公司采购管理制度（全面系统）

**公司采购管理制度第一章总则第一条为进一步加强**公司（以下简称“**交通”）采购工作管理，规范采购行为，保证采购质量，控制成本和提高经济效益，根据国家有关法律法规，结合**交通实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于**交通和**交通下属各级子公司开展的物资采购、工程采购和服务采购活动。第三条**交通采购工作应坚持“分工协作、规范管理；统筹资源、保障供给；公平竞争、确保质量；降低成本、提高效率”的原则组织实施，采购过程应合法、合规。第二章定义第四条物资采购：是指与行政办公有关的固定资产、低值易耗品、消耗品、员工福利用品、各类软件、工具等的采购，以及与生产经营有关的原材料、辅助材料和营销物资的采购。具体包括房屋建筑物、机械设备、车辆设备、办公家具、电子设备、生产物料、办公耗材、酒水、卡券、对外礼品、专业软件等的采购。第五条工程采购：是指为满足建设工程需要而进行的采购，包含工程施工类（工程总承包、施工总承包、专业专项施工等）、工程物资类（建设工程所需的设备、材料等）和工程服务类（工程勘察、工程设计、施工监第四十二条采购过程中形成的采购文件，应按照公司档案管理有关规定妥善保管、及时归档，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限一般为自采购结束之日起至少保存5年。第十章监督检查第四十三条未经立项审批的项目一律不得组织实施。严禁出现为规避立项审批，擅自拆分单体项目、故意降低标的金额等行为；严禁在立项审批过程中，编造客观理由、虚构限制条件，擅自改变组织方式，将应采取招标的变通为竞争性谈判、询价议价甚至单一来源采购等方式。第四十四条**交通下属各级子公司开展的物资采购、工程采购和服务采购活动及其参与人员的行为，应接受**交通采购归口管理部门、风控合规部门和审计监察部门的监督检查。单项估算采购金额达到100万元的采购项目，**交通审计监察部应派员参与采购实施活动。第四十五条凡与采购工作相关的部门和人员均须遵守国家法律法规及**交通内部有关保密、廉洁从业等制度规定，与采购结果的确定有特定利益关系的人员应主动说明并回避。第四十六条对于在采购工作中不履行国家和地方有关规定和本制度管控要求的，及徇私舞弊，玩忽职守，违反纪律规定或给公司造成损失的，追究有关当事人责任。触犯刑律的，移交司法机关处理。第十一章附则第四十七条为提高工作效率，对**交通内部单位间营销物资的采购,可以采用由业务统筹部门上报阶段性（月/季）业务实施计划的形式，代替需求审批和采购申请审批流程，并适当简化合同审批流程。第四十八条对于情况特殊、有保密要求、突发、紧急的采购项目，如按照本制度执行确实存在困难的，须按计划外采购需求审批权限，走特殊审批流程。但如发现相关人员通过故意编制虚假信息，以达到走特殊审批流程目的的，将从重对当事人予以问责、处理。第四十九条根据子公司章程的规定，重要物资采购和大额交易事项需要履行必要程序的，应履行必要程序。其他未尽事宜，按国家和地方相关现行有效的法律规范执行，并应适时对本制度作出补充和适应性调整。第五十条本制度由**交通公司办公室负责解释及修订。**交通各级子公司应根据本制度制订具体的采购管理办法或实施细则，并在正式发布前报**交通公司办公室审核备案。第五H^一条本制度自2020年8月1日起执行。理、造价咨询、招标代理、专项评估评价等）等的采购。第六条服务采购：是指除行政物资和工程以外的其他企业需求与企业经营发展相关的服务采购，包括宣传推广、品牌服务、管理咨询、顾问服务、技术服务、委托、代理、居间、设计、承揽、保管、仓储、运输、租赁等相关服务性支持的采购。第七条招标：是指采购部门（或招标代理）发出招标公告或投标邀请书，邀请合格投标单位在规定的时间、地点按照规定的程序进行投标，在此基础上进行综合比较并确定最终供应商的采购方式。第八条竞争性谈判：是指直接邀请一定数量的合格供应商就采购事宜进行谈判，从而确定最终供应商的采购方式。一般适用于性质特殊，无法确定详细规格或具体要求以及难以事先计算出价格总额的采购项目。第九条询价：是指采购部门向一定数量的合格供应商发出询价文件,根据供应商报价进行综合比较并确定最终供应商的采购方式。一般适用于规格和标准统一、使用资金少、市场价格变化幅度小的采购项目。第十条单一来源：是指为保证一致性或配套性、或不可预见的紧急情况下，由采购部门向特定的唯一供应商进行采购的采购方式。第三章职责分工第H"一条**交通公司办公室是采购工作的归口管理部门。