公文写作与处理课件

公文处理工作流程梳理

综合办公室：魏文苹11/5/20221公文基本概念

11/5/20222一、公文的定义和作用：（一）公文的定义：是国家机关、企事业单位、社会团体组织等在实施管理过程中形成的具备法定性、权威性、严肃性，并具有规范体式的文书，是实施内部管理和进行公务活动的一个重要工具。（二）公文的作用：公文具备法规作用、指导作用、凭证依据作用、公务联系作用及宣传教育作用。11/5/20223二、公文文种和使用范围1.命令（令）。“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实施重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。”2.决定。“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。”11/5/202253.公告。“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。”4.通告。“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。”5.通知。“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。”（应用较广）

11/5/202266.通报。“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。”7.议案。“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。”

8.报告。“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。”11/5/202279.请示。“适用于向上级机关请求指示、批准。”10.批复。“适用于答复下级机关的请示事项。”11.意见。“适用于对重要问题提出见解和处理办法。”11/5/20228

三、公文的常用表达方式

表达方式，指撰写文章所采用的具体表述方法和形式。表达方式有五种形式：记叙、描写、抒情、说明和议论。公文最常用的表达方式是记叙、说明和议论。11/5/202210（2）领叙词

领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。领叙词在应用文中出现的频率较高，一般借助领叙词使应用文写得开宗明义。常用的有：根据按照为了接……前接或近接……遵照敬悉惊悉……收悉……查为……特…………现……如下应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。（3）追叙词追叙词是用以引出被追叙事实的词。应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现得自然，常常要使用一些追叙的词语。如：业经前经均经即经复经迭经在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。（4).承转词又称过渡用语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，用于陈述理由及事实之后引出作者的意见和方案等。这种词语不仅有利于文辞简明，而且起到前后照应的作用，有：为此据此故此鉴此综上所述11/5/202212(9)目的词,目的词即直接交待行文目的的词语。人们撰写应用文尤其是公文都有明确而具体的目的，须有针对性地使用简洁的词语加以表述，以便受文者正确理解并加速办理。用于上行文、平行文的目的词，还须加上期请词，如：请批复望函复妥否，请批示告知批转转发用于下行文，如：查照办理遵照办理参照执行用于知照性的文件，如：周知知照备案审阅。(10)表态词又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。如：应应当同意不同意准予备案特此批准请即试行按照执行可行不可行迅即办理在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。(11)结尾词结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。用以结束上文的词语。如：此布特此报告通知批复函复函告特予公布此致谨此此令此复特此再次明确行文的具体目的与要求。如：……为要……为盼……是荷……为荷表示敬意、谢意、希望。如：敬礼致以谢意谨致谢忱11/5/202214第一章公文11/5/202215学习目的和要求：全面认识公文。理解公文的概念，明确公文的属性、功能与效用，认识公文的分类意义，掌握公文分类的主要方法、公文的功能及其表现、公文稿本的区别。掌握文种的用法与特点，认识各文种的含义、性质、用途，掌握文种选择的依据，正确选用文种。认识公文格式标准化，熟悉行政公文格式。

11/5/202216第一节

公文的概念与属性

11/5/202217公文的属性

公文的作用公文的定义11/5/202218公务文件，简称公文。

公文的形成者：国家机关、政党、社会团体、企事业单位及其法人代表，必须是依法成立的。公文的效力：内容在形成者法定职权之内就具有法定效力。公文的体式：1、公文的文体，包括体裁（说明为主，兼有记叙和议论）、结构、用语等；2、公文的格式，详见本章第三节。公文的形态：作为正式外发文件，目前还是以纸质为主。11/5/202220公文的特征

公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；公文必须反映与处理公务活动；公文是由法定作者制成并向一定的对象送达；公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质。11/5/202221第二节

公文写作11/5/202223公文的含义和分类公文的特点和作用行文规则

公文的格式公文的语言（11页）公文的处理程序

◆需要掌握

11/5/202224

行政机关公文：“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的工具。”

党的机关公文：“党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力的规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”

11/5/202226二行文关系上行文

下行文

泛行文平行文

上行文

下级机关向所属上级机关的行文，如报告、请示等。向同级机关或不相隶属的机关的行文，如函等。上级机关向所属下级机关的行文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见等。面向全社会、没有特定的主送机关的行文，如公告、通告等。11/5/202227传递方向上行文：向所属上级领导、指导机关报送文件；

