新接项目进驻程序

P-35新接项目进驻程序1.0目的为适应集团新接物业项目的快速拓展，加强集团对新接物业项目的规范管理，保障集团对新接项目的品牌、品质的连锁输出，保证新接项目能尽快按照集团要求开展运营。2.0适用范围集团所有新接物业项目。职责3.1集团市场发展中心负责和集团行政人事部沟通项目投标/进驻计划表。3.2集团行政人事部负责提名新接项目负责人，协助新接项目调配、招聘人员，人工成本测算，进驻后培训与指导行政事务/人力资源/企业文化各模块工作流程与标准，购买公共责任险。3.3集团综合管理部负责协助新接项目的工商事务办理，VI系统制作，相关入驻签署资料的编制，外包服务合同的新/续签等，建立一体化管理体系，内部管理、品质督导流程，上线品质移动核查系统。3.4集团计划财务部负责培训新接项目的财务人员学习集团《财务管理制度》，使用极致收费模块、金蝶财务系统，建立收费、做账、报销等财务流程。3.5集团创新服务部负责建立创新业务流程及创新业务团队架构。3.6集团工程专家顾问负责协助项目的承接查验，建立机电设备运行维护流程。3.7项目经理负责向集团分管领导汇报新接项目进驻方案，并根据项目情况，向集团提请人、财、物的协助配合，组建项目管理团队，明确岗位工作职责，编制项目进驻计划、指挥现场进驻、落实集团各项规章制度。3.8项目事务部负责新接项目的工商事务办理，VI系统制作，相关入驻签署资料的编制，外包合同的新/续签，按一体化管理体系建立客服、环境工作标准、流程。3.9项目工程部负责编制机电设备承接查验计划，现场设备查验及问题汇总，制度上墙，按一体化管理体系建立机电设备运行维护流程等。3.10项目秩序维护部负责编制安全队伍进驻计划，岗前培训，现场指挥进驻，安全制度、岗位职责上墙，按一体化管理体系建立安全管理工作流程等。4.0工作程序4.1市场发展中心每季度向行政人事部提供《季度项目投标/进驻计划表》，4.2行政人事部根据《季度项目投标/进驻计划表》，提前做好人才储备，含项目经理、工程主管、安全主管等；4.3市场发展中心在确认项目中标信息后，将中标信息及项目进驻需求信息（投标文件）发送给行政人事部，行政人事部根据项目的进驻需求向集团办公会提交任命项目经理的议题，经会议通过后，确定集团分管领导，任命新接项目经理。4.4市场发展中心在三个工作日内将投标文件发送新接项目经理，项目经理参与物业合同的编写及后续与甲方的沟通。4.5项目经理按合同搭设物业项目架构，组建团队（优先选定工程主管），根据项目情况编制《新接项目进驻计划》，并向分管领导汇报，申请项目备用/启动金，并按照进驻节点安排进驻现场。《新接项目进驻计划》应明确以下内容：a)入住时间及进驻安排；b)负责办理入住手续的工作人员、岗位职责及培训计划；c)入住手续办理的程序；d)入住过程中使用的文件和表格及其数量；e)施工区域的隔离及标识与入住现场的环境布置（仅新建项目）；f)入伙现场布置费用（仅新建项目）；g）项目清洁拓荒费用（仅新建项目）；h）相应配合增加的人工、物资、伙食等费用；i）工作进度倒计时计划。4.6项目进驻工作包含但不限于：4.6.1新建项目4.6.1.1销售期a)项目经理跟进《前期物业管理合同》（住宅）/《物业管理合同》的签订。b)项目经理按照合同约定，招聘相关岗位员工，开展岗前培训，内容参照《售楼处物业服务礼仪及服务流程培训》。项目经理不定期巡视现场，并和甲方沟通，发现并解决问题。c)制定火灾、治安、急救、防汛、电梯困人等应急预案，明确各岗位在突发事件中的工作职责。4.6.1.2筹备期（进驻期前2个月）a)根据项目入住时间，提前到当地政府部门办理工商注册、行政事务及备案，提前了解水、电、煤的办理流程，并联系水、电、煤、电讯等企业共同参与一站式入住服务；b)项目经理与甲方沟通，跟进落实办公室、宿舍的装修布置；c)项目经理组织集团工程专家和项目工程部踏勘现场及图纸会审，了解项目的机d)房设置，强、弱电系统，给排水系统，消防监控系统，巡更系统，门禁系统，电梯系统，停车场道闸等，参加建设方的竣工验收，组织开展项目的承接查验。工作要求详见《项目管理前期介入程序》4.4.1内容。