HSE体系文件的结构与编写

仅供参考[整理]HSE体系文件的结构与编写日期： 单位： 第1页共22页仅供参考[整理]HSE体系文件的结构与编写一、概述与环境管理的规范。HSE参照ISO10013《质量手册编制指南》附录A管理手册A层文件；程序文件B层文件；支持性文件C层文件；建议企业可以与ISO9000ISO14000系，作为HSEHSE系文件和HSE加强健康、安全与环境意识，突出重点，在建立HSEHSE编写体系文件的原则写你要做的，做你所写的，记你所做的。即：标准要求的要写到，达到所写即所做。编写体系文件的基本要求第2页共22仅供参考[整理]系统性企业应对其HSE系统条理地制定各项方针和程序；所有文件应按统一规定的方法编辑成册；各层次文件应涉及HSE各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序。法规性体系文件应在总体上遵循SY/T6276-1997上级有关法规要求；文件一旦批准实施，就必须认真执行；文件修改只能按规定的程序进行。协调性体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调；体系文件应与有关技术标准、规范相互协调。体系文件之间应相互协调。见证性体系文件作为客观证据（适用性证据和有效性证据）相关方、第三方审核机构证实本组织HSE对于审核来讲，HSE据。惟一性①危险因素、环境因素已被识别；②有关活动的程序已被确定并得到批准；③有关活动处于全面的监督检查之中；第3页共22仅供参考[整理]④程序处于更改控制之中；⑤对一个企业，其HSE体系文件是惟一的理解；⑦决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用。适用性①体系文件应根据企业规模、生产活动的具体性质采取不同的形式；②任何体系文件都应依据标准的要求和企业的实际；③所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻；④体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应。体系文件编写的方式自上而下依次展开方式（本文采用的方式）按承诺、方针目标、管理手册、程序文件、作业文件的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。自下而上的编写方式按基础文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于原管理基础较好的企业，但如无总体设计方案指导易出现混乱。从程序文件开始，向两边扩展的编写方式可缩短文件编写时间。二、HSE管理手册编写第4页共22页仅供参考[整理]HSEHSE义，是HSEA管理手册在深度和广度上可以不同，取决于企业的性质、规划、技术要求及人员素质，以适应企业的实际需要。对于中、小型企业，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数企业为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。HSE手册是政策性文件，应写清楚承诺、方针和目标；手册应强调宣传性，便于公众接受，不侧重于操作性；冗长。编制HSE（但不仅于此）管理体系重点解决的问题；总体描述和实施有效的HSE明确各部门的职责与相互关系；HSE向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；按HSEHSE提供改进的常规控制，促进管理活动；HSE第5页共22页仅供参考[整理]HSE3．HSE确定承诺、方针和目标；确定管理手册结构；职能完善和职责、权限的确定；资料收集与分析；落实手册编写的工作组织；制定编写手册的工作计划。资料的收集与分析需要收集的主要资料企业机构现状；各部门职责和权限现状（各部门确认的；各部门需要解决的工作接口问题和其他问题；现有的各种技术标准、规范以及呼部门执行情况的说明；说明。资料分析评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；题的清单；或作废的文件方案。职能的完善和职责、权限的确定现有部门的职责和权限的调查；第6页共22页仅供参考[整理]列出需要调整或补充的职责和权限的清单；提出调整或补充职责和权限的议案；有关部门讨论，提出修改意见；由企业最高管理层研究决定；发布有关明确职责和权限的文件。落实手册编写的组织工作最高领导层有效介入，以便解决重大问题及跨部门的问题；的要求；稿人。HSE内封面：①企业名称；②企业标准编号；③手册标题；④符合标准的版次；⑤手册的发行版本、手册编码、手册发放控制号。