传智办公自动化管理系统需求分析-4

广东硅谷软件学院PAGE51需求分析文档文档编号：密级：AAA编写：编写日期：2012年月日审核：审核日期2012年月日批准：批准日期：2012年月日用户需求确认书《软件需求规格说明书》中列举的需求已包含用户现阶段所用需求，需求明确，符合要求。用户职务用户签名签订日期目录TOC\o"1-3"\h\z\u30593需求分析文档 0191671.引言 160841.1.编写目的 141681.2.项目开发背景 1114131.3.定义分析 171232.任务概述 1165442.1.产品面向的最终用户 1322112.2.产品的约束 2311923.需求规定 219483.1.功能设计 2170983.2.数据库设计 27261133.3.对功能的规定 29142213.4.对性能的规定 2994764.产品的非功能性需求 29151624.1.运行环境需求 2935774.2.开发环境 295234.3.质量需求 3070655.任务的进度计划 30321496.任务的人员分配及工作量分配 30235177.系统项目风险评估 31引言编写目的本文档将全面描述本系统的各个功能、运行环境，使客户和开发者双方对本系统的初始规定有一个共同的理解，使之成为整个开发工作的基础。本文档能详细准确地描述用户的需求，同时也为用户更容易地理解这些需求的描述创造了条件。项目开发背景随着企业规模的不断扩大,业务不断增多,传统的企业管理方法不仅效率低下,而且占用大量的人力物力,已经远远不能够适应现代企业的需求,甚至已经阻碍了企业的进一步发展,称为企业发展的瓶颈,其主要缺陷如下：企业资源无法共享，使得企业无法充分利用现有的资源文件审批效率不高，办公效率不高员工考勤信息不准确消息文件的发送，通知不方便为了弥补这些缺陷，提高企业的管理水平，实现企业管理的自动化，方便公司内部通信，实现企业资源共享，在这种背景下，一个属于企业自己的办公自动化管理系统是非常必要的，由此决定开发该办公自动化管理系统定义分析主要功能简介：文件管理功能：主要完成企业内部文件的发送与接收企业共享功能：主要实现企业资源的共享消息管理功能：主要完成企业内部信息的发送与接收申请管理功能：包括申请的发送，审批，查看审批状态等功能考勤管理功能：主要完成职工的在线考勤功能人力资源管理功能：主要用于添加及管理员工发送电子邮件的功能：主要用于员工的电子邮件的发送和接收紧急报警功能：当有重要的事情是，可以通过该功能传达给总经理修改密码功能：管理系统必备的功能*注：总经理拥有上述所有功能的使用权限，但是对于其他职员，根据其权限的不同会隐藏其中的部分功能，比如说添加员工的功能，肯定只有人力资源部门职员才可以拥有。任务概述产品面向的最终用户项目提出者：传智科技有限公司系统最终用户：传智科技有限公司的领导及全体职工系统开发团队：CMD团队小组产品的约束时间约束：一个月资金约束：¥10需求规定功能设计系统流程图（拓扑图）系统结构系统用例图功能描述用户登录功能：用例名称：用户登录功能参与者：公司职员和经理简要说明：主要用于用户登录进入主界面前置条件：登陆的用户必须是公司职员基本事件流：用户打开登录页面用户输入用户名、密码、并进行角色选择单击“登录”按钮系统将验证登录用户名的有效性，密码的正确性。如果验证成功，将进入系统的主界面，否则弹出提示信息显示登录失败其他事件流：单击“重置”按钮，系统将清空输入框的信息异常事件流：1.系统登录时出现系统故障，如网络故障、数据库服务器故障、系统弹出系统异常界面，提示用户登录失败。注释：界面显示：系统主界面：用例名称：系统主界面参与者：公司职员和经理简要说明：主要用于功能选择前置条件：登陆的用户必须是公司职员基本事件流：选择想要操作的功能，进入对应的功能界面其他事件流：无异常事件流：无注释：职位的不同，能操作的功能权限不一样界面显示：文件管理功能：功能名称：文件管理功能功能描述：主要完成企业内部文件的发送与接收职员接收文件用例名称：职员接受文件参与者：公司职员和经理简要说明：职员可以通过这个功能来接收其他职员发送的文件前置条件：登陆的用户必须是公司职员基本事件流：1.用户登录后，点击文件管理模块就可以看到接受文件，该模块支持文件下载功能，点击文件后面的文件列就可以下载你想要的文档；2.本功能还支持多份文件同时接收功能，只要您在您想要接收的文件的前面方框打上勾，然后点击右下方的下载按钮则可以是实现。其他事件流：1.本模块可以实现多份文件同时删除功能，把你想要删除的文件前面方框打勾，然后点击右下方的删除按钮就可以删除你不要的文件。异常事件流：1.当您在没有将文件前面的方框打上勾时点击右下方的按钮，系统将提示“请选择要文件”后台将不做任何操作当有选择时，系统将顺利操作。注释：无界面显示：职员发送文件用例名称：职员发送文件参与者：公司职员和经理简要说明：职员可以通过这个功能来向其他职员发送文件前置条件：登陆的用户必须是公司职员基本事件流：1.用户登录后，点击文件管理模块就可以看到发送文件，2.该模块支持文件发送功能，它可以发为向部门或个人发送文件，在下拉列表可以选择。3．在最下方有发送和重置按钮，当你点击发送按钮时，文件将发送出去；如果你点的是重置按钮，那么系统将您所有填写的东西清空。其他事件流：1.单击“重置”按钮，系统将清空输入框的信息异常事件流：文件发送失败，提示重新发送文件不存在，提示文件不存在当点击发送按钮，系统会自动检查您的每一项有没有填写完整。