文件与信息管理程序

深圳XXXXXXXXXXXX有限公司文件编号版次A/0文件名称 文件与信息管理程序页次1/10生效日期文件变更修定履历序号日期修订记录页次版次修订人审核人12345678910分发部门总经理 □行政部 □资材部品管部 □市场部 □开发部生产部 □采购部受控印早批准审核编制编制单位行政部深圳XXXXXXXXXXXX有限公司文件编号版次A/0文件名称文件与信息管理程序页次2/10生效日期.目的：使本公司各种文件信息作业的标准化，规定本公司各种文件信息的制作格式，使各单位质量管理体系的文件信息制订有所依循。使每个单位均依持有最新发行的文件执行作业，无效或过期作废的文件均能有效的管制。.范围：本公司质量管理体系中，不论公司内外提供之相关文件与信息均适用。.定义：一阶文件：”《质量手册》（QM）”说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件。二阶文件：“程序文件（QP）”供管理者管控跨部门作业流程之文件。三阶文件：“作业规范（WI）”规范作业者行为工作标准或指导书（指部门内部的具体操作说明）。四阶文件：“质量记录（FM）”用来记录执行结果之各类表格或报告。外来文件:为国家、国际标准、客户提供的相关文件及与质量有关的技术性文件数据（不含工程图纸）。.权责：ISO质量负责人：负责监督及裁决一切有关文件标准化的事务。行政部确实掌握公司文件统一发行、回收、分类与存档的事务。受理文件提案申请及登录。制订文件制作书写的标准规定及文件编号原则。文件分类保存并维持整齐清洁的环境。定期制订【最新文件一览表】，以确保公司文件时效上的统一。负责外来文件的接收、保存、登录、编号、管理。各部门负责人：负责相关文件的编制、使用、保管以及提出修改、作废意见。质量体系文件的制/修订、审查、批准权责表：文件类别批匕准审核制/修订4.4.1第一阶文件总经理ISO体系负责人主办人员4.4.2第二阶文件总经理ISO体系负责人部门主管4.4.3第三阶文件ISO体系负责人部门主管主办人员4.4.4第四阶文件ISO体系负责人部门主管主办人员4.5外部文件资料：由行政部统一收集，经“ISO体系负责人”批准后，由行政部保存与收深圳XXXXXXXXXXXX有限公司文件编号版次A/0文件名称文件与信息管理程序页次3/10生效日期发管制。.作业内容：文件制作规范：本规定限定于一、二阶文件适用(三阶文件的架构依据实际使用确定)。封面制作规范，封面必须包括：公司名称：“深圳致利德电子产品有限公司”批准、审核、制订人必须签名作实；文件名称:一、二阶文件名称；文件编号:详见文件编号规则(5.5)；版次:详见5.5.5相关内容；页次：所制定之文件页次及总页数生效日期:文件开始生效之时间；"文件变更修定履历”：文件修定变更明细。制订单位:文件制定人所属单位；内页制作规范，内页制作必须包括：公司名称:位于外框左端第一行，使用20号宋体字加粗；文件名:位于外框左端第二行，使用16号宋体字加粗；文件编号、版次、页次及生效日期:位公司名和文件名右端，使用14号宋体字；正文：各书写项目段落的段前间距需设置为0.5行，如设置“范围”与上一段的段前间距为0.5行，各段落的标题须使用12号宋体字加粗。文件内容力求清晰易懂，以12号宋体字由左向右依序书写。段落以固定值，设置20磅为标准。章节条文叙述，依据下列的数字排列方式： ^2.1・1・1・1.・・・・・・・ 在正文中须引用其它程序文件案名或书名，用“《》”将其注明;引用表单时用“【】”将其注明，引用某名词时用“”注明；深圳XXXXXXXXXXXX有限公司文件编号版次A/0文件名称文件与信息管理程序页次4/10生效日期文件书写内容视需要可包含下列各项：1）目的:重点说明编拟该作业程序之目的与用意。