批准页：是最高管理者批准发布实施的命令，含最高管理者签字、批准发布日期和实施日期，声明手册是HSE证实性文件，是全体员工必须遵守的法则。应用领域。包括组织行政范围、地理范围和应用领域。目录：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节、主第7页共22页仅供参考[整理]要附录等。可包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等。手册说明，涉及手册本身的信息应包括：①现在发布或有效版本的编号，发布日期或有效期及相应内容；批准手册的授权人，可包括修订版的审定方法③简述标识、分发和控制程序，是内部使用，还是可以对外，是否含有机密内容；④负责手册实施人员的批准签字。根据本企业实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义；与监督程序。方针和目标：明确提出企业的方针和目标，方针目标由最高评价、发布、实施与考核评审。组织机构、职责和权限：明确本企业内部机构设置（企业机构图、各职能部门职责权限（可给出职责分配图、隶属工作关系。HSEHSE的形成文件的HSE第8页共22页仅供参考[整理]号和名称。管理方案清单，重要危险，危害与环境因素清单，在用法律、法规、标准目录等。手册的批准、发布和控制职责与接口进行审查；各部门领导会签，以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则；由最高管理者对其进行最终的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请预定使用者对手册的可行性进行评定和评论。然后批准发行，并在所有文件中标出标准的识别标记。经批准的手册内容发放的办法应保证所有使用者都能适当使证企业每个使用者熟悉手册中与其有关的内容。应规定手册编制、控制和更改的办法。要的。三、HSE程序文件编写按GB/T6583（ISO8402）将程序定义为：“为进行某项活动所规定和途径”。就是为了完成HSEHSE活动，是HSEB第9页共22页仅供参考[整理]程序文件的作用和要求划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。每一个程序文件都应包含HSE中规定。程序文件的有效实施才能体现HSE动人员的水平、能力、技术与培训所达到的程序。5W1HWha（做什么；Wh（谁做，谁检查评价；Wher（在哪里做；Whe（什么时候做；Wh（为什么做；How（怎么做，依据什么，用什么方法。程序文件编写前的准备编制程序文件明细表；现行文件的收集与分析；第10页共22页仅供参考[整理]编制体系文件编写大纲；职能完善和职责、权限的确定；落实程序文件编写的工作组织。对现行文件的收集和分析HSE其有用，删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。企业如果已经建立了ISO9000ISO14000HSE序最好在原ISO9000ISO14000落实企业程序文件编写的工作组织建立工作组织（HSE体系办公室）应考虑的问题：题及跨部门的问题；笔好的初审班子；应有人统一规划和统稿。编制程序文件明细表HSE第11页共22页仅供参考[整理]但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个篇幅越少越好；每一个程序之间，要有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。编制体系文件编写大纲根据HSE编写大纲，大纲中要明确以下内容：编写工作的组织部门（如HSE。针对每一个程序文件提出文件编写控制要点。明确每个程序文件编写部门、责任人员和进度要求。明确程序文件草稿的审核修改程序：①本部门领导组织在本部门内部的审核修改；②征求程序中所涉及部门的意见；③编写工作的组织部门（HSE体系办公室）审核修改；④高层领导统一审核修改；⑤各部门领导和专家对每一个文件进行讨论修改；⑥上述过程中一个需多次反复的过程。[例3]程序文件编写任务分配表8．程序文件内容和格式应明确说明开展的活动及其特点。范围。推荐使用如下引导语：为了……制定本程序本程序规定了……第12页共22页仅供参考[整理]本程序适用于……术语：指本程序中涉及到的并需说明的术语和名词。