物业管理公司行政管理制度及相关规定

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档物业管理公司行政管理制度及相关规定已2010一、办公用品管理1、办公用品的采购、验收、保管、发放统一由综合管理部管理，其中采购与保管工作由两人分别负责。2、需要领用办公用品的部门在每月25日前将计划用《办公用品申领单》报至综合管理部，由综合管理部审核，执行总经理审批后统一进行采购。3、综合管理部购买办公用品后，必须登记造册，财务部定期进行账实核对。4、领用办公用品时，综合管理部做好领用登记手续。5、员工领用办公用品后，要妥善使用保管，如非正常原因造成损坏的，要按原价予以赔偿。6、耐用办公用品（如：订书机、笔筒、尺子、剪刀、文件架、计算器、水笔、名片本等）每人按需要领取，最多只能领用一套，丢失、损坏自己负责，员工辞职须交还给公司或缴交等值钱款。7、易耗办公用品要节约使用，纸张要双面用完后方可废弃。用毕到综合管理部登记领取（如：大头针、回形针、胶水、透明胶、双面胶、信签、笔芯等）。8、所有员工领用办公用品应每月统计一次，并由综合管理部公布领用明细。9、大宗（特殊）办公用品的购买，须做好计划并报公司总经理批准。10、员工福利用品采购，由综合管理部负责制定计划，经公司执行总经理审批后执行。11、公司员工如因各种原因离开公司的，要到综合管理部办理好办公用品归还手续后，方可办理人事手续。二、固定资产管理制度1、固定资产是指使用期限超过一年且单位价值较高的房屋、建筑物、机械设备、运输工具、电脑及电脑软件、仪器仪表以及其他与生产经营有关的主要设备、工具和器具等。不属于生产经营主要设备的物吕，单位价值在2000元以上且使用期限超过2年的也应当用为国定资产。2、公司使用的固定资产，任何人不得侵占。固定资产的增减变动，必须严格按照管理分工，履行规定的审批权限和手续制度。3、按照“统一领导、归口管理”的原则，实行综合管理部、各职能部门两级管理。（1）公司综合管理部全面负责公司所有固定资产的综合管理，财务部配合综合管理部，并由财务总制定固定资产管理办法和措施，根据公司领导的批复，决定固定资产购置、报废等事项。（2）各职能部门负责归口管理本部门使用的固定资产，负责本部门固定资产的记录与管理。4、各部门负责人对本部门固定资产管理负主要责任。部门负责人以及资产管理人员工作调动时必须将固定资产点交清楚，由于工作失职，管理不善造成损失的要追究责任。5、公司建立固定资产责任人制度，在固定资产清册中明确各项固定资产的管理责任人。按照“谁使用、谁保管、谁维护”的原则，管理责任人由固定资产的直接使用人担任。6、按照“归口管理”的原则，各职能部门负责建立固定资产台账，每年年终，财务部负责组织有关部门对固定资产实物进行清查盘点。通过清点发现的盘盈、盘亏和毁损，应查明原因，按规定办理相关手续，以保证账、卡、物相符。。三、印鉴管理制度1、印鉴的登记（1）印鉴在综合管理部进行登记，综合管理部建立印鉴台账，包括印鉴刻制、改制、废止时间、经办人、印鉴式样以及领用人，此账永久保存；（2）印鉴在公司以外登记或申报时，应由管理者将印鉴名称、申报年月日以及申报者姓名汇总后报综合管理部。2、印鉴的保管公司行政章、合同专用章由综合管理部保管；公司财务印鉴由财务部保管。3、用印手续（1）用印审批：申请人应持盖章文件及填写“用印申请单”，报综合管理部审查，经执行总经理批准后方可使用，专用章由负责管理的人员及所属部门经理按照公司相关制度保管及使用（财务印鉴的使用审批程序，按公司财务制度相关规定办理）；（2）公司印鉴的使用原则上由印鉴管理人或文件处理人掌握。印鉴管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的签名或签章。印鉴管理人对未经签发的文件，不得擅自用印；（3）代理实施用印的人要在事后将用印依据或用印申请单交印章管理人审查，同时用印依据及用印申请单上应有代理人的签名；（4）公司印鉴严禁带出公司。如特殊原因要带出公司时，需报批准。