2）范围:简要说明该作业程序的适用之单位与人员之业务。3）定义:特殊名词解释。4）权责:相关单位应执行事项之重点说明。5）作业内容:说明作业现任之划分、参与作业的人员及工作范围,其内容应描述为达成目的之每一详细步骤,包含人、事、时、地、物等项目。6）参考文件:详细说明与该作业程序内容有关之文件名称。7）使用表单:该作业程序中所引出的“质量记录”表单。8）附件:该作业程序中所提及之流程或相关资料。5.1.3边框格式横打格式：上、下边距为1。0，左、右边距均为1.5cm。竖打格式：上边距为1.5cm,下、左、右边距均为1cm。表单制作规范表头第一行为公司名称“东莞市贝跃五金电子有限公司”，字体采用宋体，22号字加粗。表单名称，如：【质量记录一览表1字体采用宋体，20号字不加粗。“表单编号”采用12号宋体字，置于表单右下端。文件制订、修订、废止作业.文件制订作业各部门需要制订文件时，由各部门负责人或指定人员起草后，经相关部门会审、权责人员批准后，交行政部登录、发行，原稿存留行政部。文件修订作业若文件不符合现状需修订时，由申请部门填写【文件修订/废止申请单】说明修订的理由，经相关部门会审、权责人员批准后重新发行，修订内容填写于文件封面修订记录内。修订后文件由行政部发行，只针对文件内有变更的页次。文件废止作业：文件废止作业时，由申请部门填写【文件修订/废止申请单】经相关部门会审、权责人员批准后废止，原编号列入管制不得重复使用.在保留的作废文件原件上加盖“作废保留”印章并单独保存。文件审核与批准作业:文件制订、修订及废止审核及批准作业依4.4作业。文件编号规则

深圳XXXXXXXXXXXX有限公司文件编号版次A/0文件名称文件与信息管理程序页次5/10生效日期版次修改状态顺序号为01、02、03文件类别代号公司代号5.5.1格式一：适用于一阶和二阶文件。版次修改状态顺序号为01、02、03文件类别代号公司代号格式二：适用于三阶和四阶文件。版次修改状态顺序号为01、02、03部门代号文件类别代号公司代号文件类别代号：QM：质量手册 QP：程序文件 WI：作业指导书/其它三阶文件FM：各类表单部门代号规定：总经理：GM 行政部：HR 资材部：PS 市场部：SD生产部：PD 品管部：QA 开发部：ED 采购部：PUR文件版本所有新制订的文件均由A版开始，用B至Z代表不同的修订版。用0至5代表不同修订版的修订次数。每修订一次即换一次修订号。修订号超过5次时需将A版升级到B版，同时版次再次从0开始。文件的分发与回收行政部收到批准合格的文件，确认文件编号及版本无误后，按各部门需求份额填写【文深圳XXXXXXXXXXXX有限公司文件编号版次A/0文件名称文件与信息管理程序页次6/10生效日期件发放/回收登记表】进行发行，并在发行文件的封面上及内页的右上角加盖“受控文件”章。一级、二级文件原版经过相关部门人员签名后，原版保存在文控中心，电子档文件根据签名的相关人员将姓名电子档列在文件对应签名处。列出对应PDF档在共享区，供部门查阅，三级文件做纸质档下发。为确保文件有效到达使用单位，文件接收单位或接收人必须在【文件发放/回收登记表】上签名确认。若为修订或换版之文件，使用部门需将原副本文件退回行政部进行销毁，旧版原稿由行政部在每页上加盖“作废保留”章，保留一年后再处理。签收后的副本文件不得任意涂改，或有任何签名记号等，必须保持与行政人事部的正本文件一样完整干净。如果受控文件是作培训或其它参考用，则副本每页应加盖“参考文件”印章，但行政部不负责此类文件的版本更新管控。各部门如需借阅文件，须填写【借阅申请单】经权责部门审核、批准后送行政部办理。