4-医院协同办公系统-dhcc oa v2

(OA系统 版本信 总 目 管理流 管理目 管理措 系统概 2、产品实施综 立项确 上线前交 项目启 项目调 调研内容和方 调研结 方案确 数据准 系统初始化&安装部 系统测 用户培 正式上 结项与验 验收前 验收准 验收工 验收遇到问题的处 验收工作完成目 总本文档对OA系统实施的全过程提供规范、详尽的实施指南。文档描述了从项目启动到项目验收全过程实施规范要求以及如何遵循实施规范的方法指南。提供医院间、科室间的协同工作以及上下级之间、等下情上达、上情下达等信息传递的办公平台。本文档的预期读者：项目组实施、OA组内实施、客户东华医院OA系统通俗概括的讲，就是医院日常办公管理系统，其主要功能包括公告发布、消息、申请、公文管理、会议管理文件管理、考核管理、不良事件管理等等。提高协同工作的效率，减少人工操作的重复操作和复杂程度；消除在传统办公中信息、分发、管理和分布的，提高日常办公管理水平；为各级进行宏观管理提供高效便利的服务，并为科学决策提供有效的参考依据；改善企业的办公环境，便于办公及时掌握、管理各方信息，改善办公条件，规范办公流程，使管理水平进一步科学化和现代化。产品的详尽功能列表参考：《DHCC-OA-V2.0-功能列表.docx本系统使用部门主体是医院的各职能科室，其中以院长使用最为一、建立健全规章制度，单位牵头推广，协调配合是保证系统使二、确认系统管理员的职责（系统信息、误发信息的删除与修改、三、确认各功能模块对应业务的或科室部门，保证对于内容的，有效减少不合理内容的传递以及对于系统使用情况的与了解；四、最后根据科室、职务、岗位等分配不同的功能权限，保证各个用户精确使用需要的功能模块。使医院实现个人、部门、岗位之间传递信息和执行组织管理规则，以及日常事务，规范管理流程、充分发挥制度优势，沉淀管理过程与结果。 公单据同时存在的阶段，每位可以以纸质方式或者办公方式发起单据。每位员工必须通过协同办公系统来发起流程单据的，否则不予。产品正式上线后，每位员工每天必须登录OA协同办公系统查看本人待办事项，以建议超过5项。2、实施实施要在指定的实施周期（实施周期：1月）内完成OA系统的上线工作，按以下阶段逐步实施，期间有严格的立项、上线条件约束，为了控制OA产品的实施，所分阶段如下：立项确认 立项条件不符合，不能启动项目实施上线前交流：立项条件符合，实施工程师与信息部长介绍的项目：启动实施，召集项目，确定实时计划、实施方案、项目、项目管理机制。项目调研：调研院办、信息部针对OA系统需要实现的主要功能方案确定：根据院办、信息部需求指定实现需求的基本方方案包含下面：调研结果、数据准备、安装部署、功能实现、系统测试，五个阶段数据准备&安装部署：项目启动需要的初始化数据功能实现 实施工程师根据《DHCC-OA-V2.0-13-方案.docx》《DHCC-OA-V2.0-17-验收功能.xlsx》逐步实现其能OA测试：联合院方测试各功能模块，及时做出相应调整，并产品培训：确认培训时间，制定培训计划，展开系统培上线：通过OA系统，实现院内公文扭转传阅打印、日常业务申请、文件管理、通知公告发布、消息收发以及个性化功结项验根据验收目标确认每个阶段有相应的文档输入和输出。12DHCC-OA-V2.0-03-产品展示3DHCC-OA-V2.0-03-产品展示456DHCC-OA-V2.0-13-方案6DHCC-OA-V2.0-11-数据准备7DHCC-OA-V2.0-22-环境部署文档8DHCC-OA-V2.0-17-验收功能9DHCC-OA-V2.0-培训DHCC-OA-V2.0-19-优秀个性化功能记录与植DHCC-OA-V2.0-17-验收功能立项确认的目的是要项目经理确认项目立项的必要条件，确保有合同的情况下才能启动项目、调动实施资源。没有合同绝对不允许调动资源。