建设电子文件与电子档案管理规范课件

建设电子文件归档和管理建设电子文件归档和管理城建档案“双套制”

2007年9月5日建设部发布了行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》，并于2008年1月1日起实施。

其中3.0.2条规定“建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部门负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档，并定期向当地城建档案馆（室）移交建设系统业务管理电子档案”。城建档案“双套制”2007年9月5日建设部发布了城建档案“双套制”

这意味着建设系统各行业、专业管理部门和工程建设单位应该向城建档案馆（室）移交纸制的和电子的两套不同载体的档案，这就是“双套制”。

第7.2.2条规定“列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆（室）移交工程纸制档案时，应当同时移交一套工程电子档案。”城建档案“双套制”这意味着建设系统各行业、专业管档案“双套制”产生的原因（1）宏观政策方面——政策支持国家档案行政主管部门于2002年发布了《全国档案信息化建设实施纲要》指导全国档案信息化建设。（2）法规制度方面——法律保障

2005年4月《中华人民共和国电子签名法》赋予了电子签名与传统手写签名和盖章有同等的法律效力。档案“双套制”产生的原因（1）宏观政策方面——政策支持档案“双套制”产生的原因（3）信息技术方面——技术保证电子文件及其存在环境电子文件的真实性电子文件的长期可用、长久保存等技术日渐成熟。（4）信息化建设方面——丰富来源

CAD技术在勘察设计行业的普及，CAC（计算机辅助施工技术）在建设施工领域的应用，形成了数量巨大的建设电子文件，记载了城市发展的历史，需要保存、传承和应用。档案“双套制”产生的原因（3）信息技术方面——技术保证档案“双套制”产生的原因（5）纸制文件和电子文件的特性决定其共存纸制文件直观，归档、保存、销毁都有完善的制度，但需要著录、数字化才能实现计算机管理；电子文件检索、传输、复制快速，但法律地位需进一步确认。（6）社会需求方面社会对能够进行网络传输的数字资源的需求在急剧增加。城建档案馆作为各地主要的建设信息资源库之一，为政府信息化建设提供数字资源是其应承担的义务。其结果必然导致城建档案的双套制。档案“双套制”产生的原因（5）纸制文件和电子文件的特性决定其CJJ/T117-20072008年1月1日实施《建设电子文件与电子档案

管理规范》释义CJJ/T117-20072008年1月1日实施《建设电子CJJ/T

117——2007标准发布年号标准顺序号标准代号CJJ------城镇建设工程行业/T------推荐性标准标准发布年号标准顺序号标准代号CJJ------城镇建设工程1、制定规范的目的一、总则建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用

1、制定规范的目的一、总则建立真实、准确、完整、有效的建设电对象——从事城乡规划、建设及其管理活动的部门与机构内容——建设电子文件的归档和管理2、适用范围一、总则对象——从事城乡规划、建设及其管理活动的部门与机构2、适用范3、其他有关标准、规范一、总则《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》

（GB/T17678.1）《建设工程文件归档整理规范》

（GB/T50328-2001）《电子文件归档与管理规范》

（GB/T18894-2002）《城建档案著录规范》（GB/T50323-2001）《城建档案分类大纲》《城建档案密级与保管期限表》

3、其他有关标准、规范一、总则《CAD电子文件光盘存储、归档1、电子文件类二、术语建设电子文件：

在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。包括:①建设系统业务管理电子文件(业务管理和业务技术活动中生成）

②建设工程电子文件(工程建设过程中生成）工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件、竣工验收电子文件1、电子文件类二、术语建设电子文件：在城乡规划、建设2、档案类二、术语建设电子档案：具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。在线式归档(通过计算机网络）离线式归档（通过脱机存储载体）2、档案类二、术语建设电子档案：在线式归档(通过计算机网络）3、电子文件品质类4、其他二、术语真实性固化迁移建设电子文件归档与管理系统有效性完整性3、电子文件品质类4、其他二、术语真实性固化有效性完整性1、各有关单位职责划分三、基本规定建设系统业务管理电子文件形成单位档案部门：负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档，并定期向当地城建档案馆移交建设系统业务管理电子档案。建设系统行政管理部门相关专业管理单位1、各有关单位职责划分三、基本规定建设系统业务管理电子文件形1、各有关单位职责划分三、基本规定工程建设单位：