负责建立、健全采购管理制度、管控体系和工作流程，并牵头负责各单位采购工作的总体把控、具体指导、必要审查和工作协调。第十二条各单位采购部门/岗位具体负责本单位采购工作的组织实施,内容包括收集整理采购信息、发起采购申请流程、提报相关资料（数据）、开发潜在供应商、签订和执行采购合同，并做好采购资料的整理归档。第十三条**交通和各单位财务、法务等职能部门应根据各自职责要求,参与采购工作相关的需求审批、预算与成本控制、合同法律风险把控、付款条件及付款进度的管控等。第十四条为防范在采购工作中可能出现的舞弊、差错等问题和现象，在具体开展采购与付款工作时，应确保不相容岗位相分离，包括但不限于：（1）需求计划与采购预算的编制与审批分离；（2）需求计划与采购申请的操作与审批分离；（3）供应商的选择与审批分离；（4）招标、谈判、询价、比价等操作与审批分离；（5）采购合同的订立与审批分离；（6）采购实施与验收分离；（7）采购、验收与相关会计记录分离；（8）采购付款申请、审批与执行分离。第三章需求计划及审批第十五条采购工作始于需求计划管理。每个自然年末，各单位应根据自身发展规划和经费预算，组织各部门编制年度需求计划，列明需求事项、要求、数量、用途、需求时间、归属和预算等相关信息。第十六条采购部门对各部门年度需求计划进行汇总处理，并在此基础上按照科学、明确、具体、可行原则，编制本单位年度采购计划。经内部审批通过后，报**交通公司办公室组织评审（每年12月31日前）。第十七条年度采购计划审批通过后，各单位必须严格按照批复的年度计划和预算实施采购活动。确因生产工作需要，需要变更采购计划、调整采购内容和预算的，须报**交通公司办公室，经权限领导审批后执行。原则上，年度采购计划和预算每年中调整1次。第十八条为加强采购计划的过程管理，保证采购计划更符合实际需求,对需要持续性采购的项目，采购部门应会同相关部门编制详细的分阶段、分时间的项目专项采购计划。同时，各单位采购部门应于每月25日前，向**交通公司办公室提报当月采购计划执行情况和下一月度的采购计划。第十九条**交通公司办公室会同财务、资产管理等部门，每月出具采购计划与实际执行情况的对比分析报告，作为各单位采购计划执行情况工作记录和考核依据。同时，根据资源统筹、预算管控和目标成本管理的原则，对各单位下一月度的采购计划进行汇总处理：（一）可以通过内部资源调配（含共享）满足的，应优先通过内部资源调配满足；无法通过内部资源调配满足的转化为采购需求。（二）根据**交通关于资产或服务配置标准的相关规定或交易惯例，调整各单位拟采购物资和服务的配置标准和预算。（三）对共性的、全局性的、具有规模采购效益的采购项目，由**交通公司办公室选择有利时机组织集中采购，并做好内部结算。（四）集中采购范围外的采购项目，由各单位自行组织实施，但必须坚持程序规范、质量优良、价格合理的原则。第二十条凡是需求计划之外的采购需求，需求部门必须按照需求预算金额，发起计划外采购需求审批流程，报相关权限领导审批：计划外采购需求审批权限一览表采购类别采购估算金额子公司**交通单位负责人行政副总总经理董事长物资采购工程采购服务采购＜10万元10万元W金额＜20万元20万元〈金额＜100万元VW100万元第四章采购申请及实施第二十一条采购部门根据经审批通过的采购计划和实际需求情况发起采购申请流程，详细说明需求背景，采购内容描述，紧急程度、采购方式、目标供应商选择范围及条件、预算和目标成本、是否需要样品提供和确认，以及采购行为实施责任人等，根据自身管控要求，选定最终审批人。第二十二条原则上，采购部门应根据采购项目对应的类别和采购估算金额，选定采购方式。未经审批同意，实施过程中不得随意变更。采购项目分类及对应采购方式一览表采购项目类别采购估算金额采购方式公开招标邀请招标谈判、询价议价等物资采购（含工程物资）金额2200万元V100万元W金额〈200万元VV金额V100万元VV工程采购（工程施工类）金额2400万元V200万元W金额V400万元VV金额〈200万VV服务采购（含工程服务）金额2100万元V50万元W金额V100万元V金额〈50万元VV第二十三条依法必须招标的项目，应当公开招标；符合法律规定可以邀请招标的，允许邀请招标。严禁以拆分等形式规避招标。除独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品等适用于单一来源采购的特殊情况，应招标而不招标的必须充分说明理由，并经**交通总经理批准。第二十四条公开招标的项目，应委托招标代理机构办理招标事宜。