怎样才能做好会议记录

怎样才能做好会议记录？

会议记录是会议的重要组成部分，如果没有会议记录的会议，在会后很多议题和措施很难得到实际和有效的贯彻执行，如果没有会议记录，很可能在会后问题的处理和解决过程中存在推诿的现象。下面就谈谈怎样才能做好会议记录呢，须要注意以下六个方面的问题：

第一是记录会议的组织情况、应写明：1．会议的名称；2．开会的时间；3．开会的地点；4．出缺席和列席人员；5．主持人的姓名；6．记录人的姓名；7．备注；有些会议还要写清楚会议的起止时间。

第二是记录会议的内容，这是会议记录的重要组成部分。1。要写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容，提出的建议，通过的决议等。必要时，还要记下表决情况（如全体通过或多少人同意，多少人异议，多少人弃权）。2。记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。3。会议结束，记录完了，就要另起一行写“会议结束”。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。4。会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。

第第三是如如果人员员参与多多、发言言多、议议题多，最最主要的的就是采采用速记记。把每每一位发发言的人人所讲的的中心意意思概括括出来，不不一定要要一字一一句的写写出来。重重点放在在所讨论论的问题题上，把把问题的的核心点点出来。如如：会议议待解决决的问题题，提出出的观点点，问题题各个小小点解决决的方案案，问题题讨论到到最后的的结果。

第第四是采采用录音音方式然然后再整整理会议议记录。用用MP33录音，或或者是录录音笔等等其他录录音器材材录音，此此种方式式采用在在重要会会议才使使用，如如重要客客户会议议，商业业谈判等等。不过过此种记记录方式式如果客客人或对对方知道道的话，可可能会对对会议产产生一些些负面影影响，如如有的人人不愿意意发言或或怕说错错话等，当当然在客客户事先先申明不不能录音音的前提提下，这这种方式式就不可可以采用用。另外外事后整整理录音音记录也也需要大大量的时时间，因因为需要要重新听听和提炼炼会议内内容，建建议此种种方式不不要经常常采用。((注意：：在同国国外客人人开会的的时候，如如果你要要录音，最最好征得得其同意意后才能能进行，千千万不要要随意放放个录音音机在会会议场所所，因为为在国外外客人看看来，不不是他认认为不方方便，而而是在他他们的文文化背景景下，录录音含有有“人权”的基本本概念，不不过有的的客人事事先会主主动申明明不能录录音，也也许他们们认为牵牵涉到商商业秘密密等。如如果要照照相也必必须事先先征得客客人的同同意后才才能进行行，否则则订单泡泡汤或谈谈判无果果的可能能性非常常大，因因为客人人认为可可能涉及及到其“隐私”问题等等内容。）

第第五是要要对会议议各项责责任人和和会后实实施的有有效性进进行跟踪踪和评估估。会议议上的议议题需要要在会议议记录种种详细而而严明的的提出，最最好作为为标题，要要表明责责任人，实实施时间间，完成成时间和和评估人人等后续续跟进工工作，让让会议的的有效性性得到实实施，并并用会议议记录加加以确认认和证实实。

第第六要确确保会议议记录的的准确性性和及时时性发出出。如果果遇到不不太清楚楚的，在在发出之之前最好好将跟发发言人本本人和会会议的组组织者确确认不清清楚的会会议内容容，以免免发出会会议记录录后产生生异议或或错记。最最后分发发记录，要要做好分分发的收收到确认认记录。如何开好会会议？董事长请教教新上任任的总经经理：“过过去召集集部门经经理开会会，他们们老是心心不在焉焉，这种种会风怎怎么整顿顿？”“这这好办，”总总经理胸胸有成竹竹地说，“撤撤掉会议议记录员员，立出出新规矩矩，在会会议结束束时才宣宣布由哪哪位负责责记录。”这这是一则则笑话，却却蕴含着着深刻的的道理。你你也许会会说上班班的人谁谁没有开开过会？？又有谁谁不会开开会呢？？！的确确，开会会不难开开，而开开好会却却不易。

经常开会的人会觉得开会费时费力费心，但你细想过没有，开会的成本到底有哪些呢？你也许会说无非是场地和设施租用费，差旅费，食宿费，文件费。其实这些只是直接成本。会议的成本还包括时间成本和间接损失成本！时间成本等于与会者平均每小时的薪水乘以与会者人数再乘以他们投入的时间，这些时间包括会议的准备时间，与会者的旅行时间以及会议本身所消耗的时间。间接损失成本指的是，由于会议原因与会者不得不离开自己的工作岗位，从而造成公司管理效率的下降。例如，没有及时接听客户的电话而损失定单，不及时处理客户的投诉使得客户满意度降低，不及时处理突发事件乃至造成停工停产等严重事故。

由此看来，开会的成本还真的不少。为此，要谨慎召集开会。召集开会前你要认真地问自己三个问题：能不能不开本次会议？能不能与别的会议合并在一起召开？有没有其它方式可以代替本次开会？三个问题的回答只要有一项是肯定的，就坚决取消本次开会。

