公文的种类和格式课件

1、公文的种类和格式 主讲人： 一、党政机关现行公文的种类 1、决议 决议是指记载经过会议讨论决定，并要求所属组织和成员个人贯彻执行的事项的一种公文形式。 （1）决议的特征：制发程序上的规范性；内容和适用对象上的广泛性；效力上的权威性；思想上的指导性；时效上的相对长期性。 （2）决议的作用：动员作用，指导作用，约束作用。 （3）决议与决定的关系：二者既有联系又有区别。 联系：可以是同样的制发机关，同样的内容，经过同等规格的会议通过，具有同样的权威性，发挥同样重要的效力和作用。 区别：在制发程序及形成上有所区别；在内容上略有区别。 （4）写决议应注意的事项：文风庄重严谨；文字简明扼要；格式标准规范；

2、内容详略得当。 决议标题举例中共广东省第七届委员会第八次全体会议关于召开中国共产党广东省 第八次代表大会的决议(1998年5月20日中共广东省委七届八次全体会议通过) 2、决定 是指记载各种组织和领导机关，对重要事项或重大问题作出安排部署或决策、决断的一种公文形式。 （1）决定的特征：与决议相比，适用范围更宽泛；比决议更加具体化；具有较强的针对性。 （2）决定的作用：除了具有决议的三方面作用之外，还有认定作用、倡导和警示作用。 （3）写决定需要注意的事项：除了把握写决议那几点外，还要注意：针对性；确定性；要有一定的理论性。 3、指示 是指党的上级机关或组织对所属下级机关或组织发布的一种具有强制

3、约束力的指令性公文。 （1）指示的特征：权威性；明确性；原则性；时效性。 （2）指示的作用：保证党的路线、方针、政策和国家的法律、法令的贯彻执行，保证党的各项工作任务的顺利完成，保证党的阶段性目标和总目标的实现。 （3）写作指示应注意的事项：针对性要强；可操作性要强；文风要明快。 4、意见 是指党政机关对重要问题提出具有普遍指导意义的见解和处理办法、建议的一种公文形式。 （1）意见的特征：行文形式具有灵活性；行文内容具有广泛性；行文方向及公文性质具有可变性；行文效力具有准法规性。 （2）写意见应注意的事项：目的性要明确；理由要充分；内容要充实；处理问题的办法、措施和建议提得要明确、具体、直截了

4、当，并具有可行性；用语要恰当。 5、通知 是一种兼有指示性、部署性、周知性等多方面功能的公文。 （1）通知的特征：适用范围和用途很广；使用频率比较高；种类较多。 （2）通知的作用：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的批示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。 （3）通知与相关文种的关系。有两种情况：一种是不相干，独立成文的；另一种是相互搭配行文，一般宜于同规定、意见、报告、会议纪要等文种配套。 （4）写通知应注意的事项：内容务求具体明确；文字表述要力求简练准确；格式要规范。转文性通知标题举例：1、省略重复词语和书名号

5、如省人民政府关于转发国务院关于（事由）的通知的通知，这个标题可改为 省人民政府转发国务院关于（事由）的通知2、简化被转文件的发文机关名称 如国务院办公厅为转发卫生部、民政部、财政部、公安部、教育部和中国残联六个单位联合行文的一个意见，撰写了转文性通知，其标题是国务院办公厅转发卫生部等部门关于进一步加强残疾人康复工作意见的通知（国办发200241号）3、合并被转文件 如国务院办公厅用一个通知来转发人事部、财政部有关工资标准的三个文件关于调整机关工作人员工资标准的实施方案、关于调整事业单位工作人员工资标准的实施方案、关于增加机关、事业单位离退休人员离退休费的实施方案，这个通知的标题是：国务院办公厅

6、转发人事部财政部关于调整机关事业单位工作人员工资标准和增加离退休人员离退休费三个实施方案的通知（国办发199978号）4、文号代替标题 如某市机构编制委员会要转发广东省机构编制委员会关于印发广东省人民政府机构改革方案实施意见、广东省省直议事协调和临时机构清理方案、广东省人民政府机关人员分流实施办法、广东省人民政府机关工作人员定岗定员实施办法、 广东省人民政府机关分流人员学习和培训实施意见的通知（粤机编20003号），可用如下标题 市机构编制委员会关于转发广东省机构编制委员会粤机编20003号文的通知5、删去中间层次 如县卫生局转发卫生部关于（事由）意见的通知，至于省卫生厅、市卫生局对卫生部文件