如果没有时系统将提示“请检查你填写的内容”，注释：无界面显示：企业共享功能：功能名称：企业共享功能功能描述：主要实现企业资源的共享职员查看共享用例名称：查看共享参与者：公司职员和经理简要说明：职员可以通过这个功能查看和下载本部门共享的文件前置条件：登陆的用户必须是公司职员基本事件流：选择企业共享功能，再选择查看共享功能进入其界面在显示的共享文件列表中选择要查看的共享文件可以从列表中看到共享文件的文件米、文件类型、文件主题、共享时间、大小、共享人和下载功能点击下载按钮，对选中的文件进行下载其他事件流：1、点击上一页和下一页可以看到其他页面的共享文件异常事件流：系统请求页面时出现网络故障导致文件下载请求失败，系统弹出对应的消息提示，并提示用户是否重新尝试下载系统请求页面时出现网络故障、数据库服务器故障、文件服务器故障等导致文件下载，系统会弹出对应的消息，并提示用户是否重新尝试下载系统请求页面时出现网络故障、文件服务器故障等导致下载的文件已破坏注释：共享文件显示有分部门限制界面显示：职员上传共享用例名称：职员上传共享参与者：公司职员和经理简要说明：职员可以通过这个功能来上传文件，进行文件共享前置条件：登陆的用户必须是公司职员基本事件流：选择上传共享功能，进入其界面选择文件类型，输入文件主题，选择要上传的文件，输入文件详情3、点击上传按钮，返回上传共享文件结果其他事件流：文件类型，文件主题，要上传的文件，即文件详情等信息存在漏填漏选，返回相应的提示信息点击取消按钮，可以取消上传共享文件，信息将被重置异常事件流：系统请求页面时出现网络故障和文件服务器故障等导致文件上传请求失败，系统弹出对应的消息提示，并提示用户是否重新尝试上传注释：共享文件只能上传到本部门界面显示：管理共享用例名称：管理共享参与者：公司职员和经理简要说明：职员可以通过这个功能进行共享文件的管理前置条件：登陆的用户必须是公司职员基本事件流：选择管理共享的功能进入共享文件管理界面在共享文件管理界面可以看到共享文件的文件名，文件类型，文件主题，共享时间，文件大小，共享文件人可以选择要管理的文件前面的复选框，点击删除，对选中的文件进行删除其他事件流：点击取消可以重置选项点击上一页和下一页可以看到其他页面的共享文件点击删除，系统会提示是否真的要删除异常事件流：系统请求页面时出现网络故障和文件服务器故障等导致文件删除请求失败，系统弹出对应的消息提示，并提示用户是否重新尝试再次删除由于网络故障，可能会出现点击删除后，文件没有删除，刷新页面再进行删除注释：只有相应的用户可以对此进行操作界面显示：消息管理功能：主要完成企业内部信息的发送与接收功能名称：消息管理功能功能描述：主要完成企业内部信息的发送与接收职员接收信息用例名称：职员接收信息参与者：公司职员和经理简要说明：职员可以通过这个功能来接受其他职员发送的消息信息前置条件：登陆的用户必须是公司职员基本事件流：用户打开接收消息界面系统将从数据库中获取对应信息显示出来其他事件流：单击“查看已读消息”，系统将显示该用户的已读消息列表单击“查看未读消息”，系统将显示该用户的未读消息列表异常事件流：1、系统请求页面时出现系统故障，如网络故障、数据库服务器故障、系统弹出系统异常界面，提示用户获取页面失败。注释：只有相应的用户可以对此进行操作界面显示：职员发送信息用例名称：职员发送信息参与者：公司职员和经理简要说明：职员可以通过这功能来向其他职员发送消息信息前置条件：登陆的用户必须是公司职员基本事件流：用户打开发送消息界面用户输入接收人、消息主题，发送内容等信息单击“发送”按钮，系统将对输入的信息进行数据正确性、完整性的验证如果验证无误，系统会将消息发送到对应的职员，否则返回发送失败提示其他事件流：1、单击“重置”按钮，系统将清空用户输入的内容异常事件流：1、系统请求页面时出现系统故障，如网络故障、数据库服务器故障、系统弹出系统异常界面，提示用户获取页面失败。注释：无界面显示：申请管理功能：包括申请的发送，审批，查看审批状态等功能功能名称：消息管理功能功能描述：主要完成企业内部信息的发送与接收待批申请用例名称：待批申请参与者：总经理、各部门经理简要说明：总经理、各部门经理可以通过这个功能来查看待批申请前置条件：登陆的用户不能为普通员工该部门必须为申请的审批部门之一该申请在该部门中，必须还是“未审批”的状态基本事件流：1.用户打开待批申请2.审批部门只能修改该部门的申请状态3.假如一级审批部门未全部通过，二级审批部门没办法进行审批状态的修改4.当一级审批部门和二级审批部门全部通过的时候，公文状态将从“正在审批中...”变为“审批通过”。其他事件流：1.当审批状态修改为已审批之后，就没办法对其进行再次修改异常事件流：1.系统请求页面时出现系统故障，如网络故障、数据库服务器故障、系统弹出系统异常界面，提示用户获取页面失败。注释：只有相应的用户可以对此进行操作界面显示：发送申请用例名称：发送申请参与者：公司职员简要说明：职员可以通过这个功能来发送申请前置条件：登陆的用户必须是公司职员基本事件流：1.选择申请的类型级别“一级申请”还是“二级申请”，系统默认为“一级申请”2.当用户选择“二级申请”时，将出现一级审批部门、二级审批部门（用于区别部门的优先级别）3.输入申请的主题和申请内容4.点击“发送”按钮时，对页面的内容进行验证，确保信息的正确性其他事件流：1.用户选择某个部门为一级审批部门之后，二级审批部门中，将不能继续选择该部门2.