办公室会务管理

模块四

办公室会务管理4办公室会务管理第1页项目一会议筹备1项目二会务组织管理与文字工作2办公室会务管理办公室会务管理第2页能力目标能够拟订会议筹备方案。能够选择会议地点、预定会议室。能够熟练布置普通会场。能够按要求发送会议通知制发会议证件、发放会议文件资料及用具。知识目标熟悉会议分类。了解会议申报、审批。掌握会议预案基本要素。熟悉会议证件及会议资料基本制作要求。学习目标项目一会议筹备办公室会务管理第3页确定会议预案2会前组织准备2项目一会议筹备会议基本认知1办公室会务管理第4页案例导入一次某地党代表大会开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣告程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。事情发生过程是，会务组会前起草“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”一项。大会秘书处一位责任人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此项目在开幕式程序中删掉了。以后大会秘书处主要责任人定稿时，又把该项圈了回来。会务组同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对以后又被圈了回来一事，未加注意，所以对于在大会上宣告“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，马上上台挥拍领唱，这么才圆了场。会后领导同志说，这一事故该给予批评，吸收教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好，这一点值得表彰。思索题：本案例中，会务准备方面存在哪些问题？会议准备：细致、周密办公室会务管理第5页案例导入金州企业准备在本市新天地大厦召开大型新产品订货会。参加有本单位、外单位人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而企业没有放映机。租借放映机任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开时间是6月9日早晨十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁企业，要求租赁企业在9日早晨九点四十五分必须按时把放映机送到拂晓大厦会议厅。

9日早晨，会议开幕前，金州企业秘书们正在担心地做着最终准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地宾客已陆续进场，刘小姐心急如焚……会前准备怎样做办公室会务管理第6页案例导入思索题：1.假如你是刘小姐，对接下去可能发生各种情况，应该怎样处理？2.假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理汇报还是私自决定调整会议议程？3.向总经理汇报后，你还应该做些什么？4.召开大型会议前各种准备工作，包含音响、电子类装置应提前多少时间安排？5.有些人说，会议上要用到各种东西，最好企业都买齐。假如要借，应提前一天送到。你认为怎样？会前准备怎样做办公室会务管理第7页任务一会议基本认知会议是有组织、有目标地召集人们商议事情、沟通信息、表示意愿行为过程。理论导读办公室会务管理第8页会议种类会议规模