7、的转发情况， 县卫生局可在自己通知的正文中加以说明。 6、通报 是一种用于表彰先进、批评错误、传达重要情况和上级机关重要精神的公文。 （1）通报的适用范围和作用：表彰先进单位和先进人物，起到指导工作、激励群众的作用；披露和批评错误，起到警示和告诫作用；通报事关全局的重要情况或动向，起到加强沟通、推动工作的作用。 （2）通报的分类与特征。 分类：从其内容角度看，有表扬性通报、批评性通报、情况性通报；从其发文机关看，有单独通报、联合通报；从表现形式看，有直述式通报、转述式通报。 特征：针对性；指导性；宣告性。 （3）写通报应把握的几个方面：情况要真实；观点要鲜明；典型要选准；分析要透彻；文风要朴实

8、；详略要得当。 7、公报 是党和国家用于发布重要决定或重大事件的一种公开性的公文形式。 公报具有规格高、权威性大、透明度强、影响面广的特征。 8、报告 是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和问题、提出建议以及回复上级机关的查询或交办事项时所用的一种陈述性公文。 （1）报告的特征：陈述性；广泛性；转化性。 （2）报告的作用：是用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。 （3）写报告应注意的事项：反映情况要真实；分析问题要准确；提出建议要审慎；回复询问要贴切；不能夹带请示事项。报告的基本写法（三段式）： 情况-做法-问题 情况-问题-今后意见 情况-原因-下步做法 情况-原

9、因-责任及处理意见 情况-问题-建议 9、请示 是下级机关和组织向上级机关和组织请求指示、请求批准事项的一种公文形式。 （1）请示的基本特征：行文主体的组织性；行文内容的单一性；行文关系的直接性；行文时限的紧迫性。 （2）请示的作用：主要是起向上级机关请求指示、批准的作用。 （3）写请示应注意的问题：内容要简明扼要；表述要情理交融；行文要严格规范；要把握请示件的内在逻辑关系。请示例文：关于一九九三年国债发行工作的请示 国务院： 一九九三年将发行 亿元国债，国库券 亿元，整个发行工作从三月一日开始。为保证这项工作顺利进行，现提出以下意见： 一、发行国债是平衡财政预算，加强国家重点建设的重要措施，

10、各级人民政府要加强领导，采取多样化的发行方式，保证完成今年国债发行任务。 二、继续贯彻国债优先的原则。在国库券发行期间，除国家投资债券外，其他各种债券一律不得发行，国债以外的各种债券的利率不得高于同期国库券的利率。 三、各级人民政府和国务院有关部门要严格做好国库券以外的各种债券发行的审批工作。凡未按上述规定发行的债券，各类证券中介机构不得代理发行，各证券交易场所也不得批准上市。 以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。 财政部 国家计委 中国人民银行 一九九三年二月二十日 10、批复 是答复下级机关请示事项所使用的公文。 （1）批复的特征：针对性；权威性；简明性。 （2）批复的作用：用于答

11、复下级机关的请示。 （3）写批复应注意的事项：针对性要强；观点要明确；表达要准确；篇幅要短小。 11、条例 是党的中央组织制定的规范各级党组织的工作、活动和党员行为的具有规章制度性质的公文。 条例的特征：制发机关的特定性；规定内容的权威性；规定条文的强制性；规定时效的长期性。 12、规定 是党的领导机关对特定范围的工作和事务制定具有约束力的措施、办法的一种规范性公文。 （1）规定的特征：行文的针对性；实行的强制性；使用的广泛性。 （2）规定的作用：主要用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 （3）规定写法的注意事项：内容针对性要强；条文排列要有序；文字表述要简明周密；文件格式要

12、规范。容易产生歧义的规定举例： “要求所有党员，特别是党员领导干部，不得借过节之机向自己的上级领导同志送礼，不准用公款超标装修自己的住房，不准用公款大吃大喝，更不准变相使用公款进三厅寻欢作乐、违法嫖娼。” 13、函 是指机关之间商洽工作、联系事项、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项所使用的公文。 （1）函的主要特征：行文方向的多样性；使用范围的广泛性；写作的灵活简便性。 （2）函的写作应注意的事项：主题要突出，中心要明确；行文要开门见山，直陈其事，函件宜短不宜长；文字要简明，用词要恰当，文意要严密；要尊重对方，语气要平和、恳切，话说得要入情入理，宜于对方欣然接受。 14、会