点击“关闭”按钮时，系统将取消本次操作，返回系统的主界面异常事件流：1.系统请求页面时出现系统故障，如网络故障、数据库服务器故障、系统弹出系统异常界面，提示用户获取界面失败2.用户未能全部填写完申请的信息，导致申请信息未能成功填写到数据库中，页面将提示用户申请信息没能完全填写注释：只有相应的用户对象才能对其进行操作界面显示：我的申请用例名称：我的申请参与者：公司职员简要说明：职员可以通过这个功能来查看自己提交的申请前置条件：登陆的用户必须是公司职员基本事件流：用户能对其提交过的申请进行查看点击“详情”栏中的“查看”链接时，将打开相应的申请的详细内容信息的界面其他事件流：进行详细内容信息时，主要是对申请的详细罗列点击“返回”时，系统将返回我的申请的首页异常事件流：系统请求页面时出现系统故障，如网络故障、数据库服务器故障、系统弹出系统异常界面，提示用户获取界面失败注释：员工只能看到自己的申请界面显示：所有申请用例名称：所有申请参与者：总经理简要说明：总经理可以通过这个功能查阅所有申请前置条件：1.登陆的用户必须是总经理2.申请以申请时间的先后顺序进行排序3.总经理只能查看到自己在任期间的所有申请，用户在还不是总经理时，不能查看到之前的申请基本事件流：用户选择要对其进行观看的申请，单击进行观看申请的详细信息其他事件流：1.用户点击“上一页”和“下一页”时，能够查看更多的申请2.当页面太多时，用户可以在输入框中输入想要查看的页数码，点击“确定”，页面将跳转到用户想要观看的申请页面，可以省去用户想要观看的页数太多，得一直点击链接的烦恼3.进行相对应的申请详细信息时，点击“返回”将返回上一个页面的信息异常事件流：1.系统请求页面时出现系统故障，如网络故障、数据库服务器故障、系统弹出系统异常页面，提示用户获取界面失败2.用户在输入框中没输入数据，就直接点击“确定”按钮时，系统将弹出提示信息“请输入您想要查看的页数号”3.当申请表中的申请数量过多时，可以根据年份进行分类注释：员工只能看到自己的申请界面显示：考勤管理功能：功能名称：考勤管理功能功能描述：主要完成职工的在线考勤功能上班考勤用例名称：上班考勤参与者：公司职员简要说明：职员可以通过这个功能来登记上下班考勤前置条件：登陆的用户必须是公司职员且登录OA系统基本事件流：用户进入“考勤时间”页面用户选择上下班状态，返回当前考勤情况其他事件流：1.验证当前是否为上班下班时间，显示相应提示异常事件流：1.状态提交失败，提示是否再次提交注释：无界面显示：考勤查询用例名称：考勤查询参与者：公司职员简要说明：职员可以通过这个功能来查看自己考勤情况前置条件：登陆的用户必须是公司职员且登录OA系统基本事件流：用户进入考勤查询页面，考勤列表会显示当前目录下的简要信息：时间、姓名、部门、考勤状态、考勤IP用户点击“上一页”、“下一页”按钮可查询对应的考勤信息其他事件流：无异常事件流：1、系统获取用户考勤信息时出现系统故障，例如网络故障，数据库服务器故障，系统弹出系统异常页面，提示用户读取考勤信息失败注释：无界面显示：在线考勤用例名称：在线考勤参与者：总经理简要说明：总经理可以通过这个功能查看所有职员的考勤情况前置条件：用户登录OA系统且身份权限为总经理基本事件流：用户进入“在线考勤”页面，列表默认现象所有员工的考勤简要信息用户单击“市场部”按钮，列表将显示“市场部”所有员工的考勤信息、用户单击“技术部”按钮，列表将显示“技术部”所有员工的考勤信息用户单击“公关部”按钮，列表将显示“公关部”所有员工的考勤信息用户单击“财务部”按钮，列表将显示“财务部”所有员工的考勤信息用户单击“后勤部”按钮，列表将显示“后勤部”所有员工的考勤信息其他事件流：用户权限为普通职员时，点击“在线考勤”按钮，系统弹窗提示“用户权限不足”异常事件流：系统获取用户考勤信息时出现系统故障，例如网络故障，数据库服务器故障，系统弹出系统异常页面，提示用户读取考勤信息失败注释：无界面显示：人力资源管理功能：功能名称：人力资源管理功能功能描述：主要用于添加及管理员工添加员工用例名称：添加员工参与者：人力资源职员和经理简要说明：人力资源职员通过这个功能可以增加职员信息前置条件：人力资源职员和总经理基本事件流：用户打开添加员工界面用户输入用户名、密码、确认密码、真实姓名、性别、出生年月、所属部门、所属地、职位角色、电子邮箱、电话、基本工资、个人简历等信息单击“提交”按钮，将用户所填写的信息存入数据库如果验证无误，系统将提示提交成功，否则提交失败其他事件流：点击“上传头像”按钮，系统将弹出一个对话框，用户可根据自己的意愿从本地或从默认的头像中选择，并保存到对应职员的数据库信息中点击“重置”按钮，系统将清空输入框的信息异常事件流：系统添加职员信息时出现系统故障，例如网络故障，数据库服务器故障，系统弹出系统异常页面，提示用户获取界面失败添加职员的信息已存在，系统将提示“该职员已存在，不可重复添加”系统添加职员信息时出现系统故障，提示重新输入职员信息用户输入的数据不符合规范，如电话包含特殊字母，系统将弹出“格式为YYYY-MM-DD，如2013-1-1就是2013年1月1日”的提示对话框。