e)工程部将承接查验中发现的问题汇总给甲方，确定返修方案、返修责任主体及通讯录。但如有以下方面的，项目应拒绝接管验收：——严重违反国家有关法规的；——未能通过有关政府部门验收的；——工地与交付物业不能有效隔离的；——机房不能完全独立封闭的。f)集团综合管理部协助编制各岗位工作职责、工程程序、管理制度等；g)集团行政人事部协助开展人员调配/招聘，签订人事合同，购买社保，录入极致系统，协调工装、工卡的配备及食宿安排；配合开展企业文化宣贯及岗前培训，含礼仪礼貌、岗位工作职责、管理制度；购买第三方公共责任险。h)项目事务部按照集团VI标识系统，统计含物业服务中心牌匾、部门标识、设备房标识、岗位职责、管理制度、宣传栏、通知栏等各类标识数量，集团综合管理部可协助设计，主要的VI标识于入伙前一周制作完成并张贴相关部位。i)项目事务部根据项目实际情况，制定入住办理流程，印刷入伙时需要用到的各类表格，需新增或修改的报集团综合管理部授权使用；j)项目事务部根据实际需求情况，购置入伙用的物品，做好出入库登记。k)项目经理提前一周完成各专业外包单位的调研及比价，填写《供应商评价表》，新签各外包合同，如保洁、绿化、消杀、绿化租摆、安保、电梯维保、消防维保、管道疏通/化粪池清掏等合同。l)提前一周和开发商确认完入伙路线及地点，入伙现场布置等；m)清洁拓荒应在入住前四天完成；n)项目秩序维护部针对可能出现的突发事件，编制应急预案，组织并培训义务消防队；o)办理入住手续的工作现场应张贴入住公告及业主入住流程图，并指定专人负责业主办理入住手续时的各类咨询和引导；p)入伙前两天需安排所有工作人员进行培训（包含工作职责、项目应知应会）及实战演练，使员工全面掌握工作要求，达到服务品质。现场指定专人负责秩序的维护及业主办理入伙手续时的各类咨询和引导，以便于业主办理各项手续。4.6.1.3入住期（入伙时间至入伙后两月）项目经理现场指挥、协调物业工作人员各司其职，按照入住（驻）办理流程，有序接待客户办理入住（驻）手续。住宅入住（驻）办理流程图物业服务中心业物业服务中心业主流程内容接待组：业主身份验证《入住/驻流程表》业主身份及房产证明物业收费组：费用收取验房组：验房接待组：业主身份验证《入住/驻流程表》业主身份及房产证明物业收费组：费用收取验房组：验房开发商收费组：协议签署开发商相关资料开发商收费组：协议签署开发商相关资料《业主临时管理规约》《物业服务费收缴协议》《业主临时管理规约》《物业服务费收缴协议》《消防安全责任书》《业主（用户）情况登记表》《入住/驻流程表》物业签约组：资料签署、《房屋使用说明书》《房屋使用说明书》《房屋质量保证书》《业主手册》《装修手册》《入住/驻流程表》资料资料钥匙发放：发放资料、钥匙《收楼意见书》《收楼意见书》《入住《入住/驻流程表》施工单位进行整改有无有无不合格施工单位进行整改有无有无不合格验收合格验收合格《业主临时管理规约》《业主临时管理规约》《物业服务费收缴协议》《消防安全责任书》《入住/驻流程表》《业主（用户）情况登记表》《收楼意见表》资料归档资料归档备注：工业/商业物业入住办理流程可参照《住宅入住办理流程图》a)接待组负责入住现场车辆、行人指引，业主接待，引导业主办理相关手续，简单回答业主相关物业知识及复印相关证件。b)物业签约组核查业主身份，与业主签署各项合同及协议，给业主开具收费明细单。c)物业收费组核定业主是否已办理签约手续；收费明细单金额是否正确。收取各项物业应收应缴及代收代缴费用。d)资料钥匙发放组核对业主是否已经缴纳应缴费用；发放业主资料、钥匙；业主在未办理签约、缴费手续，提前验房时，将此户钥匙交给工程部验房员，验房无问题或有问题已经解决的，将验房钥匙转交资料组。如需要留备用钥匙检修的，填写《钥匙托管单》。e)验房组负责陪同业主现场对房屋进行验收，将问题记录到《收楼意见书》，统一汇总报到工程部整改组。f)工程部整改组：（该时间段物业接管验收及业主验收的整改问题同时交叉存在）——跟进、落实每日业主在入住验房中查验出的需维保修复的问题。整改修复完成的，现场确认后将整改单交由事务部；——接管验收开发商陆续交付的单项工程。