其他非公开招标的采购项目可委托代理机构代理采购，也可自行组织采购。根据采购项目的特殊要求，可以规定供应商的特定条件，但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。第二十五条供应商应从符合相应资格条件的供应商名录中选取。为了保证采购项目的充分竞争，减少或避免串标、围标和流标的风险，原则上参与投标的供应商不应少于5家，竞争性谈判、询价的供应商不应少于3家。第二十六条采用竞争性谈判、询价议价、单一来源等方式进行采购时,由采购部门组织需求部门及有关专家组成3人以上的谈判或询价比价小组,根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，建立比价体系，形成谈判/询价议价结果，共同签字确认后，会同供应商签章的报价文件、议价和谈判记录纪要等，报**交通公司办公室复核。第二十七条为简化采购程序，提高工作效率，对于生产经营用原材料、辅料、耗材、备品备件，以及通用性强、技术标准和规格相同或相近的日常办公用品和经常使用服务的采购，可通过招标、谈判、询议价等形式，确定一段时间内（原则上一年）的供应商，签订长期供货或服务合作协议。并应在满足实际需求的情况下，结合市场和价格变化，选择有利采购时机。第六章供应商管理第二十八条**交通公司办公室负责牵头建立采购供应商管理制度，制订供应商准入标准，建立采购回访制度和供应商动态评价和退出的相关机制，并负责**交通合格采购供应商名录或数据库的维护。第二十九条除公开招标的采购项目外，采购部门应根据相关规定或操作指引，择优在**交通供应商名录中选取供应商。暂未有供应商名录的采购项目，可在严格审查其他合法经营主体的资信情况、履约能力、服务质量等内容后列为候选供应商，经审批通过后纳入**交通供应商名录。第三十条对列入**交通采购供应商名录或数据库中的供应商，**交通公司办公室会同相关单位按照资格认证、合作评估、使用监督、优胜劣汰的原则进行动态考核，不断优化供应商名录，培育优秀供应商群体。第三十一条凡发现以欺骗、瞒报、串标、围标等手段入选的供应商,或经国家、政府或其他公信渠道披露有违反国家或地方相关法律法规行为的供应商，以及有严重违约行为的供应商，应列入供应商黑名单，并自登记之日起两年内不得允许其参与**交通及下属企业的任何采购活动。第七章采购合同管理第三十二条凡采购事项，除通过京东、苏宁、国美、天猫等电商平台进行的零星采购外，必须事先订立书面合同。凡未事先订立书面合同而实施的采购行为：（一）自然年累计金额达到50万元以上的，该单位年度绩效考核结果打九折；（二）发生争议或给公司造成损失的，由直接负责的主管人员和其他直接责任人员负责处理并承担责任。第三十三条合同内容由当事人约定，一般应包括：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）采购标的物的规格型号或者服务的内容；（三）标的物的数量、质量或服务的内容深度要求；（四）价款或报酬、结算方式及发票种类、税率；（五）履行期限、地点和方式；（六）验收标准和售后服务；（七）违约责任；（八）通知及送达；（九）解决争议的方法。第三十四条为提高采购工作的安全性及现金流管理的有效性，合同谈判时应尽量争取先货后款方式或者合理安排和设定付款进度。建议的付款方式为：20%-30%-40%-10%,即合同签订后预付款比例不超过20%,货物交付或服务工作完成之前累计支付比例不超过50%,验收合格前累计支付比例不超过90%。有质量保证要求的，原则上必须保留10%的质保金。第三十五条采购合同必须经由法务、财务部门审核和相关权限领导审批（见《合同金额审批权限》）通过后方可签订。对未经由必要审批程序而签订采购合同的，参照未事先订立书面合同而实施的采购行为进行处理。第三十六条采购合同正式签订后，采购人员应当依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能发生的变更及影响生产经营或工程进度的异常情况，应向相关部门出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施保证需求物资或服务的及时供应。第八章采购付款管理第三十七条采购付款申请由采购实施部门发起，付款申请应关联需求审批流程、采购申请流程和合同审批流程，并提供合同约定的发票/收据,已入库的须附验收入库单，经相关部门和权限领导审批通过后支付。第三十八条财务部门执行采购付款业务处理时应严格审查采购合同、费用票据、入库单等资料是否