13、议纪要 是用于记载和表达重要会议的主要精神和议定事项，要求有关方面或下级机关共同遵守和执行的纪实性、指导性公文。 （1）会议纪要的主要特征：提要性；决议性；客观性。 （2）写会议纪要的注意事项：忠实于会议主旨，客观地反映会议内容；围绕会议中心，突出主题，抓住要点；观点要鲜明，语言要简练，记述要有条理。 15、命令（令） 是用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员的一种公文形式。 （1）命令（令）的主要特征：强制性；严肃性；权威性。 （2）命令（令）的适用范围：国家主席、人大常委会委员长、国务院总理、国务院及其所属各部长、各委员会主任、各级人民代表大会及

14、其常委会、地方各级人民政府及其法定机关或人员，具有发布命令的职权。军事领导机关及军政首长也可发布命令。其他单位和个人不能发布命令。 16、公告 是党和国家机关用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的一种公布性公文。 （1）公告的主要特征：公开性；严肃性；权威性。 （2）公告的适用范围：通常由权力机关、监督机关使用。 17、通告 是用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的一种公布性公文。 （1）通告的特征：公开性；广泛性；周知性。 （2）通告的适用范围：不仅高级机关可以使用，一般行政机关可以使用，人民团体、企事业单位也可以使用。 （3）通告与公告的关系 相同之处：都是公开发布的；法定事项公告

15、与法规性通告，在内容上有些相似。 区别：从发布的事项看，公告的事项更为重大，而通告则是发布社会各有关方面应当遵守或周知的事项；从发文的机关看，公告一般由高级机关发布，而通告各级机关甚至企事业单位都可以发布；从受文对象看，公告的受文对象不仅有国内的，也有国外的，通告则主要是对国内的。 18、议案 是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人大常委会提出并需大会列入议程、进行讨论、审议和决定的议事原案的一种建议性公文。 （1）议案的特征：制作主体的特定性；运行程序的法定性；行文对象的单一性；生效标识的特殊性。 （2）写作议案的注意事项：要适时提交；要一案一事；要切实可行；要注意议案与提案的区别

16、，不要混淆；用语要准确得体。 二、正确使用文种的原则和方法 1、必须遵照条例和办法的规定，使用统一规范的文种名称。 2、必须符合制发机关的身份和权限。 3、必须依据公文的内容选定和使用合适的文种。 4、必须符合行文关系的原则和要求。 三、公文的格式 公文格式是公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即公文的外观形式。 一份规范的公文由17个部分构成。（一）眉首部分 这部分包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等6项。（二）主体部分 这部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等7项。（三）版记部分 这部分包括印发传达范围、主题词、抄送机关和印刷版记等4项。

17、党的机关公文格式体例（一）0000001机密3年 文件紧 急 20088号 关于 通知 ： 。 附件：1、 2、 （盖章） 年月日 （印发传达范围）主题词： 抄送： 年 月日印发 （共印 份）党的机关公文格式体例（二）秘 密 特 急 （请示） 20083号 签发人： 关于 请示 ： 。 附件： （盖章） 年月日 主题词： 抄送： 年 月日 （共印 份）行政机关公文格式体例（一）0000001 机密一年 特 急 文件 20085号关于 通知 ： 。 附件：1. 2. （发文机关印章） 年 月日 （ ）主题词： 抄送： ， ， ， 。 年 月日印发行政机关公文格式体例（二） 秘 密 特 急 文件

18、20086号 签发人： 关于 请示 ： 。 附件：1. 2. （发文机关印章） 年 月日 （联系人： ，联系电话： ）主题词： 抄送： ， ， ， 。 年 月日 （四）公文的用纸和排印、装订 条例第九条规定，“公文的汉字从左至右横排； 公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。左侧装订。”一般情况下，若公文用纸为16开型，则每页排20行（页码另占一行），每行排25个字。 国家行政机关公文格式规定，公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。一般每面排22行，每行排28个字。公文应左侧装订。 四、党政机关公文处理现行规定的几点区别 条例和办法都是针对机关公文处理工作所作出的规定，都是为了实现机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化，因此，党政机关的公文处理规定是完全可以相互借鉴的。但两者之间又存在一些不容忽视的区别，主要表现在： （一）对公文定义表述的区别 条例表述为“特定效力和规范格式”，办法提“法定效力和规范体式”。 （二）公文种类的区别 条例规定了规范的党的机关公文共14种。即：决议