注释：无界面显示：员工管理用例名称：员工管理参与者：人力资源职员和经理简要说明：人力资源职员通过这个功能来查看、修改、删除职员信息前置条件：人力资源职员和总经理基本事件流：用户打开员工管理界面用户单击“所有员工”按钮，列表将显示“所有员工”的详细信息、用户单击“总经理室”按钮，列表将显示“总经理室”所有员工的详细信息用户单击“市场部”按钮，列表将显示“市场部”所有员工的详细信息、用户单击“技术部”按钮，列表将显示“技术部”所有员工的详细信息用户单击“公关部”按钮，列表将显示“公关部”所有员工的详细信息用户单击“财务部”按钮，列表将显示“财务部”所有员工的详细信息用户单击“后勤部”按钮，列表将显示“后勤部”所有员工的详细信息其他事件流：单击“查看”按钮，系统将根据用户名，从数据库中获取相应用户的详细信息，显示出来。单击“删除”按钮，系统将弹出“是否确认删除，数据将不可恢复”的提示对话框，如果用户单击“确定”按钮，系统将删除用户数据，否则取消本次操作单击“上一页”，系统将根据员工信息的数量显示员工信息单击“下一页”，系统将根据员工信息的数量显示员工信息异常事件流：系统添加职员信息时出现系统故障，例如网络故障，数据库服务器故障，系统弹出系统异常页面，提示用户获取界面失败单击“删除”按钮时数据库出错，提示“删除用户失败”注释：无界面显示：发送电子邮件的功能：功能名称：发送电子邮件的功能功能描述：主要用于员工的电子邮件的发送和接收发送邮件用例名称：发送邮件参与者：公司职员和经理简要说明：用户可以通过这个功能来发送邮件前置条件：用户必须是公司职员并已登录基本事件流：用户打开系统发送邮件页面输入收件人、主题、邮件正文容等相关内容单击“发送”按钮系统验证邮件内容的正确性如果验证无误将会把邮件发送给收件人，否则返回错误信息其他事件流：收件人、主题、正文内容等信息如果存在漏填，将会返回相应的错误信息点击“添加附件”按钮可以从本地或者草稿箱中的附件一起发送给收件人点击“字体格式”按钮可以根据用户所需要的格式选择字体点击“定时发送”按钮可以根据用户所指定的时间发送给收件人5、点击“存为草稿”按钮可以将现在页面的邮件保存在草稿箱中，让用户下次调用6、点击“关闭”按钮，系统将取消本次操作，返回系统的主界面异常事件流：1、系统请求页面时出现系统故障，如网络故障、数据库服务器故障、系统弹出系统异常界面，提示用户获取界面失败。2、用户输入的数据不符合规范，如：收件人不存在，系统将弹出“该收件人不存在”的提示对话框。3、草稿箱容量不足时，将邮件存入草稿箱系统将弹出“草稿箱容量不足”的提示对话框注释：无界面显示：查看邮件用例名称：查看邮件参与者：公司职员和经理简要说明：用户可以通过这个功能来查看邮件前置条件：用户必须是公司职员并已登录基本事件流：用户打开查看邮件页面从数据库中查询邮件的相关信息并通过表格显示出来选中要查看的邮件，点击“查看”可以查询的邮件详情在邮件的复选框中打上勾，再点击“删除”按钮，可以一次性将多份邮件删除其他事件流：邮件详情页面点击“返回”可以返回到查看邮件页面邮件详情页面点击“转发”可以填写收件人，点击“确定”可以将页面内容转发给收件人邮件详情页面点击“删除”可以删除该邮件，并自动返回查看邮件页面邮件详情页面点击“上一封”可以直接查看上一封邮件的详情邮件详情页面点击“下一封”可以直接查看下一封邮件的详情异常事件流：服务器没有开启，查询不到数据网络出现故障，无法正确显示数据转发邮件时数据不符合规范，如：收件人不存在，系统将弹出“收件人不存在”提示对话框点击“上一封”邮件时没有上一封邮件，系统将弹出“已经是第一封邮件”提示对话框点击“下一封”邮件时没有下一封邮件，系统将弹出“已经是最后一封邮件”提示对话框注释：邮件详情页面在查看邮件页面中点击“查看”就可以弹出 界面显示：紧急报警功能：功能名称：紧急报警功能功能描述：当有重要的事情是，可以通过该功能传达给总经理紧急报警用例名称：紧急报警参与者：公司职员和经理简要说明：用户通过紧急报警，向总经理汇报相关紧急事件前置条件：用户必须是公司职员并已登录基本事件流：用户打开系统紧急报警界面输入收件人、主题、详细信息、报警者、报警部门、联系人等信息单击“发送”按钮系统验证紧急事件内容的正确性如果验证无误，系统将发送紧急事件到对应的收件人，否则返回错误信息其他事件流：收件人、主题、详细信息、报警者、报警部门、联系人等信息存在漏填，返回相应的提示信息。点击“定时发送”按钮，系统将弹出时间的选择框，用户选择时间后，系统将根据用户选择的时间发送紧急事件。点击“存为草稿”按钮，系统会将用户所填写的内容保存早草稿箱中，共用户下次调用。点击“关闭”按钮，系统将取消本次操作，返回系统的主界面。点击“添加附件”按钮，用户可根据自己的需要从本地或者草稿箱中添加附件，系统将把紧急事件内容和附件一起发送给收件人。点击“字体格式”按钮，用户可根据自己的需求选择相应的字体格式。异常事件流：系统请求页面时出现系统故障，如网络故障、数据库服务器故障、系统弹出系统异常界面，提示用户获取界面失败。用户输入的数据不符合规范，如收件人不存在，系统将弹出“该收件人不存在”的提示对话框。草稿箱容量不足时，将紧急事件存入草稿箱，系统将弹出“草稿箱容量不足”的提示对话框。注释：无界面显示：查看报警用例名称：查看报警参与者：总经理简要说明：总经理可以通过这个功能来查看紧急消息前置条件：用户必须是总经理基本事件流：用户打开查看报警界面系统将从数据库中获取所有的报警信息，通过列表显示出来用户选择要查看的某一条具体的报警信息，单击“查看”系统将根据报警者的编号，从数据库中查询对应报警时间的详细信息，并显示出来其他事件流：无异常事件流：系统请求页面时出现系统故障，如网络故障、数据库服务器故障、系统弹出系统异常界面，提示用户获取界面失败。