公司声像档案管理办法

公司声像档案管理方法为做好公司（以下简称公司）声像档案的管理工作，更好地开发利用档案信息资源，发挥声像档案在公司各项工作中的作用，特制定本方法。第一章声像档案的管理原那么第一条以影像、声音和图像为主要反映形式，记录与反映本公司重要事件，具有保存和查考利用价值的原始记录。声像档案是公司档案全宗不可缺少的组成局部，是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点。第二条为保证声像档案完整准确和有效利用，声像档案的形成、积累、收集、整理和归档工作必须遵循集中统一管理的原贝晨第三条本方法适用于公司各部门及各办事处。第二章声像档案的管理职责与管理范围第四条各部门、各办事处负责声像档案的形成、积累、整理及向档案管理部门的归档、移交工作。办公室负责声像档案形成、积累、整理、归档全过程管理的协调、指导、监督检查。信息技术部负责协助各部门声像档案数字化工作。办事处形成的档案自行整理、归档和保管。第五条归档范围。.反映公司主要职能活动和工作成果的声像材料。.领导人和著名人物参加公司有关的重大公务活动及视察或检查公司工作的声像材料。.记录公司重大事件、重要会议，公司参与社会重大活动形成的声像材料；.与其他载体档案有密切联系的（文书档案及实物档案）;.其他具有保存价值的的录音、录像、照片（包含相纸照片）、光盘等。第六条声像档案的保管期限是永久。第三章声像档案的收集、整理与移交第七条整理声像档案的格式要求。.归档的数码照片拍摄精度要求分辨率在300dpi以上，重大活动照片最正确尺寸为宽度3000像素、高度4000像素。存储格式为JPEG或TIFF；音频文件的存储格式为WAV或MP3；视频文件的存储格式为MPEG、AVIo.归档的相纸照片应同时将底片归档，没有底片的翻拍底片,必要时可将纸质照片扫描备份。.存储在感光和磁性材料上的声像材料，各部门要经过数字化处理，一并归档。第八条归档资料应由摄录人员加以必要的文字说明。具体文字说明要求如下：.录音、录像带或光盘的纸质文字说明附在外包装盒内，同一盘内涉及几个事由的，原那么上按事由时间顺序排列，要填写每张盘内的事由目录，并附盒内。.纸制照片的文字说明同照片一起存放，包括：档号、题名、拍摄日期、地点等。.文字说明应包含时间、地点、人物、背景、事由及制作者等要素，概括揭示声像档案所反映的全部信息。（详见表1）。照片档案文字说明图表式样（表1）:档号：（档案部门填写）简介题名：1.（标注文件拍摄时间：格式）拍摄地点：2.……拍摄者：保存介质：备注:.如相纸照片和数字化照片同时归档，或存储在感光和磁性材料上的声像材料与数字化资料一并归档应编写互见号（反映同一内容其他载体档案保管资料的档号）。第九条归档部门（办事处）在声像档案材料归档前，应对归档的声像材料进行检验，保证载体清洁、耐久和内容真实、可读，必须对声像材料进行编辑整理，做到内容完整，符合归档要求。第十条归档交接时，由声像档案形成部门编制《声像档案移交清册》（附件1）,一式两份，交接双方各自保存一份以备查考。第十一条归档份数要求：纸质照片（包括底片）一式一份；录音录像带一般一式一份；光盘保存的声像档案一式一份。第十二条归档时间要求：重大活动（事件）形成的声像档案在活动结束后的3个月内归档；其它可在一年终了集中整理后，在下年一季度归档。第四章声像档案的分类与标识第十三条声像档案的分类与标识。声像档案具体分类编号由种类代号、载体编码、分类代号和案卷流水号四局部组成（见附件1）标识。其中一级类目代号采用英文大写字母“SX”标识，所在载体纸质、磁带（录音带、录像带）、光盘分别设立01、02、03三个二级类目。分类代号由按媒体保存格式设置视频（SP）、音频（YP）、图像类（TX）设立。案卷流水号为阿拉伯数字。例如：SX-01•TX—3I—分类I—案卷流水号代号L载体代号分类号第十四条保管号的编制顺序。.纸质照片档案的排列：照片档案（纸质）以“张”为单位进行整理。同一事由的档案要放在一起，按时间、重要程度顺序进行排列；结合形成年代，同一类型事由的档案组成一册，每一册内按事由的形成时间先后顺序排列。.录音、录像带的排列：录音、录像带按“盘”为单位进行整理，同一事由的档案要放在一起，按年代形成时间顺序排列。.音频、视频文件、数码照片（光盘）档案的排列：光盘保存的音频、视频文件、数码照片档案以“盘”为单位进行整理。按形成年代、事由进行排列。第五章管理与保护第十五条为了确保声像档案的完整和齐全，任何部门或个人不得私自保存，销毁和带走应归档的声像材料。第十六条做好库房声像档案的防磁、防水、防尘、防火、防紫外线工作。保管条件参照国家标准《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。第十