单证管理办法

1、中国人民财产保险股份有限公司业务单证管理办法第一章总则第一条为了规范业务单证 管理，保障业务 合规经营 ，防止单证风险 ，增强公司防 风险能力，促进业务 健康发展，根据省公司单证 管理办法和单证 管理实务，结合全市系 统业务单证 管理 实际，制定本管理 办法。第二条本办法所管理的 业务单证 ，是指印有公司形象标识和名称的各 类空白业务单证 ，包括投保单、保险单、保险证（保险卡）和批单。定额保险单是指保 险单上印有保 险责任、固定的保险金额和保险费 ，通过手工或机打方式填写投保人和被保险人姓名、身份证 号码等信息的 业务单证 ，包括保险凭证。有价定 额保险单 是指在保 险单上直接印刷有保险金额和

2、保险费，并加盖公司 签章，具有法律效力的定额保险单。第三条 业务单证 管理是指 业务单证 的设计、审核、印制、保管、配送、领用、变更、销毁、检查等方面的管理。第四条 业务单证 管理坚持 “流程管理、分级负责、规 范设计、计划印制、应 用 IT 、严格管控 ”的原则。第五条公司对于在业务经营 活动中形成的有效 业务单证，按照公司保 险业务 档案管理 规定执行。第六条本办法适用于全市系统保险业务单证管理工作。第二章业务单证 管理的职能第七条 各支公司 经理作 为本公司的 单证管理第一 责任人。单证 管理 责任人对本公司 单证的管理和 风险 控制负责，定期组织单证 管理的 检查，确保单证管理的 规范

3、统一，并对单证管理责任事故承担管理 责任。市分公司 综合部是市分公司 业务单证 的职能管理部 门。系统内单证 工作实行垂直管理，各支公司 单证管理部 门（综合部或 财务 核算部）为本级公司 业务单证 管理的 职能部门。市分公司 设立专门 的单证管理岗，负责 全市系 统的单证管理工作。各支公司要配备专职或兼职单证 管理 员，要求工作责任心强，懂保险业务 ，并保持单证管理人 员的相对稳 定性。支公司单证 管理员因工作 变动发 生变动时 ，应及时向市分公司 书面报告，并填写人员 代码及权限变更申 请表，按规定上报各级管理部 门批准后支公司留存一份，上交市分公司一份。第八条市分公司 综合部 负责全市系

4、 统业务单证 管理 实施办法的制定，负责全市系 统业务单证的保管、配送、销毁等工作的 统一管理。支公司不得自行印制和销毁单证。第九条支公司根据市分公司业务单证实 施管理 办法,制定相应的管理 办法。负责 支公司 业务单证 的申请、领用、登记、发放、保管、使用、废 旧单证的回收 ;负责使用单证的日清日结，每天检查当日处理的纸制单证的使用情况 , 核对是否与业务处 理系统、单证 管理系 统中的单证流水号和状 态是否相符，以严格保险单的管理和保 证数据 质量的可靠性，及时上报单证 使用的重大事 项。第三章单证发放与保管第十条单证征订由市分公司 综合部实行按季征 订，每季度征 订一次，市分公司各事 业

5、部和支公司 单证管理部 门按市分公司 综合部规定的业务单证 征订单、征订时间 的要求上报。因新产 品开发需要增 订业务单证 ，由市分公司 综合部按省公司要求 统一时间组织 征订。市分公司各事 业部或支公司在征 订业务单证时 , 应根据险种、数量进 行分类统计 ，为避免 单证浪费，节约费 用，统计的数量要尽可能地准确， 经分管领导审 批后，报市分公司 综合部。业务单证 印刷费由市分公司 财务部门统一向省公司支付后，根据各支公司 实际领 用数量划 账。第十一条各支公司之 间不得擅自 调剂单证 ，确需调剂时，申请调入支公司和同意 调出支公司向市分公司 综合部提出业务单证调剂 申请 ,经确定系 统内有