仔细想来，会议无非分两类：信息发布型会议和讨论型会议。信息发布型会议比较简单，与会者往往只做听众即可，事实上这类的会议意义不大，通过其它信息传播途径如传真或电子邮件即可达到目的，所以应该少开乃至不开。讨论型会议是为了做出决定或解决问题，相对复杂一些，笔者在这里着重想与大家探讨这类会议的准备、过程控制和一些注意事项。

说到会议的准备，指的是精心地策划和组织会议。召集开会要有明确的目的和议题。确定议题时要把战略议题和运营议题分开，否则会议议程常常会被日常的运营问题所“淹没”，而留给讨论重大战略议题的时间太少。如果能针对运营和战略议题分别召开会议，就可以避免这种现象。其次，会议的议题不宜太多，不要试图在一次会议上解决所有的问题。如果想一次解决太多的问题很可能会造成什么问题都涉及但谈不透，结果可能什么问题都没解决。通过对问题进行分析和排序，找出紧急而又重要的前三个就足够了，由此纳入会议的议题。

议题确定后给每个议题限定时间进而形成会议的议程，以便准时开始准时结束。个别员工会议迟到，你也应按预定时间准时开始会议，这样你就以实际行动来说明你言出必行。会议议程确定之后，就要决定需要哪些人来参加会议。一般来说可参加也可不参加的人干脆不要邀请。相关的会议资料准备好之后要提早发给与会者，让大家有充分的时间思考和准备。

再谈谈会议的过程控制。会议开始时应由主持人说明会议的目的和期望，明确谁做会议记录和谁协助控制时间，并说明会议的规范，如关闭手机和电脑的网络连接以避免打扰会议的正常进行。议题讨论的流程是提出问题，交流信息，产生主意，做决定、确认行动并进行总结。会议主持人的首要任务是紧扣会议议题，防止跑题和偏题。为此要鼓励畅所欲言，但不能先做结论性的发言，更不能随意否定和嘲笑别人的观点。多数情况下要公开称赞但私下批评。

所有与会者都要准备在会上发言。试想想，领导邀请你开会，绝对不是只要你来做听众的。相反，你一定要发言，对会议有所贡献。要把开会当作表现你能力绝佳的机会，你的业务能力、表达能力、人际能力、应变能力都能在开会中表现出来。议题的讨论可以采取头脑风暴法：准备一块写字板，把大家提出的建议逐条列出来，防止讨论跑题而且事半功倍。发言时要注意些什么呢？实事求是，切中要害。从重要部分说起，有逻辑、简单清晰地表达观点。发言不能跟前面的人重复。暂时未发言的与会者要积极倾听、思考、提问并参与讨论。会议主持人要善于管理各种不同的意见，并对各种意见进行平衡。要提醒的是，讨论议题的目的是为了决策，而不要陷于讨论的怪圈，所谓“议而不决”。会议结束时，主持人一定要与全体与会者确认会议的结论。

会议的注意事项很多。这里谈谈三个普遍存在重要问题。其一，开会的过程中有时某些与会者在下面开小会。你大可不必动怒。只要你停止讲话，目视他们，他们的窃窃私语就会完全暴露出来，一般来说会马上结束自己的小会。如果他们置若罔闻，你可以明确地询问他们，是否有更好的见解可以讲出来让大家分享。就此，你可以规定以后的会议中，如果需要私下协商可以通过纸条传递，而不允许窃窃私语！其二，关于会议记录，如果怕自己记录不全重要的观点或结论，可以用录音笔录下来，会后再整理。一份好的会议记录应该包括日期、时间、会议地点、参加者名单、缺席者名单、会议主持人、记录人、每项议题、主要观点和结论。会议记录不要“一记了之”，而要发给与会者和因故缺席者。其三，看一次会议是否成功，标志是会议是否产生了切实可行的决定。因此，会议结束时要总结会议的主要决定和行动方案，明确各项任务的责任人及完成时间，并确定由谁进行督促和检查实施的情况。