文件补（增）发作业程序各部门提出文件增发或补发的申请时，需填写【文件补/增发申请单】，呈部门经理/主管审查其理由是否属实，再将申请单送行政人事部处理。文件补发若原副本文件遗失，其作业程序如下：遗失单位填写【文件补/增发申请单工呈经理/主管审查后送行政部处理。行政部接到申请后按原正本文件影印，加盖“受控文件”章正式发行。申请单位于【文件发放/回收登记表】上签收。若原副本文件破损或污损，其作业程序如下：申请部门将污损文件退回行政部。行政部接到申请后按原正本文件影印，加盖“受控文件”章正式发行。申请单位于【文件发放/回收登记表】签收，行政人事部将污损文件销毁。文件增发某部门因实际需要或原副本文件不够使用时，可申请文件增发。行政部影印所需文件加盖“受控文件”章正式发行，申请部门于【文件发放/回收登记表】签收外来文件作业程序外来文件的控制及发放外来文件包括：与产品相关的法律和法规、技术规范、国家标准、顾客数据等。深圳XXXXXXXXXXXX有限公司文件编号版次A/0文件名称文件与信息管理程序页次7/10生效日期顾客提供的外来文件由销售部统一接收部门归档保存，依实际需要进行发放。行政部收集与产品相关的法律法规、技术规范等外来文件列出【外来文件一览表】并归档保存。对有版本规定的外来文件的保存应是最新版本。外来文件的编码编码位置均统一于文件的右上角。外部文件资料编号以文件来源、收文年份、月份及收文顺序流水编号.□ □□ □□ □□□ 文件流水号:从001开始 月份 年份 文件来源:从A开始文件来源:文件来源按以下代码编号：A——公司购买图书,杂志,与本公司合作的其它公司编写的科研成果等.B——国家法律、法规.C——客户资料（不包括顾客的任何知识产权）.D——供货商资料.E 其它资料.年份：以最后两位阿拉伯数字表示:如2010年用“10”表示.文件流水号:从001开始流水编号.外部文件的分发正式分发前，行政部需在复印的文件右上角加盖“参考文件”章；行政部保存原始的正本文件。文件分发签收依一般文件签收程序办理。文件分类与保管作业程序文件分类按QM、QP、WI、外部文件不同阶层，选择档案夹存放，并在档案夹裹面的前面建立“文件清单”以方便查阅，所有档案依编号大小顺序排列在档案柜内。各单位存档文件统一以A4直式用纸打孔在左边装订。文件保管为维持文件体系的存档整齐，各部门需负起保管的责任。深圳XXXXXXXXXXXX有限公司文件编号版次A/0文件名称文件与信息管理程序页次8/10生效日期文件存档不得存放在私人档案柜内，必须放置在共享档案柜内，以利作业方便.正式发行后，行政部保存正本文件及【文件修订/废止申请单】，盖“受控文件”章发行到各使用单位的文件为副本文件。除文控中心外，各单位不得擅自复印受控之文件。电子媒体文件的管理：由行政部每年12月份对公司公共盘的电子媒体文件定期COPY备份保存一次。6参考文件：6.1《质量记录管制程序》7使用表单：【文件修订/废止申请单】【文件发放/回收登记表】【文件补/增申请单】【借阅申请单】【最新文件一览表】【外部文件一览表】8附件附件一:文件制订、修订、废止作业流程图附件二:文件管制印章样本：“受控文件”章“参考文件”章“外来文件”章“作废保留”章

深圳XXXXXXXXXXXX有限公司文件编号版次A/0文件名称文件与信息管理程序页次9/10生效日期责任单位相关文件/记录各部门负责人相关人员相关人员文控文控各相关单位各相关单位文控作业流程责任单位相关文件/记录各部门负责人相关人员相关人员文控文控各相关单位各相关单位文控作业流程文件修订、文件与资料管制程序文件发放与回收登记表文件修订/废止申请单文件修订/废止申请单

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