企业 常用公文写作课件

企业常用公文写作

2015年8月5日公文分类上行文种的写法

下行文种的写法

申请书

工作计划

工作总结

（一）上行文种的写法

请示

请示是向上级部门请求指示、批准时使用的一种上行文种。报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。

（一）上行文种的写法报告的内容由“三段式”构成：

情况——做法——问题（意见）；情况（做法）——问题——今后意见；情况——原因（责任）——下步做法；情况——原因——责任及处理意见；情况——问题——建议等。

（一）上行文种的写法请示和报告区别差异请示的特点报告的特点对上级要求不同要求上级批复。不要求上级批复行文时间不同“事前行文。是事中或事后行文文种性质不同请求性的上行公文陈述性的上行公文结尾用语不同一般用“可否（或妥否），请批示”，对上级要求十分肯定结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语（二）下行文种的写法通知

通知适用于转批下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通报

通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。（二）下行文种的写法通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。

通知的标题有三种形式：（1）发文机关名称+事由+文种，如XX公司召开XXX会议的通知。（2）事由+文种，如，关于放假的通知。（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：（1）开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据。（2）主体简要叙述通知的事项。（3）结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。

制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。

（二）下行文种的写法会议纪要按内容可分为三类：第一类是日常办公会议纪要；第二类是指示性会议纪要，即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要；第三类是讨论型会议纪要，主要是对某一重大理论、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性，不具有指挥性。

一次工作会议，涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。

一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。（四）工作计划

工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。

工作计划的格式：

（1）计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××公司2015年工作计划”。

（2）计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度，以及负责人。

（3）最后写订立计划的日期。

（五）工作总结

总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。

基本情况。

（1）总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

（2）成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。

（3）经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。

（4）今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。

（五）工作总结写好总结需要注意的问题

（1）总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各部门的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各部门的员工沟通。

（2）一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。

（3）条理要清楚。总结是写给人看