项目经理向产品组提交启动项目、调动实施资OA产品主管立项后项目经理提供合同中关于OA系统的部分给OA实施工程师，合同的内容与验收关，因此根据不同的合同内容，事先确定上线模块以1、合同细则明确，需要的功能点描述仔细比对现有系统与合同中签订的功能点，如果有的则需要在下一步上线前交流中展示，如果现有系统没有的，应与OA产品主管或者开发工程师联系，给出初步实现方案与时间计划。2、合同仅有大的模现有系统有的模块在上线前交流中展示，如果存在系统中没有的模块，项目经理与院方联系，确认未包含模块是医院需模块，如果不需要可否用其他现有模块代替；如果需要那么应与OA产品主管联系，产品主管评估开发模块的工作量与时间，以及确认是否需要商务与院方联系，签订新的合同。3、大包合同，没有提到具体功能模块4、合同是否包含如果包含则在下一步交流演示中展示《DHCC-OA-V2.-移动端功能展示.docx》；如果不包含则与院方联系，是否在交流演示中展示移动端，获得院方认可则展示。交流演示后如果院方确认需要DHCC-OA-V2.0-产品展示.ppx》去掉移动端的内容。合同查阅功能点确认后，应修改产出《DHCC-OA-V2.0-产品展示.pptx前期交流首先选择对OA有所了解的项目经理或实施同院方进行交流。若现场的项目经理或者实施不能进行OA交流，可以申请由产品组进行交流。交流方式首先选择，若院方强烈要求或特殊情况再选择由产品组到现场进行交产品交流PPT文件：《DHCC-OA-V2.0-产品展示.pptx如需要应用程序演示或其他问题咨询，可以联OA、初泳飞。OA实施工程师进行产品展示则可以直接运试库展示实际产品，结合PPT果更好。情况调研是实施前的准备工作，主要了解医院的运营状况，以及对OA系统相关数据产出流程的了解，重点了解科室的行政管理职能内容。获得大确认满足立项条件后，项目实施进行调研根据《DHCC-OA-V2.0-16-需求调研表.docx》进行逐项调具体的调研方法、调研内容、调研对象、调研注意事《DHCC-OA-V2.0-16-需求调研表.docx》中都有较详细的描述，实施可参考表，采取面对面访谈、、语音、系统对标等多种方式，深入了解医院OA现状、痛点、以及期望值。为后期制定可行的解决方案奠定基础，制通过业务流程调研、利旧产品差异化分析、以及院对OA的期望、政根据医院实际情况按照《DHCC-OA-V2.0-13-方案.docx》制定并确定医OA实施方案以及和院方确认培训时间、参与培训、制定培训计划、培训记录培训对象：信息部负责模块的、院、院办、职能科室的负责人以及科室代表。OA管理员（必须参与）：信息部OA系统，管理OA系统日运营，以及针对科室要求作出对应修改，如调整科室、岗位权限；多，职责比较重要，因此在OA系统上线过程中就应邀请OA管理员积极参与其中，熟悉系统功能模块，熟练掌握管理员的基本操作，而非《DHCC-OA-V2.0-操作手册.docx普通用户（临床医技等部门可派遣代表参与）：系统的基础功操作手册.docx》、《DHCC-OA-V2.0-使用.docx》行政中层及院（必须参与，若实在不能参与则应该派遣文秘或本科室计算机水平相对较高的参加）：区别于普通用户的是存在公文、日常申请等的、传阅等操作。项目经理或实施（必须参与）：用于解决OA平时中遇到的非技术问题以及协助各岗位完成日常操作的材料。培训资料不同角色制定不同的培训资料，目的是让各岗位，参照材料可熟《DHCC-OA-V2.0- 系统常见问题处理指导方案.docx》《DHCC-OA-V2.0-产品用户手册.docx》《DHCC-OA-V2.0-自定义表单与工作流配置操作手册.pdf为保证上线顺利的进行，在上线前应再次进行功能的确认以及测试工作，根据培训后的反馈情况，确定正式上线日期，以及根据方案内容确定推动上线的方式：第一步：院办联合信息部分功能进行上线：例如从x上线日期开始院内公告、重大事件宣布，全部在OA系统中进行，要求养成每天登陆OA系统，查看对应公告的。（运行1-2周时间第二步：院办党办红头文件下发在OA系统中进行，纸质版也同时进行，各科室可以在OA系统中查阅接收到的红头文件，也能与收到之前办公的纸质打印版本。