继续跟进、落实物业接管验收时的整改问题；——对已入住进入装修阶段时业主发现的维保问题（含隐蔽工程），到现场确认并落实整改方案，做好详细记录由事务部存档备查。g)事务部客服组：——联系业主现场验证整改修复的问题；——业主装修的咨询和申请手续的办理——业主搬家入住秩序的安排、协调；——接待来访业主的咨询和来电；——整理并装订当天业主入住档案；——录入业主信息、报修内容等。h）工程部运行组——业主二装的咨询和申请手续的审批；——设备房日常维修、巡视；——对已交接处在维保期（不存在整改问题）设施设备进行巡视，保持与维保方的有效沟通。i)事务部环境组：——负责入住现场区域和物业办公区域环境卫生整洁、无污染；——负责园区内公共区域及楼道内卫生干净整洁、无污染；——发现有随意倾倒装修垃圾的及时向物业中心汇报。j)秩序维护部——负责现场入住、搬家、装修秩序保证井然有序，杜绝无意外事件和突发事件发生；——园区各门岗及公共区域巡逻，杜绝无意外事件和突发事件发生；——疏导园区交通，预防和查处治安事故；——加强尾随人员、装修人员、业主、出租人员及地盘人员的多方交叉管理；——检查“四防”设施，增强小区的安全措施监管。4.1.6.4提升期（进驻后二至六个月）a)事务部根据项目实际情况，结合《客户服务工作手册》《环境管理工作手册》的要求及品质移动核查系统“事务客服”、“事务环境”模块的核查标准，梳理并建立项目客户服务、环境管理流程，并按照工作要点开展工作。集团综合管理部可协助事务部开展该项工作。b)工程部根据项目设备设施的实际情况，结合《机电设备工作手册》的要求及品质移动核查系统“工程管理”模块的核查标准，梳理并建立项目工程管理流程，并按照工作要点开展工作。同时，确定设备房（含设备）的管理制度、维护责任人，上墙公示。建立设备台账，录入极致“工程管理”—>“设备管理”—>“设备档案”。综合管理部可协助工程部开展该项工作。c)秩序维护部根据项目实际情况，结合《安全管理工作手册》、《军事化管理工作规程》、《安全管理制度》、“一周三会”制度的要求，以及品质移动核查系统“安全管理”模块的核查标准，梳理并建立安全管理流程、，并按照以上要求开展工作。同时建立符合项目实际的应急预案，组建义务消防队，定期开展培训、演练。集团综合管理部可协助事务部开展该项工作。d)集团综合管理部协助项目建立一体化管理体系，内部管理、品质督导流程，上线品质移动核查系统，开展大客户管理工作等，项目经理敦促项目各部门严格按照要求开展工作。e)集团行政人事部指导项目人事专员建立人力资源、企业文化各模块工作流程。f)项目各部门根据实际工作内容，重新梳理、编制部门工作职责及岗位职责，由项目经理审批。g)项目经理确定项目的专职/兼职创新业务专员，创新业务专员和集团创新服务部对接，按照集团要求在项目开展创新服务业务。4.6.2更迭项目4.6.2.1筹备期（进驻前4周）a)项目经理到当地政府部门办理工商注册、行政事务及备案，提前了解水、电、煤的变更流程。b)项目经理与甲方沟通，跟进落实办公室、宿舍的装修布置；c)项目经理组织集团工程专家和项目工程部踏勘现场及图纸会审，了解项目的机房设置，强、弱电系统，给排水系统，消防监控系统，巡更系统，门禁系统，电梯系统，停车场道闸等；d)集团综合管理部协助项目经理编制各岗位工作职责、工程程序、管理制度等；e)行政人事部协助项目经理开展人员调配/招聘，签订人事合同，购买社保，录入极致系统，协调工装、工卡的配备及食宿安排；配合开展企业文化宣贯及岗前培训，含礼仪礼貌、岗位工作职责、管理制度；购买第三方公共责任险。f)项目事务部按照集团VI标识系统，统计含物业服务中心牌匾、部门标识、设备房标识、岗位职责、管理制度、宣传栏、通知栏等标识数量，集团综合管理部协助设计，主要的VI标识于进驻前2日制作完成。g)项目事务部根据项目实际情况，从一体化管理体系文件中，筛选及准备各部门相关记录表格，需新增或修改的报集团综合管理部授权使用。h)项目事务部根据实际情况，购置相关办公用品，并做好固定资产登记。