6、被 调剂单证时 ,由市分公司 综合部 单证管理员负责调剂。第十二条单证领 取登记、发放和保管。各支公司 单证管理人 员负责 从市分公司 单证 管理部 门领取业务单证。各支公司 单证员 从市分公司 领取保 险单时，需填写业务单证发放登记薄 ,单证收到后要清点数量、核对单证 号码，清点无误后方可 签收。保险单证领 回后要及 时做好入 库登记，填写业务单证总帐 、业务单证 明细帐。支公司应严 格履行 单证发放登记手续，建立业务单证发 放登记薄。业务单证 的领取与 发放，应遵循循序 渐进发 放的原 则，既要满足业务发 展需求 ,又要防止 风险。支公司单证员发 放业务单证时 ，必须认 真核对单证 管理系

7、 统库存数据，严格控制单证发放数量。第十三条支公司出 单员应对 已使用的保 险单进 行日结日清处理，支公司单证 管理员每天检查 当日处理的 纸制单证的使用情况，核 对与业务处 理系 统、单证 管理系 统中的单证流水号和状 态是否相符，并填写业务单证销 号清单。保险业务单证实 行定期 盘存。市分公司每季末，对辖 内业务单证按业务单证 明细表进 行一次 盘存，详细 清点业务单证领用、发放、使用、作废、遗失、停用、核销、库存情况。支公司单证员 于每月 5 日前 (节假日顺延 )，将上月盘存结果 (含盘存表和 业务单证 明细表，业务单证销 号清 单)通过新 “OA” 报市分公司 综合部。每年 12 月

8、底进行年度 盘存，通过盘存，做到 “账单相符 ,账表相符 ,账账相符，账实 相符 ,手工台 账与系统数据相符 ”。第十四条 对停止使用的重要空白 单证 ，支公司不得擅自销毁，应按照市分公司有关通知精神 进行清理 盘点并上 缴市分公司 统一销毁。应 特别注意及 时清收分散在各代理网点和营销员 手中的 单证。回收的单证应填定业务单证 回收清理表，清理表应标 明单证代码，单证名称，单证 流水号段，并同时在单证 系统作好停用 处理，上报市公司 综合部。第十五条各支公司出 单员要对已使用的 单证按单证流水号的 顺序号及 时进行整理、装订。非车险 通用全打保 单有两联业务联 ，第一业务联 ，归档时按保单号

9、装 订，保单附页、批单 等其它附件与此 联一并装 订；第二业务联 ，归档时按单证流水号装 订；对业务处 理中作 废的单证不得擅自 销毁，应在单证各联加盖 “作废”印章，与已使用 单证按印刷流水号归档，不允许缺号、跳号，同时 必须在业务处 理系 统进行作废单证处 理，第十六条支公司要建立 单证 管理责任追究制，对单证工作管理不善造成遗失、短缺的 ,要追究相关人 员的责任。支公司 发现单证遗 失，应在 3 日内填 报业务单证遗 失报告表 (节假日顺延)，上报市分公司 综合部，并采取相 应措施，查明原因，对相关责任人 进行经济处罚 ，同时在所在地 报刊上发布遗失公告，声明作 废。支公司在发 布公告后

10、，要保存相关资料。遗失单证的支公司必 须在“单证管理系统”中办理丢失登记手续，同时登记相应的手工台 账，保证电子账、手工台账账账相符。库房被盗造成 编号单证遗 失的，被盗单位要注意保 护现场，立即向当地公安机关 报案，并在第一 时间 内上报市分公司综合部。同时 ，被盗单位立即清 查单证库 存，填制单证遗失报告表，按照遗失单证 程序办理作废手续，并作为重大事件逐级上报。第十七条 支公司和出 单点应配备业务单证 存放 专柜,单证存放专柜应牢实、有防盗锁 , 存放在安全地方 ,以免 单证被盗或丢失。第四章单证核销第十八条 单证核销包括正常 单证核销、作废单证 核销、遗失单证核销和停用 单证核销。核销