1）对工程电子文件套数、质量、移交时间等提出明确要求；

2）收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档；

3）组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作；

4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案；

5）竣工验收前，提请对工程电子档案进行预验收；

6）对列入城建档案馆接收范围的工程，按规定向当地城建档案馆移交工程电子档案。1、各有关单位职责划分三、基本规定工程建设单位：1、各有关单位职责划分三、基本规定勘察、设计、施工、监理及测量等单位：应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移交。城建档案管理机构：应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收。1、各有关单位职责划分三、基本规定勘察、设计、施工、监理及测三、基本规定2、有永久保存价值的电子文件——纸质文件或缩微品3、建立建设电子文件归档与管理系统4、保证电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性三、基本规定2、有永久保存价值的电子文件——纸质文件或缩微品1、稿本代码四、代码标识、格式与载体稿本代码草稿性电子文件M非正式电子文件U正式电子文件F1、稿本代码四、代码标识、格式与载体稿本代码草稿性电子文件M2、类别代码四、代码标识、格式与载体文件类别代码文本文件（Text）T图像文件（Image）I图形文件（Graphics）G影像文件（Video）V声音文件（Audio）A程序文件（Program）P数据文件（Data）D2、类别代码四、代码标识、格式与载体文件类别代码文本文件（T文件类别通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP33、各类电子文件的通用格式文件类别通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文4、载体四、代码标识、格式与载体一次写光盘磁带可擦写光盘硬磁盘等4、载体四、代码标识、格式与载体一次写光盘1、收集积累范围2、收集积累要求五、收集与积累1）形成单位做好收集工作2）保留不同稿本3）记录积累过程(登记、更改记录)4）通用软件产生的电子文件，应记录软件型号、版本5）内容完整《城市建设档案管理规定》（90号部令）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）1、收集积累范围2、收集积累要求五、收集与积累1）形成单位3、收集积累程序五、收集与积累2）工具建设电子文件归档与管理系统1）程序登记初步鉴定著录存储3、收集积累程序五、收集与积累2）工具1）程序3、收集积累程序五、收集与积累3）电子文件的命名存储

①工程项目文件夹

②案卷文件夹：序号＋案卷名称

某工程001工程立项文件002招投标文件003开工审批及财务文件004工程监理文件005…………3、收集积累程序五、收集与积累3）电子文件的命名存储某工程0五、收集与积累3）文件命名:序号＋文件名

001××小区建设工程规划许可证申请表002长沙市规划局建设项目审批书003××小区建筑物配建停车设施设计意见004关于同意××小区（101－110栋）施工设计的消防审核意见005关于结合新建××小区修建防空地下室的批复……五、收集与积累3）文件命名:序号＋文件名001××小区建设工六、整理、鉴定与归档1、整理谁做什么时间原则方法依据建设电子文件的形成单位业务案件办理完结或工程项目完成后便于保管利用可按纸质文件整理要求进行《城建档案分类大纲》《城建档案著录规范》六、整理、鉴定与归档1、整理建设电子文件的形成单位业务案件办六、整理、鉴定与归档2、鉴定全过程内容鉴定者依据鉴定真实性、完整性、有效性；确定归档范围；划定保管期限。建设电子文件形成单位按照国家关于建设纸质文件材料归档范围、保管期限的有关规定执行。六、整理、鉴定与归档2、鉴定鉴定真实性、完整性、有效性；建3、归档要求:

①已按电子档案管理要求的格式将其存储到符合保管要求的脱机载体上。②必须完整、准确、系统，能够反映建设活动的全过程。方式：在线式归档和离线式归档六、整理、鉴定与归档3、归档六、整理、鉴定与归档4、检验单位——形成单位、接收单位检查内容：

①建设电子档案的真实性、完整性、有效性：②建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联；③载体有无病毒、有无划痕；④登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全；六、整理、鉴定与归档5、汇总4、检验六、整理、鉴定与归档5、汇总2、建设工程电子档案的验收与移交

1）验收

2）双套——关键

3）停、缓建

4）改、扩建1、建设系统业务管理电子档案的移交

1）移交时间——定期

2）移交方式——在线、离线七、验收与移交2、建设工程电子档案的验收与移交1、建设系统业务管理电子档案3、移交手续

1）再检查

2）移交、接收登记表

3）两份七、验收与移交3、移交手续七、验收与移交2、有效存储

1）设备

2）抽样机读检验

3）转存时必须进行登记1、脱机保管

1）基本要求

2）数量

3）保管条件八、建设电子档案管理一般而言，磁性载体每满2年、光盘每满4年须进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%2、有效存储1、脱机保管八、建设电子档案管理一般而言，磁性载4、利用3、迁移（与转存的区别）

1）数据校验

2）迁移登记

3）原件保留>3年八、建设电子档案管理5、鉴定销毁6、统计4、利用3、迁移（与转存的区别）八、建设电子档案管理5、鉴定1、建设系统各行业、专业管理部门和工程建设单位应该向城建档案馆（室）移交纸制的和

两套不同载体的档案，这就是“双套制”。2、2005年4月《中华人民共和国电子签名法》赋予了

与传统手写签名和盖章有同等的法律效力。3、建设电子文件包括建设系统业务管理电子文件和

两大类。4、将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储的方法与过程称为

。1、建设系统各行业、专业管理部门和工程建设单位应该向城建档案1、关于电子文件特征的描述错误的是（）A检索方便迅速B容易复制C容易传输D文件直观2、下列哪项都属于建设工程电子文件中文本文件的通用格式（）ＡDOC、XLSBXML、RTFCTXT、ETDDOC、TIFF3、关于建设工程电子档案收集积累的程序描述正确的是（）A初步鉴定、登记、著录、存储B登记著录初步鉴定存储C初步鉴定、著录、登记、存储D登记初步鉴定著录存储4、停建、缓建建设工程的电子档案，暂由

保管（）A建设单位B施工单位C监理单位D城建档案管理部门1、关于电子文件特征的描述错误的是（）5、脱机存储电子档案可以采用下列哪种存储载体（）移动硬盘B.优盘C.软磁盘D.一次写光盘6、关于脱机建设电子档案的保管条件描述错误的是（）A归档载体应做防写处理B存放时应远离强磁场，并与有害气体隔离C环境温度应保持在35~45摄氏度，相对湿度应保持在17~20%D单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压5、脱机存储电子档案可以采用下列哪种存储载体（）建设电子文件归档和管理建设电子文件归档和管理城建档案“双套制”

2007年9月5日建设部发布了行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》，并于2008年1月1日起实施。

其中3.0.2条规定“建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部门负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档，并定期向当地城建档案馆（室）移交建设系统业务管理电子档案”。城建档案“双套制”2007年9月5日建设部发布了城建档案“双套制”

这意味着建设系统各行业、专业管理部门和工程建设单位应该向城建档案馆（室）移交纸制的和电子的两套不同载体的档案，这就是“双套制”。

第7.2.2条规定“列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆（室）移交工程纸制档案时，应当同时移交一套工程电子档案。”城建档案“双套制”这意味着建设系统各行业、专业管档案“双套制”产生的原因（1）宏观政策方面——政策支持国家档案行政主管部门于2002年发布了《全国档案信息化建设实施纲要》指导全国档案信息化建设。（2）法规制度方面——法律保障