注释：无 界面显示：修改密码功能：修改密码用例名称：用户修改密码参与者：公司职员和经理简要说明：主要用于用户修改密码前置条件：用户必须是公司职员并已登录基本事件流：用户打开修改密码界面输入旧密码，新密码，确认密码等信息系统将验证旧密码的正确性，新密码的正确性与完整性如果验证无误，系统将新密码修改至数据库，显示“密码修改成功”的提示信息，否则显示“密码修改失败”其他事件流：1、单击“重置”按钮，系统将清空输入框的信息异常事件流：系统请求页面时出现系统故障，如网络故障、数据库服务器故障、系统弹出系统异常界面，提示用户获取界面失败。用户旧密码输入有误，系统将提示“密码输入不正确”。用户输入的新密码不符合规范，提示用户输入有误。注释：无 界面显示： 退出系统用例名称：用户退出系统参与者：公司职员和经理简要说明：主要用于用户退出管理系统前置条件：用户必须是公司职员并已登录基本事件流：用户单击“退出系统”按钮。系统提示“是否确定退出”的对话框。用户选择“确定”，系统将清除session中的用户信息，并跳转至登录页面，否则提示退出失败。其他事件流：1、单击“取消”按钮，系统将取消本次操作异常事件流：系统请求退出时出现系统故障，如网络故障、数据库服务器故障、系统弹出系统异常界面，提示用户退出系统失败。注释：无界面显示：数据库设计该自动化管理系统包括部门、组、职位、用户、文件传输、共享类型、共享文件、消息、报警、考勤时间、考勤信息、申请、审批状态等多个实体，下面将对这些实体进行详细的介绍。部门的E-R图主要包括部门的编号、部门名称及部门的描述组的E-R图主要包括组的编号、组的名称、组的描述、所属部门的编号职位的E-R图主要包括职位编号、职位名称、所属组编号及职位权限用户的E-R图包括用户的编号，密码，登录名及真实姓名等等文件传输（即传输的文件）的E-R图主要包括文件编号、文件名字（系统修改后的名字）、原始 名字（修改前的名字）、发送者、接收者共享文件及共享类型的E-R图主要包括共享文件的名字、共享时间、文件大小等等信息消息的E-R图主要包括消息的编号、发送者、接收者、主题、内容、时间等等报警的E-R图主要包括报警的编号、报警者、报警部门、主题、内容、时间、状态等信息考勤信息及考勤时间的E-R图主要包括了关于考勤的所有信息申请及审批状态的E-R图主要包括有关申请的所有信息，如申请人、内容及各有关部门的审批 状态等等对功能的规定每个功能都必须尽可能模块化，降低耦合性每个功能必须稳定每个功能的代码必须通过规范测试用户的自动登陆信息保存在本地软件界面风格要统一，颜色，logo，色块等对性能的规定性能要稳定统一代码规范必须通过规范压力测试对性能进行优化对表情进行预加载 产品的非功能性需求运行环境需求设备需求CPU：至少1.0GHz（单/双核处理器系统）内存：1GBRAM或更高（最低支持512MB，可能会影响性能和某些功能）硬盘：至少1GB可用硬盘空间显示卡和监视器：640X480或分辨率更高的视频适配器和监视器其他设备：网卡软件需求操作系统：Windows7/WindowsVista/Windows2003/Windows2008/WindowsXP浏览器：IE8/IE9/IE10/Firefox15以上/Chrome开发环境操作系统：Windows7数据库：SQLServer2008R2编译器：Myeclipse10.0Web服务器：Tomcat7.xJAVA运行环境：JDK7.x+JRE7.x浏览器：IE8/IE9/IE10/Firefox15以上/Chrome质量需求正确性：软件符合需求要求健壮性：软件在异常情况（需求范围之外）下的运行能力。软件的容错能力和恢复能力。可靠性：用平均无故障时间来衡量。应保证设计时所定义的平均无故障时间。一般由设计中没有预料到的异常情况产生或没有测出的代码缺陷造成的。性能：指软件运行的效率，所占‘时间－空间’的效率。易用性：由用户评价易用性清晰性：工作成果易读，易理解可扩展性兼容性可移植性4.4开发周期开发周期是一个月，即（2012.1~2012.2.）任务的进度计划阶段名称使用时间阶段实现第一阶段8天项目前期准备第二阶段22天组员各自完成各自模块第三阶段5天功能整合第四阶段5天功能测试任务的人员分配及工作量分配实施人员人员分工内容张镇华紧急事务、系统管理谢挺企业共享王岳旋人力资源张伟标考勤管理罗诗伟申请审批、登录页面李迪伟文件管理郑晓渠电子邮件宋秉良消息管理系统项目风险评估序号风险来源风险事件预防策略行动1企业对OA需求模糊企业不能清晰、明确地定义自己的需求或企业主要考虑技术适用性而不考虑管理适用性加强售前引导，暗示企业疼痛，建立企业憧憬专家项目团队跟进，提供专家建议宣传OA知识引导客户建立选型标准跟进调研呈现解决方案2产品匹配差异企业行业特性较强，企业需求与OA匹配存在一定差异对企业需求合理性、投入产出分析通过二次开发的方式进行处理需求匹配分析提出二次开发解决方案需要和客户进一步沟通需求二次开发需求确认3行业特殊性无法取得系统需要的数据和项目经理、资源中心负责人（BK）共同沟通管理的控制度问题，尽早确认管理的模式，以便确定系统中的架构方案确认时进行讨论4客户实施团队组建不合理项目实施过程中高级管理人员的参与远远不够，项目小组的成员以技术人员为主而不是相关的管理人员和业务人员加强高层沟通项目实施方法