会议管理办法

深圳市CX科技会议管理方法第一章总那么为规范公司的会议管理，提高会议质量和会议效率，根据现阶段深圳市CX科技（下称“本公司”）的管理实际情况，特制定本方法。本方法适用于本公司的所有会议管理。第二章会议分类及会议组织者职责公司会议包括：A公司级会议：包括公司年度、半年度工作会议、总裁办公会议等。B专题会议：包括公司技术会议（如产品月度例会）、业务会议（如季度、月度经营会议）等。C跨部门会议：指公司内部两个或两个以上部门共同召开的会议。D部门会议：各部门内部召开的会议（如部门例会等）。会议组织者指发起、组织会议召开并对会议过程进行全面协调、实施的部门或个人。会议组织者的职责：选择会议地点，确定会议目标，安排会议日程，制定会议预算，协调、实施会议事务。第三章会议召开原那么会议的召开将导致会议本钱的产生，包括直接本钱、时间本钱、机会本钱和无效会议导致的损失，因此为提高会议效率、节约公司资源，公司各项会议应贯彻精简、高效、节约的原那么，在充分发挥例会作用的基础上，严格控制各类临时性会议，严格控制会议规模，尽量开小会和短会。第四章会议管理4.1会议召开审批流程：4.1.1公司级会议由会议组织者向主管SVP提起申请，主管SVP审批同意后提交公司总裁审批，公司总裁审批同意后方可组织召开会议。4.1.2专题会议及跨部门会议由会议组织者向主管SVP提起申请，主管SVP审批同意后方可组织召开会议。4.1.3部门会议经部门总监审批同意后方可组织召开会议。4.1.4所有会议如需使用公司会议系统须由会议组织者报行政商务部批准、备案。4.2会议准备：4.2.1公司级会议、专题会议、跨部门会议召开前，会议组织者必须以书面的形式向参会人员发放会议通知。会议通知必须说明会议召开的时间、地点、会议内容、参会人员及需配合的准备工作等内容。会议通知可参考附件一《会议通知模板》。除公司总裁办公会议之外，其他非例行会议原那么上须在会议召开的前1个工作日发出会议通知。4.2.3会议召开前，会议组织者须提前布置好会场，包括按与会人数摆放好桌椅、进行设备调试、准备会议相关的文件或资料等。参会人员不得无故迟到、早退、旷会。参会人员因特殊原因不能按时参加会议或无法出席会议，须在会前向会议组织者提出申请。4.3会议召开：4.3.1参会人员必须按时参会，不允许迟到或提前退出会议，参会人员必须把通讯工具设置为无声或振动，会议进行期间不得在会场内拨打或接听。4.3.2会议开始时，会议组织者/会议主持人应对本次会议的目的进行说明，对会议议程和时间安排进行说明，介绍参会人员，宣布记录人员。4.3.3会议召开过程中，会议组织者/会议主持人必须注意控制会议时间、维持会议秩序、提炼会议主线，将注意力聚焦在本次会议议程和议题上，以到达会议的简洁、高效。会议组织者/会议主持人应给予参会人员均等的发言机会，创造使所有参会人员能自由发言的气氛。会议发言者的发言应言简意赅，紧扣议题，同时遵循会议主持人对议程控制的要求。对会议争论事项，参会人员应本着对事不对人的原那么，开放心态，倾听不同意见，进行换位思考，树立全局意识。4.3.4会议组织者/会议主持人在会议结束时应对本次会议进行归纳总结，明确会议决议事项，防止议而不决。4.4会议记录4.4.1会议组织者负责或指定专人进行会议记录。会议记录应如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容。原那么上须在会议召开后的1个工作日内发出会议纪要。会议纪要可参考附件二《会议纪要模板》。4.4.2公司级会议、专题会议、跨部门会议的会议文件如会议资料、会议纪要等，会议组织者须按周提交行政商务部相关接口人存档；对重要会议文件必须做好必要的保密措施。4.5会议结束4.5.1会议结束后会议组织者应负责整理会场。4.5.2对会议达成的决议事项，相关责任人应于会后作出明确部署，确定时间计划、具体操作方案等。责任人对会议决议须进行有效的跟进、督办、反应等,