四、保密制度1、机要文书保密等级的确定和保管（1）公司机要文书按照保密程度分为普通、秘密、绝密3个等级，在文件上加盖相应保密等级的红章，凡查阅公司机要文书需填写《借阅资料申请单》，根据权限经相关批准人批准后，方可查阅；（2）机要文件的原件和保密等级红章由保密人员保存，若进行复印必须注明复印份数和去向，在复印件上同样加盖相同的保密等级红章。2、信息保密（1）公司所有员工必须对公司所有经营、业务、经济等方面的信息予以保密，禁止与无关员工或公司以外的人员以各种方式传递信息，若因泄密给公司造成经济损失者，公司将视其情节的轻重对泄密者给予处分，严重者可予以辞退，并追究经济、法律责任；（2）机要文件的保存应该采取严格的防范措施：相关书籍、信件、纸张应加锁予以妥善存放；以电子文件形式保存的须加上相应的密码。3、档案室管理（1）公司设立档案资料室，行政类文书（文件、合同等）、档案（人事档、项目的各类批复、证件等）及公章由综合管理部指派专人管理；（2）档案室钥匙统一由综合管理部派专人负责保管；（3）各部门需要在档案室存放的文件、物品、可以自行派人保管档案室内文件柜钥匙，但进出存取文件、物品，必须由综合管理部专门管理人员同时在场，以确保公司机要重地的安全。4、员工离职后不得泄露公司的机要文件中的信息，否则应对公司由此引起的损失负赔偿责任。五、文件管理规定1、全部公文归公司所有，任何人不得私自占有。2、公司任何人必须严格保守文件的机密。3、凡重要事宜的请示、报告、汇报、传达、答复、指示等，一律以文件形式进行，即使在紧急情况下不办理，事后也必须以文件形式记录下来。4、文件的处置必须以准确、迅速为原则，且明确责任。5、公司文件的收发、领取和寄送，原则上由公司综合管理部负责。6、行文必须简明扼要，一事一议，言语措辞力求准确规范。7、文件的起草必须征得主管同意，明确起草文件的责任人，在主管明确决定之后由起草人定稿抄写，执行总经理签字同意后方可发文。8、文件的处理（1）由部门主管以上人员负责对文件进行审阅和进行必要的处理，或者由其反指定下属对文件进行具体处理；（2）如遇重要或异常事项，必须及时与上级取得联系，按上级指示办理；（3）各种关联事项，必须与各相关部门商议后方能处置；（4）文件的发文部门有责任督促有关部门处理文件的指定事项，以防发生延迟或停顿。如发生拖延或停顿现象，应及时向上级汇报并请示处理意见。9、文件的阅览文件被阅览后，阅览者必须签字表示阅览完毕，如有必要，可在文件空白处签署意见，并转给文件的主管或下一阅览人。六、计算机管理规定1、公司计算机是用于工作的辅助工具，只能用于处理工作相关事务，任何人不得在公司网络上从事与工作无关的事项。2、计算机属于固定资产，申请购买、转移和处理需经执行总经理批准，日常管理由网络管理员负责（详见《固定资产管理制度》）。3、严禁任何人以任何方式破坏公司计算机网络的正常运行或窃取公司网络上的保护信息。4、任何部门和个人应高度重视保护公司的信息和商业秘密，对于各类保密信息必须保证有严密的授权控制，未经批准不得向任何人提供、泄露，违者视情况轻重给予处罚。5、员工使用计算机制作文件、资料或者传递信息时，必须按照要求和规定，科学地采集、输入，同时严格保密。6、部门经理及以上员工的专用计算机和重要部门（财务部、综合管理部、开发部、设计部、审算部）的计算机须设置开机密码。7、除网络管理员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机或相关计算机设备。8、信息载体必须安全存放，保管，防止丢失。任何人不得将机要信息载体带离公司。9、电脑使用者应爱护各种设备，降低消耗费用。对各种设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。10、严禁在工作时间内上网浏览与工作内容无关的材料信息，严禁在任何时候将电脑用于玩游戏、上网聊天。违反者视情节轻重，给予不同形式的处分直至开除。11、电脑使用者都应将信息资料备份，以免信息丢失。12、任何计算机需要安装软件时，须由相关使用人提出书面报告，经部门负责人同意后，由网络管理员负责安装。