公司来宾接待管理制度

Word-6-公司来宾接待管理制度【第1篇】集团公司来宾接待管理规定

集团有限公司来宾接待管理规定

第一条对外接待原则

接待工作应遵循'公平、对口、节省、周到、保密'的原则,使客人兴奋而来、满足而归。

1.公平原则:对来宾无论职务凹凸,都要公平相待、落落大方、不卑不亢。敬重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。一般状况下,级别与权限相等,同级别出面,特别状况高规格接待。

2.对口原则:公司接待任务原则上由各业务对口部门负责。重大接待工作和活动,由行政部帮助完成。

3.节省原则:内部成本效益核算。款待来宾从简,不铺张铺张。

4.周到原则:接待程度应连接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热忱、周到。

5.保密原则:一直宾介绍状况时,应留意保守公司状况、国家机密。重要会议要有记录。奇妙回避不宜回答的问题。

其次条来宾接待流程

(一)确定来访人员及行程

1.行政部接到接待任务后,应尽快确定来访人员的名单,包括人数、姓名、性别、年龄、单位、职位(级别)(如有必要,还需了解对方健康状况)等,确定我方接待人员名单,并明确双方主要联系人及联系方式。

2.依据客人的来访时间支配,拟定相应行程。

(二)来宾接待

包括:用车支配、住房支配、就餐支配、会议支配、参观支配等,并明确我方伴随人员,做好随行摄影保障工作。

1.用车支配:依据客人的级别、人数确定车辆支配,并在车内预备矿泉水以便利客人饮用。

2.迎接工作:依据来访人员人数、动身时间、地点、飞机或火车的班次,到达目的地的时间、地点,我方人员需提前十五分钟到达接待地点迎接,并预备好标有集团logo的接待牌,视来访人员重要程度预备鲜花、横幅,客人到达后,我方接待人员应主动上前帮忙搬运行李。

3.住宿支配:视详细状况预定不同标准的酒店,合理支配客房。提前了解所预定酒店房间的口碑与服务质量、周边环境。我方人员提前帮来访客人拿好房卡,在房间内布置水果、欢迎卡片、公司介绍及住房支配表,表中需注明入住人员姓名、房间号、房间电话、酒店总机号及近几日城市天气预报。支配妥当后,待来访客人到达时将房卡转交,并告之早餐用餐时间和地点。

4.餐饮支配:可依据来访人员的停留时间提前支配不同的酒店就餐,体验不同的餐饮特色。也可依据来访人员的喜好预定各种形式的餐会,包括:西餐、中餐、自助餐等(详细事项见宴会接待流程)。

5.会议支配:明确会议时间、地点、参会人员名单等(详细事项见会议接待流程)。

6.参观支配:依据来访人员的停留时间,拟定相应参观路线。重点参观我公司食品总部、在宁楼盘及南京着名景点、新建城区等。

参观我公司食品总部、在宁楼盘需提前联系好项目负责人,做好讲解工作;参观着名景点我方人员需提前联系好景点导游。我方人员还需预备好参观单位的书面材料,以便客人在参观时详尽地了解参观单位概况。来访人员中若有外宾,需提前支配好翻译人员,便于更有效地沟通。

7.礼品支配:依据来访人员的身份、级别、喜好、民族习惯选择合适的礼品,在适当的时候送给来访人员。

8.临送支配:

(1)了解来访人员返程时间,提前为其预定飞机票或者火车票,制定返程人员名单、日期、班次及到达目的地时间的表格。

(2)提前将飞机票或者火车票送交来访人员,并且依据重要程度支配好vip通道。

(3)支配我方接待人员去飞机场或者火车站欢送来访人员。

(4)告知来访人员返回地天气预报,便利提示添减衣物,并欢迎来访人员下次来访。

(5)在来访人员返回目的地后,打电话进行确认。

(三)其他事项:

1.接待任务完成以后,做好后期工作。例如:发送接待行程照片、做后期的沟通沟通等工作。

2.做好接待行程总结,由行政部秘书处工作人员填写《来访人员登记表》,将来访人员名单、来访详细事项、入住酒店及房型、用餐、预备礼品等详细状况具体记录,作为档案资料进行保存,以便客人今后来访备查,并总结阅历、改进后续工作。

第三条其他

(一)重要来宾接待需做好必要的平安保障工作。

(二)接待人员需着正装,男士应穿西装、打领带,女士应着正规套装、化淡妆。接待人员在接待过程中要留意个人言行举止及仪表。

第四条会议接待工作流程

(一)会前预备:

1.会议策划:依据参会人员级别、人数,敏捷把握会议规模,预定适合的会议室。

2.会前通知:行政部秘书处接到会议通知后,应主动了解会议名称、时间、地点、参会人员状况及会议接待要求等,并精确     传达会议信息,以便做好会议接待的预备工作。

3.预备会议资料、用品、饮品及礼品。重要客人需在会议室摆放鲜花、水果等。

4.会议酒店预定、用餐支配、车辆支配等。

(二)会场布置:会场布置工作务必在会议开头非常钟前完成,主要从会场环境、会议所需物品的预备及摆放、所需设备调试着手。

1.会场环境:确保会议室内空气流通、清爽,温度、光线相宜,桌椅干净。

2.物品预备及摆放:依据会议需要预备好白板、纸、笔等会议所需物品,要求摆放整齐有序、便利、美观。

3.设备调试:按会议需要做好投影机、幻灯机、麦克风等设备调试工作。

(三)过程服务:

1.开会前非常钟,我方参会人员做好会前迎接预备工作。

2.由秘书处人员做好会议资料收集、整理、会议记录等相关秘书事务服务及翻译服务。

3.会议期间由前台人员每隔十五分钟添加茶水一次,如遇会间休息,应尽快整理睬场,补充并更换各种用品。

4.秘书处依据客人需求,做好各地返程飞机票、汽车票、火车票的预定服务。

5.会议结束必要时,拍照留念。会议结束后,支配车辆欢送客人。

(四)会后整理:

1.会议结束后,认真检查会场,看是否有遗忘的东西和文件等;设备设施是否有损坏,做好相应记录,以便准时修理。

2.使用器皿需准时撤下清洗并消毒。清理睬议室卫生,恢复会议室环境洁净、干净。

3.理好设备,并关闭相关电源,确保平安工作。

4.秘书处人员于会后做好会议纪录整理工作,并做好会议纪录及会议照片存档工作。

第五条宴会接待流程

(一)人员确定:依据客人和公司领导的双方支配,确定支配宴会的人员名单

、地点、时间。

(二)宴会地点确定:我方人员需提前支配好宴会地点,并提前通知客人。

(三)迎接工作:我方需依据客人不同的级别支配车辆,事先迎接。

(四)时间支配:我方时间支配需连接精确     ,提前到达宴会厅,如有特别状况不能准时到达,需提前电话告知客人,并致以歉意。

(五)酒水、礼品预备:通过公