2005年4月《中华人民共和国电子签名法》赋予了电子签名与传统手写签名和盖章有同等的法律效力。档案“双套制”产生的原因（1）宏观政策方面——政策支持档案“双套制”产生的原因（3）信息技术方面——技术保证电子文件及其存在环境电子文件的真实性电子文件的长期可用、长久保存等技术日渐成熟。（4）信息化建设方面——丰富来源

CAD技术在勘察设计行业的普及，CAC（计算机辅助施工技术）在建设施工领域的应用，形成了数量巨大的建设电子文件，记载了城市发展的历史，需要保存、传承和应用。档案“双套制”产生的原因（3）信息技术方面——技术保证档案“双套制”产生的原因（5）纸制文件和电子文件的特性决定其共存纸制文件直观，归档、保存、销毁都有完善的制度，但需要著录、数字化才能实现计算机管理；电子文件检索、传输、复制快速，但法律地位需进一步确认。（6）社会需求方面社会对能够进行网络传输的数字资源的需求在急剧增加。城建档案馆作为各地主要的建设信息资源库之一，为政府信息化建设提供数字资源是其应承担的义务。其结果必然导致城建档案的双套制。档案“双套制”产生的原因（5）纸制文件和电子文件的特性决定其CJJ/T117-20072008年1月1日实施《建设电子文件与电子档案

管理规范》释义CJJ/T117-20072008年1月1日实施《建设电子CJJ/T

117——2007标准发布年号标准顺序号标准代号CJJ------城镇建设工程行业/T------推荐性标准标准发布年号标准顺序号标准代号CJJ------城镇建设工程1、制定规范的目的一、总则建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用

1、制定规范的目的一、总则建立真实、准确、完整、有效的建设电对象——从事城乡规划、建设及其管理活动的部门与机构内容——建设电子文件的归档和管理2、适用范围一、总则对象——从事城乡规划、建设及其管理活动的部门与机构2、适用范3、其他有关标准、规范一、总则《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》

（GB/T17678.1）《建设工程文件归档整理规范》

（GB/T50328-2001）《电子文件归档与管理规范》

（GB/T18894-2002）《城建档案著录规范》（GB/T50323-2001）《城建档案分类大纲》《城建档案密级与保管期限表》

3、其他有关标准、规范一、总则《CAD电子文件光盘存储、归档1、电子文件类二、术语建设电子文件：

在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。包括:①建设系统业务管理电子文件(业务管理和业务技术活动中生成）

②建设工程电子文件(工程建设过程中生成）工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件、竣工验收电子文件1、电子文件类二、术语建设电子文件：在城乡规划、建设2、档案类二、术语建设电子档案：具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。在线式归档(通过计算机网络）离线式归档（通过脱机存储载体）2、档案类二、术语建设电子档案：在线式归档(通过计算机网络）3、电子文件品质类4、其他二、术语真实性固化迁移建设电子文件归档与管理系统有效性完整性3、电子文件品质类4、其他二、术语真实性固化有效性完整性1、各有关单位职责划分三、基本规定建设系统业务管理电子文件形成单位档案部门：负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档，并定期向当地城建档案馆移交建设系统业务管理电子档案。建设系统行政管理部门相关专业管理单位1、各有关单位职责划分三、基本规定建设系统业务管理电子文件形1、各有关单位职责划分三、基本规定工程建设单位：

