工程档案管理规定2

PAGE9-本文件未经公司同意不得外传 --合生创展集团公司工程档案管理规定（试行版）二○一○年年十月1、目的为了加强对对全集团团工程档案案管理，规规范工作作流程，确确保工程程档案的的完整、准准确、系系统，有有效地保保护和利利用档案案，使工工程档案案资源更更好地服服务于公公司的改改革与发发展，特特制订本本规定。2、适用范范围本管理办法法适用于于集团工工程档案案管理工工作。3、引用标标准和相相关文件件3.1《中中华人民民共和国国档案法法》3.2《建建筑工程程资料管管理规程程》JGGJ/TT1855-200093.3《北北京市建建筑工程程资料管管理规程程》DB111/T6995-2201003.4集团团下发的的《工程程管理办办法（220100-077修订版版）》4、定义4.1企企业档案案：是指指企业在在生产经经营和各各项管理理活动中中形成的的对国家家、社会会和企业业具有利利用和保保存价值值的各种种形式的的文件材材料。4.2工程程档案：在工程程项目前前期立项项、施工工、竣工工过程中中形成的的具有保保存、查查考价值值，应归归档的各各种工程程资料。4.3立立卷归档档：是指指将办理理完毕具具有保存存价值的的文件材材料按其其形成规规律和内内在联系系分门别别类进行行系统整整理、保保存的过过程。4.4归归档文件件：是指指立档单单位在其其职能活活动中形形成的，办办理完毕毕应作为为文书档档案保存存的各种种纸质文文件材料料。4.5件件：是指指归档文文件的整整理单位位。一般般以每份份文件为为一件，文文件正本本与定稿稿为一件件，正文文与附件件为一件件，转发发文与被被转发文文为一件件，报告告与批复复为一件件。4.6案案卷：是是由互有有联系的的若干文文件材料料组合而而成的档档案保管管单位。4.7电电子文件件是指能能被计算算机系统统识别、处处理，按按一定格格式存储储磁带、磁磁盘或光光盘等介介质上，并并可在网网上传送送的数字字代码序序列。4.8电电子档案案：是指指具有保保存价值值的已归归档的电电子文件件及相应应的支持持产品软软件、硬硬件说明明和相关关数据。5、各级公公司工程程档案管理理职责5.1根根据《档档案法》等等有关法法律、法法规和其其它政策策性文件件，集团团工程管管理中心心制定本本集团工工程档案案归档管管理制度度，并对各级工程程档案管管理工作作进行监监督、检检查和指指导。5.2地地区总经经理为地地区档案案第一负负责人，地区工程管理中心总监为地区工程档案第一负责人，全面负责地区工程档案管理工作，对项目工程档案管理工作进行监督、检查和指导，组织互检，并定期指派工程资料管理人员到所属项目公司对工程文件立卷归档移交情况进行巡检，特别是工程文件准确性、完整性状况，发现问题及时上报并提出整改意见。5.3项目目总经理理为项目目档案第一一负责人人，项目目工程负负责人为为项目工工程档案案第一负负责人，全面负责项目工程档案管理工作，严格加强本项目工程档案管理，提升员工对档案重要性认识，督促本项目档案管理员及时进行工程档案归档及台帐登记。5.4地地区公司司、项目目公司工工程档案案管理人人员必须须持证上上岗，并并定期参参加当地地建设部部门组织织的工程程资料培培训。5.5地区区公司根据据本地区区负责参照照本管理理办法建立立本地区区项目所所有工程程档案的保保管、保保密、鉴鉴定、统统计、借借阅等管管理制度度的细则则。5.6地地区公司司负责验收收并接收收项目移移交的已已竣工程档案案，负责责长期保管管、保密密、鉴定定、统计计、借阅阅等工作作。5.7项目目公司负责责本项目目工程全过过程档案案的收集集、签认、整理、保保管、保保密、鉴鉴定、统统计和提提供利用用等工作，地地区公司司负责定定期检查查跟踪，并并形成记记录。6、工程档档案人员员配备及及岗位职职责6.1人员员配备：：地区档案案室配备备具备相相应资格格的专职职档案管管理人员员，各项项目档案案室根据据文件材材料形成成、收集集、整理理和归档档的需要要配备专专职档案案管理人人员。