11、 要求的原 则：实物与台帐相符，实物与系 统相符。第十九条 正常单证核销。重要承保单证 使用后，由支公司单证管理人 员按支公司出 单员提供的 业务单证销 号清单（含作废单证 ）在单证管理系 统中进行核销处理。第二十条 作废单证 核销。作废 的单证 ，由支公司出 单员在单证管理系 统进行作废登记，对单证 全部 联次加盖作 废章。并由支公司出 单员按照流水号 顺序归入已使用 单证 存根联装订。第二十条遗失单证 核销。单证遗 失人 应向所在 单位单证管理部 门提交书面遗失说明，经本级单证 管理部 门负责 人签字确认后，在地市级及以上正式媒体 进行声明，并将 该声明提交 单证 管理部 门保存备案。无故

12、遗 失单证的，必须由本级单证 管理第一 责任人签字确 认。遗失单证 核销由省 级分公司 单证管理 岗人员负责。省级单证管理岗人员对下级单证管理部门上报的遗失单证核销手续审核确 认后，在单证 管理系 统中进行核 销处理。由监管部 门或税务机关监制的单证遗 失，应将流水号及数量向当地行 业监管部门或税 务机关报告。第二十一条停用单证 核销。省级 分公司 单证管理部 门组织和监督辖内停用 单证的销毁 ，并在单证 管理系 统做核销登记处理。地市分公司、支公司不得自行销毁停用 单证。单证停用 销毁前，应向当地行 业监管部 门（保密局）或机关机构 报告。第五章单证检查第二十二条 单证的检查工作 实行电子监

13、控和实物盘存相结合的方式，充分 发挥单证 管理系 统的作用和功能。市分公司和支公司 单证管理岗，应分别按季、月、周对 定额保险单进行盘点，并与单证管理系 统、台账进 行核对，保证账账相符、账实相符。单证检查 采取现场检查 与非现场检查 相结合方式。应 重点加强对有价定 额保险单的管控，随时跟踪 检查使用情况，监督是否及 时回收、补录 和核 销。主要内容包括检查机构设立单证管理 岗和配备人员的情况，实行专库专 柜专人保管 单证的情况，空白 单证登记制度的建立和使用情况，单证签收、发放和领用手 续的履行情况，是否 对单证 使用实行日清日 结，单证库 存的 盘查情况，是否做到 “账账相符、账实 相符

14、 ”，代理人领用单证 的管理情况，以及 单证 管理系 统的使用情况等。在单证检查过 程中发现问题 的，应责成有关分支机构限期整改；对于存在 责任事故 隐患的的 问题，应追究有关 责任人员的责任；在整改限期内未 进行整改的，以及在 单证检查过 程中发现已发生单证管理责任事故的，应追究有关 单证 管理责任人和其他有关 责任人员的责任。各级单证 管理部 门负责组织对 未使用 单证的发放、核销和统计等环节 开展常 规性检查。单证 管理的 统一检查由市分公司综合部 牵头，组识各产品线部门、出单 管理中心，按照每年不少 30%比例对各支公司、部单证 管理情况 进行检查。第二十三条 支公司 单证管理 员应分别按每月、每季对实物单证进 行盘点，并与单证管理系 统、台账进 行核 对，保证账账相符、账实相符。市公司单证管理员应及时将盘点结果以书面形式 报上级单证 管理部 门。第二十四条单证检查结 果应及时在全市系 统予以通 报。对未按照 单证 管理规定操作的，应要求限期整改。给公司造成损失的，视情况给予相关 责任人警告、记过、撤职等处分。第二十五条 对违反本办法给公司造成 损失的，市分公司按以下 规定予以 处罚。1、未建立健全业务单证 管理制度，给予单位口 头批评，责令整改；未整改的，给予单位通 报批评、分管领导 警告处分。2、未使用单证 管