平行文：向无隶属关系和指导关系的其它机关送达的文件。下行文：向所属被领导、被指导的下级机关送达文件；

11/5/202228决定决议文种决定决议权限党政机关党的机关性质领导、指导性文件领导、指导性文件适用范围党的机关：1、对重要事项作出决策和安排。行政机关：1、对重要事项作出决策；2、重大行动作出安排；3、奖惩有关单位和人员；4、撤销下级机关不适当的决定事项。1、对重要事项作出决策。形成程序机关首长、法定会议法定会议内容侧重于对事项或问题作出具体安排和决策，从意义、原则、做法、措施上作出具体说明，便于受文者执行。侧重于提出贯彻要求和号召，重在统一思想。11/5/202230权限：行政机关的规定文种；适用范围：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人大或人大常委会提请审议事项；生效形式：机关首长签署。议案11/5/202231权限：党的机关的规定文种；性质：领导性、指导性文件；适用范围：对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求；注意事项：业务主管机关在实施业务指导过程中，对受文单位布置工作、提出要求等，一般不用指示。指示11/5/202232权限：党政机关的规定文种；适用范围：对重要问题提出见解和处理办法；种类：规划性意见、实施意见、具体工作意见；行文方式：上行、下行、平行；处理要求：意见1.上行文，上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复；2、下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，参照执行。3．平行文，提出的意见供对方参考。11/5/202233权限：党政机关的规定文种；适用范围：通知共有的：1、任免干部；2、转发上级机关和不相隶属机关的公文；3、批转下级机关的公文；4、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行的规定事项5、通知办理和需知事项。党的机关独有的：1、发布党内法规；2、传达上级机关的指示。批转和转发：是行文形式。批转受机关等级和组织系统的制约，只有领导机关对其所属的工作部门或其下级机关报送的公文，才能依照法律和上级规定的权限进行批转，具有批复和批转双重作用；转发只要是本级机关需要，并符合文件复制、印发规定，均可转发。11/5/202234权限：党政机关的规定文种；适用范围：表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况；类型：表扬性通报、批评性通报、情况通报；行文方式：属下行文；通报11/5/202235请示报告文种请示报告权限党政机关党政机关性质陈述呈请性陈述呈请性适用范围向上级机关请求指示、批准1、向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议；2、答复上级机关的询问。语言特点请求性陈述性注意事项1、不得随意请示；2、一文一事；3、不要请示和报告连在一起写；4、事前请示；5、未得上级批复前，不得行事；6、一般不得越级请示。1、不得夹带请示事项；2、全面真实反映情况；3、形成制度；4、及时。回复必须回复视情况而定其它三种情况可以请示：1、遇到对法律、法规、法令和指示中有不明确的问题；2、工作中发生了重大问题、无规可循的问题或根据规定难以处理的问题；3、因情况特殊难以执行统一规定而需要变通处理等超越了自己职权范围的问题。

11/5/202236权限：党政机关的规定文种；适用范围：答复下级机关的请示；态度：必须肯定明确；行文形式：批复1.一般主送原报文机关；2、如批复事项需其它单位了解，可“抄送”有关机关；3．如批复事项要求下属机关普遍执行，可“批转”请示的形式行文传达领导批示，主送各个单位贯彻。11/5/202237公报公告通告

公报公告通告权限党的机关行政机关性质公布性文件适用范围公开发布重要决定或者重大事件。宣布重要事项或者法定事项。公布有关方面应当遵守或者周知的事项。公布范围国内外社会的一定范围共同特点1、不通过例行发文渠道，用张贴或登报的办法；2、没有特指的受文对象，可从内容判断是否与己有关。异同点重在报道会议或事项的结果，内容比较具体、详细，有时包含国家间相互权利义务的协议，具有条约的性质。注重紧急、即时发布消息，内容单一、概括；较多地用于业务上的专门规定或临时性的具体规定，具有一定约束力。11/5/202238条例规定

条例规定权限党的机关性质规范性文件适用范围党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。对特定范围内的工作和事务指定具有约束力的行为规范。11/5/202239函

函权限党政机关性质商洽性文件适用范围《条例》规定：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。《办法》规定：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。11/5/202240会议纪要（适用于记载、传达会议情况和议定事项）11/5/202241第三节

公文的格式11/5/2022421、文件的格式是文件区别于其它书面材料的一个显著标志。

2、由于公文的特殊属性与作用，因而决定了文件必须有规范的格式。

3、公文格式关系到维护文件的权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量；关系到公文格式适应现代化管理工作需要，并有利于提高公文处理的效率。文件的格式11/5/202243一、公文格式标准概述机关公文格式标准化定义1、标准；2、标准化；3、机关公文格式标准化。