明确输入、转换和输出的内容；明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁干，什么时间干，什么场（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求；需形成记录和报告的内容；出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。序、文件和记录。报告和记录格式。限，写明记录的编号和名称。接口关系的认可，经过审批后实施。9．程序文件的批准、发布和控制程序文件发布前：动原则；③由最高管理者进行最终审查、批准发行；④在所有文件中标出标准的识别标记，加盖“受控文件”标识。经批准的程序文件的发放办法应保证所有使用者都能适应使第13页共22页仅供参考[整理]用，按序号为接受者提供文本能保证合理发放和控制，管理部门应保证企业内每一个使用者熟悉程序文件中与其有关的内容；41为了确保各生产经营单位都能得到有效的HSE文件版本，制定本程序。本程序规定了体系文件的编制、发放、更改与修订版的控制办法和要求。本程序适用于**石油公司，HSE体系文件控制。2SY/T6276-19973HSE件的控制管理。各部门负责相关HSE4体系文件的控制范围体系文件的分级管理：a）管理局体系文件按本程序进行控制；b）各二级单位负责各自HSEa）体系文件分为三个层次：HSE程序文件；第14页共22页仅供参考[整理]支持性文件。b）体系文件的控制：HSE列入受控范围。程序文件和作业文件，必须加盖“受控文件”印章。以任何方式向外单位提供或交流。体系文件的编制HSEHSE程序文件、支持性文件由HSE体系文件的审批HSEHSEHSE正职或主管副局长批准发布。体系文件的发放HSEHSEa）对体系文件加盖“受控文件”、“非受控文件”控制号标识；b）负责编制“体系文件发放定额表”；实施更改；第15页共22页仅供参考[整理]负责作废文件统一回收、销毁。HSE（合订本）的发放，由HSE按审定的定额发放。程序文件（单行本）的发放，由HSE放。支持性文件的发放，由有关部门按审定的定额发放。体系文件的更改和修订版HSEHSE门对更改建议进行评审、报管理者代表审核，经局长批准后实施。审核，经部门正职或主管副局长批准后实施。体系文件的修订版a）时应有修订版标识，第一版为A，第二版B，依次变更标识；b）过期、修订版作废的文件，均由文件发放部门统一收回登记，记。相关程序、文件和记录相关程序相关文件记录四、HSE管理作业文件编写作业文件的作用和要求作业文件是程序文件的支持性文件，一个程序文件可分解成第16页共22页仅供参考[整理]几个作业文件，能在程序文件中交待清楚的活动，就不再编制作业文件；作业文件必须与采用要素的程序相对应，是对程序文件中整在“在用标准目录”中体现。5W1H门的具体活动。对现行文件的收集和分析HSE以管理作业文件的要求为尺度，对这些文件再进行一次清理和分析，摘其有用，删除无关，按管理作业文件内容及格式要求进行改写。编制作业文件明细表根据HSE于其详略程度不同，其作业文件的多少也不尽相同。管理作业文件内容和格式文件编号和标题：编号可以根据活动的层次进行编排，同一第17页共22页仅供参考[整理]层次的作业文件应统一编号，以便于识别。标题应明确说明开展的活动及其特点。及的范围。职责：指明实施文件部门，职责、权限，接口及相互关系。管理内容：是作业文件的核心部分。应更出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转换和输出的内容，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施，明确每个过程中各项活动由谁干、什么时间干、什么场合（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，以及必要时辅以流程图。响该作业文件时应一起组织更改。序、文件和记录。告格式，记录的保存部门和期限，写明表格的编号和名称。接受，以及有关部门对接口关系认可，经过审批后实施。51为加强特种设备安全管理，根据原劳动部《起重机械安全监察规制定本规定。第18页共22页仅供参考[整理]本规定适用于管理局各类在用起重机械、电梯、厂内机动车辆（以下简称特种设备）的购置、安装、修理、改造、使用、检验、监督检查和管理。职责安全环保与技术监督处是本规定的归口管理部门。管理内容购置发的安全技术监督检验合格证书的产品。特种设备的购置必须经安全环保与技术晷处审查备案。01/HSE5.5.1使用与管理全管理规定。特种设备的使用必须符合下列条件：a）经检验合格或基本合格，取得特种设备使用许可证；b）操作人员持有相应设备的特种作业人员操作证；c）d）无事故隐患；e）无重大环境影响。特种设备使用单位每年应至少进行一次在用设备的全面检用前也应做全面检查。第19页共22页仅供参考[整理]不符合使用