会议性质

时间媒介

大型、中型、小型要求性会议、决议性会议、专业性会议、动员性会议、纪念性会议、外事性会议、综合性会议常规型定时会议、非常规型不定时会议电话会议、电视会议、计算机会议办公室会务管理第9页会议申报与审批会议申报与审批形式会议审批标准口头申报形式书面申报形式会议申报形式精简从严“一支笔”标准办公室会务管理第10页指导会务工作标准准备充分1组织严密2服务周到3确保安全4办公室会务管理第11页任务二确定会议预案会务工作主要内容1．会议预案；2．会议文件准备；3．会议通知；4．会前检验；5．会间调度；6．会后整理。办公室会务管理第12页确定会议预案1．会名2．会议时间3．会场4．出席范围5．会议票证6．职责分工7．会场布置8．主席台9．会议议程10．经费预算11．选举投票组织工作12．发奖组织工作13．集体摄影14．特殊活动安排办公室会务管理第13页任务三会前组织管理会前检验议题收集整理文件准备文件管理会间调度办公室会务管理第14页能力目标能够做好签到及座位引导工作。学会会议服务礼仪。能熟练使用会议惯用设备。熟悉并掌握会议材料制作。能够做好会务协调工作。能够做好会议总结工作。知识目标了解会议组织工作方法变革。熟悉会议服务基本要求。熟悉会议文字工作（简报、纪要、工作规程、总结等）。了解会议评定基本方法。学习目标项目二会务组织管理与文字工作办公室会务管理第15页会议服务与工作规程1会议组织与控制2项目二会务组织管理与文字工作会议文字工作3办公室会务管理第16页（一）准备充分（三）服务周到（二）组织严密（四）安全保障1．确定会议计划；2．制订会议预案；3．准备会议材料；4．发送会议通知；5．布置会场；6．座次排列；7．制发名册与证件1．签到工作；2．接待工作；3．会议统计；4．编写会议简报是对会议进程；5．会间调度；6．会间生活安排。会议期间，秘书人员要摆正自己位置，以热情、细致、优质服务迎接与会人员。在服务每个步骤上，都要考虑全方面、周到，严防出现差错。会议安全保障是会议成功是否至关主要前提。尤其是大型会议，采取强有力安全办法非常必要。任务一会议服务与工作规程会务工作总体要求办公室会务管理第17页会议组织服务工作规程表123会议组织规程表将原来用冗长文字所表示预案变成一两张很简明表格。会议筹备组织工作在预案中比较难以表述细节，在表格项目中都能很清楚地表示，且工作要求、完成时间、责任人一目了然。对经常筹备大中型会议活动单位，对于不一样会议，这种表格不但项目能够相对固定，甚至有些要求也能够大致相同，仅对时间、责任人作些调整即可使用。办公室会务管理第18页任务二会议组织与控制一、会议组织技巧（一）怎样选择和布置会场1．会议场地选择：（1）足够会议场地空间。（2）与会人员与会务组均感方便场所。（3）良好照明、通风、保暖（或送凉）设备。（4）完善会议设备。（5）抗干扰。办公室会务管理第19页会议时间假如较长（1小时以上），要尽可能安排桌子大一些，椅子有靠背，便于摊放会议资料，同时能减轻与会者身体疲劳。年长者居多会议，自由讨论会议，在桌椅安排上更多考虑舒适为主。会议桌椅安排

照明光线

室内装饰

排列座次

普通宜采取亲和暖色灯光为主。既防止受强光照射刺眼引发疲劳，又利于与会者集中注意力。会议室窗帘应用遮光布。色调徽标口号花草旗帜大中型会议都需要排列座次，使与会人员有固定座位，确保大会整齐、方便、有秩序。主席台与主桌席是排列重点。会场布置要求办公室会务管理第20页会议议题确定1．提交会议讨论议题资格。2．议题应有简明文件或汇报提要。3．议题及文字材料应事前经过领导人审批和专员对其内容及文字审核把关。4．议题选定、处理，均应该事前请主管领导人审定。5．适量会议议题。办公室会务管理第21页会议日程与时间安排1．会议日程确定事先安排好关键人物等时间考虑多数与会人员情况确定日程照料特殊原因或原因例会制度不能随意改变办公室会务管理第22页会议日程与时间安排2．会议时间分配会议日程一旦确定，应该说，会议召开时间也就能够确定了。尤其注意是，会议时间较长，一定要安排好开（闭）幕式详细时间，做到每个与会者心中有数，也便于安排会间活动。同时要注意每次召集时间不宜太长，以2小时左右为宜，防止因开会时间过长，引发与会者疲劳，降低会议工作效率。如确需将会议时间延长，中途可安排10－15分钟休息。办公室会务管理第23页会议通知与会议材料会议通知会议资料办公室会务管理第24页会中茶水服务与会间膳食安排茶水服务膳食安排办公室会务管理第25页会议角色饰演主持标准能力要求

（1）善于调整各方意见（2）充分发扬民主（3）效率优先（4）集中统一（1）调研能力（2）洞察能力（3）判断能力（4）表示能力怎样当好主持人办公室会务管理第26页语言通俗易懂

01讲话简练明了

02节奏快慢有序

03形体语言得体

04会议讲话技巧保持双向交流

05办公室会务管理第27页控制会议特殊技巧1．要有幽默感2．议题要详细3．要创造民主气氛首先不要担心害怕；其次不要以牙还牙；再次就是从容对待。怎样缓解会议担心气氛怎样营造踊跃讲话气氛

办公室会务管理第28页会议中问与答技巧1．不明白地方及时提问。2．正确选择提问对象3．问题提得明确、精要。4．提问紧紧围绕会议主