其余科室的日常申请也应遵循相同原则。（同时运行过渡一个月时间）第三步：各个科室逐步取消纸质的流程，强制所负责的流程必须在OA上申请，能在OA系统实现的工作就在OA上操作，不再进行纸质在顺利推动上线，正式运行2个月左右之后，应产出对应的OA数据。说明系统在已经满足前期医院业务需要，通过OA测算并通过培训已经能够独立运用本系统进行正常开展OA业务活动。其标识性结果：公文管日常办文件管公告管管理考试管值班管工资查会议室管不良以上业务都在OA系统中进行，说明系统已经能够满足院方日常行政办《DHCCOA-2.017-验收能.xs》，为后续的验收提供前提条件同时院方系统稳定的运行，表明院方的需求得到了满足，将产出通用的或者典型的功能模块，则及时完善《DHCC-OA-V2.0-19-优秀个性化功能记录与移植.xlsx》，举一反三为以后项目实施提供宝贵经验。如出现功能满足院方要求，但院方不使用系统的情况，则不能作为影响验收的因素。1、确保中的功能都已经实现并且正常运。2、院方在试运行日期开始至三个月的试运行时间到达后，系统在此期间平稳运与内容。如院方没有使用系统，那么也应该进行验收。1、不存在不能执行正常功能或者重要功2、不存在严重影响系统的BUG或基本功能未实现，且没有解4、在测试以及试运行阶段的所有错误得为了使验收工作能够在医院各个层面顺利进行，准备工作显得尤其的重要，准备工作主要包括一下几个部分：提交验收计由于项目验收工作标志者实施工作的结束，进而转入免费期入到验收状态之中，时间大约为提前两周比较适宜。照程实进度向方提施作划书其中括验收通知书的时间点与验收完成的时间点，并通过会议记录或者其他的方式获取到院方主要的签字认可。资料准备1、2、调研文档《DHCC-OA-V2.0-需求调研表.docx3、解决方案《DHCC-OA-V2.0-13-方案.docx4、验收功能《DHCC-OA-V2.0-验收功能5、用户操作手册《DHCC-OA-V2.0-02-操作手册.doc6、接口文档（如果有7、相关培训8、技术资料DHCC-OA-V2.0-软硬件要求及服务器部署安docx》、DHCC-OA-V2.0-系统常见问题处理指导方这些资料是在实施不同阶段出现和使用的，确保这些资料在必要时能够及时的提交给院方，使院方的各个层面能够清楚的知道实施工作的状态，尽早出各种可能影响验收的因素，提早将这些因素解决或者。参与：需求科室、院办、信息部进行方式：信息部门组织验收会议在确认实施工作达到验收标志点后，立即按照计划向院方提交《DHCC-OA-V2.0-13-方案.docx》与《DHCC-OA-V2.0-17-验收功能清单.xlsx》，并在中明确说明验收的期限，并明确告知按照合同规定验收的时间与免费期的时间。院方确认验收通知书内容后，经院方认可后验收期间，组织对《DHCC-OA-V2.0-13-方案.docx》与《DHCC-OA-V2.0-17-验收功能.xlsx》分别予以确认请中间管理层签署验收建议，如果关系良好，可以直接要求其对程序以及对实施工作进行评价，为了保证院方有足够的时间签署意见至少在验收完成时间点前两天将中间管理层签署意见的验收确认书与操作员确认的功能验收确认书提交给最终验收确认人。验收内1、功能测邀请负责部门参与验收的功能测试，测试功能是否正常，没有问《DHCCOA-2.017-验收能.xs》上签字确认。若在测试过程中院提出修改或新增内容，则验收条件，但需要在阶段实现院方需求。2、业务流程测邀请流程制定部门参与业务流程扭转测试，测试业务流程是否适合院方实际情况，没有问题则在《DHCC-OA-V2.0-17-验收功能.xlsx》上签字确认。验收期根据方案和验收功能的内容约定验收的期限，根据整体功能模块划分验收耗时以及验收。主要包含功能验收计划用公文院办、党1公共院办、信1公告院0.5管院办、信1考试信息1值班信息1工资财务0.5会议室管院0.5不良医务部、护2信息2合计：10.5由于医院部门