6.2岗岗位职责责：档案案工作人人员应持持证上岗岗，热爱爱档案工工作，忠于职职守、遵遵纪守法法、严守守档案机机密，具具有相应应的档案案专业知知识和业业务能力力。7、档案工工作的基基本内容容7.1收收集：7.1.11将项目目在各项项管理工工作中形形成的应应归档案案文件材材料、资资料收集集齐全。7.2整整理7.2.11分类类7.2.11.1工程档案案分类原原则：以以全部档档案为对对象，依依据企业业管理职职能，结结合档案案内容及及其特点点，保持持档案之之间的有有机联系系，便于于科学管管理与开开发利用用。7.2.11.2工程档案案设置两两个一级级类目即即：《建建筑工程程资料管管理规程程》规定定的工程程资料类类和集团内内部资料料类。详见附附表《工工程资料料归档范范围和分分类表》。7.2.11.3工程档案案分类中中的二级级类目按按照企业业管理职职能和档档案特点点设置。7.2.22立卷卷方法：：7.2.22.1归档档文件以以件为单单位进行行装订、分分类、编编目、装装盒，使使之有序序化，装装订时使使用不锈锈钢钉书书针。文文件左侧侧、下侧侧对齐。正正本在前前，定稿稿在后；；正文在在前，附附件在后后；转发发文在前前，被转转文在后后；批复复在前，报报告（请请示）在在后。页页数的计计算为正正本与定定稿的合合计，以以次类推推。7.2.22.2工程程资料组组卷，详详见《建筑筑工程资资料管理理规程》JGJJ/T1185--20009，以以各地区区现行标标准为准准。7.2.22.3特殊殊载体档档案按年年度分荣荣誉档案案、声像像档案、电电子档案案和印章章档案以以件为单单位立卷卷。7.3保保管7.3.11保存存档案必必须有专专门库房房和专用用柜架，各各种门类类档案相相对集中中存放，案案卷的排排列科学学有序，自自左向右右、自上上而下地地进行。柜柜、架应应注明标标识，方方便利用用、便于于存取。7.3.22施工设设计图纸纸存放应应平放或或卷放。7.3.33保存存档案的的库房应应具备良良好的卫卫生环境境，应采采取有效效措施对对档案进进行安全全保管。7.3.33.1库房安安放温湿湿度记录录仪表，每每天监控控记录登登记，安安装必备备的设备备，掌握握变化情情况，随随时采取取相应措措施。7.3.33.2温湿度度仪表每每年检测测一次，以以确保其其准确性性。7.3.33.3库房温温湿度应应尽可能能地控制制在144—24ْC和445—60%%之间。7.3.33.4做好档档案的防防火、防防盗、防防虫、防防尘等工工作，并并在每年年的五月月底之前前擦拭所所有的档档案柜架架，投放放防虫药药物，发发现虫霉霉及时处处理。7.3.33.5每年对对档案库库房进行行检查，发发现问题题及时报报告并采采取措施施予以处处理，以以确保档档案库房房安全。7.3.33.6当遭遇遇火灾、水水灾等不不可预见见的特殊殊灾害时时，应对对贴有红红色标识识的永久久保管档档案进行行抢救。7.3.33.7非档案案管理人人员禁止止进入库库房，库库房无人人时，必必须关灯灯、关门门、切断断电源。7.4统统计7.4.11档案案统计数数据以原原始记录录为依据据，做到到准确、可可靠、及及时填报报档案工工作基本本情况统统计年报报。7.4.22建立立档案数数量的统统计与基基本情况况统计台台帐、档档案利用用效果统统计台帐帐。7.5利利用7.5.11公司司重要档档案设专专人、专专库保管管。利用用重要档档案需经经公司主主要领导导同意。7.5.22为维维护公司司自身利利益，确确保档案案的安全全，档案案室保存存的各种种门类档档案原件件不得借借出本公公司。如如确因特特殊工作作需要借借出档案案原件的的，经公公司主管管领导批批准方可可借出，并并办理借借阅手续续，登记记《文件件借阅记记录表》；7.5.33职工工因工作作查考需需要借阅阅、查阅阅或复制制档案内内容的，需需经本单单位（部部门）领领导同意意，并办办理相关关手续。