总之，想要开好会，必须从会议的数量和质量上进行控制。开会做决策，功夫在会外。平时应该靠完善“水平沟通、垂直汇报、督导执行”的管理体系尽量减少会议的次数。在不得不要召集开会的情况下，会前做到充分准备，最好由当事的双方或几方在会前就议题讨论几种解决方式，然后在会上进行确认。这样可以减少会上讨论的时间，有利于开成每一个高效的会议。会议记录：：首先，记录录所有有有参会人人员的名名字。然然后就是是记录本本次会议议的主题题，接着着就是记记录本次次会议的的大致内内容。内内容就是是指在会会上那些些发言人人说的话话，可每每个人语语速也好好，口齿齿也罢都都不见得得会让所所有人听听明白或或听清楚楚，那怎怎么办呢呢？很简简单，抓抓住他这这个说话话的真正正主题意意义！！！相信各各位读语语文的时时候都知知道如何何去抓住住文章的的主题思思想吧，这这个会议议记录其其实就是是和这个个很类似似，你不不需要准准确记录录他们说说的每句句话，你你只要听听明白这这个人说说这么一一段话想想表达的的意思就就行，最最后就是是你要在在会议纪纪要里添添加这次次会议最最终达成成的议题题：有多多少人表表示了相相同的看看法，本本次会议议有没打打到如期期目的；；如果会会议打算算过几天天再开，那那么就要要在记录录里添加加下次开开会暂定定的时间间。只要要按照上上述的内内容填写写，那么么这就是是一篇让让领导赞赞赏的一一篇记录录在会议过程程中，由由记录人人员把会会议的组组织情况况和具体体内容记记录下来来，就形形成了会会议记录录。“记”有详记记与略记记之别。略略记是记记会议大大要，会会议上的的重要或或主要言言论。详详记则要要求记录录的项目目必须完完备，记记录的言言论必须须详细完完整。若若需要留留下包括括上述内内容的会会议记录录则要靠靠“录”。“录”有笔录录、音录录和影像像录几种种，对会会议记录录而言，音音录、像像录通常常只是手手段，最最终还要要将录下下的内容容还原成成文字。笔笔录也常常常要借借助音录录、像录录，以之之作为记记录内容容最大限度地地再现会会议情境境的保证证。（一）、会会议记录录格式一一般会议议记录的的格式包包括两部部分：一一部分是是会议的的组织情情况，要要求写明明会议名名称、时时间、地地点、出出席人数数、缺席席人数、列列席人数数、主持持人、记记录人等等。另一一部分是是会议的的内容，要要求写明明发言、决决议、问问题。这这是会议议记录的的核心部部分。对对于发言言的内容容，一是是详细具具体地记记录，尽尽量记录录原话，主主要用于于比较重重要的会会议和重重要的发发言。二二是摘要要性记录录，只记记录会议议要点和和中心内内容，多多用于一一般性会会议。会会议结束束，记录录完毕，要要另起一一行写""散会""二字，如如中途休休会，要要写明""休会""字样。例例文一：：会会议名称称会议时时间会会议地点点记录人人出出席与列列席会议议人员缺缺席人员员会会议主持持人审阅签签字主主要议题题发发言记录录：例例文二：：××公司办办公会议议记录时时间：一一九×××年×月×日×时地地点：公公司办公公楼五楼楼大会议议室出出席人：：××××××××××××××××××××……缺缺席人：：××××××××××××……主主持人：：公司总总经理记记录人：：办公室室主任刘刘××主主持人发发言：((略)与与会者发发言：××××……………………××××……………………散散会主主持人：：××××(签名名)记记录人：：××××(签名名)((本会议议记录共共×页)（二二）、会会议记录录的基本本要求一一、准确确写明会会议名称称（要写写全称），开开会时间间、地点点，会议议性质。二二、详细细记下会会议主持持人、出出席会议议应到和和实到人人数，缺缺席、迟迟到或早早退人数数及其姓姓名、职职务，记记录者姓姓名。如如果是群群众性大大会，只只要记参参加的对对象和总总人数，以以及出席席会议的的较重要要的领导导成员即即可。如如果某些些重要的的会议，出出席对象象来自不不同单位位，应设设置签名名簿，请请出席者者签署姓姓名、单单位、职职务等。三三、忠实实记录会会议上的的发言和和有关动动态。会会议发言言的内容容是记录录的重点点。其他他会议动动态，如如发言中中插话、笑笑声、掌掌声，临临时中断断以及别别的重要要的会场场情况等等，也应应予以记记录。记记录发言言可分摘摘要与全全文两种种。多数数会议只只要记录录发言要要点，即即把发言言者讲了了哪几个个问题，每每一个问问题的基基本观点点与主要要事实、结结论，对对别人发发言的态态度等，作作摘要式式的记录录，不必必“有闻必必录”。某些些特别重重要的会会议或特特别重要要人物的的发言，需需要记下下全部内内容。有有录音机机的，可可先录音音，会后后再整理理出全文文；没有有录音条条件，应应由速记记人员担担任记录录；没有有速记人人员，可可以多配配几个记记得快的的人担任任记录，以以便会后后互相校校对补充充。四四、记录录会议的的结果，如如会议的的决定、决决议或表表决等情情况。会会议记录录要求忠忠于事实实，不能能夹杂记记录者的的任何个个人情感感，更不不允许有有意增删删发言内内容。会会议记录录一般不不宜公开开发表，如如需发表表，应征征得发言言者的审审阅同意意。（三三）、会会议记录录的重点点会会议记录录应该突突出的重重点有：：（11）会议议中心议议题以及及围绕中中心议题题展开的的有关活活动；（22）会议议讨论、争争论的焦焦点及其其各方的的主要见见解；（33）权威威人士或或代表人人物的言言论；（44）会议议开始时时的定调调性言论论和结束束前的总总结性言言论；（55）会议议已议决决的或议议而未决决的事项项；（66）对会会议产生生较大影影响的其其他言论论或活动动。（四四）、会会议记录录的写作作技巧一一般说来来，有四四条：一一快、二二要、三三省、四四代。一一快，即即记得快快。字要要写得小小一些、轻轻一点，多多写连笔笔字。要要顺着肘肘、手的的自然去去势，斜斜一点写写。二二要，即即择要而而记。就就记录一一次会议议来说，要要围绕会会议议题题、会议议主持人人和主要要领导同同志发言言的