地产物业公司收费管理内部审计报告

PAGEPAGE7地产物业公司收费管理内部审计报告根据工作安排，审计监察部对物业公司所辖的ABCD2020年度物业收入管理情况进行了审计，内容如下：一、基本情况物业公司的主要收费项目包含物业管理费、水电费（代收代付）20202,782万元。具体情况见下表：单位：万元物业物业管理费车位租金（含临停费）特约服务收入其他收入合计A项目5061038166783B项目24751734339C项目20576151333D项目12177513221327合计2175305292732782二、审计发现（一）制度不健全，减免条件未明确；授权不当，越权减免普遍；确认收入方式不合理、控制不足；1、物业公司未在制度中明确减免的适用范围、条件、参照标准和审批权限，导致减免费用的申请和审批缺少规范和依据。2、各物业中心车辆租赁费减免均未报物业公司审批、备案，违反分权手册规定，越权减免普遍。3、物业中心将权限下放，导致基层包办业务，执行中缺少控制AB项目、D3个小区的车辆进出授权办理流程未遵守内部控制不相容岗位职责分离的基本原则。（二）的情况。1入流失。202031万元。2020年A项目物业中心违规免收车辆租赁费合计约18万元，D项目物业中心违规免收约13万元，具体数据如下表： 单位：万项目A项目B项目C项目D项目A项目B项目C项目D项目合计租赁费减免2.851.413.5713.2931.11授权车辆进出现场管理混乱，缺少监管，应计收入难以确认。项目系统存在同一项目露天车位无编号，未限制可授权车辆数量；D404张临时卡，销毁时无第三方监销，但2030AD项目对别业主花园内，而非确认车主与业主关系，且台账未准确记录申请数量。C项目给工程、客服、安全管理、客户经营等多位员工办理1至922419张系统35张磨损系统不能读取数据的坏卡，11CD项目卡的配套管理，致使车、卡、位管理混乱，应计收入难以确认。2、临停收入缴纳机制存在漏洞，缺乏复核监督，出现临停收入流失，因相关书面记录不完整，无法获得具体数据。财务对临时停车费收入是以保安队上缴客服金额及发放发票数量来确认，业务部门对此未执行复核监督，财务亦未按制度要求进行稽查。经抽查A项目保安门岗每日登记异常收款情况（主要为收费不给票部分）并随收入一同交给队长，作为队长收款凭据，但队长收款后C67月台账记录，67710元（不含特殊放行部分），55751700元，71万多元不知去向。C项目2021年6、7月临停收费业务统计： 单位：元月份领发票额台账收款额实际交回额无发票额差异6月1,7007,7101,7005,575-6,0107月6,2008,9734,4501,898-4,523合计7,90016,6836,1507,473-10,5333、财务管理职能未充分发挥，导致收入数据的完整性、真实性、准确性、及时性难以确认。车位租赁收入仅根据科耐或NC理，实际造成的收入流失难以统计。目前车位租赁收入按照NC系统（2020年上半年为科耐系统）数据进行确认，系统数据由客服录入。但客服或工程有权在未录入系统的情况下，直接在车辆出入管理系统中授权开卡。两个系统之间无数据直接传输的接口，车辆出入管理系统不支持数据导出且历史数据可随意删除，由于财务未执行强制性核对机制，两系统数据是否存在差异及其大小从未被关注过，实际造成的收入流失难以统计。对收费管理的内部控制与监督不完善，滞纳金形同虚设。202028.9万，下半年更换新系统后未有计算滞纳金功能。但全年收取滞纳金为1.054%，具体数据如下表：时间A项目B项目D项目合计实收实收比例2020上半年2.6万0.3万26万28.9万1.05万4%减免台账管理不善，导致应计未计，减少责任制收入。物业公司赠送减免台账存在漏记、金额误记、减免时间段与审批文件或与系统不一致等现象,导致减免台账数据与系统数据存在差异。C2018～20205.530,24.5万元。（三）代收代缴费用问题长期无妥善解决。各小区因未分表到户而产生大量欠缴代垫费用，抄表核算增加人力、物力，且误差率高。例如，D项目每月需7-8人耗时3个工作日才能完成抄表核算。2020年物业公司水电费每月平均垫支66万元。各楼盘明细如下表： 单位：万元楼盘楼盘2020年每月累计垫支合计平均每月资金占用A项目229.0619.09B项目123.0810.26C项目17.781.48D项目417.3634.78合计787.2865.61（四）信息系统在功能使用及数据管理等存在不足。1、应用软件缺少必要的基本功能，数据贮藏量小、可靠性较差，不能满足业务需求。导出。A项目的车辆出入管理系统最为落后，无法导出授权、临停各项目与D项目无法导出临停收费信息项目“车辆进出刷卡记录”不能设置参数进行筛选等。2、系统使用控制不足，维护不及时，信息缺乏完整性、可靠性。（1）系统缺少明确的用户操作职责和必要的输出、删改数据控制。物业公司并未规定系统数据的保留范围和周期，物业中心可随意删除系统历史数据。（2）20207月更换NC,,无法准确导出减免数据。NC,导致报表数据缺失或重复，缺乏准确性。系统中部分房产单元状态为空，入伙登记单未及时录入及审批，物业面积未录入等，直接影响收费数据的准确性。（3）车辆出入管理系统信息数据缺乏完整性和真实性。基础信息录入缺少业主姓名、智能卡号、车牌、房号等。业主办理继租、退租或报失补办手续时，前台客服或工程部均可直接从系统中覆盖或删除历史数据。因客服手工台帐信息不完整，或无法提供原卡号、或工程部未按客服提供信息进行变更，大量坏卡或报失卡号在系统中依旧有效。三、审计建议1小区车辆进出管理系统的授权数据进行核查，全面清理违规授权情2020120217月临停收入损失情况及存在的问2021915日前形成专项报告提交集团。2、评估现有IT系统