七、卫生及安全管理制度（一）办公室卫生1、员工负责自己在办公室（办公区域）的卫生工作（副总经理级别以上的办公室、会议室及公共区卫生由专人负责）。2、员工必须保持办公区内卫生和物品摆放的整齐。3、每天下班前，将书籍、文件、资料放入书柜或办公桌，保持桌面整洁，桌面只留下文件框、笔筒、电话等物品。4、每天下午下班后作为办公室卫生清洁时间，垃圾袋放置到指定位置。5、公司内办公室的卫生由综合管理部进行监督和不定期的检查，其检查结果作为部门绩效考核内容之一。（二）安全1、下班离开办公室的时候一定要关好门窗，放长假的时候要在门上贴上封条。2、在建筑、设备、工作现场容易发生危险的场合，应采取防护措施。3、下班时，关闭所有的电器，并且切断电源。4、严禁在办公室内使用酒精炉、煤油炉等易燃、易爆物。5、办公室定期对安全装置、消防设备、救生用具进行安全检查。6、对员工应进行消防知识、救生方法等方面的培训。八、办公车辆管理规定1、综合管理部负责公司办公用车的购置、租用、调度、使用、维护和驾驶员的教育管理。2、办公用车的使用范围（1）公司总助以上外出活动用车；（2）公司财务部提取大额现金用车；（3）公司部门经理以上外出联系业务，确需用车者；（4）公司员工有4人或者4人以上同去一个地方办事。3、办公用车的派遣及使用（1）办公用车派遣由综合管理部统一调度；（2）用车部门须提前由部门负责人向综合管理部申请用车，并说明用车的时间，地点，经同意后方可用车，用车人须凭出车牌找司机出车。办完事后用车人须立即将出车牌交还综合管理部，并在派车登记表中签字，如有变化或取消用车须通知综合管理部；（3）工作急需临时用车，由综合管理部视情况调整派车；（4）严格控制出车外埠，确因工作需要出长沙的，必须经公司领导批准；（5）严禁用公车办私事；（6）出车后因事情变化或其他原因需改变行车路线的，要及时向综合管理部进行请示同意后方可用车；（7）一般情况下，送达目的地后，司机即返回；（8）一般用车，需提前2小时申请，长途用车需提前1天，因特殊任务紧急用车，先出车后补手续；（9）每日下班后，司机一律将车辆停放在公司指定的停车场，未经批准，不得将车辆开回私人住处或其他地方。4、车辆每次维修前必须填写“车辆维修申请单”，批准后方可在公司指定的维修地点进行维修和保养。5、公司实行定点加油，司机一律凭票在指定加油站加油。6、驾驶员的管理（1）公司专职驾驶员及非专职驾驶员统一由综合管理部负责管理；（2）驾驶员用车时，要爱护车辆，严禁在车内吸烟、吃零食；（3）司机在工作时间内严禁饮酒，违者给予纪律处分；（4）因驾驶员责任发生事故或损失，视情节轻重和损失程度给予经济处罚或行政处分，并由驾驶员承担全部经济损失；（5）驾驶员要定期或不定期对车辆外部进行清洗，车室内卫生每日一做，并要求在出车前完成，始终保持车辆光亮清洁；（6）驾驶员必须领用油票后，不准私用；（7）驾驶员必须在拿到出车牌后方可出车，不得私自出车；（8）购置任何车辆所用物品，严格遵循事前申报制度。九、外派人员住房规定1、公司以方便工作为目的，尽量要求外派人员就近居住。2、由综合管理部负责住房租赁、支付房租、物管等事务。3、由综合管理部统一安排住宿、不得私自租房，否则费用自负。4、原则上外派总助以上领导每人配带家具住房一套，其他员工每人配带卧具住房一间（即二房的住二人，三房的住三人）。5、房租、物业管理费、有线电视费由公司负担，水费、电费、电话费、煤气费由租住人员自理。6、外派人员的伙食自行解决。7、本地招聘的员工自行解决住宿。十、加班管理规定（一）加班管理1、按国家法定工作时间规定，周内累计工作时间在48小时以内（包括48小时）者，视为正常工作，不以加班计。2、公司要求员工在正常工作时间内完成本职工作。若上班时间未能按时完成，公司不确认为加班；只有员工在办公时间之外协助其他部门工作，或进行特别专项业务的，方可批准加班。3、部门主管及以上人员有责任和义务按计划顺利完成公司所分配的任务，不能以此作为加班处理。4、不安排女员工在怀孕期或哺乳未满1周岁婴儿期间加班。5、为了加强加班管理，公司将强制执行加班提前申请办法。