培训使高层认识到实施的重要性5企业内部认识不统一高层领导、中层干部与普通员工对系统的期望值不一致加强与各层领导之间的沟通进行OA培训宣传OA知识使各职能部门的领导全力参与项目6人员风险关键实施人员不到位，实施人员缺乏应有的知识和技能或双方实施人员流动频繁做好工作计划安排确保资源的全程参与合理安排计划、做好进度控制、任务分解加强培训、交流、能力提升对项目实施队伍订立绩效评估指标7客户硬件和网络风险客户硬件和网络不能及时到位或性能指标不能满足需要加强沟通技术沟通推荐网络硬件标准辅助客户进行硬件选型8产品性能故障产品模块版本存在故障（BUG）做好测试、升级、替换、备份工作上线前的方案测试BUG问题及时提交做好产品的升级或备份工作及时调整实施计划变更9项目时间和进度控制不合理实施计划过长影响员工多系统成功实施的信心，并影响业务的连续性、实施成本超预算或与企业财务业务部门的繁忙季节冲突加强项目管理双方认真履行职责加强问题的及时沟通与解决灵活运用方法论和项目管理及时的成果确认，减少不必要因素对进度的影响10企业变革准备不充分对未来方案的了解还不深入，尤其是随之带来的变革，可能会产生对原信息系统实施的抵触心理或高级管理层对方案的了解还不深入，无法积极地贯彻、监督实施加强沟通及时组织学习、讨论确认、培训事宜与客户项目经理交流与客户管理层交流，确定解决办法采取总体规划、逐步实施的策略，树立试点应用标杆注：每周至少找姚经理进行沟通附录资料：不需要的可以自行删除

Excel表格的基本操作教程Excel快捷键和功能键Ctrl组合快捷键按键说明Ctrl+(取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。Ctrl+)取消隐藏选定范围内所有隐藏的列。Ctrl+&将外框应用于选定单元格。Ctrl+_从选定单元格删除外框。Ctrl+~应用“常规”数字格式。Ctrl+$应用带有两位小数的“货币”格式（负数放在括号中）。Ctrl+%应用不带小数位的“百分比”格式。Ctrl+^应用带有两位小数的“指数”格式。Ctrl+#应用带有日、月和年的“日期”格式。Ctrl+@应用带有小时和分钟以及AM或PM的“时间”格式。Ctrl+!应用带有两位小数、千位分隔符和减号(-)（用于负值）的“数值”格式。Ctrl+-显示用于删除选定单元格的“删除”对话框。Ctrl+*选择环绕活动单元格的当前区域（由空白行和空白列围起的数据区域）。在数据透视表中，它将选择整个数据透视表。Ctrl+:输入当前时间。Ctrl+;输入当前日期。Ctrl+`在工作表中切换显示单元格值和公式。Ctrl+'将公式从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中。Ctrl+"将值从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中。Ctrl++显示用于插入空白单元格的“插入”对话框。Ctrl+1显示“单元格格式”对话框。Ctrl+2应用或取消加粗格式设置。Ctrl+3应用或取消倾斜格式设置。Ctrl+4应用或取消下划线。Ctrl+5应用或取消删除线。Ctrl+6在隐藏对象、显示对象和显示对象占位符之间切换。Ctrl+7显示或隐藏“常用”工具栏。Ctrl+8显示或隐藏大纲符号。Ctrl+9隐藏选定的行。Ctrl+0隐藏选定的列。Ctrl+A选择整个工作表。如果工作表包含数据，则按Ctrl+A将选择当前区域。再次按Ctrl+A将选择整个工作表。当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，则会显示“函数参数”对话框。当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，按Ctrl+Shift+A将会插入参数名称和括号。Ctrl+B应用或取消加粗格式设置。Ctrl+C复制选定的单元格。如果连续按两次Ctrl+C，则会显示MicrosoftOffice剪贴板。如果工作表包含数据，则按Ctrl+A将选择当前区域。再次按Ctrl+A将选择整个工作表。当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，则会显示“函数参数”对话框。当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，按Ctrl+Shift+A将会插入参数名称和括号。Ctrl+B应用或取消加粗格式设置。Ctrl+C复制选定的单元格。如果连续按两次Ctrl+C，则会显示MicrosoftOffice剪贴板。Ctrl+D使用“向下填充”命令将选定范围内最顶层单元格的内容和格式复制到下面的单元格中。Ctrl+F显示“查找”对话框。按Shift+F5也会显示此对话框，而按Shift+F4则会重复上一次“查找”操作。Ctrl+G显示“定位”对话框。按F5也会显示此对话框。Ctrl+H显示“查找和替换”对话框。Ctrl+I应用或取消倾斜格式设置。Ctrl+K为新的超链接显示“插入超链接”对话框，或为选定的现有超链接显示“编辑超链接”对话框。Ctrl+L显示“创建列表”对话框。Ctrl+N创建一个新的空白文件。Ctrl+O显示“打开”对话框以打开或查找文件。按Ctrl+Shift+O可选择所有包含批注的单元格。Ctrl+P显示“打印”对话框。