1）对工程电子文件套数、质量、移交时间等提出明确要求；

2）收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档；

3）组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作；

4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案；

5）竣工验收前，提请对工程电子档案进行预验收；

6）对列入城建档案馆接收范围的工程，按规定向当地城建档案馆移交工程电子档案。1、各有关单位职责划分三、基本规定工程建设单位：1、各有关单位职责划分三、基本规定勘察、设计、施工、监理及测量等单位：应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移交。城建档案管理机构：应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收。1、各有关单位职责划分三、基本规定勘察、设计、施工、监理及测三、基本规定2、有永久保存价值的电子文件——纸质文件或缩微品3、建立建设电子文件归档与管理系统4、保证电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性三、基本规定2、有永久保存价值的电子文件——纸质文件或缩微品1、稿本代码四、代码标识、格式与载体稿本代码草稿性电子文件M非正式电子文件U正式电子文件F1、稿本代码四、代码标识、格式与载体稿本代码草稿性电子文件M2、类别代码四、代码标识、格式与载体文件类别代码文本文件（Text）T图像文件（Image）I图形文件（Graphics）G影像文件（Video）V声音文件（Audio）A程序文件（Program）P数据文件（Data）D2、类别代码四、代码标识、格式与载体文件类别代码文本文件（T文件类别通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP33、各类电子文件的通用格式文件类别通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文4、载体四、代码标识、格式与载体一次写光盘磁带可擦写光盘硬磁盘等4、载体四、代码标识、格式与载体一次写光盘1、收集积累范围2、收集积累要求五、收集与积累1）形成单位做好收集工作2）保留不同稿本3）记录积累过程(登记、更改记录)4）通用软件产生的电子文件，应记录软件型号、版本5）内容完整《城市建设档案管理规定》（90号部令）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）1、收集积累范围2、收集积累要求五、收集与积累1）形成单位3、收集积累程序五、收集与积累2）工具建设电子文件归档与管理系统1）程序登记初步鉴定著录存储3、收集积累程序五、收集与积累2）工具1）程序3、收集积累程序五、收集与积累3）电子文件的命名存储

①工程项目文件夹

②案卷文件夹：序号＋案卷名称

某工程001工程立项文件002招投标文件003开工审批及财务文件004工程监理文件005…………3、收集积累程序五、收集与积累3）电子文件的命名存储某工程0五、收集与积累3）文件命名:序号＋文件名

001××小区建设工程规划许可证申请表002长沙市规划局建设项目审批书003××小区建筑物配建停车设施设计意见004关于同意××小区（101－110栋）施工设计的消防审核意见005关于结合新建××小区修建防空地下室的批复……五、收集与积累3）文件命名:序号＋文件名001××小区建设工六、整理、鉴定与归档1、整理谁做什么时间原则方法依据建设电子文件的形成单位业务案件办理完结或工程项目完成后便于保管利用可按纸质文件整理要求进行《城建档案分类大纲》《城建档案著录规范》六、整理、鉴定与归档1、整理建设电子文件的形成单位业务案件办六、整理、鉴定与归档2、鉴定全过程内容鉴定者依据鉴定真实性、完整性、有效性；确定归档范围；划定保管期限。建设电子文件形成单位按照国家关于建设纸质文件材料归档范围、保管期限的有关规定执行。六、整理、鉴定与归档2、鉴定鉴定真实性、完整性、有效性；建3、归档要求:

①已按电子档案管理要求的格式将其存储到符合保管要求的脱机载体上。②必须完整、准确、系统，能够反映建设活动的全过程。方式：在线式归档和离线式归档六、整理、鉴定与归档3、归档六、整理、鉴定与归档4、检验单位——形成单位、接收单位检查内容：

①建设电子档案的真实性、完整性、有效性：②建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联；③载体有无病毒、有无划痕；④登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全；六、整理、鉴定与归档5、汇总4、检验六、整理、鉴定与归档5、汇总2、建设工程电子档案的验收与移交

1）验收

2）双套——关键

3）停、缓建

4）改、扩建1、建设系统业务管理电子档案的移交

1）移交时间——定期

2）移交方式——在线、离线七、验收与移交2、建设工程电子档案的验收与移交1、建设系统业务管理电子档案3、移交手续

1）再检查

2）移交、接收登记表

3）两份七、验收与移交3、移交手续七、验收与移交2、有效存储

1）设备

2）抽样机读检验

3）转存时必须进行