如果不能在规定时间提交申请加班的员工名册、加班内容及工作时间，则实际加班时间视为无效。6、加班审批（1）确因工作需要或临时额外性工作安排方可批准加班；（2）部门员工申请加班，首先应注明预计加班工作量及预计完成时间，报本部门经理核定，并报执行总经理批准；（3）各部门安排员工周六周日加班，必须在周五下班之前提交休息日值班表。经部门经理核准，报执行总经理批准，并报送综合管理部备案。7、加班时间限制（1）一般每日不超过1小时，特殊情况每日不超过3小时；（2）每月累计加班一般不应超过36小时；（3）周末和节假日的加班依据休息日值班表确定，表上需注明预计需要工作的小时数，除非有特殊情况，实际加班时数计划能相差太运，部门经理和主管领导需要对加班时间进行监控和评估。（二）加班程序1、凡需加班者，均须填写“加班申请表”申请加班，经部门经理和总经理批准后方能加班。2、员工加班开始及结束要在考勤机上打卡，加班时间的计算将按加班考勤卡和加班申请单日批准时间对照计算，无效加班时间将不享受加班费补贴，加班卡和考勤卡分开，由个人保存。3、每月综合管理部统计加班情况，在员工工资中支付加班费。（三）加班补贴计算1、平日加班。平时加班公司按具体情况给予相应的加班补助。2、双休日加班。双休日加班为当月日平均工资的2倍。3、法定节日加班。法定节日加班为当月日平均工资的3倍。4、综合管理部司机在工作时间之外接送客人按加班计算，其享受如下补贴：送站一次补贴10元；接站一次补贴20元，具体接送时间及内容事前或事后要及时到综合管理部填写登记表，部门经理签字确认。（四）调休1、加班员工可不领取加班费以调休代替。2、凡调休的员工均应填写申请，经部门经理和综合管理部经理同意审批，副经理及经理级以上人员加班须经执行总经理审批并报综合管理部备案。3、调休时间以半年为最小单位。十一、合同管理条例1、经济合同法是调整平等主体之间经济关系的法律规范。公司的经济合同是公司业务经营的凭证。加强合同的管理，对于维护公司的合同利益，确保公司的经济效益，具有重大的意义。2、综合管理部负责处理公司的法律事务，以及合同的管理检查，监督合同的执行。拟定合同要严格依照国家的法律、法令、法规和政策，认真了解对方的各项基本情况，并且注意结合公司具体情况，做到文字清楚、定义准确、逻辑严谨、叙述规范、结构完整、内容详尽，权利、义务关系和违约责任明确，日期、期限和数字准确无误；3、公司对外签订经济合同，应以公司的名义进行，一律使用公司合同专用章。合同由业务部门起草，经财务部、审算部核实，由主管副总经理认可，并经法律顾问审查，由总经理或执行总经理签字（或盖章），公司其他人代表公司签订合同，应有总经理授权才能办理；4、对外签订经济合同程序为：先由经办部门经理同意，业务部门起草，经财务部、审算部核实，由主管副总经理认可，并经法律顾问审查，报总经理或执行总经理审批后盖合同章。合同原件由综合管理部存档备案，经办部门留存复印件。未经上述审批程序的，合同管理人员不予盖章，财务不予付款；5、在合同执和过程中，如需中途变更或解除，由原经办业务部门提出意见，报总经理或执行总经理决定；6、经济合同履行过程中，如发现隐患或出现纠纷，经办人或经办部门应立即向主管领导反映，并及时采取对策，避免或减少公司的经济损失，维护公司合法权益；7、凡属发生法律效力的经济合同正本，一份应由经办人及时送交公司综合管理部分类编号造册、登记、保管，另一份在综合管理部编号后交财务保管。其他人员，如分管业务、财务的副总经理、经办部门，则立卷保存复印件。综合管理部立卷保存的经济合同，应把每个项目或每笔资金的合同和全部附件原件装订一起存档长期保存；8、发生法律效力的合同（含重要的附件）从签订之日起至失效之日止。失效的合同（含重要的附件）从失效之日继续封存十年；9、合同（含重要的附件）的复印和散发：公司的经济合同除原经办部门业务需要可复印外，其他部门、人员未经执行总经理同意，一律不得复印和散发；10、合同的借用：合同正本、副本的原件原则上不准外借。