机关公文格式标准化的必要性与意义1、公文格式标准化的必要性；2、机关公文格式标准化的意义。11/5/202244公文用纸主要技术指标：

60g—80g胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85%—90%横向耐折度≥15次不透明度≥85%

pH值为7.5—9.5二、国家行政机关公文格式11/5/202245公文用纸幅面及版面尺寸：见图

A4纸（210mm×297mm）天头（上白边）37mm±1mm订口（左白边）28mm±1mm版心尺寸（不含页码）156mm×225mm排版规格

正文用3号仿宋体字每面排22行每行排28字11/5/202246公文中各要素标识文头（眉首）部分：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（上行文与会议纪要使用）

主文部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识、公章文尾（版记）部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间11/5/202247西宁供水（集团）有限责任公司文件宁供水〔2011〕74号关于印发西宁供水（集团）有限责任公司行政公文处理办法的通知司属各单位、部室、中心：二O一一年五月二十四日主题词：行政

公文处理办法通知抄送：公司各高管、存档综合办公室2011年5月印发眉首主体版记机密★一年特急11/5/202248西宁供水（集团）有限责任公司文件宁供水〔2012〕XX号关于加强档案文书工作的函司属各单位、部室、中心：

为贯彻XX市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（X府[2008]2号）文件精神，加强集团公司及下属单位文书档案工作，·········。二O一二年五月十一日距上页边30mm距下页边20mm红色，长均为170mm11/5/202249西宁供水（集团）有限责任公司会议纪要签发：2012年第一次总经理办公会会议纪要

4月20日，×××主持召开第XX次常务会议。一会议认为，·········。会议决定，·········。

会议责成：1.XXXXXXXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

分送：XXXXXXXXX

抄送：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX综合办公室2012年X月X日印发共印X份11/5/202250第二章公文处理11/5/202251公文处理的概念：

公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文的办理包括发文办理和收文办理两大流程。

◆11/5/202252第一节

发文办理

11/5/202253各环节工作内容发文办理概念11/5/202254发文办理概念发文办理，是指以本机关名义制发公文的过程，办理时应使用集团公司专用发文稿纸。

11/5/202255部门拟稿部门核稿内部会签办公室审核签发双重复核用印登记、分发、整理归档领导交办一、发文办理的程序环节之间具有连续性、确定性、不可逆转性11/5/2022562.发文记录了本单位内外工作活动过程，为本单位积累档案奠定了基础1.发文单位通过发文行使法定的职权、表达意图、传递信息。二、发文办理的实质3.单位发文的形成与过程是由众多工作人员共同参与的组织行文。11/5/202257复核，即核发，是指秘书部门发文交付印制前对定稿的审核。注发，规定印数与印制及发出的时限。

复核与注发校对校对内容和校对格式：包括发文的用纸大小、版面设置、行距、字距、公文中各组成部分的标识等是否符合有关规定。

三、复核注发校对11/5/202258第三节

收文办理

11/5/202259各环节工作内容收文办理定义11/5/202260一、收文办理定义签收登记审核承办批办拟办收文办理指对单位收到公文的办理过程11/5/202261二、收文办理的实质收文单位收文办理行使法定的职权处理公务获取外界有关信息通过11/5/202262（一）签收签收是收文办理工作的起始环节，通过签收对收进的文件进行核对并予以确认。签收时必须做到认真核对认真检查及时妥善转送启封时应注意：对于初次来文的单位，应保留其信封，若要复文时可依据封套上该单位的地址与邮政编码等。11/5/202263（二）审核收文审核的重点：收文审核后对文件的处置：文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合规定的文件，经办公厅(室)负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。紧急公文，应当明确办理时限。是否应由本机关或单位办理；是否符合行文规则内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。11/5/202264（三）登记登记是收文程序中的一个重要环节，它是控制、管理和保护文件的基本手段，也是了解文件处理状况的依据。登记文件的主要数据：需要登记的收文：对于领导和有关人员外出开会或参加有关重要活动带回的“帐外文件”文件也应登记；内容反映上级交办事项的文件。不需要登记的收文：各种广告；各种公开的和内部无密级的出版物；一般性的公开信；一般事务性的通知、便函、介绍信、请柬等。文件的来文单位文件标题密级附件登记形式包括：簿册式、卡片式、联单式与电脑登录。登记时对封套上标明领导“亲收”、“亲启”的文件，应先交与收件人或其委托的人收阅，收件人或委托人认为文件应属机关办理，再行登记。电脑登记：是收文登记数据库特别便于掌握收文的运转状况、检索收文，通过单位的局域网，实现收文信息的共享，有利于提高机关或单位的工作效率。11/5/202265（四）分办收文经登记后即进入办理