i)项目经理提前一周完成各专业外包单位的调研及比价，填写《供应商评价表》，新签或续签各外包合同，如保洁、绿化、消杀、绿化租摆、安保、电梯维保、消防维保、管道疏通/化粪池清掏等合同。j)项目秩序维护部针对可能出现的突发事件，编制应急预案，组织并培训义务消防队。4.6.2.2进驻期（进驻后一个月）a)项目经理指挥、协调秩序维护部各岗位按期进驻现场，保证项目顺利交接更迭，工作要求详见《项目管理前期介入程序》4.4.1内容；b)在项目进驻后第一时间撤下前物业的标识，将各类VI标识进行张贴，含物业服务中心牌匾、设备房标识、宣传栏、通知栏、大门标识等；c)工程部按计划接收物业设备设施档案、竣工图纸、设备运行记录等，现场设备查验及问题汇总，水电费抄表，项目经理指派专人和甲方沟通承接查验的问题及处理方案。集团工程专家顾问可协助开展。承接查验要求详见《项目管理前期介入程序》4.1.3内容。d)集团计划财务部指导项目财务人员建立收费、做账、报销等财务流程，培训极致收费模块、金蝶财务系统及集团《财务管理制度》。住宅项目需按房号在极致系统内建立客户档案信息，集团计划财务部/综合管理部协助开展建立。e)项目经理每天至少对各岗位巡视一遍，确保各岗位员工以崭新的精神面貌展现给客户。4.6.2.3提升期（进驻后二至六个月）a)事务部根据项目实际情况，结合《客户服务工作手册》《环境管理工作手册》的要求及品质移动核查系统“事务客服”、“事务环境”模块的核查标准，梳理并建立项目客户服务、环境管理流程，并按照工作要点开展工作。集团综合管理部可协助事务部开展该项工作。b)工程部根据项目设备设施的实际情况，结合《机电设备工作手册》的要求及品质移动核查系统“工程管理”模块的核查标准，梳理并建立项目工程管理流程，并按照工作要点开展工作。同时，确定设备房（含设备）的管理、维护责任人，上墙公示。建立设备台账，录入极致“工程管理”—>“设备管理”—>“设备档案”。集团综合管理部可协助事务部开展该项工作。c)秩序维护部根据项目实际情况，结合《安全管理工作手册》、《军事化管理工作规程》、《安全管理制度》、“一周三会”制度的要求，以及品质移动核查系统“安全管理”模块的核查标准，梳理并建立安全管理流程、，并按照以上要求开展工作。同时建立符合项目实际的应急预案，组建义务消防队，定期开展培训、演练。集团综合管理部可协助事务部开展该项工作。d)集团综合管理部协助项目经理建立一体化管理体系，内部管理、品质督导流程，上线品质移动核查系统，开展大客户管理工作等，项目经理敦促项目各部门严格按照要求开展工作。e)行政人事部指导项目人事专员建立人力资源、企业文化各模块工作流程。f)项目各部门根据实际工作内容，重新梳理、编制部门工作职责及岗位职责，由项目经理审批。g)项目经理确定项目的专职/兼职创新业务专员，创新业务专员和集团创新服务部对接，按照集团要求在项目开展创新服务业务。下列文件使用部门根据相关范本自行编制：a)《业主临时管理规约》b)《用户手册》c)《前期物业服务合同》d)《消防安全责任书》e)《物业服务费收缴协议》5.0相关文件和记录《季度项目投标/进驻计划表》R/XJ-07《入住/驻流程表》R/XJ-08《收楼意见书》R/XJ-09版号：E更改号：0记录号：一、二版号：E更改号：0记录号：序号跟进项目物业类型新接类别地点规模（万平米）投标时间进驻时间人数项目经理项目主管工程主管工程人员安全主管秩序维护员事务主管客服收费员其他如风华科技大厦写字楼新建物业深圳市南山区科技园南区52016.42016.4116新疆项目工业、住宅等更迭物业乌鲁木齐经济开发区xxxx无2016.1011221科技园物业R/XJ-07版号：E更改号：0记录号：入住/驻流程表版号：E更改号：0记录号：房号业主姓名入伙时间资格验证：经办人：文件签署情况资料名称份数是否签署业主公约管理费收缴协议经办人：费用收取情况：经办人：资料领取情况资料名称份数业主签名住宅使用说明书住宅质量保证书用户手册装修手册经办人：业主钥匙领用情况：房屋验收情况：经办人：钥匙类别数量业主签名备注：入户门户内门业主签名及签章存样：信箱其它经办人：科技园物业R/XJ-08版号：