《会展管理信息系统（应用方案）》

会展管理信息系统（应用方案）会展业是信息高度密集的产业，具有筹备时间长、实施时间短的特点。在整个展览期间，特别是在临近开幕的短时间内，会有很多高密度的信息，这些信息必须被及时准确的处理。一旦信息处理不及时，将给会展企业带来严重的影响。因此，许多会展企业都加强了会展管理信息系统的引进。在引入系统之前，他们分析企业的需求，包括系统架构需求、功能需求、数据需求和非功能需求。通过这些需求，我们可以开发出一个符合企业实际情况的信息管理系统，使该系统能够真正为企业的信任管理提供有效的帮助。面对大多数会展管理系统展示形式多样与功能单一的矛盾，建立一套灵活、高效、可发展的会展管理系统势在必行。（一）方案目标广州会展有限公司迫切需要建立一套灵活、高效、可发展的会展管理系统。博物馆展览有限公司想从整体管理的角度，通过建立和完善完整的业务流程，总体功能架构和设计展览管理信息系统的功能模块结构，包括计划管理、规划和监控、客户信息管理、会展管理、查询统计、系统管理功能模块，如为会展管理信息系统的建设作了基本的尝试。（二）方案内容运用软件工程技术和面向对象的分析方法对业务进行了分析。在业务分析中，明确了现有业务流程存在的问题，通过业务流程再造，重构了主要业务电子化改造后的业务流程；在功能分析中，明确了系统的功能。在功能分析的基础上，给出了系统的总体功能架构和各功能模块的结构，包括策划管理、计划与监控、客户信息管理、展务管理、查询与统计等功能模块。通过全面的信息化管理会展服务的日常业务，满足展会招商、会务、客户服务、办公、财务、管理及决策支持相结合，可以有效实现公司多个部门协同应用，有效管理不同的展会；全而的管理客户关系，分类管理参展商、专业观众等方面的数据，防止客户数据因业务人员流动而流失。（三）方案实施方式1.规划和管理会展策划是指会展企业对信息的收集和掌握、项目立项、方案实施、品牌创建和推广、会展活动、会展营销等活动。在企业重组过程中，计划管理过程进行了电子化改革。策划方案管理是根据市场调研信息，选择合适的展览需求，制定详细完整的展览策划方案，确定目标市场、展览规模、展品选择、观众人数和展区评估，以及展览成本预算。2.展会策划与监控会展策划是会展项目顺利开展的重要前提。选择合适的时间和地点，将两者合理结合是很有必要的。会展策划与监控是编制和监控会展项目策划的业务管理过程。3.合约及采购管理合同采购管理是指展览会期间涉及合同和采购项目的业务管理过程。在业务重组过程中，合同和采购管理中的合同管理和采购管理过程电子化。采购管理是为保证展会顺利进行及采购相关设施和资源而进行的业务管理过程。批准是对合同和采购申请进行业务批准的管理过程。4.客户信息管理客户是展会成功的关键因素，除了管理参展商和专业观众外，定期合作、信誉良好的建筑商也是管理的重要资源。客户信息管理就是在这个标准的基础上进行信息收集和管理的过程。在手工管理中，没有客户信息管理，信息资源掌握在相关人员手中。在业务重组过程中，对这部分内容进行整理并添加到系统中。5.查询和统计查询统计是对系统中存在的信息进行查询和统计分析的业务管理过程。手工管理无法实现业务数据查询的便利性，在业务重组的过程中对这部分内容进行整理，利用电子信息查询的便利性添加到系统中。6.展览管理会展管理是对信息发布、会展服务项目以及与会展相关的其他信息进行业务管理的过程。在手工管理中，业务流程是分散的，不系统的。在业务重构的过程中，这部分内容被整理出来并添加到系统中。7.系统管理系统管理是系统管理员管理应用系统的主体和角色参数信息的过程。（四）方案参与者负责现场管理的副总经理任开发、建设和实施的总负责人，企业计划部、销售部、人力资源部、展销营运部、财会部各派一人任项目小组成员，各小组成员在总负责人的统一调度下，参与系统的开发、建设和实施。（五）方案总体要求（1）预算合同管理是集团项目的核心业务，这些基础数据的管理非常重要。因此合同的编报、合同的变更、合同的执行过程均需要通过业务系统同步执行，通过录入这些基本数据后由用户审核通过之后即时通过传输实现，最后再实现每个团号的收入、支出滚动管理。（2）平时用户的各种业务信息原来都是通过Office或WPS数据来录入的，而且总结出了很多实用的表格，用户就希望通过这些既定的表格进行资料导入和导出，最好能通过录入系统进行资料录入和修改，录入界面也要采用预定填表式的格式，这种方式传统且简单明了，让用户能够很快地进入角色。数据在系统中进行录入。这些基本数据可能包括合同、收付款、开发票信息等等。（3）基础管理数据的导入和导出功能能够帮助用户进一步地审核和留待票据，减轻用户录入的过程，并且数据格式可以与通用的Office等办公软件格式兼容，加强系统的简单可用性。（4）智能提醒功能也是很重要的系统功能，这些功能让数据库的管理智能化，通过对信息的定制后，系统能够对项目的收入支出、合同预算审批、费用的报销等智能提醒。（5）权限管理是业务系统的重要功能，权限的细分会让业务人员能够更好地管理属于自己部分的数据。业务管理信息系统实现网络化后，不同用户的使用权限让用户各自查看所属的数据，并能够通过管理员进行随时随意定制。（6）整体系统的解决方案在设计的时候就将C/S的安全性与B/S的维护方便结合起来，这种结合使用方式还能够很好地解决内网和外网之间的数据传输问题。（六）风险预估展览信息系统打破了管理信息系统的基本设计模式，也就是说，从一开始就将为目的的展览项目管理，会展项目管理和会议管理服务为主要研究内容，对会展管理信息系统的设计提供了一种新的设计模式展览项目计划和流程管理所需的信息。从这个意义上说，虽然展览系统仍然是一个开放的系统，它可以加强控制和管理的阶段，在每个阶段的管理模式，使展览系统和过程可以控制，该系统可以实现预定的目标。因此，这样的展示系统不再是一个简单的开放系统，而是几个控制良好的闭环子系统在一段时间内的有机结合。会展管理应用系统可以解决一般问题和特殊问题。虽然展览活动的形式多种多样，变化多端，但展览的管理和过程可分为策划阶段、接待阶段、展览阶段、闭幕阶段和休会阶段。可以完全忽略每个活动形式上的差异，可以将每个阶段的工作抽象为计划、组织、实施和评审的研究内容。因此，信息处理可以分为三个阶段。系统用户的主要任务是制定需要完成的任务（项目）清单，并对项目的实施进行监督和控制。在会展活动中，将业务处理工作整合到系统管理中，即在项目管理的前提下，实现业务数据处理，提高业务数据处理的内涵、意义和针对性。展览活动的周期可能很长，但真正的活动只有几天，其他时间在策划和准备中，他们的作品直接影响着展览活动的顺利举行和观众的满意度。如果出现了错误，就很难修复和恢复影响。因此，有必要在事件发生的早期