7.5.44借出出的档案案原件，一一周内归归还。7.5.55利用用者应对对所借档档案负责责，必须须妥善保保管，任任何人不不得私自自拆装、撕撕页、涂涂改、杠杠画、污污损、摘摘抄、复复制、转转借、泄泄密、丢丢失档案案。7.5.66员工工调出单单位时，应应及时到到档案室室归还所所借档案案。7.6鉴鉴定7.6.11成立立由地区区公司有有关领导导、有关关专业人人员和档档案人员员组成的的档案鉴鉴定小组组，负责责档案鉴鉴定销毁毁工作。7.6.22工程档案案的保管管期限分分为永久久、长期期（155—50年年），根根据档案案的实际际价值和和有关规规定准确确划分各各类档案案的保管管期限。对于保管期限已满的的档案，应进行二次鉴定，经鉴定仍存在利用价值的应暂缓销毁，对不存在利用价值的组织销毁。8、归档要要求与归归档范围围8.1归归档要求求8.1.11各类类文件资资料归档档时，由由归档者者按《工程资资料归档档范围和和分类表表》规定类别别建立台台帐，整理完完成后统统一编写写目录（参参照各地地区工程程资料管管理规程程和集团团相关标标准执行行），经档案案室核对对后归档档。8.1.22各项目档档案管理理员负责责本项目目文件的的保管，档案管理员要经常检查书面文件及电子文件的有效性、完整性，建立文件借阅台帐，杜绝文件的丢失、误用现象的发生。文件保存时应确保文件清晰，并容易识别和检索；8.1.44各项目目公司编编制和管管理的工工程文件件和技术术资料按按国家、行行业和施施工工程程所在地地资料和和管理规规定执行行；8.1.55归档档的文件件材料必必须准确确地反映映公司生生产、经经营等各各项活动动的真实实内容和和历史过过程；8.1.66归档档的文件件资料必必须齐全全、完整整、真实实、有效效、层次次分明符符合其形形成规律律，保证证其具有有可追溯溯性；8.1.77归档档文件的的载体和和书写材材料应符符合耐久久性要求求。不能能有热敏敏纸，不不能有铅铅笔、圆圆珠笔，红红墨水、纯纯蓝墨水水、复写写纸字迹迹；8.1.88文件件材料文文迹清楚楚、图样样清晰、图图表整洁洁、签字字盖章手手续完备备；8.1.99文件件材料幅幅面尺寸寸规格及装装订按照照资料管管理规程程要求；；8.1.110凡凡归档文文件材料料必须是是原始件件，只能能是复印印件的须须在签章章处加盖盖红章，机机打文件件材料需需签字的的必须手手工签名名；8.1.111在在“无纸化化”办公或或事务处处理系统统中产生生的电子子文件，应应采取更更严格的的安全措措施。保保证电子子文件不不被非正正常改动动。同时时必须随随时备份份、存储储于能够够脱机保保存的载载体上，并并对有长长期或永永久保存存价值的的电子文文件制成成纸质文文件一并并归档保保存；8.1.112电子子文件形形成部门门应指定定专人负负责电子子文件的的形成、收收集、积积累和归归档工作作，并及及时建立立完整可可查的台台帐。8.2归归档范围围8.2.11《建筑筑工程资资料管理理规程》规规定的工工程资料料包括：：A类基建建文件、B类监理理资料、C类施工工资料、D类竣工工图。8.2.22集团内内部资料料包括：：工程立立项资料料、招标资资料、设计资资料、合约资资料、内部工工程管理理资料、结算资资料和行政类类资料。8.2.33以上上分类详详见附表《工程资资料归档档范围和和分类表表》。9、移交9.1项目目公司将将已竣工工期区的的工程档档案，整整理完毕毕后，移移交地区区公司。9.2交交接双方方依据《工程资料归档范围和分类表》检查应归档内容是否齐全，验收合格后将案卷装订成册。9.3工程程档案于于项目期期区工程程竣工后后三个月月内向所所属地区区公司移交交。9.4工程程资料形形成项目目编制工程程档案审审核备考考表、工工程档案案移交书书和工程程档案移移交目录录，一式式２份，交交接双方方逐项核核对后签签字认可可，各留留一份备备查。10、其它它10.1各各项目可根根据工程程档案形形成特点点按不同同阶段、不不同内容容适当