如有关人员确实因特殊原因需要借合同文本，须填写“合同复印人借单”，经执行总经理签字批准，方可复印或定期借用，用后按期交回保管；11、合同封存、销毁：失效的合同由主管财务的副总经理主持封存。封存期满的合同，造册登记后销毁；12、合同遗失，特别是正本和附件原件遗失，遗失人要及时上报，并有责任继续查找，查明原因和情况后，根据情况及时进行处理；13、合同履行期间，如发生纠纷问题，主办业务部门应依照合同条款和法律的规定与对方协商解决，协商不成，需要按拆讼程序或仲裁程序解决的，经总经理或执行总经理批准、授权业务代表公司进行处理。十二、工程管理条例（一）工程施工管理1、工程项目负责人要协调公司各部门及政府各职能部门，督办工程开工报建等各种手续；熟悉与项目建设有关的政策法规，争取在政策许可范围内减少有关费用开支；2、现场施工管理人员必须履行监督、指导、协调、管理的职责，严格按照有关规定进行现场管理，维护公司的利益；3、施工管理人员必须熟悉施工现场情况，熟悉施工图、图纸会审纪要、施工承包合同及施工单位的施工组织计划等。要结合承包合同，编制各工程的控制性网络进度计划，提出进度目标，审查施工队的进度计划，督促施工队按合同完成进度。发现影响工程进度因素要及时解决，并向公司领导汇报。要根据施工进度提早督促施工单位增长设备、人力、材料等，尽量避免因一些未预见的因素影响工程进度；4、审查承包商的质量控制体系和措施，按承包合同、设计图纸和设计要求对施工质量进行监督，严格把好质量关；5、施工管理人员要建立施工日记，保存好有关的图纸、合同、签证等资料，待工程竣工后交公司设计部归档；6、施工管理人员要坚持“安全第一”的思想，不仅要带好头做好自身的安全防护，而且要督促施工单位做好安全生产的教育宣传工作，以及工地的防护工作（即防火、防盗、防破坏和损坏、防危害周围建筑物和居民的安全），保障施工不幸卫生，做到文明施工；7、工程中的重大问题，如修改设计、增加工程费用、顺延工期、变更建材等，工程管理人员应首先征得施工管理部领导和公司领导同意后方可处理，不得自作主张；8、工程技术人员必须密切配合工程预结算部做好工程结算工作，按预结算程序要求提供有关资料；在工程竣工前一个月给设计部发出通知，协助设计部完成竣工面积计算图；做好与牧业管理公司的交接工作。（二）公司施工材料、设备的管理1、购买施工材料、设备，经办部门或分公司应根据工程承包合同或总经理批示，做出计划（包括用途、采购上点、生产厂家、品种、数量、单价等），送材料设备部审核、总经理或执行总经理审批后方可购买。大宗材料设备的购买必须公开招标或经公司大宗材料设备采购顾问班子共同议定，订立购销合同；2、采购部负责施工材料设备选购的审核工作，了解掌握施工材料、机电设备信息，了解生产厂家的质量、价格、供货期、售后服务等情况，提供给相关部门；3、采购人员应本着对公司负责的精神，所购材料要物美价廉、符合公司要求、检验手续齐全。采购人员不负责、疏忽大意，造成公司款项被骗或所购材料设备质量差、短少、工期被延误等问题，要追究有关人员责任。对未认真履行审核职责的部门，也要追究责任。严禁采购人员接受和索要回扣、接受供货方请客送礼。否则一经发现，按违旨、受贿处理，情节严重者追究其法律责任；4、未履行本规定审批手续的，财务人员有权拒付货款。财务人员拨款必须根据采购计划审批单、购销合同，经审核无误后方可拨付。拨款时预留5-10%的保证金（或按合同规定预留）；对购买设备的验收合格后，结算时预留1-5%的保修金（或按合同规定预留）。（三）工程签证及工程款拨付管理1、公司要求各部门严格控制工程预算外签证，有变更通知的，不允许办理重复签证；签证除人工费外，一般不允许签单价。人工费单价不允许超过市场价；2、工程预结算部要配合施工管理部控制好工程款、设备款的拨付，凡工程进度款、设备款，必须经工程预结算部经理签字。财务部拨款后必须将付款底单交工程预结算部登记存档。各分公司的工程款、调整设备款拨付，先报工程预结算部审核，经总经理或执行总经理签字才能拨付；3、工程预结算部的结算工作必须认真细致，财务部门根据甲、乙双方审定并签字盖章后的结算书付款。（四）工程结算管理1、完善公司工程结算管理，