Ctrl+R使用“向右填充”命令将选定范围最左边单元格的内容和格式复制到右边的单元格中。Ctrl+S使用其当前文件名、位置和文件格式保存活动文件。Ctrl+U应用或取消下划线。Ctrl+V在插入点处插入剪贴板的内容，并替换任何选定内容。只有在剪切或复制了对象、文本或单元格内容后，才能使用此快捷键。Ctrl+W关闭选定的工作簿窗口。Ctrl+X剪切选定的单元格。Ctrl+Y重复上一个命令或操作（如有可能）。Ctrl+Z使用“撤消”命令来撤消上一个命令或删除最后键入的条目。显示了自动更正智能标记时，按Ctrl+Shift+Z可使用“撤消”或“重复”命令撤消或恢复上一次自动更正操作。功能键按键说明F1显示“帮助”任务窗格。按Ctrl+F1可关闭并重新打开当前任务窗格。按Alt+F1可创建当前范围中数据的图表。按Alt+Shift+F1可插入新的工作表。F2编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。如果禁止在单元格中进行编辑，它也会将插入点移到编辑栏中。按Shift+F2可编辑单元格批注。F3将定义的名称粘贴到公式中。按Shift+F3将显示“插入函数”对话框。F4重复上一个命令或操作（如有可能）。按Ctrl+F4可关闭选定的工作簿窗口。F5显示“定位”对话框。按Ctrl+F5可恢复选定工作簿窗口的窗口大小。F6切换到已拆分（“窗口”菜单，“拆分”命令）的工作表中的下一个窗格。按Shift+F6可切换到已拆分的工作表中的上一个窗格。如果打开了多个工作簿窗口，则按Ctrl+F6可切换到下一个工作簿窗口。F7显示“拼写检查”对话框，以检查活动工作表或选定范围中的拼写。如果工作簿窗口未最大化，则按Ctrl+F7可对该窗口执行“移动”命令。使用箭头键移动窗口，并在完成时按Esc。F8打开或关闭扩展模式。在扩展模式中，“EXT”将出现在状态行中，并且按箭头键可扩展选定范围。通过按Shift+F8，您可以使用箭头键将非邻近单元格或范围添加到单元格的选定范围。当工作簿未最大化时，按Ctrl+F8可执行“大小”命令（在工作簿窗口的“控制”菜单上。按Alt+F8可显示用于运行、编辑或删除宏的“宏”对话框。F9计算所有打开的工作簿中的所有工作表。如果先按F9再按Enter（对于数组公式则按Ctrl+Shift+Enter），则会计算选定的公式部分，并将选定部分替换为计算出的值。按Shift+F9可计算活动工作表。按Ctrl+Alt+F9可计算所有打开的工作簿中的所有工作表，不管它们自上次计算以来是否已更改。如果按Ctrl+Alt+Shift+F9，则会重新检查相关公式，然后计算所有打开的工作簿中的所有单元格，其中包括未标记为需要计算的单元格。按Ctrl+F9可将工作簿窗口最小化为图标。F10选择菜单栏或同时关闭打开的菜单和子菜单。按Shift+F10可显示选定项目的快捷菜单。按Alt+Shift+F10可显示智能标记的菜单或消息。如果存在多个智能标记，按该组合键可切换到下一个智能标记并显示其菜单或消息。按Ctrl+F10可最大化或还原选定的工作簿窗口。F11创建当前范围内数据的图表。按Shift+F11可插入一个新工作表。按Alt+F11将打开VisualBasic编辑器，您可以在其中通过使用VisualBasicforApplications(VBA)来创建宏。按Alt+Shift+F11将打开Microsoft脚本编辑器，您可以在其中添加文本、编辑HTML标记以及修改任何脚本代码。F12显示“另存为”对话框。其他有用的快捷键按键说明箭头键在工作表中上移、下移、左移或右移一个单元格。按Ctrl+箭头键可移动到工作表中当前数据区域（数据区域：包含数据的单元格区域，该区域周围为空白单元格或数据表边框。）的边缘。按Shift+箭头键可将单元格的选定范围扩大一个单元格。按Ctrl+Shift+箭头键可将单元格的选定范围扩展到与活动单元格同一列或同一行中的最后一个非空白单元格。当菜单处于可见状态时，按向左键或向右键可选择左边或右边的菜单。当子菜单处于打开状态时，按这些箭头键可在主菜单和子菜单之间切换。当菜单或子菜单处于打开状态时，按向下键或向上键可选择下一个或上一个命令。在对话框中，按箭头键可在打开的下拉列表中的各个选项之间移动，或在一组选项的各个选项之间移动。按Alt+向下键可打开选定的下拉列表。Backspace在编辑栏中删除左边的一个字符。也可清除活动单元格的内容。Delete从选定单元格中删除单元格内容（数据和公式），而不会影响单元格格式或批注。在单元格编辑模式下，按该键将会删除插入点右边的字符。End当ScrollLock处于开启状态时，移动到窗口右下角的单元格。当菜单或子菜单处于可见状态时，也可选择菜单上的最后一个命令。按Ctrl+End可移动到工作表上的最后一个单元格，即所使用的最下方一行与所使用的最右边一列的交汇单元格。按Ctrl+Shift+End可将单元格的选定范围扩展到工作表上所使用的最后一个单元格（右下角）。Enter从单元格或编辑栏中完成单元格输入，并（默认）选择下面的单元格。在数据表单中，按该键可移动到下一条记录中的第一个字段。打开选定的菜单（按F10激活菜单栏），或执行选定命令的操作。在对话框中，按该键可执行对话框中默认命令按钮（带有突出轮廓的按钮，通常为“确定”按钮）的操作。按Alt+Enter可在同一单元格中另起一个新行。