里学的角度看，素质是能力的自然基础，但不是能力本身。155秘书工作能力的结构表达能力管理能力应变能力社交能力办事能力操作能力秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作能力的结构表达能力管理能力应变能力社交能力办事能力操156表达能力所谓表达能力，就是通过言语、文字和身势等形式沟通信息，相互交往，合作共事的本领。在秘书的工作能力结构中，表达能力占有重要的位置，发挥着重要的作用。可以说，在完成各项公务活动中，都离不开表达能力的运用。口头表达能力书面表达能力身势表达能力秘书基础与实务秘书基础与实务2表达能力所谓表达能力，就是通过言语、文字和身势等形式沟通157口头表达能力简单地说，就是说话的本领。它是把信息变成语言，并借助声波、电波进行思想或情感的表达，以实现沟通、交往和合作的目的。口头表达的形式，可分为：独白，即表达者运用言语输出自己思想或情感的活动。这里的“独白”，是与“交往”相对而言，并非指一个人自言自语。而是指一人讲，其他人听，不做双方沟通。对话，即表达者运用言语进行交往，与其他人进行沟通。这种口头表达形式的主要特点，就是具有双向性。传达通知下达指令请示工作答复问题座谈交谈讨论辩论秘书基础与实务秘书基础与实务2口头表达能力简单地说，就是说话的本领。它是把信息变成语言158目的明确语言规范口齿清晰语言温和中心突出富有感情说话得体符合身份节约时间快言快语良好的口头表达能力表现为：秘书基础与实务秘书基础与实务2目的明确语言规范口齿清晰语言温和中心突出富有感情说话得体符合159就是写作能力，主要指公文撰写能力。它是把信息变成文字、符号、图表和数字等形式，并借助纸张进行思想或情感的表达，以实现沟通、交往和合作的目的。书面表达能力秘书基础与实务秘书基础与实务2就是写作能力，主要指公文撰写能力。它是把信息变成文字、符160语法、逻辑、修辞和一般的写作理论各种文体的写作技巧具备一定的理论修养、政策水平、业务知识和思维能力准确领会领导意图和获取信息的能力书面表达能力是秘书人员的基本能力之一，它要求秘书人员要懂得：秘书基础与实务秘书基础与实务2语法、逻辑、修辞和一般的写作理论各种文体的写作技巧具备一定的161就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语言手段，表达思想或情感的本领。在人际交往中，身势表达能力是对口头表达能力的重要补充，能起到强化口头表达的作用。身势表达能力秘书基础与实务秘书基础与实务2就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语言手段，162同口头表达相比，身势表达具有如下特点：替代性，即身势表达能代行自然语言的功能。表露性，即身势表达都是思想感情有意识和无意识的表露。暗示性，即身势表达能含蓄地向对方示意，并使人领会。总的来说，就其表达的准确性和明白性而言，身势表达不如口头表达，且受时空的限制。但是，身势表达的辅助作用也是不容忽视的。秘书基础与实务秘书基础与实务2同口头表达相比，身势表达具有如下特点：替代性，即身势表达能代163办事能力所谓办事能力，就是秘书人员有效地处理各种日常事务工作的本领。秘书人员办事的范围十分广泛，包括：文书事务信访事务接待事务值班事务会议事务电话事务查办事务生活管理事务领导者交办的其他事物秘书基础与实务秘书基础与实务2办事能力所谓办事能力，就是秘书人员有效地处理各种日常事务工作164小结：秘书工作的事务性，是由秘书部门和秘书工作的性质、地位和作用决定的。秘书人员要想胜任秘书工作，就必须具备较强的办事能力，并善于寓参谋能力于办事能力之中。那种只想当参谋，不愿办杂事，或者把参谋与助手对立起来的秘书，是不可能做好秘书工作的。秘书基础与实务秘书基础与实务2小结：秘书基础与实务秘书基础与实务2165秘书事务工作同领导者的管理与决策工作或其他职能部门的事务工作相比，具有如下特点：

繁琐性，即秘书事务具有繁杂、琐碎而又具体的性质。其表现是多、杂、细。

重复性，即秘书事务具有日复一日，年复一年，反复出现，反复办理的性质。其表现是类似、反复、例行。

智能性，即秘书事务具有综合运用知识、智力和能力方能处理的性质。它不同于机关的后勤事务和其他服务性事务。

程序性，即在秘书事务处理的过程中，具有前后相连，依次进行的性质。如办文程序、办公程序、接待程序、信息处理程序、协调工作程序等。秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书事务工作同领导者的管理与决策工作或其他职能部门的事务166秘书人员要提高自己的办事能力，就必须注意以下几点：明白职权范围，秘书人员要有效地处理事务，首先必须明白机关及部门的权限和业务范围，领导者的职务分工，以及秘书部门职能和责任。知晓办事