按Ctrl+Enter可使用当前条目填充选定的单元格区域。按Shift+Enter可完成单元格输入并选择上面的单元格。Esc取消单元格或编辑栏中的输入。按该键也可关闭打开的菜单或子菜单、对话框或消息窗口。Home移到工作表中某一行的开头。当ScrollLock处于开启状态时，移到窗口左上角的单元格。当菜单或子菜单处于可见状态时，选择菜单上的第一个命令。按Ctrl+Home可移到工作表的开头。按Ctrl+Shift+Home可将单元格的选定范围扩展到工作表的开头。PageDown在工作表中下移一个屏幕。按Alt+PageDown可在工作表中向右移动一个屏幕。按Ctrl+PageDown可移到工作簿中的下一个工作表。按Ctrl+Shift+PageDown可选择工作簿中的当前和下一个工作表。PageUp在工作表中上移一个屏幕。按Alt+PageUp可在工作表中向左移动一个屏幕。按Ctrl+PageUp可移到工作簿中的上一个工作表。按Ctrl+Shift+PageUp可选择工作簿中的当前和上一个工作表。空格键在对话框中，执行选定按钮的操作，或者选中或清除复选框。按Ctrl+空格键可选择工作表中的整列。按Shift+空格键可选择工作表中的整行。按Ctrl+Shift+空格键可选择整个工作表。如果工作表包含数据，则按Ctrl+Shift+空格键将选择当前区域。再按一次Ctrl+Shift+空格键将选择整个工作表。当某个对象处于选定状态时，按Ctrl+Shift+空格键可选择工作表上的所有对象。按Alt+空格键可显示Excel窗口的“控制”菜单。Tab在工作表中向右移动一个单元格。在受保护的工作表中，可在未锁定的单元格之间移动。在对话框中，移到下一个选项或选项组。按Shift+Tab可移到前一个单元格（在工作表中）或前一个选项（在对话框中）。在对话框中，按Ctrl+Tab可切换到下一个选项卡。在对话框中，按Ctrl+Shift+Tab可切换到前一个选项卡。Excel表格的基本操作教程

也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。

一、让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。3.设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

Excel表格的基本操作教程六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。二、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。三、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。Excel表格的基本操作教程2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。Excel表格的基本操作教程四、制作“专业符号”工具栏Excel表格的基本操作教程在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。七、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”(三个英文状态下的分号)。2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?，然后确认一下就成了。十、在Excel中自定义函数Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：1.执行“工具→宏→VisualBasic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开VisualBasic编辑窗口。2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.关闭窗口，自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符“&”来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。十三、生成绩条常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。2.再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)，按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。十四、Excel帮你选函数在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。十六、为单元格快速画边框在Excel2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel2002对此功能进行了全新的拓展。单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。十七、控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel会弹出“填充成组工